Ofertas de desconto máximo possíveis.
Noticias exclusivas internas
Actualizacións gratuítas de bonificación.
Ofertas de desconto máximo possíveis.
Noticias exclusivas internas
Actualizacións gratuítas de bonificación.
Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.
Os sistemas de xestión de documentos son a base para a dixitalización nas empresas e a realización de procesos de negocio dixital. Estes fan unha contribución significativa á eficiencia e éxito da súa empresa e cara a unha oficina sen papel. Se todas as fontes analóxicas se integran nos procesos dixitais, a eficiencia do negocio principal da empresa aumenta.
O enfoque da oficina sen papel é cada vez máis o foco dos informes dos medios de comunicación, pero apenas se usa na práctica, especialmente nas pequenas e medianas empresas. Non se trata só de tempo e diñeiro.
Con todo, con só algunhas medidas, o consumo de papel pode ser moi reducido. As pemes benefícianse de xerarquías planas e estruturas flexibles.
No artigo actual, botamos unha ollada máis de preto ao tema da oficina sen papel, ou "oficina dixital" como tamén se coñece. Imos demostrar que a transición é moito máis fácil do que imaxinas. Tamén recibirá consellos para a organización corporativa, diremos as vantaxes de traballar sen papel e describiremos os efectos da implementación exitosa.
Nun momento no que a tecnoloxía nos empuxou a contactar co mundo a través dos nosos smartphones, ten menos sentido que aínda usemos papel en moitas das nosas actividades diarias.
Hoxe estamos afeitos a tratar os contidos dixitais (música, fotografía, series de televisión), pero a dixitalización de documentos aínda non está estendida no ámbito laboral e empresarial. Hoxe en día case todas as empresas teñen acceso a ordenadores e dispositivos móbiles, entón por que seguimos enchendo as nosas oficinas con papel?
As principais razóns para o uso continuado do papel están nos retos de afrontar o cambio e a dixitalización. Moitas persoas quere manter unha copia física dos documentos cos que traballa.
Con todo, a medida que os seus empregados comezan a eliminar ou, polo menos, reducir a cantidade de papel utilizado na oficina ou en toda a organización, tamén mellorar os procesos aumentando a produtividade dixitalizando os datos, usando métodos sen papel e reducindo así custos.
A oficina sen papel é un obxectivo que cada vez máis empresas están esforzándose por conseguir e ofrece moitos beneficios máis aló do aforro de custos e reducir a pegada de carbono dunha empresa.
Estímase que un empregado que pasa un total de dúas horas con documentos utiliza unha media de 10.000 follas de papel ao ano (datos da Axencia Federal de Medio Ambiente). Por este motivo, é importante utilizar solucións e ferramentas que melloren tanto o acceso, a xestión e a localización da información. Con todo, calquera cambio no proceso de negocio leva tempo e require un cambio gradual na cultura corporativa.
Ademais do impacto positivo sobre o medio ambiente ao reducir o consumo de papel de negocio, a dixitalización de documentos e datos da empresa ofrece moitas outras vantaxes.
As seguintes son as principais vantaxes dunha oficina sen papeis:
Grazas ao cambio a unha oficina sen papel, pode ser o primeiro dar un paso cara á transformación dixital da súa empresa.
Porque grazas ás solucións de fluxo de traballo de ti podes simplificar e acelerar aínda máis os teus procesos de negocio. Alivian os empregados asumindo unha gran cantidade de traballo rutineiro complexo. Os requisitos legais que se deben observar están integrados directamente no fluxo de traballo.
Se dixitalizas os teus documentos, podes facelo en calquera momento, en calquera lugar e con calquera dispositivo acceder aos documentos. Isto é particularmente importante se ten varias ramas, os seus empregados queren / teñen que facer o seu traballo desde a súa oficina de casa ou teñen que emitir aprobacións.
A dixitalización de documentos ten un impacto directo na redución de custos da súa empresa, non só porque xa non compra tanto papel, senón tamén porque aforra no mantemento da impresora e na compra de tinta e pezas de reposto.
