Najvišje možne ponudbe popustov
Izključne novice od znotraj
Brezplačne nadgradnje bonifikacije
Najvišje možne ponudbe popustov
Izključne novice od znotraj
Brezplačne nadgradnje bonifikacije
Prijateljstvo Zaupanje Častna beseda
Nikoli ne bomo posredovali vašega e-poštnega naslova nikomur drugemu in vsako e-pošto vsebuje povezavo za enostavno odjavo.
Digitalna obdelava računov v kombinaciji s sistemom za upravljanje dokumentov (DMS) znatno prispeva k učinkovitosti in uspehu vašega podjetja ter k pisarni brez papirja. Potrebe po digitalni obdelavi računov so zdaj pomemben vidik za vse.
Nasvet strokovnjaka
V aktualnem članku vam pokažemo, kako pravilno izvajati obdelavo digitalnih računov, navesti prednosti implementacije in opisati učinke uspešnega izvajanja.Potrebe po digitalizaciji so zdaj pomemben vidik za vse.
V našem vodniku boste zdaj našli več poročil o tem, kako naj poteka digitalizacija okoli podjetij in koliko prednosti to prinaša za vas.
Vendar se skoraj vsako 3 vprašanje, ki prihaja od naših strank, nanaša na digitalno izvedbo obdelave računov. Zato smo se odločili, da bomo to temo podrobneje pogledali.
V trenutnem članku pogledamo malo globlje v informacije o digitalni obdelavi računov. Prednosti digitalizacije računov. Pokazali vam bomo, kako lahko izvajate vse in opisali vpliv uspešnega izvajanja.
Preden se obrnemo na dejansko izvajanje, odgovorimo na vprašanje:
To je vprašanje, ki ga vedno več podjetij sprašuje: "Ali moram res digitalizirati svoje računovodstvo"? Odgovor je da, moraš. Med drugim zato, ker zakonodajalec to zahteva. Vse več podjetij se sooča s tem, da morajo biti v skladu s procesno dokumentacijo.
Pravni predpisi zahtevajo skladnost z zahtevami glede prejema, obdelave in arhiviranja vseh dohodnih dokumentov, pomembnih za preskus.
V našem trenutnem članku prikazujemo nekaj praktičnih primerov. Kako lahko enostavno rešite digitalizacijo zahvaljujoč PaperOffice DMS. Najprej pa pridemo do splošnih prednosti digitalne obdelave računov.
V današnjem svetu domače pisarne in digitalnih medijev je še vedno običajno videti papirnate račune, nakopičene na poročnih poteh in mizah.
Glavni razlogi za uporabo papirja so, da zaposleni težko sprejmejo digitalizacijo ali začnejo z njim. Leži v izzivih, ki se ukvarjajo s spremembami in digitalizacijo.
Mnogi ljudje radi hranijo fizično kopijo dokumentov, s ki jih delajo. Pri tem pa igra vlogo tudi proces rokovanja s papirjem, ki je bil že leta naujen.
Na temo pretvorbe brez papirja smo že napisali podroben članek. Tukaj izrecno obravnavamo temo digitalnega računovodstva.
Ročno vnos računa ne pomeni le veliko časa, ampak tudi skrite visoke stroške. S tem, kar je prav, lahko prihraniš veliko časa in denarja.
Ker lahko zahvaljujoč digitalizaciji dokumentov v nekaj sekundah najdete vse račune, shranjene v storitvi PaperOffice. Ni ti treba več delavsko listiti skozi debele mape. Z digitalizacijo vseh računov v vašem podjetju potrebujete le nekaj klikov, da jih najdete v sistemu.
To nas vodi tudi do druge točke:
Za fizične mape ne potrebujete več prostora. Od zdaj naprej lahko arhivirate račune v storitvi PaperOffice. Zmanjšanje porabe papirja vodi do čistih in pospravljanih pisarn.
Z digitalnim upravljanjem računov prihranite čas in trud. Kot tudi stroški za ustvarjanje, dostavo in predelavo. Ne izvodov za napredna opravila, poteke dela in posredovanje. Vse teče digitalno in je pregledno in razumljivo.
