Kako izvedem zanesljivo različico dokumentov?

Kakšno vlogo ima verzioniranje v sistemu za upravljanje dokumentov DMS?

Za mnoge uporabnike programske opreme za upravljanje dokumentov DMS funkcije verzioniranja igrajo pomembno vlogo. Več o prednostih izveste tukaj.

Izraz verzioniranje v okviru sistema za upravljanje dokumentov (DMS) ni tuj. Potreba po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima skladno z GoBD (pravila obveznega pregleda poslovanja) vzpostavljeno nadzorovanje verzij ter preverljivo verzioniranje, postaja vedno bolj jasna.

Kdo ne pozna te situacije? Pogodba se večkrat spreminja - ena sprememba tukaj, pripomba tam, usklajevanje položajev, sprememba vsot in končno doseženo soglasje. Vsaka posamezna sprememba je lokalno shranjena v računalniku in poslana naprej za nadaljnje preverjanje.

Če je zdaj sodelavec odsoten ali kadar stranka pokliče in sprašuje po verziji od prejšnjega meseca z označbo "XYZ" po obdelavi, se vse ustavi.

Sledi kaos verzij in nepotrebne ponovitve.

V tem trenutku je pametno razmisliti o verzioniranju oz. upravljanju verzij dokumentov.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Prednosti programske opreme za upravljanje dokumentov

Iz osredotočenosti programske opreme za upravljanje dokumentov izhajajo številne prednosti za podjetje. Na primer, zagotovljeno je, da vsi zaposleni delajo z istimi pravilnimi podatki.

Poleg tega se izognemo prelomom med različnimi mediji, kar omogoča neprekinjen pretok informacij v okviru delovnih procesov.

S tem se izključuje podvajanje podatkov, s čimer se izognemo tudi napakam prenosa, kar pozitivno vpliva na kakovost upravljanih podatkov.

Številna podjetja, zlasti MSP, to vidijo kot oviro za varnost podatkov in zato podpirajo uporabo sistema za upravljanje dokumentov, znanega kot DMS, kot je tisti, ki ga ponuja PaperOffice.

Kaj je verzioniranje?

Poenostavljeno povedano: Verzioniranje omogoča sledenje vsem spremembam dokumentov.

Izraz verzioniranje je preprosto pojasnjen: Na splošno gre za način za sledenje spremembam dokumentov ali datotek.

Vsaka sprememba dokumenta se zazna in se shrani kot nova različica dokumenta imenovana senčna kopija.

Pri vsaki spremembi dokumenta, se "novejša" verzija dokumenta shrani v ustrezno arhiv. S tem se spremembe transparentno sledijo in so vedno sledljive.

V določenem trenutku je znano, kdaj in kdo je dokument spremenil. Tako dobite vpogled v celoten življenjski cikel dokumenta.

Verzioniranje se lahko izvaja avtomatsko ali ročno.

Toda kaj je razlika? To ter vse metode verzioniranja, ki jih podpira PaperOffice DMS so podrobneje opisane v našem delavnici za usposabljanje.

Kakšne so vrste verzioniranja?

Avtomatsko verzioniranje

Pri avtomatskem verzioniranju PaperOffice samodejno zazna, da je dokument bil spremenjen. To se lahko zgodi tako pri Word dokumentu kot tudi pri PDF dokumentu s pomočjo vgrajenega modula WorkBench.

Ko je urejen dokument prejme PaperOffice samodejno trenutno kopijo spremenjenega dokumenta, ki jo shrani v mapo dokumentov v obdelavi. Verzija se posodobi šele, ko kliknete "končaj obdelavo". Tako se zagotovi, da se dokumenti v omrežju ne morejo preglasiti. Dokument se namreč skozi ves čas obdelave nahaja v omenjeni mapi dokumentov.

Po vnosu "novejše verzije" dokumenta, PaperOffice posodobi predogledno sliko in ponovno izvede prepoznavanje besedila v dokumentu. Prejšnja verzija ostane na voljo in jo je mogoče pridobiti.

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ročno verzioniranje

Ročno verzioniranje je idealno, če je treba dokumente natisniti, nato pa npr. ročno podpisati in optično prebrati kot novo verzijo.

Ravno v primerih ročnega verzioniranja, uporabnik ročno sproži verzioniranje.

PaperOffice s pomočjo vgrajene umetne inteligence zazna, da je ta dokument že obstoječ in predlaga, da se nov optično prebrani dokument arhivira kot verzija obstoječega dokumenta. Ali, če se razlikuje od videza dokumenta in ga umestimo kot novo verzijo postopka arhiviranje označimo ročno.

Prednosti uporabe DMS za upravljanje z verzijami

Enotno arhiviranje

Ko so dokumenti arhivirani v PaperOffice, zagotavlja vgrajeno verzioniranje, da se ne ustvarja in shranjuje kopija kot ločena datoteka. Namesto tega so različne verzije dokumenta shranjene v eni datoteki.

Spoštovanje varnosti revizije in skladnosti GoBD

Versijsko upravljanje dokumentov zagotavlja spoštovanje varnosti revizije in skladnosti GoBD.

Za zagotovitev varnosti revizije morajo biti vse podrobnosti spremembe dokumentov in datotek jasno sledljive. Pri tem mora biti zagotovljeno, da lahko takšne spremembe izvajajo le pooblaščeni zaposleni. Vendar pa je enako pomembno, da je mogoče še leta kasneje vedeti, kateri zaposleni so kaj in kdaj spremenili.

Strukturiranje skupnega dostopa

PaperOffice ni le sistem za upravljanje dokumentov, ampak je tudi obsežna aplikacija za sodelovanje. Poleg tega so na voljo orodja za obsežno delovni tok, žige in naloge, integrirana pa omogoča sodelovanje pri dokumentih v okviru delovnih tokov.

Zahvaljujoč kontroli različic vsak uporabnik ve, kdaj in kako je bil dokument spremenjen s strani koga. Ko uporabnik začne urejati dokument, je blokiran za druge uporabnike, hkratno urejanje pa ni mogoče.

S poudarkom na zadnjem točki ureja tako imenovani Check-Out and Check-In preprosto sodelovanje pri dokumentu in usklajuje pravice dostopa. S funkcijo Check-Out, urednik začasno blokira dokument.

Sledi Check-In, kjer prvi urednik ustvari spremenjen dokument kot novo različico. Prejšnje urejanje se sprosti.

Varnost in spoštovanje veliko pravnih predpisov in skladnosti

Najpomembneje pri različici je seveda, da se upoštevajo vsi zakonski predpisi in tudi vse pomembnejši vidiki skladnosti, ki jih je mogoče dokazljivo izpolniti. Vsaka sprememba dokumenta je sledljiva - vključno z uporabnikom, ki jo je izvedel.

Izbira prave programske opreme za upravljanje dokumentov

Skupno je jasno, da ima različica, ki jo podpira DMS, veliko prednosti.

Najboljše pri različici pa je, da podjetjem omogoča samodejno upravljanje ustvarjanja, preverjanja in distribucije pomembnih poslovnih dokumentov.

Sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice tako omogoča številnim podjetjem, da dosežejo varnost revizije. Pomembno je, da je mogoče vse spremembe poslovnih dokumentov kadarkoli na hiter način slediti.

Začeti je lažje, kot si mislite.

Ali še vedno dvomite, da vam bo uspelo? Preberite primere študij naših strank o integraciji PaperOffice v svoje poslovno življenje in se sami prepričajte o enostavnosti ali pa enostavno zahtevajte namestitev za testiranje.