Čeprav so se osnovne tehnike upravljanja dokumentov desetletja uporabljale pri nadzoru dokumentov podjetij in so se z leti razvijale, so potrebe po sistemu za upravljanje dokumentov in njegove prednosti uporabe še vedno podcenjene.
Študije so pokazale, da zaposleni porabijo do trideset odstotkov časa za iskanje potrebnih dokumentov v podjetju. Zaposleni zaradi tega v povprečju izgubijo več kot en delovni dan na teden. Še huje je, ker: V 70% vseh primerov je iskanje neusmiljene. Dokument je ponovno ustvarjen in sodelavci ne morejo več razumeti trenutnega stanja dokumentov.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Toda kakšen je standard, kaj lahko stranka pričakuje od DMS?
V aktualnem članku vam bomo pokazali prednosti uporabe elektronskega upravljanja podatkov (sistem za upravljanje dokumentov).
To je mogoče razložiti točko do točke s programsko opremo za upravljanje dokumentov PaperOffice.
Preden pridemo v ugodnosti, razložimo definicijo:
Kaj je sistem za upravljanje dokumentov?
Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) se uporablja za shranjevanje, upravljanje in nadzor pretoka dokumentov znotraj organizacije.
To pomeni, da podjetja iz najrazličnejših panog vsak dan kopičijo pomembne dokumente: vloge, pogodbene dokumente, osnutke, zunanja pisma, raziskave, strokovna mnenja in še veliko več. Ti ne pridejo samo po pošti, veliko dokumentov pride tudi po e-pošti.
Vse informacije, kot so papirnati dokumenti, datoteke sistema Windows ali e-poštna sporočila, lahko organizirate na osrednjem mestu, v vašem sistemu za upravljanje dokumentov, do katerega lahko zaposleni dostopajo enostavno in brez težav.
Vključno z edinstvenimi funkcijami za skupinsko delo in skupno rabo dokumentov ter inovativnim vmesnikom programa, ki je edinstven po vsem svetu.
Sistemi upravljanja dokumentov postajajo vse pomembnejši za podjetja, saj se količina informacij, ki jih ustvarjajo današnja podjetja, eksponentno povečuje.
Uvedba sistema za upravljanje dokumentov, DMS skratka, vam prav tako pomaga, da v dokumente privedete jasno strukturo in se soočite s poplavo informacij.
DMS pomeni tudi programsko opremo za upravljanje dokumentov in je namenjena upravljanju dokumentov, zlasti digitalnih dokumentov, ki vključuje pretvorbo iz analognega v digitalno. PaperOffice DMS je takšna programska oprema.
Obvladovanje in nadzor ogromne količine zunanjih in notranjih dokumentov, ki so del poslovnih procesov v javni ali poslovni upravi, je postalo izziv. To spodbuja uvedbo programske opreme za upravljanje dokumentov, ki omogoča lažje upravljanje.
Uvedba DMS zagotavlja znatno zmanjšanje časa iskanja, ravnanja in prihrankov stroškov, ki so zelo pomembni v naših upravnih postopkih.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Srce DMS
Napredni sistem za upravljanje dokumentov ima svoje »srce« v zbirki podatkov, kjer so informacije shranjene na način, ki omogoča enostavno in nadzorovano iskanje in pridobivanje.
Zbirko podatkov lahko nastavite lokalno ali v sistemu NAS, kot je QNAP NAS ali Synology NAS. Toda s shranjevanje informacij na strukturiran način, imamo le del enačbe.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Možgani", ki nadzorujejo sistem, so logika poteka dela, ki omogoča ustvarjanje odvisnosti med dokumenti in procesi ter povezovanje teh informacij v prilagodljivih in prej opredeljenih tokovih.
Bistven korak pri izvajanju tako prefinjenega »poteka dela« je, da je čim več dokumentacije na voljo v digitalni obliki.
Digitalizacija in upravljanje dokumentov
Ko govorimo o sistemih za upravljanje dokumentov, ne smemo pozabiti: višja kot je stopnja digitalizacije informacij, ki so del procesov, višja je raven nadzora in avtomatizacije, ki jo lahko dosežemo. Napisali smo že članek o prednostih digitalizacije, kliknite tukaj.
V prvem koraku določite, kateri dokumenti pripadajo našim procesom, kako jih vnašamo v naš sistem upravljanja dokumentov in katere informacije je treba izvleči in shraniti skupaj z dokumenti v vaši bazi podatkov. Ko so informacije vključene, definiramo njegov življenjski cikel, kako bo interakcija z drugimi procesi in kako jih lahko vključimo.
Informacije prihajajo iz različnih virov
Najverjetneje bomo naleteli na informacije, ki prihajajo iz različnih virov in v različnih formatih. Nekatere so v digitalni obliki, shranjene v datotekah ali zbirkah podatkov, nekatere pa v obliki tiskanih dokumentov.
Kaj naj naredimo z digitalnimi dokumenti v pdf, doc, itd formatu? Tukaj je postopek zelo preprost.
Povlecite digitalni dokument v vmesnik PaperOffice. Ali pa so mape sistema Windows zlahka nadzorovane po prejetih dokumentih.
Napitnina
Mimogrede, na YouTubu je videoposnetek na temo " Nadzor imenika in arhiviranje dokumentov v razsutem stanju", ki razumljivo pojasnjuje ta postopek:
Dokumente v papirni obliki je zaradi integriranega optičnega bralnika mogoče enostavno skenirati in pretvoriti v digitalno obliko.
Napitnina
Na temo »Popolnoma avtomatizirano arhiviranje papirnatih dokumentov iz skenerja« je na YouTubu tudi videoposnetek, ki ta postopek pojasnjuje na preprost in razumljiv način:
Zahvaljujoč programu optičnega prepoznavanja znakov (OCR = Optična prepoznava znakov) smo že naredili pomemben korak. Z uporabo skenerja ali druge digitalizacije ne pretvorimo le dokumenta v sliko, temveč lahko njegovo vsebino tudi elektronsko »preberemo«.
Ne samo, da je čisto OCR besedilo vključeno v zbirko podatkov, zahvaljujoč umetni inteligenci (AI), imenovani PIA, se avtomatizacija lahko določi ročno ali samodejno.
Tako sistem prepoznamo in določimo, katera področja dokumentov je treba samodejno prebrati. Kot so številka računa, datum, izdelki, zneski itd. V skladu s tem imamo vse potrebne informacije v našem sistemu upravljanja dokumentov.
Digitalizacija informacij prek OCR-a omogoča lažje vključevanje najrazličnejših dokumentov v upravljanje procesov in potekov dela.
