7 pomembnih funkcij, ki jih mora vaš sistem za upravljanje dokumentov izpolnjevati

Zahteve po DMS, sistemu za upravljanje dokumentov, so se v zadnjih letih zelo ali bolje naravno povečale. Kar se je začelo kot baza podatkov, v kateri so bili večinoma originalno analogni dokumenti digitalizirani s skeniranjem in shranjevanje, je postalo celovita pisarniška programska oprema, ki danes prevzame glavni del upravnih nalog urada.

Toda kakšen je standard, kaj lahko stranka pričakuje od DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

V trenutnem članku vam bomo pokazali, katere pomembne funkcije mora imeti sistem za upravljanje dokumentov. To je mogoče razložiti točko za točko z inovativno programsko opremo za upravljanje dokumentov PaperOffice DMS.

Preden pridemo do ugodnosti, odgovorimo na naslednje vprašanje:

Kako lahko uvedba sistema za upravljanje dokumentov pomaga meni in mojemu podjetju?

Uvedba sistema za upravljanje dokumentov, DMS skratka, vam pomaga, da imate jasno strukturo v dokumentih in vam pomaga pri obvladovanju poplave informacij.

DMS pomeni tudi programsko opremo za upravljanje dokumentov in je namenjena upravljanju dokumentov, zlasti digitalnih dokumentov, ki vključuje pretvorbo iz analognega v digitalno. PaperOffice DMS je takšna programska oprema.

PaperOffice DMS odpravlja vsa zamudna ozka grla in ustvari jasen pregled pomembnih dokumentov, kot so pogodbe ali pisma, tako da jih v prihodnje digitalno upravljate v vašem DMS.

PaperOffice ne razlikuje med vrstami dokumentov, ne glede na to, ali potrebujete pomoč pri upravljanju odjemalskih pogodb, vlog, izjav o provizijah, sodb in e-pošte: zahvaljujoč sistemu za upravljanje dokumentov so vaši prejšnji procesi v vašem podjetju ali organizaciji digitalizirani, zaradi česar so učinkovitejši, preglednejši in bistveno bolj prilagodljivi.

Skenirane in digitalne dokumente je mogoče najti, urejati, shraniti, distribuirati, označili in posredovati v nekaj sekundah s storitvijo PaperOffice. Podatke iz dokumentov je mogoče samodejno prepoznati in prebrati ter prenesti na zunanje sisteme, kot sta CRM ali ERP.

Zagotovo se zavedate, da analogni dokumenti preprosto niso več posodobljene. Vendar pa vidite tudi zaplete pri pretvorbi obstoječega analognega arhiva v digitalne podatke. Ker je digitalizacija dokumentov več kot le trend. Pravzaprav je to zdaj predpogoj za preostalo konkurenčno in posodobljene storitve z vsemi drugimi podjetji v istem sektorju.

Zato je smiselno v podjetje uvesti sistem upravljanja dokumentov.

Zato smo pojasnili vprašanja, kaj je DMS in kaj bi mi prinesel uvod in prišli do dejanske vprašanja članka:

Katere 7 pomembne funkcije mora vaš sistem za upravljanje dokumentov izpolniti?

Funkcija 1: Lokacija. Shranjevanje v digitalnem arhivu

Najpomembnejša in prva funkcija vsakega sistema upravljanja dokumentov je združitev vseh dokumentov in njihovih informacij. Tako se arhiviranje in upravljanje skeniranih in digitalnih dokumentov ter e-poštnih sporočil dogaja v zbirki podatkov, digitalnem arhivu.

PaperOffice shranjuje vse informacije neposredno v MySQL / MariaDB bazah podatkov, ki jih lahko upravljate neposredno v vaših prostorih na kateri koli platformi iz vašega lokalnega računalnika, preko NAS naprav, kot sta QNAP in Synology ali vaši lastni ali namenski strežniki, vključno z oddaljenim dostopom iz domače pisarne.

Ni pomembno, za kakšno vrsto dokumenta gre.

Vse vrste dokumentov se lahko centralno shranijo v DMS in so zato dostopne vsem oddelkom in poslovnim področjem.

Vsi dokumenti, pomembni za podjetje, so shranjeni centralno in jih lahko hitro najdejo vsi zaposleni.

Kje naj se nahaja digitalni arhiv?

Našim strankam priporočamo arhiviranje digitaliziranih podatkov v zbirki podatkov, ki se nahaja v nas napravi, kot je Synology ali QNAP ali v namenski strežnik. Z lastnim zunanjim (namensko) PaperOffice strežnikom vsak mesec dobiš vse prednosti oblaka z popolnim varstvom podatkov in prihraniš denar in veliko dela.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

S strežnikom PaperOffice imate vse prednosti rešitve v oblaku z eno veliko razliko: To je vaš namenski strežnik zbirke podatkov in nihče ne dostopa do tega, razen vas.

Ne želite uporabljati strežnika? Brez težav.

