Pravilno izvajanje obdelave digitalnih računov v 10 korakih

Potrebe po digitalizaciji so zdaj pomemben vidik za vse.

V našem vodniku boste zdaj našli več poročil o tem, kako naj poteka digitalizacija okoli podjetij in koliko prednosti to prinaša za vas.

Vendar se skoraj vsako 3 vprašanje, ki prihaja od naših strank, nanaša na digitalno izvedbo obdelave računov. Zato smo se odločili, da bomo to temo podrobneje pogledali.

V trenutnem članku pogledamo malo globlje v informacije o digitalni obdelavi računov. Prednosti digitalizacije računov. Pokazali vam bomo, kako lahko izvajate vse in opisali vpliv uspešnega izvajanja.

Preden se obrnemo na dejansko izvajanje, odgovorimo na vprašanje:

Zakaj je treba digitalizacijo računov in dokumentov v podjetjih?

To je vprašanje, ki ga vedno več podjetij sprašuje: "Ali moram res digitalizirati svoje računovodstvo"? Odgovor je da, moraš. Med drugim zato, ker zakonodajalec to zahteva. Vse več podjetij se sooča s tem, da morajo biti v skladu s procesno dokumentacijo.

Kaj zahtevajo pravni predpisi?

Pravni predpisi zahtevajo skladnost z zahtevami glede prejema, obdelave in arhiviranja vseh dohodnih dokumentov, pomembnih za preskus.

V našem trenutnem članku prikazujemo nekaj praktičnih primerov. Kako lahko enostavno rešite digitalizacijo zahvaljujoč PaperOffice DMS. Najprej pa pridemo do splošnih prednosti digitalne obdelave računov.

Kakšne so prednosti digitalizacije?

V današnjem svetu domače pisarne in digitalnih medijev je še vedno običajno videti papirnate račune, nakopičene na poročnih poteh in mizah.

Glavni razlogi za uporabo papirja so, da zaposleni težko sprejmejo digitalizacijo ali začnejo z njim. Leži v izzivih, ki se ukvarjajo s spremembami in digitalizacijo.

Fizična kopija dokumenta kljub digitalizaciji

Mnogi ljudje radi hranijo fizično kopijo dokumentov, s ki jih delajo. Pri tem pa igra vlogo tudi proces rokovanja s papirjem, ki je bil že leta naujen.

Na temo pretvorbe brez papirja smo že napisali podroben članek. Tukaj izrecno obravnavamo temo digitalnega računovodstva.

Ročno vnos računa ne pomeni le veliko časa, ampak tudi skrite visoke stroške. S tem, kar je prav, lahko prihraniš veliko časa in denarja.

Ključne koristi vključujejo:

• Vsak račun lahko najdete v sekundah / prihranite čas

  Ker lahko zahvaljujoč digitalizaciji dokumentov v nekaj sekundah najdete vse račune, shranjene v storitvi PaperOffice. Ni ti treba več delavsko listiti skozi debele mape. Z digitalizacijo vseh računov v vašem podjetju potrebujete le nekaj klikov, da jih najdete v sistemu.

  To nas vodi tudi do druge točke:

• Koristi vam optimizirano delo / prihranek papirja

  Za fizične mape ne potrebujete več prostora. Od zdaj naprej lahko arhivirate račune v storitvi PaperOffice. Zmanjšanje porabe papirja vodi do čistih in pospravljanih pisarn.

• Poenostavitev računovodskih procesov / Na primer s poteki dela

  Z digitalnim upravljanjem računov prihranite čas in trud. Kot tudi stroški za ustvarjanje, dostavo in predelavo. Ne izvodov za napredna opravila, poteke dela in posredovanje. Vse teče digitalno in je pregledno in razumljivo.

  Zaradi digitalizacije vaših računov ne boste več zamudili dragocenih rokov za popust.

• Nastavitev dovoljenja za dostop do gumba za potiskanje

  Individualne pravice dostopa do posameznih dokumentov in map zagotavljajo jasno varnost. Posameznikom ali celotnim oddelkom lahko odobrite dostop. Kot je računovodstvo.

• Samodejno zaznavanje stikov

  PaperOffice inteligentno prepozna naslovne podatke v vsebini dokumenta. Nato dokument logično povežete z obstoječimi stiki. To med drugim omogoča prikaz vseh dokumentov za določen stik z le nekaj kliki.

