7 funcións importantes que o seu sistema de xestión de documentos debe cumprir

As demandas dun DMS, un sistema de xestión de documentos, creceron enormemente ou máis ben de forma natural nos últimos anos. O que comezou como unha base de datos, na que na súa maioría os documentos analóxicos foron dixitalizados mediante escaneo e almacenado, converteuse nun software de oficina completo, que hoxe asume a parte principal das tarefas administrativas dunha oficina.

Pero o que é o estándar, o que o cliente pode esperar dun DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

No artigo actual mostraremos que funcións importantes debe ter un sistema de xestión de documentos. Isto pódese explicar punto a punto usando o innovador software de xestión de documentos PaperOffice DMS.

Antes de entrar nos beneficios, imos responder á seguinte pregunta:

Como pode a introdución dun sistema de xestión de documentos axudarme a min e á miña empresa?

A introdución dun sistema de xestión de documentos, DMS para abreviar, axuda a ter unha estrutura clara nos seus documentos e axuda a xestionar a inundación de información.

DMS tamén significa software de xestión de documentos e está destinado a xestionar documentos, especialmente documentos dixitais, que inclúe a conversión de analóxico a dixital. O DMS de Papel é ese software.

O DMS de PaperOffice elimina todos os pescozos de botella que consumen moito tempo e crea unha visión clara de documentos importantes como contratos ou cartas xestionándoos dixitalmente no seu DMS no futuro.

PaperOffice non distingue entre o tipo de documentos, independentemente de se precisa axuda para xestionar contratos de clientes, alegacións, declaracións de taxas, xuízos e correspondencia de correo electrónico: grazas ao sistema de xestión de documentos, os seus procesos anteriores na súa empresa ou organización son dixitalizados, facéndoos máis eficientes, transparentes e significativamente máis flexibles.

Os documentos escaneados e dixitais pódense atopar, editar, gardar, distribuír, etiquetar e reenviar en segundos usando PaperOffice. Os datos dos documentos poden ser recoñecidos e lidos automaticamente e transmitidos a sistemas externos como CRM ou ERP.

É certo que os documentos analóxicos xa non están actualizados. Con todo, tamén ves as complicacións implicadas na conversión do arquivo analóxico existente en datos dixitais. Porque a dixitalización de documentos é algo máis que unha tendencia. De feito, agora é un requisito previo para permanecer competitivo e actualizado con todas as demais empresas do mesmo sector.

Polo tanto, ten sentido introducir un sistema de xestión de documentos na súa empresa.

Así que aclaramos as preguntas sobre o que é un DMS e o que a introdución me traería e chegar á cuestión real do artigo:

Que 7 funcións importantes ten que cumprir o seu sistema de xestión de documentos?

Función 1: Ubicación. Gardar nun arquivo dixital

A función máis importante e primeira de cada sistema de xestión de documentos é a xunta de todos os documentos e a súa información. Así é como o arquivo e administración dos documentos escaneados e dixitais, así como os correos electrónicos, acontecen nunha base de datos, un arquivo dixital por así dicir.

PaperOffice almacena toda a información directamente nas bases de datos MySQL / MariaDB, que poden ser operadas directamente nas súas instalacións en calquera plataforma desde o seu PC local, a través de dispositivos NAS como QNAP e Synology ou os seus propios ou servidores dedicados, incluíndo acceso remoto desde a oficina de inicio.

Non hai diferenza de que tipo de documento é.

Todos os tipos de documentos poden ser almacenados centralmente no DMS e, polo tanto, son accesibles a todos os departamentos e áreas de negocio.

Todos os documentos relevantes da empresa son almacenados centralmente e poden ser atopados rapidamente por todos os empregados.

Onde se sitúa o arquivo dixital?

Recomendamos aos nosos clientes que arquivan os datos dixitalizados ben nunha base de datos situada nun dispositivo NAS como Synology ou QNAP ou nun servidor dedicado. Co seu propio servidor de PapelOffice externo(dedicado), obtén todas as vantaxes dunha nube con protección de datos perfecta e aforra diñeiro e moito traballo cada mes.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Cun servidor De PapelOffice tes todas as vantaxes dunha solución de nube con só unha gran diferenza: É o teu propio servidor de bases de datos dedicado e ninguén accede a el, senón a ti.

¿Quieres usar un servidor? Ningún problema.

Por que un NAS é ideal para o arquivo de documentos

Un NAS, un almacenamento conectado á rede, en alemán un dispositivo de almacenamento cunha conexión de rede, así como o software compatible para PaperOffice DMS e a nube interna está listo. Absolutamente seguro de estado e non-estado curiosidade e, grazas á función de copia de seguridade, tamén a salvo dun accidente de disco duro.

