Na seznamu smo na seznamu pet korakov, ki jih morate upoštevati za zmanjšanje porabe papirja v pisarni in digitalno:
-
Strategija in analiza procesov
Dobro načrtujte razporeditev v pisarni brez papirja. Vzemite si dovolj časa za analizo procesov v vašem podjetju. Kaj je treba imeti na voljo ali hraniti v papirni obliki? Kateri dokumenti zadostujejo v digitalni obliki?
Dokumenti in informacije prihajajo iz različnih virov Najverjetneje boste naleteli na informacije, ki prihajajo iz različnih virov in v različnih oblikah. Nekatere so v digitalni obliki, shranjene v datotekah ali zbirkah podatkov, nekatere pa v obliki tiskanih dokumentov.
Načrtovanje časa in osebja za projekt brez papirja
Četrtina ali 90 dni je razumen časovni okvir za izvajanje ukrepov, ki so potrebna za prehod na pisarno brez papirja.
To je tudi obdobje, ki omogoča nemoten prehod. Hitre rešitve za popravek, ki zaposlene prisilijo, da iz dneva v dan spremenijo, so običajno kratkotrajne. Na ta način je mogoče tudi ne motiti operacij.
V bistvu pri prehodu na pisarno brez papirja s PaperOffice DMS ni potrebe po projektni skupini, ki jo je naredilo več ljudi.
Pri mnogih MSP odštevanje teh od dejanskih nalog ni niti mogoče niti zaželeno. Vendar pa je smiselno, da vsaj ena oseba postane pristojna za izdajanje direktiv CDO, glavnega digitalnega uradnika. Če niste preveč zaželjeni ameriških okrajšav, ga lahko imenujete za vodje projektov brez papirja.
-
Določitev obdobij prehoda v pisarno brez papirja
Razčlenitev predvidenih 90 dni v manjša časovna obdobja ima namen, da se osredotoči na vsako fazo prehoda in da se lahko preuči na vključene procese. Poleg tega je mogoče uspehe pri prehodu lažje dokumentirati. Zaposleni bolje razumejo ukrepe in se ne počutijo preobremenjene. Hkrati je treba cilje sporočiti interno, kar je v skladu z duševnimi spremembami. Kako pomembno je to, je bilo že pojasnjeno v predgovoru.
Smiselno je razdeliti 90 dni na tri dele po 30 dni vsak.
Prvih 30 dni se uporablja za analizo vseh procesov, ki jih je treba pretvoriti iz analognega v digitalno.
V drugi 30 dneh bo uvedena paperOffice DMS in zahtevana strojna oprema, vendar sprva samo za namene usposabljanja in spremljajoče procese, če se to pojavi.
Zadnjih 30 dni je bilo sprejetih s prehodom postopka iz analognega v digitalno, pri tem pa se nedvomno pojavijo vprašanja zaposlenih. Možna je tudi ena ali druga nepravilna operacija, ki pa jo lahko kadarkoli popravite zaradi hierarhične strukture DMS-ja PaperOffice.
-
Odkrivanje poti pridobivanja in določanje shranjevanja podatkov
V prvih 30 dneh je zdaj poudarek na preučitvi procesov, v katerih je papir do zdaj igral glavno vlogo. Za to je treba prepoznati vmesnike zunanje in notranje komunikacije v podjetju in slediti njihovemu življenjskemu ciklu, ki je lahko tam:
- Telefonski klici (npr. naročilnica, ki je nato izpolnjena)
- E-poštni promet (npr. pošta bo natisnjena za naslednje srečanje)
- Črke
- Obisk poslovnih strank (npr. telefonske klice)
- Spremni dokumenti
- Interna korespondenca
Naslednja stvar, ki jo je treba ugotoviti, je, kdaj in kje v primeru elektronskih oblik poteka prehod na tiskani papir, pa tudi pot iz papirja v arhiviranje ali samo do koša za odpadke.
Od zdaj naprej digitalno načrtujte dokumente
Od zdaj naprej naredite brez papirja, kolikor je mogoče: srečanja, minute, dohodne pošte, odhodne račune in opombe lahko ustvarite neposredno v storitvi PaperOffice. Opravila in poteki dela se izvajajo tudi digitalno.
Digitalizacija računov in postopno izvajanje računovodstva brez papirja
Tudi izloževanje računov kot takih je del pisarne brez papirja, čeprav ne le, da bi jo bilo treba videti v tem kontekstu. Digitalizacija in pravilno obdelavo sta problem in morata biti tudi dobro načrtovana in izvedena.
Vsak, ki digitalno vzdržuje svoje račune in ustvarja tudi digitalno knjigovodsko knjigo, prepozna večji potencial za prihranke in lahko splošni računovodski proces naredi učinkovitejšega.
Shranjevanje podatkov
Če ste se že odločili, da bodo vaše fizične datoteke zdaj digitalne datoteke, je takojšnje vprašanje, kje boste shranili te digitalne datoteke. Ali jih boste shranili v zbirko podatkov lokalno ali v zunanjo NAS napravo?