Zaradi digitalizacije vaših računov ne boste več zamudili dragocenih rokov za popust.
Individualne pravice dostopa do posameznih dokumentov in map zagotavljajo jasno varnost. Posameznikom ali celotnim oddelkom lahko odobrite dostop. Kot je računovodstvo.
PaperOffice inteligentno prepozna naslovne podatke v vsebini dokumenta. Nato dokument logično povežete z obstoječimi stiki. To med drugim omogoča prikaz vseh dokumentov za določen stik z le nekaj kliki.
PaperOffice vas podpira z inteligentnim prepoznavanjem AI in ključnimi besedami. Na ta način se račun išče po najpomembnejših podatkih dokumenta.
KI PIA inteligentno bere podatke iz dokumenta. Nato dokument vložite s polnimi ključnimi besedami. Po potrebi s preskusom ali samodejno v ozadju.
Račune lahko enostavno predate. Z dodeljevanjem računa in ključnimi besedami. Zahvaljujoč naprednem iskanju imate vse, kar potrebujete za izvoz. Tako kot vsi računi iz prejšnjega meseca, na primer.
Vklj. struktura mape, DATOTEKA PDF, Excel datoteka z vsemi informacijami. Zato lahko vaš računovodja ali računovodja enostavno uvozi dokumentacijo.
Računovodstvo se lahko izvaja hitro v prihodnosti. Ne samo, da lahko takoj najdete vse dokumente, lahko jih uredite/razvrstite tudi neposredno, na primer. Vse pravne zahteve so izpolnjene po zaslugi revizijskega arhiva. Preverjanje in odobravanje je torej otroška igra.
Digitalizacija računov je iz več razlogov neizogibna. Veliko podjetij je tudi že prepričano, da je digitalizacija računov prihodnost. To je treba sprejeti tudi danes in zdaj.
Kljub temu se mnogi še vedno bojijo, da bo ta korak povezan z dolgotrajnim projektom. Kar bo težko, drago, tvegano in destabilizirajoče. Dobra novica je, da na koncu, zahvaljujoč PaperOffice, to ni več tako!
Najprej je pomembno, da ne zamešate ali zmanjšate digitalizacije s skeniranjem dohodnih računov. Tako da lahko nato lažje in hitreje pridejo v proces poteka dela za preverjanje, plačilo in arhiviranje. Digitalizacija je veliko več.
Prednosti prepoznavanja besedila OCR: Zahvaljujoč prepoznavanju besedila OCR je mogoče veliko stvari avtomatizirati. Na primer z umetno inteligenco (AI). Na ta način učne funkcije postajajo vse močnejši in zanesljivejši algoritmi zaznavanja.
Artikle, ki so prikazani na računu, je mogoče takoj identificirati in izvleči iz dokumenta. Dokument je v arhivu in je lahko na voljo računovodskim ali ERP sistemom.
Ponudnik finančnih storitev ima na primer z digitalizacijo korist od zanesljivih informacij v realnem času, ko je račun prejet.
Dobili smo pravo vprašanje tega članka:
Če račune upravljate s programom PaperOffice, je obdelava dohodnih računov popolnoma elektronska. Dohodni račun boste že prejeli digitalno, torej po e-pošti ali s skeniranjem. To nima nobene razlike.
Če že prejemate dohodne račune v digitalni obliki, priporočamo modul DropMail, ki je integriran v PaperOffice. To vam omogoča, da ustvarite osebni DropMail e-poštni naslov v PaperOffice. Račune pošiljate le njim.
Vsi računi, ki so poslani na vaš dropMail naslov kot e-poštna priloga, so samodejno arhivirani v PaperOffice. Z določenimi pravili za vložitev in brez dela.
