As 10 vantaxes máis importantes da dixitalización de documentos en papel

A medida que o mundo enteiro se fai máis "dixital", cada vez máis empresas, especialmente as pemes, necesitan un "impulso" para comezar. Porque moitos xa están horrorizados polo mero pensamento de dedicarse ao tema ou tratar con el.

Digitization brings many advantages

No artigo actual, mostrarémosvos que a transición de documentos en papel a documentos dixitais é moito máis fácil do que parece nos seus pesadelos. Siga os nosos consellos que vai pagar para o seu negocio.

En certa medida, o arquivo analóxico segue sendo unha necesidade aínda hoxe en día. Con todo, o 99% do tempo non ten que traballar con el.

Pola contra, o papel impreso é un anacronismo que se mantén por costume ou por puramente porque certos documentos deben ser preservados na forma en que foron feitos, como feitos ou contratos. Pero estes tamén poden ser escaneados para traballar cos seus respectivos contidos no ordenador.

A viaxe real ao arquivo, a procura en estantes ou armarios de arquivo, a eliminación do documento, traballando con el e traelo de volta e organizalo de novo no arquivo. A lectura e a lectura deste proceso leva moito tempo. Chamando o arquivo dixital, por outra banda, leva uns clics e nada máis.

Antes de entrar nos beneficios, imos responder á seguinte pregunta:

10 vantaxes da dixitalización de documentos en papel:

• Flexibilidade

  Flexibilidade, independentemente de onde esteas.

• Eficiencia

  Optimización de todos os fluxos de traballo

• Máis rápido

  Recepción e envío dixital

• Custo-aforro

  Redución de custos en todos os ámbitos

• Fiabilidade

  Simplificación de prazos

• Xuntos

  Comunicación interna e externa máis rápida

• Seamless

  Integración en software de oficina

• Páxinas que ligan con "Google-like"

  Busca de contido con palabras clave

• Aforro de tempo

  Aforrar horas de traballo

• Para a eternidade

  Arquivo a longo prazo en formato PDF/A

Asegúrese de evitar este erro

Mentres que as grandes empresas teñen funcionarios de dixitalización nomeados durante moito tempo que tratan o tema da conversión de documentos analóxicos a tempo completo, as pequenas e medianas empresas adoitan carecer de recursos humanos, especialmente porque se requiren cualificacións profesionais adecuadas.
Con todo, este é un erro común e leva a malos investimentos, porque moitos fabricantes aproveitan esta ignorancia.

Conclusión 1/ 3

Non precisa de un especialista ou un bibliotecario adestrado!

Todo o que realmente necesitas é

• O software correcto
• Socio fiable
• Hardware correspondente

Ás veces o hardware xa está alí, ten máis potencial que antes e pode ser usado inmediatamente.

Tip

Por certo, existe un artigo especial sobre o tema do "procesamento de facturas dixitais", que informa sobre as vantaxes da dixitalización ou tramitación de facturas dixitais:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Que significa a dixitalización dos documentos en detalle?

É dicir, é o proceso de substituír un documento físico, no sentido do papel, por un formato dixital.

A maioría da xente debería estar familiarizado co proceso, polo menos de forma rudimentaria. Un documento é escaneado ou fotografado, para o que se usan habitualmente escáneres. Depende da interface respectiva. Un documento tamén pode ser dixitalizado usando unha cámara de teléfono móbil.

Para moitas empresas, o cambio de papel e carpetas a formatos electrónicos é unha das medidas máis importantes e tamén significativas no proceso de dixitalización.

Como escanear documentos de papel

Os documentos de escaneo engádense a través do módulo integrado de escáner ScanConnect, que, entre outras cousas, permite a captura de documentos de todos os escáneres, dispositivos multifunción, aplicacións móbiles e tamén grandes copiadoras, como a empresa Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox e outros.