• Avtomatizirano ključne besede

  PaperOffice vas podpira z inteligentnim prepoznavanjem AI in ključnimi besedami. Na ta način se račun išče po najpomembnejših podatkih dokumenta.

  KI PIA inteligentno bere podatke iz dokumenta. Nato dokument vložite s polnimi ključnimi besedami. Po potrebi s preskusom ali samodejno v ozadju.

• Funkcija vdelav/izvoz za davčne svetovalce

  Račune lahko enostavno predate. Z dodeljevanjem računa in ključnimi besedami. Zahvaljujoč naprednem iskanju imate vse, kar potrebujete za izvoz. Tako kot vsi računi iz prejšnjega meseca, na primer.

  Vklj. struktura mape, DATOTEKA PDF, Excel datoteka z vsemi informacijami. Zato lahko vaš računovodja ali računovodja enostavno uvozi dokumentacijo.

• Možnosti hitrega urejanja

  Računovodstvo se lahko izvaja hitro v prihodnosti. Ne samo, da lahko takoj najdete vse dokumente, lahko jih uredite/razvrstite tudi neposredno, na primer. Vse pravne zahteve so izpolnjene po zaslugi revizijskega arhiva. Preverjanje in odobravanje je torej otroška igra.

  Digitalizacija računov je iz več razlogov neizogibna. Veliko podjetij je tudi že prepričano, da je digitalizacija računov prihodnost. To je treba sprejeti tudi danes in zdaj.

  Kljub temu se mnogi še vedno bojijo, da bo ta korak povezan z dolgotrajnim projektom. Kar bo težko, drago, tvegano in destabilizirajoče. Dobra novica je, da na koncu, zahvaljujoč PaperOffice, to ni več tako!

Kaj je treba upoštevati pred digitalizacijo računov?

Najprej je pomembno, da ne zamešate ali zmanjšate digitalizacije s skeniranjem dohodnih računov. Tako da lahko nato lažje in hitreje pridejo v proces poteka dela za preverjanje, plačilo in arhiviranje. Digitalizacija je veliko več.

Prednosti prepoznavanja besedila OCR: Zahvaljujoč prepoznavanju besedila OCR je mogoče veliko stvari avtomatizirati. Na primer z umetno inteligenco (AI). Na ta način učne funkcije postajajo vse močnejši in zanesljivejši algoritmi zaznavanja.

Artikle, ki so prikazani na računu, je mogoče takoj identificirati in izvleči iz dokumenta. Dokument je v arhivu in je lahko na voljo računovodskim ali ERP sistemom.

Ponudnik finančnih storitev ima na primer z digitalizacijo korist od zanesljivih informacij v realnem času, ko je račun prejet.

Dobili smo pravo vprašanje tega članka:

Kako izvajam obdelavo računov?

Če račune upravljate s programom PaperOffice, je obdelava dohodnih računov popolnoma elektronska. Dohodni račun boste že prejeli digitalno, torej po e-pošti ali s skeniranjem. To nima nobene razlike.

Digitalizirajte dohodne račune s DropMail, kako?

Če že prejemate dohodne račune v digitalni obliki, priporočamo modul DropMail, ki je integriran v PaperOffice. To vam omogoča, da ustvarite osebni DropMail e-poštni naslov v PaperOffice. Račune pošiljate le njim.

Vsi računi, ki so poslani na vaš dropMail naslov kot e-poštna priloga, so samodejno arhivirani v PaperOffice. Z določenimi pravili za vložitev in brez dela.

PaperOffice prepozna račun in prebere ustrezne podatke. Programska oprema nato datoteke račun v ustrezno mapo. Zahvaljujoč inteligentni AI se po želji začnejo nadaljnji postopki odobritve, opravila in poteki dela.

O tem so obveščeni vsi zaposleni, ki morajo biti vključeni v postopek. Potek dela računa se zažene samodejno.

Obdelava digitalnega računa po korakih:

Prevzemnica računa

Preprosto ustvarite želeni naslov v obliki "meine_rechnungen@paperoffice.com", določite masko za shranjevanje ali aktivirajte PIA in to je to!

Digitalna obdelava računov

PaperOffice samodejno zajame račun in začne obdelovati

Določena pravila za vložitev se izvršijo. Arhiviranje, ki je dokaz za revizijo, poteka samodejno v ozadju v skladu z načrtom.

