Conseio práctico
Xa non é un segredo que os sistemas de xestión de documentos teñan un gran potencial para as empresas.
Grazas ao uso dun sistema de xestión de documentos, non só avanzas na dixitalización da túa empresa. Ademais, forma a pedra angular para alcanzar os seus obxectivos corporativos e garantir o seu éxito corporativo a longo prazo.
Porque a xestión de documentos dixitais crea un remedio claro aquí e dá un gran paso adiante na transformación dixital. No artigo actual, enumeraremos como funciona un sistema de xestión de documentos (DMS), que hai que considerar e que vantaxes achega ás empresas.
Para que se utiliza un sistema de xestión de documentos?
Para dicilo simplemente: utilízase un sistema de xestión de documentos (DMS) para almacenar, xestionar e controlar o fluxo de documentos e información dentro dunha organización.
Pode organizar toda a información, como documentos en papel, arquivos De Windows ou correos electrónicos, nunha localización central, o seu sistema de xestión de documentos, que os empregados poden acceder facilmente e sen problemas, incluíndo funcións únicas para o traballo en equipo e o intercambio de documentos e unha interface de programa innovadora que é única en todo o mundo.
Os sistemas de xestión de documentos son cada vez máis importantes para as empresas, xa que a cantidade de información xerada polas empresas de hoxe está crecendo exponencialmente.
A xestión e control da enorme cantidade de documentos externos e internos que forman parte dos procesos de negocio na administración pública ou empresarial converteuse nun reto que fomenta a adopción de diversas aplicacións.
Así, estas diversas aplicacións deben facilitar o control sobre información e documentos e proporcionar reducións significativas no tempo de busca, manipulación e aforro de custos, que son moi importantes nos nosos procesos administrativos.
Pero non sería unha vantaxe ter só unha aplicación que poida cumprir todas as funcións?
Mostraremos que o sistema de xestión de documentos PaperOffice pode ser exactamente esta aplicación para a súa empresa que ten todas as funcionalidades necesarias a bordo.
Onde se almacenan os documentos?
Despois de opcións de automatización, seguimento e busca, esta é a pregunta máis frecuente, porque se privado ou empresarial - ninguén quere deixar os datos en mans erradas. En primeiro lugar, porque a lei tamén o esixe.
PaperOffice DMS vai de forma segura, porque todos os datos son almacenados nunha base de datos cifrada altamente segura, que pode ser localizada no seu NAS, como de Synology ou QNAP. Isto significa que sempre ten acceso e control sobre os seus datos.
Así, o "corazón" do sistema de xestión de documentos é unha base de datos na que a información é almacenada de forma que se pode atopar e recuperar de forma sinxela e controlada.
Pero almacenando a información de forma estruturada, só temos parte da ecuación.
O "cerebro" que controla o sistema é a lóxica do fluxo de traballo, que permite crear dependencias entre documentos e procesos e vincular esta información en fluxos flexibles e previamente definidos.
Un paso esencial na implementación dun "fluxo de traballo" tan sofisticado é que a maior cantidade de documentación posible estea dispoñible en forma dixital.
Dixitalización e xestión de documentos
Ao falar de sistemas de xestión de documentos, non hai que esquecer: canto maior sexa o grao de dixitalización da información que forma parte dos procesos, maior é o grao de control e automatización que se podería alcanzar.
No primeiro paso, determínase que documentos pertencen aos procesos, como se poden integrar estes documentos no sistema de xestión de documentos e que información debe extraerse e gardarse xunto cos documentos da base de datos.
Unha vez incluída a información, defínese o seu ciclo de vida, como interactúa con outros procesos e como se pode integrar.
O máis probable é que tamén haxa información procedente de diferentes fontes e en diferentes formatos. Algúns deles en formato dixital, almacenados en arquivos ou bases de datos e outros en forma de documentos impresos.
Cando a información procede doutras bases de datos ou está en formato XML, consultala e extraela é fácil, pero. Que pasa cos documentos dixitais en formato PDF, doc, etc.? Será un pouco máis complexo, pero o seu contido pode ser accedido de diferentes maneiras, por exemplo con certos programas, accedendo ao arquivo directamente ou enviándoo para imprimir e extraendo a información a través do spool de impresión (cola).
É un pouco máis complicado cando o documento vén en papel, como un albarán de entrega ou unha factura. Pero cando a solución inclúe un sofisticado programa de recoñecemento de caracteres ópticos (OCR), xa se deu un paso importante.
Escáner e sistema de xestión de documentos
Cun escáner ou outro dispositivo de dixitalización, o documento non só se converte nunha imaxe, senón que o seu contido tamén pode ser "lido" electronicamente.
Se o sistema agora pode ser usado para recoñecer e definir que información do documento está por separado na información do sistema de xestión de documentos está completa.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
A dixitalización da información a través de OCR facilita a integración dunha ampla variedade de documentación na xestión de procesos e fluxos de traballo.
Como pode beneficiarse do sistema de xestión de documentos de PaperOffice
O sistema de xestión de documentos de PaperOffice é como un talento total, porque ademais do arquivo xeral de documentos, intégranse moitas outras funcións relacionadas cos documentos e a información asociada, como algunhas delas:
- Accede á túa información en calquera momento e en calquera lugar
- Buscar e atopar documentos
- Totalmente automatizable
- Cumprimento legal e arquivo de documentos a proba de auditoría
- Automatizar fluxos de traballo
Todos os datos son gardados con seguridade contigo e non nunha nube.
Sexa independente xestionando todos os seus datos por si mesmo en vez de nunha nube de terceiros con custos de seguimento.