Tense en conta a versión automática para os documentos existentes, e o método de escaneado grazas ás páxinas do separador é soportado para escaneos masivos de pilas de documentos e logo subdivisión en documentos individuais.

Se escanea moitos documentos, PaperOffice é especialmente útil porque recoñece follas separadas e separa os documentos para arquivar. Unha gran característica que é especialmente útil se a súa empresa traballa regularmente con documentos de formato complexos é que PaperOffice usa unha IA para recoñecer o contido dos seus documentos, tales como: totais, tipos de documentos, datas, datos de contacto, etc.

OCR ou como se fan os documentos en papel?

Agora, o texto dun documento non só debe ser lexible, senón que tamén está dispoñible de forma que poida buscar facilmente un fragmento de texto.

Filtrar de forma automática e sen esforzo manual.

Así que os documentos son inseridos en PaperOffice, PIA encárgase de todo o que doutro xeito o mantén.

Isto significa que PIA ofrécelle o seu propio motor de busca potente para toda a súa información, que pode buscar e atopar texto baseado en motores de busca clásicos como Google, pero tamén pode facer todo visualmente, é dicir, comparar e recoñecer un documento visualmente pode.

PaperOffice recoñecerá automaticamente todos os documentos que foron ensinados por PIA a partir deste momento, o que á súa vez pode desencadear regras automáticas e enviar máscaras.

É posible automatizar o almacenamento e o recoñecemento de documentos?

Para almacenar automaticamente os seus documentos e recibos, o documento é ensinado por primeira vez en PaperOffice. As máscaras de presentación en PaperOffice encáranse da localización de indexación e presentación.

En canto se recoñeza un modelo de documento, activase automaticamente unha máscara de almacenamento, que é responsable da palabra clave automatizada e da localización de almacenamento.

Data from the document is recognized and read out

As máscaras de almacenamento non só poden ser activadas automaticamente por modelos de documentos ensinados, senón que tamén poden ser seleccionadas manualmente no diálogo PIA.

O PIA faise completamente autónomo, sen ningunha interacción do usuario e por un número ilimitado de documentos segundo as máscaras de almacenamento definidas:

• Ler automaticamente
• Tag total
• Facer buscable
• Engadir e supervisar as tarefas e fluxos de traballo que se deben facer
• Index
• Crear novas estruturas de cartafoles obxectivo
• Gardar o cartafol de destino
• Crea miniaturas
• Encha os campos requiridos por si mesmo
• Enlace a contactos e optimización para a busca de contactos

Cumprimento da normativa de dixitalización e normativa legal de GoBD

Un dos aspectos máis importantes á hora de almacenar documentos a través dun sistema de xestión de documentos é o cumprimento da normativa legal ou os requisitos do GoBD.

A abreviatura GoBD é o acrónimo de "Principios para a correcta xestión e almacenamento de libros, rexistros e documentos en formato electrónico e para o acceso aos datos".

En particular, debido á proba de auditoría, o almacenamento de documentos altamente cifrado directamente nunha base de datos SQL central PaperOffice cumpre todos os requisitos para os estándares de documentos e as directrices legais ou o GOBD estándar alemán máis alto do mundo.

O termo versión non é unha palabra estranxeira dentro dun sistema de xestión de documentos (DMS). A necesidade de usar un sistema de xestión de documentos que teña control de versións compatible con GoBD e versión a proba de auditoría é máis clara que nunca.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

A versión fai que todos os cambios sexan rastrexables

O termo versión pode explicarse moi facilmente: En xeral, trátase da funcionalidade utilizada para rexistrar cambios en documentos ou ficheiros. O cambio de documento pode detectarse e gardarse como unha copia en sombra como unha nova versión do documento.

Asegurar a inmutabilidade

Cada documento cambia coloca unha versión "máis nova" do documento nun arquivo correspondente. O rexistro fai que os cambios sexan transparentes e rastrexables en todo momento. Neste punto, o visor posterior sabe cando e por que editor se fixo o cambio no documento. Isto dálle unha visión xeral de todo o ciclo de vida do documento. A versión pode realizarse manualmente ou automaticamente.

