Enumeramos cinco pasos que debes seguir para reducir o consumo de papel na oficina e ir dixitalmente:
-
Estratexia e análise dos procesos
Planifica ben o teu despregamento na oficina sen papeis. Aproveite o tempo suficiente para analizar os procesos na súa empresa. Que se debe facer ou en papel? Que documentos son suficientes en formato dixital?
Os documentos e información proveñen de diferentes fontes que probablemente atoparán información que provén de diferentes fontes e en diferentes formatos. Algúns deles en formato dixital, almacenados en arquivos ou bases de datos e outros en forma de documentos impresos.
Tempo e planificación do persoal para o proxecto de oficina sen papel
Un cuarto ou 90 días é un prazo razoable para implementar as accións necesarias para a transición á oficina sen papel.
Tamén é un período que permite unha transición suave. As solucións rápidas que obrigan aos empregados a facer cambios dun día para outro adoitan ser de curta duración. Tamén é posible non interromper as operacións.
Basicamente, ao cambiar á oficina sen papel con PaperOffice DMS, non hai necesidade dun equipo de proxecto composto por varias persoas.
En moitas pemes, deducir estas das súas tarefas reais non é posible nin desexable. O que ten sentido, con todo, é facer polo menos unha persoa coa autoridade para emitir directivas o CDO, o Director Dixital. Se non estás moi interesado nas abreviaturas americanas, podes nomealo como un xestor de proxectos sen papel.
-
Determinación dos prazos para a transición á oficina sen papeis
Romper os 90 días previstos en períodos de tempo máis pequenos ten como obxectivo poder centrarse en cada fase da transición e poder reflexionar sobre os procesos implicados. Ademais, os éxitos no cambio poden ser documentados con máis facilidade. Os empregados teñen unha mellor comprensión das medidas e non se senten desbordados. Ao mesmo tempo, os obxectivos deben ser comunicados internamente, o que está en consonancia cun cambio mental. A importancia que isto xa se ten explicado no prólogo.
Ten sentido dividir os 90 días en tres seccións de 30 días cada unha.
Os primeiros 30 días utilízanse para analizar todos os procesos que se van converter de analóxicos a dixitais.
Nos segundos 30 días introducirase o DMS de PaperOffice e o hardware requirido, pero inicialmente só para fins de adestramento e acompañando procesos en curso, se isto xorde.
Os últimos 30 días foron asumidos para facer a transición do proceso de analóxico a dixital, con preguntas dos empregados sen dúbida xurdidas. Unha ou outra operación incorrecta tamén é posible, pero esta pode ser corrixida en calquera momento grazas á estrutura xerárquica do DMS de PaperOffice.
-
Detectar camiños de adquisición e determinar o almacenamento de datos
Nos primeiros 30 días, o foco está agora en examinar os procesos nos que o papel xogou o papel principal ata agora. Para iso, é necesario recoñecer as interfaces da comunicación externa e interna na empresa e seguir o seu ciclo de vida, que pode estar alí:
- Chamadas telefónicas (por exemplo, un formulario de pedido que logo se enche)
- Tráfico de correo electrónico (por exemplo, o correo será impreso para a próxima reunión)
- Letras
- Visita de clientes (ver chamadas telefónicas)
- Documentos de acompañamento
- Correspondencia interna
O seguinte a determinar é cando e onde, no caso das formas electrónicas, ten lugar a transición ao papel impreso, así como o camiño do papel ao arquivo ou simplemente ao lixo.
Deseño de documentos a partir de agora
A partir de agora, non hai papel na medida do posible: reunións, actas, correo entrante, facturas de saída e notas poden crearse directamente en PaperOffice. As tarefas e os fluxos de traballo tamén se implementan dixitalmente.
Dixitalizar facturas e implantar gradualmente a contabilidade sen papel
A emisión de facturas como tal tamén forma parte da oficina sen papel, aínda que non só se pode ver neste contexto. A dixitalización e o correcto procesamento son un problema e tamén deben estar ben planificados e implementados.
Calquera que manteña as súas facturas dixitalmente e tamén crea a súa contabilidade dixital recoñece un maior potencial de aforro e pode facer máis eficiente o proceso de contabilidade xeral.
Data Storage
Se xa decidiu que os seus arquivos físicos van ser arquivos dixitais, a pregunta inmediata é onde vai almacenar eses arquivos dixitais. ¿Vas almacenalos nunha base de datos local ou nun dispositivo EXTERNO?
