Kako izvedem zanesljivo različico dokumentov?

"Postopki, ki jih morate upoštevati!"

The versioning of documents is one of the central functions in document management.
Versioning ensures that a document cannot be edited by employees at the same time, but also has automatic document versioning and extensive version control.
All changes to business documents can thus be traced at any time and quickly.

Versioniranje: Pravilno izvajanje trajnega arhiviranja dokumentov

Nasvet strokovnjaka

Kakšno vlogo ima verzioniranje v sistemu za upravljanje dokumentov DMS?

Za mnoge uporabnike programske opreme za upravljanje dokumentov DMS funkcije verzioniranja igrajo pomembno vlogo. Več o prednostih izveste tukaj.

Izraz verzioniranje v okviru sistema za upravljanje dokumentov (DMS) ni tuj. Potreba po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima skladno z GoBD (pravila obveznega pregleda poslovanja) vzpostavljeno nadzorovanje verzij ter preverljivo verzioniranje, postaja vedno bolj jasna.

Kdo ne pozna te situacije? Pogodba se večkrat spreminja - ena sprememba tukaj, pripomba tam, usklajevanje položajev, sprememba vsot in končno doseženo soglasje. Vsaka posamezna sprememba je lokalno shranjena v računalniku in poslana naprej za nadaljnje preverjanje.

Če je zdaj sodelavec odsoten ali kadar stranka pokliče in sprašuje po verziji od prejšnjega meseca z označbo "XYZ" po obdelavi, se vse ustavi.

Sledi kaos verzij in nepotrebne ponovitve.

V tem trenutku je pametno razmisliti o verzioniranju oz. upravljanju verzij dokumentov.

PaperOffice DMS omogoča avtomatsko verzioniranje dokumentov in obsežno nadzorovanje verzij. Ne glede na to, ali odstranjujete strani, obračate dokumente ali zasenčujete dele - vse je preverljivo shranjeno v skladu z GoBD za popolno arhiviranje.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Prednosti programske opreme za upravljanje dokumentov

Iz osredotočenosti programske opreme za upravljanje dokumentov izhajajo številne prednosti za podjetje. Na primer, zagotovljeno je, da vsi zaposleni delajo z istimi pravilnimi podatki.

Poleg tega se izognemo prelomom med različnimi mediji, kar omogoča neprekinjen pretok informacij v okviru delovnih procesov.

S tem se izključuje podvajanje podatkov, s čimer se izognemo tudi napakam prenosa, kar pozitivno vpliva na kakovost upravljanih podatkov.

Številna podjetja, zlasti MSP, to vidijo kot oviro za varnost podatkov in zato podpirajo uporabo sistema za upravljanje dokumentov, znanega kot DMS, kot je tisti, ki ga ponuja PaperOffice.

Rešitev

Zahvaljujoč sistemu PaperOffice DMS in modulu za upravljanje verzij VersionControl imate vedno popoln nadzor nad svojimi dokumenti in njihovimi spremembami.

Kaj je verzioniranje?

Poenostavljeno povedano: Verzioniranje omogoča sledenje vsem spremembam dokumentov.

Izraz verzioniranje je preprosto pojasnjen: Na splošno gre za način za sledenje spremembam dokumentov ali datotek.

Vsaka sprememba dokumenta se zazna in se shrani kot nova različica dokumenta imenovana senčna kopija.

Pri vsaki spremembi dokumenta, se "novejša" verzija dokumenta shrani v ustrezno arhiv. S tem se spremembe transparentno sledijo in so vedno sledljive.

V določenem trenutku je znano, kdaj in kdo je dokument spremenil. Tako dobite vpogled v celoten življenjski cikel dokumenta.

Verzioniranje se lahko izvaja avtomatsko ali ročno.

Toda kaj je razlika? To ter vse metode verzioniranja, ki jih podpira PaperOffice DMS so podrobneje opisane v našem delavnici za usposabljanje.

Kakšne so vrste verzioniranja?

Avtomatsko verzioniranje

Pri avtomatskem verzioniranju PaperOffice samodejno zazna, da je dokument bil spremenjen. To se lahko zgodi tako pri Word dokumentu kot tudi pri PDF dokumentu s pomočjo vgrajenega modula WorkBench.

Ko je urejen dokument prejme PaperOffice samodejno trenutno kopijo spremenjenega dokumenta, ki jo shrani v mapo dokumentov v obdelavi. Verzija se posodobi šele, ko kliknete "končaj obdelavo". Tako se zagotovi, da se dokumenti v omrežju ne morejo preglasiti. Dokument se namreč skozi ves čas obdelave nahaja v omenjeni mapi dokumentov.

Po vnosu "novejše verzije" dokumenta, PaperOffice posodobi predogledno sliko in ponovno izvede prepoznavanje besedila v dokumentu. Prejšnja verzija ostane na voljo in jo je mogoče pridobiti.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ročno verzioniranje

Ročno verzioniranje je idealno, če je treba dokumente natisniti, nato pa npr. ročno podpisati in optično prebrati kot novo verzijo.

Ravno v primerih ročnega verzioniranja, uporabnik ročno sproži verzioniranje.

Namig

Video na YouTube-u z naslovom "Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice" podaja razumljivo pojasnilo za ta postopek:

PaperOffice s pomočjo vgrajene umetne inteligence zazna, da je ta dokument že obstoječ in predlaga, da se nov optično prebrani dokument arhivira kot verzija obstoječega dokumenta. Ali, če se razlikuje od videza dokumenta in ga umestimo kot novo verzijo postopka arhiviranje označimo ročno.