Función 2: Fácil recuperación de documentos. Buscar e atopar

PaperOffice escanea documentos entrantes que aínda non son binarios e os converten nun formato de lectura e escritura dixital usando o seu propio software OCR.

Ao mesmo tempo, gáñanse unha data e hora, un número de versión e unha palabra clave, que o buscador de PaperOffice pode usar para atopar documentos aínda que a persoa que busca só coñeza o contido do documento de forma rudimentaria.

Para facelo máis fácil, PaperOffice mostra os documentos máis recentemente gardados nunha lista de previsualización. Todo o que garda en PaperOffice é recoñecido automaticamente completamente con PaperOffice FileOCRmax, optimizado con dicionarios de negocios e indexado para unha busca de palabras clave perfecta na súa base de datos SQL para unha busca de palabras clave.

Recoñecemento e optimización automática de linguaxes: PaperOffice recoñece automaticamente a linguaxe do documento e, polo tanto, optimiza o recoñecemento de texto OCR ao máximo para o mellor recoñecemento de texto posible de todos os documentos.

A lexibilidade a longo prazo dos documentos almacenados

En primeiro lugar, o DMS de PaperOffice cifra todos os documentos cando se gardan para a seguridade, de acordo cun dos máis altos estándares de seguridade actualmente dispoñibles, AES-1024bit.

A conversión en documentos lexibles é posible en calquera formato actual, con PaperOffice actualizando regularmente os seus formatos de ficheiro, o que significa que os documentos tamén serán lexibles no futuro.

Función 3: Asegurar os prazos de retención legal

Un dos aspectos máis importantes á hora de almacenar documentos a través dun sistema de xestión de documentos é o cumprimento da normativa legal ou os requisitos do GoBD.

A abreviatura GoBD é o acrónimo de "Principios para a correcta xestión e almacenamento de libros, rexistros e documentos en formato electrónico e para o acceso aos datos".

En particular, debido á proba de auditoría, o almacenamento de documentos altamente cifrado directamente nunha base de datos SQL central PaperOffice cumpre todos os requisitos para os estándares de documentos e as directrices legais ou o GOBD estándar alemán máis alto do mundo.

O termo versión non é unha palabra estranxeira dentro dun sistema de xestión de documentos (DMS). A necesidade de usar un sistema de xestión de documentos que teña control de versións compatible con GoBD e versión a proba de auditoría é máis clara que nunca.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

A versión fai que todos os cambios sexan rastrexables

O termo versión pode explicarse moi facilmente: En xeral, trátase da funcionalidade utilizada para rexistrar cambios en documentos ou ficheiros. O cambio de documento pode detectarse e gardarse como unha copia en sombra como unha nova versión do documento.

Asegurar a inmutabilidade

Cada documento cambia coloca unha versión "máis nova" do documento nun arquivo correspondente. O rexistro fai que os cambios sexan transparentes e rastrexables en todo momento. Neste punto, o visor posterior sabe cando e por que editor se fixo o cambio no documento. Isto dálle unha visión xeral de todo o ciclo de vida do documento. A versión pode realizarse manualmente ou automaticamente.

Para garantir a seguridade da revisión, todos os detalles dun cambio nos documentos e ficheiros deben ser claramente rastrexables. Debe garantirse que só os empregados autorizados poidan realizar este cambio. Pero é tan importante saber anos despois que os empregados cambiaron o que e cando.

En ambos os casos, mesmo no peor dos casos, asegúrase que as bases de datos arquivadas se restablezan a curto prazo e, polo tanto, sempre se observan os períodos de retención.

Función 4: Detección automática e palabras clave

PaperOffice está equipado cunha IA que recoñece de forma independente a información do seu documento e asignaa automaticamente correctamente.

Isto significa que PIA ofrécelle o seu propio motor de busca potente para toda a súa información, que pode buscar e atopar texto baseado en motores de busca clásicos como Google, pero tamén pode facer todo visualmente, é dicir, comparar e recoñecer un documento visualmente pode.

PaperOffice recoñecerá automaticamente todos os documentos que foron ensinados por PIA a partir deste momento, o que á súa vez pode desencadear regras automáticas e enviar máscaras.

PIA recoñecerá os valores máis importantes do documento e xa cubrirá o formulario de palabras clave para ti. A continuación, pode comprobar os valores e corrixir ou engadir a eles se é necesario. Este proceso pode realizarse manualmente ou automaticamente en segundo plano.