Ao cambiar a unha oficina sen papel, non debe esquivar nunha das facetas máis importantes. Almacenamento e uso de dispositivos NAS.
Ou non quere ter o almacenamento de datos ou a base de datos na súa empresa? Para evitar o lume, roubo, etc., con todo, usar unha solución de nube está fóra de cuestión para ti por razóns legais. Entón, por suposto, a solución de usar a base de datos nun servidor dedicado, que se asigna só a vostede, é unha moi boa solución.
A selección é grande.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introdución de PaperOffice DMS máis hardware
Despois de que o software foi instalado nos ordenadores na empresa, os niveis de xerarquía foron asignados e os servidores NAS foron configurados e en rede, o software é adestrado.
Non hai necesidade de consultores externos (xeralmente sinónimos de "custo") consultores. Os empregados de PaperOffice están dispoñibles se é necesario. Os máis dun millón de empresas que traballan con PaperOffice DMS en todo o mundo ata agora se levaron moi ben cos tutoriais e vídeos detallados ou co asesoramento telefónico sobre cuestións sobre PaperOffice DMS.
A maioría dos procesos son autoexplicativos e van acompañados dun menú de axuda moi ben preparado. Por certo, non ten que ser teimoso para manter-se para os 30 días. Se todos os implicados no cambio de analóxico a dixital é da opinión de que funcionará, o proceso pode ser acurtado como se desexe.
Estrutura de Folder
Unha estrutura de cartafoles significativa é importante para que poida atopar-se facilmente despois do cambio. Organiza facilmente a túa estrutura de cartafoles dixitais de acordo coa túa estrutura de cartafoles "real" existente.
Confía na automatización
Grazas ao recoñecemento intelixente de IA, pode recoñecer datos importantes de documentos no documento, extraelo e usalo para palabras clave de documentos. Aforra tempo e, polo tanto, diñeiro.
-
Completar a transición á oficina sen papeis
Os últimos 30 días (ou menos) comezan e os empregados rematan a fase de educación e formación. Os correos electrónicos xa non se imprimen, senón que se gardan.
Uso de fluxos de traballo e selos
Os documentos e correos electrónicos poden ser accedidos, editados e postos a disposición doutros empregados en calquera momento a través da función de fluxo de traballo en PaperOffice DMS. Os documentos de carga de entregas ou cartas entrantes son dixitalizados usando un escáner ou unha cámara de teléfono móbil e convertidos en documentos de texto usando o software OCR de PaperOffice.
A función de selo permite activar varios fluxos de traballo e levar a cabo novas accións. As variables dinámicas poden ser engadidas a selos e mesmo as notificacións de correo electrónico son enviadas automaticamente despois do uso.
Non esquezas apoiar
Só hai un almacén central cunha función de copia de seguridade. A pregunta nunca xorde de novo sobre que empregado ten un documento específico almacenado no seu ordenador e como chegar a el porque está de vacacións e non está dispoñible.
Un método de cifrado de datos que tamén é usado polo exército dos Estados Unidos. O xogo actualmente popular e lucrativo de hackers con ransomware rebota en PaperOffice.
Sexa coherente: O comezo sempre é difícil, porque os procesos que foron ensaiados durante anos son novos polo momento. Non volvas ao vello patrón.
Sexa coherente e experimente a oficina sen papeis.
Guía de 5 pasos
Tip
Creamos a última guía de 5 pasos para ir sen papel e dixitalizar o seu negocio como un documento descargable, detallando cada 5 pasos e canto tempo leva:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Conclusións provisionais 2 / 3
Co software correcto, unha oficina sen papel significa que non hai traballo extra!
Todo o que realmente precisa é un software- Automatizar a recepción de facturas por vía completa mediante correos electrónicos personalizados, se as facturas están dispoñibles dixitalmente.
- No caso das facturas en papel, grazas á integridade do escáner, poden ser capturadas automaticamente mediante escaneo por lotes.
- Índice e lectura de documentos escaneados
- e o máis importante: pode almacenar automaticamente documentos dixitais e escaneados en función do seu contido!
Evitar este erro común
En calquera caso, asegúrese de que a súa elección de software cae nun DMS co que pode realizar a gravación automática (por exemplo, monitorización de directorios) e a ensinanza dos documentos por si mesmo para non entrar nunha trampa de custos incontrolable e non depender do fabricante para ser!