Por suposto, isto tamén reduce os custos de almacenamento, é dicir, arquivos, cartafoles, estantes, armarios de presentación. O espazo valioso para almacenar documentos de papel xa non se desperdicia.
A liña de fondo é que, así que usa datos dixitais, os seus empregados traballan moito máis eficientemente na oficina e investir o tempo valioso gañado de forma sensata e dirixida na empresa.
A redución significativa do espazo de almacenamento a través da dixitalización e/ou redución do consumo de papel leva a oficinas máis limpas e tidier .
Maior seguridade da información mediante o uso de software cun sistema de almacenamento de bases de datos. A seguridade da información almacenada dixitalmente é moi superior á seguridade dos documentos arquivados en papel.
Coa transformación de fluxos de traballo manual a automatizados, os procesos de negocio están estandarizados e os custos reducidos. Por exemplo, a optimización do fluxo de traballo pode producir unha recollida máis rápida e unha redución dos custos de adquisición.
Os pagamentos de facturas xa non se esquecen, os descontos poden deducirse a tempo.
A dixitalización na súa empresa dá ás relacións cos clientes máis profundidade e volume. Isto significa que a recollida completa de datos en transaccións comerciais coa axuda de big data, a ligazón consistente de procesos internos, os tempos de reacción en segundos, así como o contacto personalizado cun gran número de clientes ao mesmo tempo e a planificación de requisitos precisa e orientada á demanda levará a súa empresa cara adiante.
A dixitalización está en aumento en todas as áreas da empresa - non menos importante no servizo ao cliente. Sería un erro para calquera empresa subestimar este potencial. Se non queres quedar atrás na competencia e mesmo correr por diante deles, é fundamental tratar a dixitalización nesta área. Nunca antes foi posible comunicarse de forma máis áxil e individual co cliente sobre as súas necesidades e desexos específicos.
As empresas que optan por dixitalizar os seus documentos mediante o uso de software de xestión de documentos adecuado reciben grandes beneficios a cambio, como:
Especialmente para proxectos con Digitización é moitas veces recibido con gran reticencia, como moitas empresas teñen medo de que tal proxecto vai desenvolver nun pozo sen fondo. A razón máis común para isto é a falta de coñecemento por parte das propias empresas e a confianza adicional en fabricantes de software incompetentes que ofrecen software que non funciona. Moitos fabricantes de software aproveitan a ignorancia.
Neste punto, PaperOffice estará encantado de axudarche coa implementación da dixitalización. Grazas a 20 anos de experiencia no campo da xestión e automatización de documentos, PaperOffice pode traer suxestións de traballo da práctica e acompañalo a través da implementación completa.
Nin un especialista en TI é necesario nin un bibliotecario adestrado.
Todo o que realmente necesitas é
Ás veces o hardware xa está alí, ten máis potencial que antes e pode ser usado inmediatamente.
Tip
Por certo, hai un artigo especial sobre o tema "Dixitalización de documentos en papel: 10 vantaxes máis importantes", que informou sobre as vantaxes da dixitalización xeral:
Enumeramos cinco pasos que debes seguir para reducir o consumo de papel na oficina e ir dixitalmente:
Planifica ben o teu despregamento na oficina sen papeis. Aproveite o tempo suficiente para analizar os procesos na súa empresa. Que se debe facer ou en papel? Que documentos son suficientes en formato dixital? Os documentos e información proveñen de diferentes fontes que probablemente atoparán información que provén de diferentes fontes e en diferentes formatos. Algúns deles en formato dixital, almacenados en arquivos ou bases de datos e outros en forma de documentos impresos.
Pode querer escanear e dixitalizar todos os documentos anteriores, ou pasar a unha oficina / sistema sen papel nunha data determinada, así como usar os datos dixitais para continuar e traballar de forma eficiente no futuro. Use unha impresora / escáner multifuncional para o escaneo e monitorización de directorios ou arquivo en masa para grandes cantidades de documentos.