Función 5: Automate Document Capture

A monitorización de cartafoles intelixentes asume o que está a mantelo de volta: automaticamente en segundo as súas especificacións, moi preciso e fiable.

• Integración de todos os dispositivos

  Integrar todos os dispositivos, como copiadoras ou escáneres con só uns poucos clics. Así que un ficheiro aparece nun cartafol especificado, procesácese.

• Número de monitores

  Crear calquera número de cartafoles diferentes para supervisar e especificar o que debe ocorrer despois da importación. PaperOffice pode incluso mover arquivos arquivados a un novo subfolder.

• Templates de documentos baseados en AI

  A indexación automática por PIA AutoFill e o recoñecemento de contacto grazas ao traballo de PIA AutoContact de forma brillante xunto co seguimento. Recoñénciase todo o contido do documento e o documento está indexado automaticamente. Isto tamén funciona cos contactos.

• Palabras clave fixas e fluxos de traballo

  Permitir o modo optimizado por importacións a granel, saltando o procesamento de IA para a velocidade máxima de presentación.

  Pode especificar exactamente onde se gardan os novos ficheiros en PaperOffice, asignar un tipo de documento fixo e estado de documento a cada novo documento e mesmo desencadear fluxos de traballo.

Función 6: Administración de usuarios e permisos de acceso

Os usuarios de PaperOffice están garantidos para ver só o que está permitido debido ao nivel de liberación especificado, e con FolderLock pode ocultar cartafoles e subcategores enteiros, así como contido.

Tamén pode especificar que usuarios están autorizados a facer o que, e dividilos en grupos de usuarios fixos e departamentos para que poida controlar quen pode ver onde e que.

• Niveis e dereitos de compensación

  Isto significa que cada usuario só ve o que corresponde ao seu nivel de liberación ou inferior e só se permite facer o que se definiu anteriormente.

• Ocultar cartafoles e documentos

  Con PaperOffice FolderLock pode ocultar permanentemente cartafoles enteiros e os seus subcargadores, así como documentos de certos usuarios e así evitar preguntas. Use FolderLock para ocultar permanentemente cartafoles enteiros, incluíndo subfolders e documentos de certos usuarios.

• Grupos e departamentos

  Asignar aos usuarios a grupos e departamentos definibles libremente, que tamén pode usar para fluxos de traballo e tarefas.

• Dereitos de usuario definibles multinivel

  Pode decidir por si mesmo quen ten acceso a que funcións en PaperOffice, sendo capaz de definir os dereitos de usuario exactamente que logo se aplican en toda a rede.

Páxina 7: Sistema de fluxo de traballo potente

Un gran problema no pasado, pero aínda hoxe, é a duplicación de arquivos debido ao almacenamento múltiple e ambigüidade sobre o estado de procesamento de documentos ou proxectos. PaperOffice ten unha xestión de fluxo de traballo moi completa con asignación de tarefas, que tamén almacena todos os procesos centralmente. Se o proxecto funciona ou procesa documentos.

Os fluxos de traballo dixitais automatizan os seus procesos de traballo: Unha vez definido, todo funciona totalmente automaticamente: simplemente asigna un fluxo de traballo predefinido a un documento ou deixa que o PIA decida automaticamente. Notificación de correo electrónico incluída.

Cada empregado está sempre actualizado a través da función de fluxo de traballo de PaperOffice. Se é necesario, un documento pode ser bloqueado para outros ata que se realice un cambio. Por suposto, a versión tamén se aplica aquí.

• Definicións de fluxo de traballo

  Os fluxos de traballo poden aniñarse a calquera profundidade e conter calquera número de decisións vermellas/verdes para encadear fluxos e procesos de traballo posteriores.

• Responsabilidade e data

  Determinar se un usuario ou un departamento enteiro pode completar a tarefa. PaperOffice asigna automaticamente o fluxo de traballo á persoa responsable.

• Control total

  Se é necesario, o estado do documento pode ser axustado de forma independente para varios eventos de acordo coas súas especificacións e mesmo enviar correos electrónicos de notificación.

Asegúrese de evitar este erro

Mentres que as grandes empresas teñen funcionarios de dixitalización nomeados durante moito tempo que tratan o tema da conversión de documentos analóxicos a tempo completo, as pequenas e medianas empresas adoitan carecer de recursos humanos, especialmente porque se requiren cualificacións profesionais adecuadas.
Con todo, este é un erro común e leva a malos investimentos, porque moitos fabricantes aproveitan esta ignorancia.

Guía de 5 pasos

Tip

Creamos a última guía de 5 pasos para ir sen papel e dixitalizar o seu negocio como un documento descargable, detallando cada 5 pasos e canto tempo leva:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months