Račun lahko preverite, odobrite in zaženete poteke dela.

Naprej

Izvozite račune davčnomu svetovalcu ali sistemom tretjih oseb z ustreznimi informacijami.

Kako izgleda prihodnost digitalizacije računa. Kam gre pot?

Prvič, digitalizacija računov prinaša znatno in takojšnje povečanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo, da delavce osvobodi dolgotrajnega, gostega operativnega opravila. Poleg tega bodo težave zamude in spora zaradi ročnih napak rešene.

Neločljiv strošek za shranjevanje, iskanje in izgubo pomembnih papirnih dokumentov se drastično zmanjša. Poleg tega racionalizacija in avtomatizacija postopkov potrjevanje in nadzor v celotnem postopku obračunavanja.

Od zahteve za nakup do plačila te ugodnosti še dodatno pomnožete.

Kaj podjetje doseže zahvaljujoč digitalizaciji?

Z digitalizacijo podjetje uspe osvoboditi pomembne človeške in finančne vire. Naj bo to, da absorbira rast dejavnosti s stalnimi viri. Ali pa mobilizirati svoje ekipe v transformacijske projekte. Za zaposlene digitalizacija računov ni sovražnik. Nasprotno – zaveznik. Zaradi teh je njihovo delo bolj zanimivo in ustvarja dodano vrednost za finančno poslovodenje podjetja.

Se lahko po digitalizaciji uniči papir?

Najprej je zelo pomembno opazovati, da je treba upoštevati dejavnike za digitalno arhiviranje dokumentov. Po podatkih GoBD se lahko uničijo papirnati dokumenti. Razen če jih je treba hraniti v izvirniku v skladu s tujimi davčnimi ali davčnimi predpisi.

To vključuje, na primer, odpiranje bilančne bilance in dokumentov o graditvi prava. GoBD tudi pravi, da je treba papirnate dokumente umakniti iz nadaljnje obdelave. Prav tako se datoteka po postopku skeniranja morda ne bo spremenila.

Preverjanje revizije glede na različico, ki je skladna z goBD

Ki se daje kadarkoli zaradi različice v PaperOffice. Dokument mora biti dostopen in ovlaščljiv za čas trajanja obdobja zadrževanje.

PaperOffice tako izpolnjuje vse zahtevane standarde s certificiranjem in testiranjem vseh zahtev programske opreme v skladu z GOBD.

Obdobje zadrženosti

Vprašanje obdobja zadrženosti se vedno znova in znova izteka pri naših strankah. Ker ni jasnih navodil o tem, kako in ali je treba originalni račun hraniti. Najprej se posvetujte s svojim odgovornim davčnim organom, to je odgovornim revizorjem.

Kateri dokumenti so sprejeti?

Dokumenti s pravnim pomenom, kot so pogodbe, se morajo še vedno hraniti v izvirniku.

Če želite preiti na bistvo:

Davčni urad sprejema elektronske račune. Sodišče v primeru spora samo izvirniki.

To je v zvezi z dejstvom, da je mogoče podpis preveriti samo na izvirnih dokumentih. Priporočamo, da nikoli ne zavržete originala.

Izkazalo se je, da morate upoštevati več vidikov za uspešno obdelavo dohodnih računov.

Povzemimo:

Če želite popolnoma pregnati papir iz postopka, morate izvajati neprekinjeno digitalizacijo vseh dohodnih računov. Izboljšave prihajajo iz avtomatizacije procesa, kolikor je le mogoče.

Takšen digitalni dokument ima za podjetje kopijo prednosti. Prilagojena programska oprema zagotavlja bistveno več produktivnosti v podjetju.

Digitalizacija računov je pomemben korak pri preoblikovanju vašega podjetja v pisarno brez papirja. Prihrani čas in delo. Povečuje kakovost rezultatov dela.

Izkoristite vse prednosti pisarne brez papirja.

Prepričajte se, da se izognete tej napaki

Medtem ko velika podjetja že dolgo imenujejo uradnike za digitalizacijo, ki se ukvarjajo s temo pretvorbe analognih dokumentov s polnim delovnim časom, mala in srednje velika podjetja običajno nimajo človeških virov, še posebej zato, ker so potrebne ustrezne poklicne kvalifikacije.
Vendar je to pogosta napaka in vodi do slabih naložb, saj mnogi proizvajalci izkoristijo to nevednost.