Para garantir a seguridade da revisión, todos os detalles dun cambio nos documentos e ficheiros deben ser claramente rastrexables. Debe garantirse que só os empregados autorizados poidan realizar este cambio. Pero é tan importante saber anos despois que os empregados cambiaron o que e cando.

A estratexia correcta para a dixitalización:
"Paso a paso" e "Último en<>primeiro lugar"

O feito de que a dixitalización de documentos analóxicos teña vantaxes está claramente demostrado.

Como se poden reducir os inconvenientes a curto prazo?

A variante máis cara da dixitalización é encargar a unha empresa especializada nisto. Dependendo das circunstancias, os ficheiros e cartafoles do arquivo son enviados á empresa como carga, onde son dixitalizados e enviados de novo. O formato dos datos a dixitalizar foi previamente determinado. Pero dar datos importantes da empresa? Aínda que todas as empresas que se ocupan do arquivo dixital aseguran o máis alto nivel de confidencialidade, non hai garantías.

A petición, as empresas tamén poden traer un camión con escáneres de tambor e dixitalizar directamente no lugar, no aparcadoiro das súas propias instalacións da empresa. Con todo, isto impulsa o proxecto de lei tremendamente. O servizo fóra de casa, que pode levar varios días dependendo do tamaño do arquivo, debe ser pagado por separado.

Afortunadamente para todas as empresas, aínda que os arquivos deben ser arquivos, a información que conteñen, sexa analóxica ou dixital, non ten que estar dispoñible ao mesmo tempo. Isto permite ás empresas dixitalizar arquivos paso a paso, de acordo co principio loxístico do último en <> primeiro lugar. Dixitalizar os documentos analóxicos máis recentes primeiro.

A razón é simple

Os documentos contemporáneos son xeralmente necesarios moito máis que documentos de tempo de distancia no fluxo de traballo diario. Entón, ten que dixitalizar estes documentos oportunos primeiro, o que acelera o proceso de traballo grazas á súa mellor dispoñibilidade. No mellor dos casos, hai un equilibrio entre o esforzo implicado na dixitalización (eliminar o arquivo, escanear, gardar dixitalmente, devolver o documento analóxico) e a aceleración do proceso que agora está dispoñible, xa que non hai necesidade de ir ao arquivo e pode facer todos os procesos no ordenador.

Outro efecto positivo deste enfoque é que os períodos de retención poden utilizarse de forma óptima para reducir o stock de arquivos analóxicos e non dixitalizar ficheiros cuxos períodos de retención expiran seis meses despois.

É esencial proporcionar hardware ou unha conexión fácil e determinar o alcance da dixitalización na casa!

O número de empregados administrativos nunha empresa ou o número de postos de traballo de VDU que entran en cuestión ás veces varían moito, polo que é imposible dicir cantos dos empregados debe encargar coa dixitalización en relación co tamaño da empresa.

Polo menos, cada empregado debe ter acceso a un dispositivo cunha función de escáner, preferiblemente un escáner de documentos que permita escanear múltiples fontes así como diferentes formatos.

O alcance de cada dixitalización é tan complicado como o número de persoas implicadas na dixitalización, porque con este sistema, a dixitalización é case incidental. Isto pode ser implementado, por exemplo, na forma en que o empregado Z procesa un proceso en conexión coa empresa XYZ. Ao mesmo tempo, este podería ser o desencadenante para dixitalizar todo o ficheiro arquivado analóxico na empresa XYZ.

Con todo, unha relación de negocios a longo prazo, por exemplo, pode manifestarse nun número bastante grande de arquivos. Outra variante sería dixitalizar só certos segmentos da relación comercial, precisamente aqueles que están suxeitos ao procesamento máis frecuente. Por exemplo, a facturación ou entrega de notas. Co software correcto, a dixitalización de procesos pode ser implementada sen ningún problema.