Pri prehodu v pisarno brez papirja ne smete skopariti na eni najpomembnejših facetov. Lokalno shranjevanje podatkov in uporaba NAS naprav.
Ali pa ne želite imeti shranjevanja podatkov ali zbirke podatkov v vašem podjetju? Da bi se izognili požaru, ropu itd., pa uporaba rešitve v oblaku za vas ne gre v poštev iz pravnih razlogov. Potem je seveda rešitev uporabe baze podatkov na namenski strežnik, ki je dodeljena samo vam , zelo dobra rešitev.
Izbor je velik.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Uvedba paperOffice DMS plus strojne opreme
Ko je programska oprema nameščena v računalnikih v podjetju, so bile ravni hierarhije dodeljene in strežniki NAS nastavljeni in omrežni, se programska oprema usposablja.
Ni potrebe po zunanjih (običajno sinonim za "drage") svetovalce. Zaposleni v podjetju PaperOffice so seveda na voljo, če je to potrebno. Več kot milijon podjetij, ki delajo z PaperOffice DMS po vsem svetu, se je doslej zelo dobro razumelo s podrobnimi vajami in videoposnetki ali s telefonskimi nasveti o vprašanjih o PaperOffice DMS.
Večina procesov je samo-obrazložitev in jih spremlja zelo dobro določen meni pomoči. Mimogrede, ni ti treba biti trmast, da se držiš 30 dni. Če so vsi, ki sodelujejo pri prehodu iz analognega v digitalno, mnenja, da bo deloval, se lahko postopek skrajša po želji.
Struktura mape
Pomembna je pomembna pomembna struktura mape, tako da se lahko enostavno najdete po prehodu. Preprosto organizirajte strukturo digitalnih map glede na obstoječo strukturo map »real«.
Zanaša se na avtomatizacijo
Zahvaljujoč inteligentnemu prepoznavanju AI lahko prepoznate pomembne podatke dokumenta v dokumentu, jih izvlecete in uporabite za ključno besedo dokumenta. S tem prihranimo čas in s tem denar.
-
Dokončajte prehod v pisarno brez papirja
Zadnjih 30 dni (ali manj) začne in zaposleni končajo fazo izobraževanja in usposabljanja. E-poštna sporočila niso več natisnjena, temveč shranjena.
Uporaba potekov dela in žigov
Do dokumentov in e-poštnih sporočil lahko kadarkoli dostopate, urejate in date na voljo drugim zaposlenim prek funkcije poteka dela v DMS-u PaperOffice. Tovorni dokumenti iz dobav ali dohodnih pisem so digitalizirani s pomočjo optičnega bralnika ali kamere mobilnega telefona in se pretvorijo v besedilne dokumente z uporabo OCR programske opreme PaperOffice.
Funkcija žiga omogoča sprožitev različnih potekov dela in nadaljnja dejanja. Dinamične spremenljivke je mogoče dodati žigom in ob uporabi se samodejno pošljejo tudi e-poštna obvestila.
Ne pozabite varnostne kopije
Obstaja samo ena centralna shramba s funkcijo varnostnega kopiranja. Nikoli več se ne pojavi vprašanje, kateri delavec ima na svojem računalniku shranjen določen dokument in kako priti do tega, ker je na dopustu in je nedosegljiv.
Metoda šifriranja podatkov, ki jo uporablja tudi splošna vojska ZDA. Trenutno priljubljena in donosna igra hekerjev z ransomware bounces off PaperOffice.
Ostanite dosledni: Začetek je vedno težak, saj so za zdaj novi procesi, ki so bili že leta vneti. Ne padaj nazaj v stari vzorec.
Ostanite dosledni in doživite pisarno brez papirja.
Ultimativni 5-korak vodnik
Napitnina
Ustvarili smo končni 5-korak vodnik za brez papirja in digitalizacijo vašega podjetja kot prenosljiv dokument, podrobno vsakih 5 korakov in koliko časa traja:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Začasni sklep 2 / 3
S pravo programsko opremo brez papirja pisarna pomeni brez dodatnega dela!
Vse, kar je resnično potrebno je nekaj programske opreme- Povsem avtomatizirajte prejemanje računov s prilagojenimi e-poštnimi sporočili, če so računi na voljo digitalno
- V primeru papirnatih računov jih je zaradi celovitosti skenerjev mogoče samodejno zajeti s paketno
- Indeksiranje in branje optično prebranih dokumentov
- in najpomembnejše: lahko samodejno shranite digitalne in skenirane dokumente, odvisno od njihove vsebine!
In izogibaj se tej pogosti napaki.
V vsakem primeru se prepričajte, da vaša izbira programske opreme pade na DMS, s katerim lahko izvedete samodejno snemanje (npr. nadzor imenika) in poučevanje dokumentov SAMI, da ne bi stopili v nenadzorovano stroškovno past in ne bi bili odvisni od proizvajalca, da bo!