Zakaj je NAS idealen za arhiviranje dokumentov

NAS, omrežno pritrjena shramba, v nemščini shranjevanje napravo z omrežno povezavo, kot tudi združljivo programsko opremo za PaperOffice DMS in notranji oblak je pripravljen. Popolnoma varen pred državno in nedržavnost radovednost in, zahvaljujoč funkciji varnostne kopije, tudi varno pred trdega diska crash.

Funkcija 2: Enostavno pridobivanje dokumentov. Iskanje in iskanje

PaperOffice skenira dohodne dokumente, ki še niso binarni in jih pretvori v digitalno obliko branja in pisanja z lastno OCR programsko opremo.

Hkrati se shranita datum in čas, številka različice in ključna beseda, ki jo iskalnik PaperOffice lahko uporabi za iskanje dokumentov, tudi če oseba, ki išče, sama pozna vsebino dokumenta.

Če želite olajšati, paperOffice prikaže najnovejše shranjene dokumente na seznamu predogledov. Vse, kar shranite v storitvi PaperOffice, je samodejno v celoti prepoznano z paperOffice FileOCRmax, optimizirano s poslovnimi slovarji in indeksirano za popolno iskanje ključnih besed v zbirki podatkov SQL za iskanje ključnih besed.

Samodejno prepoznavanje in optimizacija jezika: PaperOffice samodejno prepozna jezik dokumenta in tako optimizira prepoznavanje besedila OCR do absolutnega maksimuma za najboljše možno prepoznavanje besedila vseh dokumentov.

Dolgoročna berljivost shranjenih dokumentov

Najprej, PaperOffice DMS šifrira vse dokumente, ko so shranjeni za varnost, v skladu z enim od najvišjih varnostnih standardov, ki so trenutno na voljo, AES-1024bit.

Pretvorba nazaj v berljive dokumente je možna v kateri koli trenutni obliki, pri tem pa PaperOffice redno posodablja oblike datoteke, kar pomeni, da bodo dokumenti tudi v prihodnosti berljivi.

Funkcija 3: Zagotavljanje pravnih obdobij zadrževanja

Eden najpomembnejših vidikov pri shranjevanje dokumentov prek sistema za upravljanje dokumentov je skladnost s pravnimi predpisi ali zahtevami goBD.

Kratica GoBD pomeni "Načela za pravilno vodenje in shranjevanje knjig, evidenc in dokumentov v elektronski obliki ter za dostop do podatkov".

Zlasti zaradi dokazovanja revizije visoko šifrirano shranjevanje dokumentov neposredno v centralni SQL zbirki podatkov PaperOffice izpolnjuje vse zahteve za standarde dokumentov in pravne smernice ali najvišji nemški standard GOBD na svetu.

Izraz različica ni tuja beseda v sistemu za upravljanje dokumentov (DMS). Potrebe po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima goBD skladen nadzor različic in preverjanje različic, ki so dokaz revizije, je jasneje kot kdaj koli prej.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Različica naredi vse spremembe sledljive

Izraz različica je mogoče razložiti zelo enostavno: Na splošno gre za funkcionalnost, ki se uporablja za beleženje sprememb v dokumentih ali datotekah. Spremembo dokumenta je mogoče zaznati in shraniti kot senco kot novo različico dokumenta.

Zagotovite immutabilnost

Vsaka sprememba dokumenta postavi »novejšo« različico dokumenta v ustrezen arhiv. Sečnja naredi spremembe pregledne in sledljive ves čas. V tem trenutku naslednji gledalec ve, kdaj in s katerim urejevalnikom je bila narejena sprememba dokumenta. To vam omogoča pregled celotnega življenjskega cikla dokumenta. Različice je mogoče opraviti samodejno ali ročno.

Da bi zagotovili varnost revizije, morajo biti vse podrobnosti o spremembi dokumentov in datotek jasno sledljive. Zagotoviti je treba, da lahko takšno spremembo naredijo le pooblaščeni zaposleni. A prav tako je pomembno, da se leta kasneje ve, kateri zaposleni so kaj in kdaj spremenili.

V obeh primerih je tudi v najslabšem primeru zagotovljeno, da se arhivirane zbirke podatkov kratkoročno obnovijo, zato so obdobja zadrževanja vedno opažena.

Funkcija 4: Samodejno odkrivanje in ključne besede

PaperOffice je opremljen z AI, ki neodvisno prepozna podatke v dokumentu in jih samodejno pravilno dodeli.

To pomeni, da vam PIA zagotavlja svoj zmogljiv iskalnik za vse vaše podatke, ki lahko iščejo in poiščejo besedilno zasnovane klasične iskalnike, kot je Google, lahko pa celo stvar naredijo vizualno, torej primerjajo in prepoznajo dokument vizualno lahko.

PaperOffice bo samodejno prepoznal vse dokumente, ki jih je pia poučila od tega časa, kar lahko sproži samodejna pravila in maske za vložitev.

PIA bo prepoznal najpomembnejše vrednosti v dokumentu in že izpolnil obrazec za ključne besede. Nato lahko preverite vrednosti in jih popravite ali jim po potrebi dodate. Ta postopek je mogoče opraviti ročno ali samodejno v ozadju.