Guía de 5 pasos

Tip

Creamos a última guía de 5 pasos para ir sen papel e dixitalizar o seu negocio, detallando cada 5 pasos e canto tempo leva:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Construír software DMS vostede mesmo ou open source?

Que software me leva?

A composición de software de moitas empresas aseméllase á súa historia da empresa, unha estrutura que creceu lentamente. É tan complexo que só uns poucos empregados de longa data o entenden.

A mellor solución é o software que leva a cabo todos os procesos, desde o escaneo ata a provisión ata o arquivo e ao mesmo tempo ofrece interfaces para conectar outro software. Un software con navegación de menú auto-explicativo que, en última instancia, dá aos documentos dixitais dunha empresa unha casa que tamén cumpre todos os requisitos en termos de tratamento e procesamento de datos, así como seguridade.

Soa un pouco patético?

Iso é certo, pero algo simple e funcional pathos é mellor que un torrente de xerga técnica de TI que fai que os empregados irromen nunha suor.

PaperOffice é ideal para dixitalizar documentos.

O software de xestión dedocumentos correctoresolve o problema analóxico-dixital

DMS significa software de xestión de documentos e está destinado a xestionar documentos, especialmente documentos dixitais, que inclúe a conversión de analóxico a dixital. O DMS de Papel é ese software. A súa gama de funcións é tan notable como a súa navegación de menú intuitivamente deseñada, que só require un adestramento menor. Non precisa de consultores caros no sitio web. Os video tutoriales ben explicados en PaperOffice DMS poden facelo igual e moito máis barato, de balde.

Escaneo, OCR, arquivo con palabras clave automáticas, fusión de documentos controlados por IA, motor de busca integrado, función de fluxo de traballo, cifrado con 1024Mbit, integración directa en MS Office, protección contra ransomware, creación automática de modelos, función de selo, tarefa e xestión de notas.

Estas son algunhas das funcións máis importantes do DMS de PaperOffice e, como dixen, nin vostede nin os seus empregados teñen que completar un grao de TI.

Cal é o mellor lugar para gardar os documentos?

Recomendamos aos nosos clientes que arquivan os datos dixitalizados ben nunha base de datos situada nun dispositivo NAS como Synology ou QNAP ou nun servidor dedicado. Co seu propio servidor de PapelOffice externo(dedicado), obtén todas as vantaxes dunha nube con protección de datos perfecta e aforra diñeiro e moito traballo cada mes.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Cun servidor De PapelOffice tes todas as vantaxes dunha solución de nube con só unha gran diferenza: É o teu propio servidor de bases de datos dedicado e ninguén accede a el, senón a ti.

¿Quieres usar un servidor? Ningún problema.

Por que un NAS é ideal para o arquivo de documentos

Un NAS, un almacenamento conectado á rede, en alemán un dispositivo de almacenamento cunha conexión de rede, así como o software compatible para PaperOffice DMS e a nube interna está listo. Absolutamente seguro de estado e non-estado curiosidade e, grazas á función de copia de seguridade, tamén a salvo dun accidente de disco duro.

Conclusións provisionais 3/3

Contacte cun fabricante con know-how e software que cumpra con GOBD (e tamén GDPR)!

Non hai ningún software DMS adecuado. Cada DMS ten a súa xustificación e, en última instancia, o produto ten que encaixar o propósito.

3. Se é o seu propio servidor, o servidor dedicado de PaperOffice no centro de datos de Strato AG en Berlín (Alemaña) ou NAS - gardar o seu documento NUNCA no almacenamento na nube de terceiros que a) non se usa nunha base dedicada e b) non está situado nun país seguro c) non pode exportar cun clic

Tip

Se segue o consello e usará un NAS para o almacenamento de documentos seguros na casa - PaperOffice non só é perfecto para iso, senón que é mesmo o único DMS oficial para o maior fabricante de NAS do mundo - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.