O boletín informativo PaperOffice Insider
O boletín informativo PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.

Xestión eficiente de documentos - Maximice a súa produtividade e minimice o consumo de papel!


Conseio práctico

Aprenda como un sistema de gestión de documentos digitales (DMS) puede ayudarlo a optimizar y mejorar la gestión de documentos en su empresa al capturar, almacenar y administrar documentos electrónicamente.
PaperOffice, un sistema innovador de gestión de documentos, lo ayudará, descubra cómo exactamente.

Situación actual

Na actualidade dixital, é esencial que as empresas xestionen os seus documentos de forma eficiente para aforrar tempo, reducir costos e mellorar a colaboración. Unha xestión de documentos eficiente pode mellorar considerablemente a organización e estruturación de datos e axudarlle a concentrarse no importante.

Neste artigo mostraremos como construír unha xestión de documentos eficiente na súa empresa.

Por que é importante unha xestión de documentos eficiente?

Unha xestión de documentos eficiente é importante para manter a orde e estrutura nunha empresa. Sen unha boa xestión de documentos, os documentos poden perderse ou non estar dispoñibles, o que pode levar a atrasos e erros nos procesos comerciais.

Ademais, unha xestión de documentos eficiente é necesaria para garantir o cumprimento das leis de protección de datos e os regulamentos de cumprimento. Unha xestión de documentos ben pensada tamén pode mellorar a produtividade e eficiencia dos empregados, xa que lles permite ter acceso máis rápido e sinxelo aos documentos necesarios.

Análise dos seus documentos

Antes de poder implementar unha xestión de documentos eficiente, debe facer unha avaliación da situación dos seus documentos actuais. Revise que tipos de documentos existen na súa empresa, onde están almacenados e quen pode acceder a eles. É importante facer unha lista dos documentos a xestionar, para ter unha mellor comprensión da estrutura e ámbito da súa xestión de documentos.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Fundamentos da xestión de documentos

Os fundamentos da xestión de documentos inclúen a captura, almacenamento, organización, xestión e arquivo de documentos, para asegurarse de que se poden atopar e utilizar de forma rápida e sinxela.

A organización e xestión coidadosa de documentos facilita o traballo e aforra tempo e custos á empresa. Ademais, é importante garantir a protección da privacidade e a seguridade dos datos, para protexer información confidencial de accesos non autorizados.

Para implementar con éxito os fundamentos da xestión de documentos, é importante seleccionar un adecuado Software de Xestión de Documentos que se axuste ás necesidades da empresa.

Contido

Selección do software de xestión de documentos

Ao seleccionar un software de xestión de documentos axeitado, debemos ter en conta varios factores. Os máis importantes son as necesidades da empresa, a escalabilidade, a usabilidade e a seguridade dos datos. Tamén é importante que o software sexa suficientemente flexible para adaptarse aos cambios nas necesidades da empresa e permita a integración perfecta con outras ferramentas e sistemas.

O PaperOffice é un sistema completo de xestión de documentos que o axuda a organizar, almacenar e compartir documentos. Ten numerosas funcionalidades, como a posibilidade de escanear documentos e converteros a formato dixital, archivar e recuperar documentos e mellorar a colaboración entre usuarios mediante a creación de tarefas e fluxos de traballo.

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Xestión de documentos dixitais:

A solución para a súa empresa

No despacho dixital, a xestión eficiente de documentos é imprescindible para manter o control sobre a cantidade crecente de documentos dixitais.

Un software de xestión de documentos axeitado (DMS) como o PaperOffice pode resultar moi útil neste sentido, facilitando e automatizando a xestión e organización de documentos.

Para que a xestión de documentos no despacho dixital sexa un éxito é necesario identificar coa máxima precisión as necesidades e requisitos da empresa en canto ás funcións do DMS. Tamén é importante elixir unha solución de DMS que poida integrarse perfectamente na infraestrutura de TI existente, para garantir unha implementación e uso sinxelos.

Como pode PaperOffice axudar á súa empresa?

O PaperOffice é un software de xestión de documentos que ofrece unha ampla variedade de funcións para xestionar os seus documentos de forma electrónica. Con PaperOffice, pode escanear, indexar e cargar documentos nunha base de datos electrónica segura, dende donde poderá buscalos e recuperarlos facilmente. O software tamén ofrece funcións para a clasificación e organización automática de documentos, así como a colaboración e a compartición de documentos dentro dun equipo.

O PaperOffice tamén ofrece a posibilidade de converter os seus documentos en papel en documentos dixitais buscables mediante tecnoloxía OCR. Ademais, pode automatizar procesos de negocio e definir regras de fluxos de traballo para simplificar e acelerar o manexo de documentos.

En resumo, PaperOffice pode axudar a optimizar e automatizar a xestión de documentos, o que a longo prazo pode permitir aforros de tempo e custos. Se ten algunha pregunta ou requisito específico, recomendamos que se poña en contacto directo con PaperOffice para obter máis información e recibir unha consultoría personalizada.

Résumé

Desafío, archivar y gestionar una gran cantidad de documentos, ya sea en forma de documentos en papel o archivos electrónicos. La gestión de documentos digitales es esencial para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva y eficiente.

El sistema de gestión de documentos de PaperOffice puede automatizar procesos y utilizar tecnología OCR para ahorrar tiempo y costos asociados normalmente con la gestión manual de documentos. La gestión digital de documentos también puede facilitar la colaboración en equipos mediante la integración de reglas de flujo de trabajo.

En general, PaperOffice DMS ayuda a las empresas a trabajar de manera más eficiente y productiva, al mismo tiempo que reduce los costos y el impacto ambiental asociado con el consumo de papel.

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Xestión de documentos para empresas":

Para quen é adecuada unha oficina sen papeis?

A resposta rápida e sinxela á pregunta é: para todas as empresas. Todas as industrias e tamaños de empresas, desde as pequenas e medianas empresas ata as empresas grandes, se beneficiarán dunha oficina sen papeis. A transición é especialmente valiosa para as pequenas e medianas empresas, xa que reduce os custos e liberan orzamento para impulsar o crecemento.

Podo utilizar un provedor de Xestión de Documentos baseado na nube para a miña oficina sen papeis na empresa?

Non. Outro factor a ter en conta, especialmente desde a entrada en vigor definitiva do RGPD en 2018, é a protección de datos. As solucións e software de xestión de documentos (DMS) son utilizadas para procesar, administrar e almacenar documentos que contén información sensible e datos persoais. As infraccións ao RGPD están suxeitas a altas sancións por parte das autoridades competentes.

Conclusión

A través da implementación de PaperOffice DMS, pode mellorar a xestión de documentos na súa empresa ao dixitalizar todos os documentos e almacenalos nunha base de datos centralizada. Isto simplifica e acelera a busca de documentos.

Tamén pode aforrar tempo e recursos mediante a clasificación e etiquetado automático de documentos. A seguridade da revisión está garantida grazas á arquivación e á creación automática de rexistros.

Con PaperOffice DMS terá acceso en todo momento ás informacións importantes e poderá traballar de forma máis eficiente.

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

Servizo eficiente de administración de sucesións con PaperOffice: integración exitosa e protexido contra os ataques de ransomware