Funkcija 5: Samodejno zajemanje dokumentov

Inteligentno spremljanje map prevzame tisto, kar vas zadržuje: samodejno v ozadju glede na vaše specifikacije, zelo natančno in zanesljivo.

• Integracija vseh naprav

  Vse naprave, kot so kopije ali skenerji, integrišite z le nekaj kliki. Ko se datoteka prikaže v določeni mapi, je obdelana.

• Vsako število monitorjev

  Ustvarite katero koli število različnih map, da spremljate in določite, kaj naj se zgodi po uvozu. PaperOffice lahko celo premakne arhivirane datoteke v novo podmapo.

• Predloge dokumentov, ki temeljijo na AI

  Samodejno indeksiranje s strani PIA AutoFill in prepoznavanje stikov zahvaljujoč PIA AutoContact deluje sijajno skupaj s spremljanjem. Prepoznana je vsa ustrezna vsebina dokumenta in dokument je samodejno indeksirana. To deluje tudi s stiki!

• Fiksna ključna beseda in poteki dela

  Omogočite način, optimiziran za množični uvoz, preskočite obdelavo AI za največjo hitrost vložitve.

  Natančno lahko določite, kje so nove datoteke shranjene v storitvi PaperOffice, vsakemu novemu dokumentu dodelite fiksno vrsto dokumenta in stanje dokumenta ter celo sprožite poteke dela.

Funkcija 6: Dovoljenja za upravljanje in dostop uporabnikov

Uporabnikom storitve PaperOffice je zagotovljeno, da vidijo le, kaj je dovoljeno zaradi določene ravni izdaje, s storitvijo FolderLock pa lahko skrijete celotne mape in podmape kot tudi vsebino.

Določite lahko tudi, kateri uporabniki lahko kaj storijo, in jih razdelite v skupine in oddelke fiksnih uporabnikov, tako da lahko nadzirate, kdo lahko vidi, kje in kaj.

• Ravni in pravice za poostritev

  To pomeni, da vsak uporabnik vidi le tisto, kar ustreza njihovi ravni sproščanja ali nižjemu in je dovoljeno narediti le tisto, kar ste prej določili.

• Skrivanje map in dokumentov

  Z mapo PaperOfficeLock lahko trajno skrijete celotne mape in njihove podmape ter dokumente določenih uporabnikov in se tako izognete radovednim vprašanjem. Z mapoLock trajno skrijte celotne mape, vključno s podmapami in dokumenti določenih uporabnikov.

• Skupine in oddelki

  Dodelite uporabnike prosto opredeljenim skupinam in oddelkom, ki jih lahko uporabite tudi za poteke dela in opravila.

• Večnaravne pravice uporabnikov, ki jih je mogoče opredeliti

  Sami se lahko odločite, kdo točno ima dostop do funkcij v storitvi PaperOffice, tako da lahko natančno določite uporabniške pravice, ki se nato uporabljajo v celotnem omrežju.

Funkcija 7: Zmogljiv sistem poteka dela

Velik problem v preteklosti, vendar še danes, je podvajanje datotek zaradi več shranjevanja in dvoumnosti v zvezi s statusom obdelave dokumentov ali projektov. PaperOffice ima zelo celovito upravljanje poteka dela z dodeljevanjem opravil, ki tudi centralno shranjuje vse procese. Projektno delo ali obdelava dokumentov.

Digitalni poteki dela avtomatizirajo vaše delovne procese: ko so določeni, se vse samodejno nadaljuje: dokumentu preprosto dodelite vnaprej določen potek dela ali pa pustite, da se PIA samodejno odloči. E-poštno obvestilo je vključeno!

Vsak zaposleni je vedno na avkti prek funkcije potek dela PaperOffice. Če je potrebno, je dokument lahko blokiran za druge, dokler ni narejena sprememba. Seveda tudi tukaj velja različica.

• Vse definicije poteka dela

  Poteke dela lahko gnezdimo v kateri koli globini in vsebujemo število rdečih/zelenih odločitev, da se verižijo naslednji poteki dela in procesi.

• Odgovornost in rok

  Ugotovite, ali lahko uporabnik ali celoten oddelek dokonča opravilo. PaperOffice samodejno dodeli potek dela odgovorni osebi.

• Popoln nadzor

  Če je potrebno, lahko stanje dokumenta samostojno prilagodite za različne dogodke v skladu z zahtevami in celo pošljete e-pošto z obvestili.

Prepričajte se, da se izognete tej napaki

Medtem ko velika podjetja že dolgo imenujejo uradnike za digitalizacijo, ki se ukvarjajo s temo pretvorbe analognih dokumentov s polnim delovnim časom, mala in srednje velika podjetja običajno nimajo človeških virov, še posebej zato, ker so potrebne ustrezne poklicne kvalifikacije.
Vendar je to pogosta napaka in vodi do slabih naložb, saj mnogi proizvajalci izkoristijo to nevednost.

Ultimativni 5-korak vodnik

Napitnina

Ustvarili smo končni 5-korak vodnik za brez papirja in digitalizacijo vašega podjetja kot prenosljiv dokument, podrobno vsakih 5 korakov in koliko časa traja:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months