Prednosti uporabe DMS za upravljanje z verzijami

Enotno arhiviranje

Ko so dokumenti arhivirani v PaperOffice, zagotavlja vgrajeno verzioniranje, da se ne ustvarja in shranjuje kopija kot ločena datoteka. Namesto tega so različne verzije dokumenta shranjene v eni datoteki.

Spoštovanje varnosti revizije in skladnosti GoBD

Versijsko upravljanje dokumentov zagotavlja spoštovanje varnosti revizije in skladnosti GoBD.

Za zagotovitev varnosti revizije morajo biti vse podrobnosti spremembe dokumentov in datotek jasno sledljive. Pri tem mora biti zagotovljeno, da lahko takšne spremembe izvajajo le pooblaščeni zaposleni. Vendar pa je enako pomembno, da je mogoče še leta kasneje vedeti, kateri zaposleni so kaj in kdaj spremenili.

Strukturiranje skupnega dostopa

PaperOffice ni le sistem za upravljanje dokumentov, ampak je tudi obsežna aplikacija za sodelovanje. Poleg tega so na voljo orodja za obsežno delovni tok, žige in naloge, integrirana pa omogoča sodelovanje pri dokumentih v okviru delovnih tokov.

Zahvaljujoč kontroli različic vsak uporabnik ve, kdaj in kako je bil dokument spremenjen s strani koga. Ko uporabnik začne urejati dokument, je blokiran za druge uporabnike, hkratno urejanje pa ni mogoče.

S poudarkom na zadnjem točki ureja tako imenovani Check-Out and Check-In preprosto sodelovanje pri dokumentu in usklajuje pravice dostopa. S funkcijo Check-Out, urednik začasno blokira dokument.

Sledi Check-In, kjer prvi urednik ustvari spremenjen dokument kot novo različico. Prejšnje urejanje se sprosti.

Varnost in spoštovanje veliko pravnih predpisov in skladnosti

Najpomembneje pri različici je seveda, da se upoštevajo vsi zakonski predpisi in tudi vse pomembnejši vidiki skladnosti, ki jih je mogoče dokazljivo izpolniti. Vsaka sprememba dokumenta je sledljiva - vključno z uporabnikom, ki jo je izvedel.

Izbira prave programske opreme za upravljanje dokumentov

Skupno je jasno, da ima različica, ki jo podpira DMS, veliko prednosti.

Najboljše pri različici pa je, da podjetjem omogoča samodejno upravljanje ustvarjanja, preverjanja in distribucije pomembnih poslovnih dokumentov.

Sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice tako omogoča številnim podjetjem, da dosežejo varnost revizije. Pomembno je, da je mogoče vse spremembe poslovnih dokumentov kadarkoli na hiter način slediti.

Začeti je lažje, kot si mislite.

Ali še vedno dvomite, da vam bo uspelo? Preberite primere študij naših strank o integraciji PaperOffice v svoje poslovno življenje in se sami prepričajte o enostavnosti ali pa enostavno zahtevajte namestitev za testiranje.

FAQs

Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Kako izvedem zanesljivo različico dokumentov?":

Za koga je primerna brezpapirna pisarna?

Hitra in enostavna odgovor na to vprašanje je: za vsako podjetje. Vse panoge in velikosti podjetij, od MSP-jev, zagonskih podjetij do velikih podjetij, imajo koristi od brezpapirne pisarne. Še posebej koristna je prehod za mala in srednje velika podjetja: Z zmanjšanjem obdelovalnih stroškov in stroškov se sredstva, potrebna za nadaljnji razvoj, sprostijo.

Ali lahko za brezpapirno pisarno v podjetju uporabim storitev ponudnika DMS v oblaku?

Ne. Še en dejavnik, ki je postalo zelo pomemben zlasti po dokončnem uveljavitvi Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) leta 2018, je varstvo podatkov. Rešitve in programska oprema za upravljanje z DMS se uporabljajo za obdelavo, upravljanje in shranjevanje dokumentov, ki pogosto vsebujejo občutljive osebne podatke. Zakonodajalec predvideva visoke globe za kršitve GDPR.

Zaključek

Prednosti upravičujejo stroške in trud
Digitalno delo in prenos stare dokumentacije v novo dobo bosta najboljša naložba za prihranek veliko časa, denarja in živcev v prihodnosti.
Potrebujete nekoga, ki se na to razume
Za izkoriščanje vseh prednosti digitalizacije ne potrebujete lastnega IT-specialista.
Potrebujete pravega partnerja ob svoji strani, ki s svojimi izkušnjami lahko natančno uresniči, kar potrebujete. Izogibajte se panikarjem in raje izberite testne postavitve namesto preoblekah PowerPoint predstavitev, ki niso bile resnično preizkušene.
Večina strojne opreme je že na voljo
Po izkušnjah ima skoraj vsako podjetje že fotokopirni stroj, ki ne izkorišča svojih možnosti. Ti naprave so odlične za masovne optične branje, so tolerantne do sponk in lahko služijo kot osnova za digitalni začetek brez vložka v optični bralnik.
Ceneje kot pričakovano s pravim DMS
Izogibajte se pastem z DMS / ECM sistemi, pri katerih ste popolnoma odvisni od proizvajalcev. Ne sklepajte kompromisov glede svojih administrativnih možnosti, kot so sami naučiti dokumente ali nastavitev. Proizvajalec vam bo z veseljem pomagal, če boste potrebovali pomoč, vendar ostanite samostojni in neodvisni.
Digitalna avtomatizacija je prihodnost
Postopki bodo v prihodnosti potekali popolnoma enako, vendar v celoti avtomatizirano.
Prihaja račun? Sproži se delovni tok in vse gre po enkrat definirani poti.
Preiskovanje vseh 1000 map ni težava, saj imate svoj Google!