PaperOffice soporta todos os dispositivos como PC local, QNAP NAS, Synology NAS, Windows ou Linux servidores e servizos web como AWS ou Azure.
Obtén todas as vantaxes dunha nube, pero usando o seu propio servidor de base de datos. Pode acceder á súa base de datos de PaperOffice cifrada e segura desde calquera outro PC do mundo.
Descubre máis.
PaperOffice simplemente indexa todo, xa sexa documentos escaneados ou arquivos. O contido do texto almacénase de forma segura na base de datos sen a súa intervención. Así, pode facilmente buscar calquera fragmento de palabra, cantidade e palabra clave en segundos e atopar entradas correspondentes.
Máis información sobre a busca integrada.
O monitorización definible almacena automaticamente todos os documentos de acordo coas súas especificacións.
Non só os directorios enteiros poden ser monitorizados, senón tamén contas de correo electrónico, cartafoles de Outlook e mesmo formularios baseados na web.
Máis información sobre a automatización do control.
Todas as empresas están obrigadas a conservar documentos de relevancia fiscal para a oficina tributaria.
O reto é arquivar o crecente número de documentos dixitais e en papel segundo esixe o GoBD: en formato orixinal e inalterable.
O DMS de PaperOffice fai posible, aprende como:
Arquivo legalmente cumpridoComo xa se mencionou, é imprescindible que a xestión avanzada de documentos teña toda a información de forma dixital e estruturada nunha base de datos. Isto permítelle atopar facilmente os documentos e establecer as regras sobre quen pode acceder, modificar e eliminar / arquivar a súa información nun sitio web central.
Un dos piares da solución de xestión de documentos PaperOffice é o motor de fluxo de traballo extensivo. Isto permite especificar cada paso dun proceso de negocio coas súas actividades e dependencias asociadas, así como os departamentos e roles implicados. Pero tamén pode definir notificacións automáticas que son activadas en función das actividades e eventos que ocorren ao longo do proceso.
Todo isto non só reduce o tempo dedicado á xestión de tarefas, senón que tamén minimiza a probabilidade de esquecemento e erros no proceso.
PaperOffice axúdache a automatizar todos os teus procesos de traballo, mapea os procesos de traballo completos dixitalmente, polo que sempre estás informado.
Sempre ten unha visión xeral de tarefas e procesos a través de fluxos de traballo que o soportan na automatización do seu traballo diario.
Establece o fluxo de traballo desexado cunha data de caducidade, ligalo a posibles decisións e tarefas, e desde a activación, PaperOffice encárgase de todo o demais ata a súa finalización.
Isto fai que sexa fácil para vostede cumprir as políticas da empresa e requisitos legais.
Máis información sobre a automatización do fluxo de traballo:
Fluxos de traballoE moitas máis características.
Traballar e xestionar documentos pode ser fácil, seguro e eficiente ao mesmo tempo.
Valor engadido e beneficios da xestión de documentos
A continuación enumeramos algúns dos beneficios máis destacados da implantación do sistema de xestión de documentos PaperOffice:
- Control sobre quen pode acceder aos documentos, cando e que actividades se poden realizar neles.
- Acceso central e fácil a toda a documentación da empresa relevante e a posibilidade de que varias partes colaboren no mesmo documento.
- Seguridade, non só no control de acceso, senón tamén na custodia e seguridade que vén coa introdución de novas tecnoloxías e bases de datos.
- Aforrar tempo na procura de documentación e custos xestionando e almacenando
- Redución de despedimentos como duplicación de documentos, fotocopias, rexistro de datos
- Axilidade e automatización de tarefas administrativas coa creación de fluxos de traballo que permitan a integración de documentos e procesos de negocio nun entorno controlado e actividades claramente definidas e monitorizadas.
- Non esqueza o "efecto secundario" positivo dunha maior satisfacción interna e externa do cliente.
FAQs
Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "":
¿Necesito internet para traballar con PaperOffice?
Non! PaperOffice non require unha conexión a Internet para funcionar.
Internet só é necesaria para descargar o paquete de configuración, crear a conta de usuario, crear a base de datos e engadir o dispositivo.
Podo usar a miña Synology NAS para o almacenamento da base de datos?
Si, definitivamente! O PaperOffice funciona perfectamente coa Synology NAS.
Onde se almacenan os documentos e os arquivos?
Todos os documentos e ficheiros almacénanse directamente contigo, no seu PC, nunha base de datos cifrada ou, se os seus documentos se almacenan baixo "Os meus documentos de Windows", sen cifrar no directorio local de Windows.
Tamén ten a opción de configurar a base de datos nun dispositivo NAS e gardar os seus datos no NAS.
En todos os casos, ten acceso aos seus datos en calquera momento.
Os datos están almacenados nunha nube?
Non, os seus datos xeralmente non son almacenados na nube.
No caso de que a súa base de datos estea configurada nun servidor NAS (como QNAP ou Synology), os seus datos serán almacenados na base de datos do servidor NAS.
As bases de datos creadas por PaperOffice están sempre cifradas?
Cada base de datos creada por PaperOffice está protexida cun contrasinal de alto nivel. Todos os documentos incluídos están cifrados polo PaperOffice ChunkCrypt cun cifrado militar de 1024bits.
Conclusión
Non importa se só quere atopar os seus documentos e información relacionada, ou se precisa etiquetar os documentos, integralos en fluxos de traballo, pero ao mesmo tempo asegurarse de que traballa de acordo con varias directrices e regulamentos - PaperOffice DMS ten unha variedade de funcións para axudarche.
Empezar é máis fácil do que pensas.
Preocúpache non facelo?
Consulte os estudos de caso dos nosos clientes sobre ir dixital en diferentes industrias e ver por si mesmo a facilidade de integración.