Napitnina
Na temo "DropMail - Samodejno arhivirajte dokumente po e-pošti, ko ste na poti" je tudi video na YouTube, ki pojasnjuje ta postopek na preprost in razumljiv način:
PaperOffice prepozna račun in prebere ustrezne podatke. Programska oprema nato datoteke račun v ustrezno mapo. Zahvaljujoč inteligentni AI se po želji začnejo nadaljnji postopki odobritve, opravila in poteki dela.
O tem so obveščeni vsi zaposleni, ki morajo biti vključeni v postopek. Potek dela računa se zažene samodejno.
Obdelava digitalnega računa po korakih:
Preprosto ustvarite želeni naslov v obliki "meine_rechnungen@paperoffice.com", določite masko za shranjevanje ali aktivirajte PIA in to je to!
PaperOffice samodejno zajame račun in začne obdelovati
Določena pravila za vložitev se izvršijo. Arhiviranje, ki je dokaz za revizijo, poteka samodejno v ozadju v skladu z načrtom.
Račun lahko preverite, odobrite in zaženete poteke dela.
Izvozite račune davčnomu svetovalcu ali sistemom tretjih oseb z ustreznimi informacijami.
Prvič, digitalizacija računov prinaša znatno in takojšnje povečanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo, da delavce osvobodi dolgotrajnega, gostega operativnega opravila. Poleg tega bodo težave zamude in spora zaradi ročnih napak rešene.
Neločljiv strošek za shranjevanje, iskanje in izgubo pomembnih papirnih dokumentov se drastično zmanjša. Poleg tega racionalizacija in avtomatizacija postopkov potrjevanje in nadzor v celotnem postopku obračunavanja.
Od zahteve za nakup do plačila te ugodnosti še dodatno pomnožete.
Na splošno se lahko čas cikla obdelave dokumentov skrajša za 5. Upravni stroški za 80 %.
S temi številkami takoj razumete nujnost digitalizacije računov. Na koncu te številke niso edini, ki jih je treba upoštevati.
Najprej je zelo pomembno opazovati, da je treba upoštevati dejavnike za digitalno arhiviranje dokumentov. Po podatkih GoBD se lahko uničijo papirnati dokumenti. Razen če jih je treba hraniti v izvirniku v skladu s tujimi davčnimi ali davčnimi predpisi.
To vključuje, na primer, odpiranje bilančne bilance in dokumentov o graditvi prava. GoBD tudi pravi, da je treba papirnate dokumente umakniti iz nadaljnje obdelave. Prav tako se datoteka po postopku skeniranja morda ne bo spremenila.
Ki se daje kadarkoli zaradi različice v PaperOffice. Dokument mora biti dostopen in ovlaščljiv za čas trajanja obdobja zadrževanje.
PaperOffice tako izpolnjuje vse zahtevane standarde s certificiranjem in testiranjem vseh zahtev programske opreme v skladu z GOBD.
Vprašanje obdobja zadrženosti se vedno znova in znova izteka pri naših strankah. Ker ni jasnih navodil o tem, kako in ali je treba originalni račun hraniti. Najprej se posvetujte s svojim odgovornim davčnim organom, to je odgovornim revizorjem.
Dokumenti s pravnim pomenom, kot so pogodbe, se morajo še vedno hraniti v izvirniku.
Napitnina
Ustvarili smo končni 5-korak vodnik za brez papirja in digitalizacijo vašega podjetja kot prenosljiv dokument, podrobno vsakih 5 korakov in koliko časa traja:
Davčni urad sprejema elektronske račune. Sodišče v primeru spora samo izvirniki.
To je v zvezi z dejstvom, da je mogoče podpis preveriti samo na izvirnih dokumentih. Priporočamo, da nikoli ne zavržete originala.
Izkazalo se je, da morate upoštevati več vidikov za uspešno obdelavo dohodnih računov.
Če želite popolnoma pregnati papir iz postopka, morate izvajati neprekinjeno digitalizacijo vseh dohodnih računov. Izboljšave prihajajo iz avtomatizacije procesa, kolikor je le mogoče.
Takšen digitalni dokument ima za podjetje kopijo prednosti. Prilagojena programska oprema zagotavlja bistveno več produktivnosti v podjetju.