A primeira opción require máis tempo e recursos. Idealmente, vostede eo seu equipo decidirán como organizar arquivos electrónicos e configurar un proceso de escaneo continuo paso a paso para que todos os documentos futuros sexan dixitalizados.
Tempo e planificación do persoal para o proxecto de oficina sen papel
Un cuarto ou 90 días é un prazo razoable para implementar as accións necesarias para a transición á oficina sen papel.
Tamén é un período que permite unha transición suave. As solucións rápidas que obrigan aos empregados a facer cambios dun día para outro adoitan ser de curta duración. Tamén é posible non interromper as operacións.
Basicamente, ao cambiar á oficina sen papel con PaperOffice DMS, non hai necesidade dun equipo de proxecto composto por varias persoas.
En moitas pemes, deducir estas das súas tarefas reais non é posible nin desexable. O que ten sentido, con todo, é facer polo menos unha persoa coa autoridade para emitir directivas o CDO, o Director Dixital. Se non estás moi interesado nas abreviaturas americanas, podes nomealo como un xestor de proxectos sen papel.
É importante que a persoa interesada se familiarice completamente co PaperOffice DMS.
Debido á estrutura claramente estruturada do software e aos extensos e fáciles de entender tutoriais e vídeos sobre todos os aspectos, isto é algo que non require nin un título de TI nin unha formación externa. Ademais, pódese facer como "aprender facendo" acompañando as primeiras medidas de conversión.
Romper os 90 días previstos en períodos de tempo máis pequenos ten como obxectivo poder centrarse en cada fase da transición e poder reflexionar sobre os procesos implicados. Ademais, os éxitos no cambio poden ser documentados con máis facilidade. Os empregados teñen unha mellor comprensión das medidas e non se senten desbordados. Ao mesmo tempo, os obxectivos deben ser comunicados internamente, o que está en consonancia cun cambio mental. A importancia que isto xa se ten explicado no prólogo.
Ten sentido dividir os 90 días en tres seccións de 30 días cada unha.
Os primeiros 30 días utilízanse para analizar todos os procesos que se van converter de analóxicos a dixitais.
Nos segundos 30 días introducirase o DMS de PaperOffice e o hardware requirido, pero inicialmente só para fins de adestramento e acompañando procesos en curso, se isto xorde.
Os últimos 30 días foron asumidos para facer a transición do proceso de analóxico a dixital, con preguntas dos empregados sen dúbida xurdidas. Unha ou outra operación incorrecta tamén é posible, pero esta pode ser corrixida en calquera momento grazas á estrutura xerárquica do DMS de PaperOffice.
Ao final dos últimos 30 e así tamén os 90 días, existe un sistema de xestión de documentos totalmente integrado que xa permite unha análise neste momento do grande que son e serán no futuro os aforros e as vantaxes.
Nos primeiros 30 días, o foco está agora en examinar os procesos nos que o papel xogou o papel principal ata agora. Para iso, é necesario recoñecer as interfaces da comunicación externa e interna na empresa e seguir o seu ciclo de vida, que pode estar alí:
O seguinte a determinar é cando e onde, no caso das formas electrónicas, ten lugar a transición ao papel impreso, así como o camiño do papel ao arquivo ou simplemente ao lixo.
Deseño de documentos a partir de agora
A partir de agora, non hai papel na medida do posible: reunións, actas, correo entrante, facturas de saída e notas poden crearse directamente en PaperOffice. As tarefas e os fluxos de traballo tamén se implementan dixitalmente.
Dixitalizar facturas e implantar gradualmente a contabilidade sen papel
A emisión de facturas como tal tamén forma parte da oficina sen papel, aínda que non só se pode ver neste contexto. A dixitalización e o correcto procesamento son un problema e tamén deben estar ben planificados e implementados.
Calquera que manteña as súas facturas dixitalmente e tamén crea a súa contabilidade dixital recoñece un maior potencial de aforro e pode facer máis eficiente o proceso de contabilidade xeral.