Digitalizacija računov je pomemben korak pri preoblikovanju vašega podjetja v pisarno brez papirja. Prihrani čas in delo. Povečuje kakovost rezultatov dela.
Izkoristite vse prednosti pisarne brez papirja.
Medtem ko velika podjetja že dolgo imenujejo uradnike za digitalizacijo, ki se ukvarjajo s temo pretvorbe analognih dokumentov s polnim delovnim časom, mala in srednje velika podjetja običajno nimajo človeških virov, še posebej zato, ker so potrebne ustrezne poklicne kvalifikacije.
Vendar je to pogosta napaka in vodi do slabih naložb, saj mnogi proizvajalci izkoristijo to nevednost.
Ne potrebujete it specialista ali izurjenega knjižničarja!
Vse kar res potrebuješ je
Včasih je strojna oprema pogosto že tam, ima več potenciala kot prej in jo je mogoče takoj uporabiti.
Napitnina
Mimogrede, obstaja poseben članek na temo "digitalna obdelava računov", ki je poročal o prednostih digitalizacije ali digitalne obdelave računov:
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Pravilno izvajanje obdelave digitalnih računov v 10 korakih":
Najprej je zelo pomembno opazovati, da je treba upoštevati dejavnike za digitalno arhiviranje dokumentov. Po podatkih GoBD se lahko uničijo papirnati dokumenti. Razen če jih je treba hraniti v izvirniku v skladu s tujimi davčnimi ali davčnimi predpisi.
To vključuje, na primer, odpiranje bilančne bilance in dokumentov o graditvi prava.
Za digitalizacijo računov je vredno uporabiti DMS za katero koli velikost podjetja. Ne samo, da lahko arhivirate dokumente v skladu z zakonskimi predpisi, temveč lahko tudi poenostavite obsežne procese v računovodstvu, na primer s poteki dela.
Prvič, digitalizacija računov prinaša znatno in takojšnje povečanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo, da delavce osvobodi dolgotrajnega, gostega operativnega opravila. Poleg tega bodo težave zamude in spora zaradi ročnih napak rešene.
Neločljiv strošek za shranjevanje, iskanje in izgubo pomembnih papirnih dokumentov se drastično zmanjša. Poleg tega racionalizacija in avtomatizacija postopkov potrjevanje in nadzor v celotnem postopku obračunavanja.
Od zahteve za nakup do plačila te ugodnosti še dodatno pomnožete.
Digitalno delo in vnašanje starih dokumentov v novo dobo bo najboljša ključna naložba, ki bo v prihodnosti prihranila neverjetno količino časa, denarja in živcev.
Ne potrebujete lastnega IT strokovnjaka, da izkoristite vse prednosti digitalizacije.
Potrebujete pravega partnerja na vaši strani, ki lahko zaradi svojih izkušenj izvede točno to, kar potrebujete. Izogibajte se prestraševanju in izberite preskusne položaje namesto fancy PowerPoint predstavitev, ne da bi ga zares preizkusili.
Izkušnje so pokazale, da ima skoraj vsaka operacija, podjetje in podjetje velik kopiralec, ki ne uporablja svojega potenciala. Te naprave obožujejo množično skeniranje, so tolerantne do papirnatih preklopov in so lahko podlaga za digitalni začetek brez naložbe v skener.
Izogibajte se stroškovnim pastem z DMS / ECM sistemi, kjer ste neusmiljeni na milost in nemiljenje proizvajalcev. Ne naredite kompromisov, ko gre za lastne možnosti administracije, kot so poučevanje dokumentov in izdelava nastavitev sami. Če potrebujete pomoč, vam bo proizvajalec z veseljem pomagal, vendar bo ostal neodvisen.
Postopki bodo v prihodnosti popolnoma enaki, vendar popolnoma avtomatizirani.
Račun prihaja? Potek dela se sproži in vse gre po svoji določeni poti.
Iščete po vseh 1000 mapah? Ni problema, ker imate svoj Google!