Data Storage
Se xa decidiu que os seus arquivos físicos van ser arquivos dixitais, a pregunta inmediata é onde vai almacenar eses arquivos dixitais. ¿Vas almacenalos nunha base de datos local ou nun dispositivo EXTERNO?
Ao cambiar a unha oficina sen papel, non debe esquivar nunha das facetas máis importantes. Almacenamento e uso de dispositivos NAS.
Ou non quere ter o almacenamento de datos ou a base de datos na súa empresa? Para evitar o lume, roubo, etc., con todo, usar unha solución de nube está fóra de cuestión para ti por razóns legais. Entón, por suposto, a solución de usar a base de datos nun servidor dedicado, que se asigna só a vostede, é unha moi boa solución.
A selección é grande.
En realidade, a busca de solucións tamén pertence á sección dos primeiros 30 días. Coa xestión de documentos de PaperOffice DMS e o hardware NAS, integrado na rede da empresa, todas as solucións están dispoñibles para implementar a transición do papel ao dixital.
Despois de que o software foi instalado nos ordenadores na empresa, os niveis de xerarquía foron asignados e os servidores NAS foron configurados e en rede, o software é adestrado.
Non hai necesidade de consultores externos (xeralmente sinónimos de "custo") consultores. Os empregados de PaperOffice están dispoñibles se é necesario. Os máis dun millón de empresas que traballan con PaperOffice DMS en todo o mundo ata agora se levaron moi ben cos tutoriais e vídeos detallados ou co asesoramento telefónico sobre cuestións sobre PaperOffice DMS.
A maioría dos procesos son autoexplicativos e van acompañados dun menú de axuda moi ben preparado. Por certo, non ten que ser teimoso para manter-se para os 30 días. Se todos os implicados no cambio de analóxico a dixital é da opinión de que funcionará, o proceso pode ser acurtado como se desexe.
Estrutura de Folder
Unha estrutura de cartafoles significativa é importante para que poida atopar-se facilmente despois do cambio. Organiza facilmente a túa estrutura de cartafoles dixitais de acordo coa túa estrutura de cartafoles "real" existente.
Confía na automatización
Grazas ao recoñecemento intelixente de IA, pode recoñecer datos importantes de documentos no documento, extraelo e usalo para palabras clave de documentos. Aforra tempo e, polo tanto, diñeiro.
Os últimos 30 días (ou menos) comezan e os empregados rematan a fase de educación e formación. Os correos electrónicos xa non se imprimen, senón que se gardan.
Uso de fluxos de traballo e selos
Os documentos e correos electrónicos poden ser accedidos, editados e postos a disposición doutros empregados en calquera momento a través da función de fluxo de traballo en PaperOffice DMS. Os documentos de carga de entregas ou cartas entrantes son dixitalizados usando un escáner ou unha cámara de teléfono móbil e convertidos en documentos de texto usando o software OCR de PaperOffice.
A función de selo permite activar varios fluxos de traballo e levar a cabo novas accións. As variables dinámicas poden ser engadidas a selos e mesmo as notificacións de correo electrónico son enviadas automaticamente despois do uso.
Non esquezas apoiar
Só hai un almacén central cunha función de copia de seguridade. A pregunta nunca xorde de novo sobre que empregado ten un documento específico almacenado no seu ordenador e como chegar a el porque está de vacacións e non está dispoñible.
Un método de cifrado de datos que tamén é usado polo exército dos Estados Unidos. O xogo actualmente popular e lucrativo de hackers con ransomware rebota en PaperOffice.
Sexa coherente: O comezo sempre é difícil, porque os procesos que foron ensaiados durante anos son novos polo momento. Non volvas ao vello patrón.
Sexa coherente e experimente a oficina sen papeis.
Tip
Creamos a última guía de 5 pasos para ir sen papel e dixitalizar o seu negocio como un documento descargable, detallando cada 5 pasos e canto tempo leva:
Co software correcto, unha oficina sen papel significa que non hai traballo extra!
Todo o que realmente precisa é un software
Evitar este erro común
En calquera caso, asegúrese de que a súa elección de software cae nun DMS co que pode realizar a gravación automática (por exemplo, monitorización de directorios) e a ensinanza dos documentos por si mesmo para non entrar nunha trampa de custos incontrolable e non depender do fabricante para ser!
Para moitas empresas, unha oficina moderna e eficiente sen papel non é un logro nocturno, pero tampouco é unha utopía. Para conseguir finalmente a dixitalización dos seus documentos, cómpre establecer políticas de redución de papel e atopar solucións para desfacerse de todo o que xa non necesita.
O software de xestión de documentos de PaperOffice pode axudarche a dixitalizar documentos e implementar unha oficina sen papel. As solucións DMS son solucións completas que ofrecen unha infraestrutura consistente.
Como resultado, os procesos de negocio son mapeados de forma transparente, os fluxos de traballo poden realizarse dixitalmente e toda a información importante pode ser facilmente vista.
Grazas ás solucións DMS, tamén podes procesar e almacenar documentos e contidos dixitais de forma a proba de auditoría, por exemplo para aforrarche problemas durante as auditorías da empresa e fiscais.
Resumimos 9 consellos para que a oficina sen papel realmente funcione!
En definitiva, trátase de dixitalizar unha ampla variedade de documentos na empresa, como contratos, recibos, albaráns de entrega, facturas entrantes, é dicir, todo o que está en papel. Ademais, non só o papel sobre o pasado, senón tamén o futuro do documento.
A comunicación tamén é un socio relevante na oficina sen papeis. Non ten que se preocupar legalmente, só prestar atención a un par de "sutilezas". Certos documentos, incluíndo a estrutura do cartafol e en formato PDF, poden ser facilmente entregados ao consultor fiscal ou aos seus colegas como un arquivo de auto-apoio - faise con só uns poucos clics do rato.
DMS significa Sistema de Xestión de Documentos e está destinado a xestionar documentos, especialmente documentos dixitais, que inclúe a conversión de analóxico a dixital. O DMS de Papel é un sistema. A súa gama de funcións é tan notable como a súa navegación de menú intuitivamente deseñada, que só require un adestramento menor. Non precisa de consultores caros no sitio web. Os video tutoriales ben explicados en PaperOffice DMS poden facelo igual e moito máis barato, de balde.
Escaneo, OCR, arquivo con palabras clave automáticas, fusión de documentos controlados por IA, motor de busca integrado, función de fluxo de traballo, cifrado con 1024Mbit, integración directa en MS Office, protección contra ransomware, creación automática de modelos, función de selo, tarefa e xestión de notas.
Estas son algunhas das funcións máis importantes do DMS de PaperOffice e, como dixen, nin vostede nin os seus empregados teñen que completar un grao de TI.
Non hai ningún software DMS adecuado. Cada DMS ten a súa xustificación e, en última instancia, o produto ten que encaixar o propósito.
3. Se é o seu propio servidor, o servidor dedicado de PaperOffice no centro de datos de Strato AG en Berlín (Alemaña) ou NAS - gardar o seu documento NUNCA no almacenamento na nube de terceiros que a) non se usa nunha base dedicada e b) non está situado nun país seguro c) non se pode exportar cun clic.Tip
Se segue o consello e usará un NAS para o almacenamento de documentos seguros na casa - PaperOffice non só é perfecto para iso, senón que é mesmo o único DMS oficial para o maior fabricante de NAS do mundo - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-6036 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-6039 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5756 missing
ERROR: LID-6042 missing
ERROR: LID-5803 missing
ERROR: LID-5793 missing
ERROR: LID-6069 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-5787 missing
ERROR: LID-6072 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5789 missing
ERROR: LID-6077 missing
ERROR: LID-6070 missing
ERROR: LID-6074 missing
ERROR: LID-5771 missing
ERROR: LID-6075 missing
ERROR: LID-6035 missing
ERROR: LID-5777 missing
ERROR: LID-5759 missing
ERROR: LID-5763 missing
ERROR: LID-5800 missing
ERROR: LID-5769 missing
ERROR: LID-6082 missing
ERROR: LID-6083 missing
