Brez papirja pisarna: Tako digitalizacija uspe v podjetju

Pristop pisarne brez papirja je vedno bolj v središču medijskih poročil, ki pa se v praksi skoraj ne uporablja - še posebej ne v malih in srednje velikih podjetjih. Ne gre samo za čas in denar.

Paperless office can bring many benefits to your business

Vendar se lahko z le nekaj ukrepi poraba papirja zelo zmanjša. MSP imajo korist od ravnih hierarhij in prilagodljivih struktur.

V aktualnem članku si podrobneje ogledamo temo pisarne brez papirja, oziroma »digitalnega urada« kot je tudi znano. Pokazali vam bomo, da je prehod veliko lažji, kot si predstavljate. Prejeli boste tudi nasvete za korporativno organizacijo, povedali vam bomo prednosti dela brez papirja in opisali učinke uspešnega izvajanja.

Tehnologija postaja vse hitrejša in hitrejša

V času, ko nas je tehnologija potisnila v stik s svetom prek naših pametnih telefonov, je manj smiselno, da v številnih vsakodnevnih dejavnostih še vedno uporabljamo papir.

Danes smo vajeni ukvarjanja z digitalnimi vsebinami (glasba, fotografija, TV serije), vendar digitalizacija dokumentov še ni razširjena v delovnem in poslovnem okolju. Dandanes imajo skoraj vsa podjetja dostop do računalnikov in mobilnih naprav, zakaj torej še naprej polnimo pisarne s papirjem?

Glavni razlogi za nadaljnjo uporabo papirja so v izzivih pri obravnavanju sprememb in digitalizacije. Mnogi ljudje radi hranijo fizično kopijo dokumentov, s ki jih delajo.

Ker pa vaši zaposleni začnejo odpravljati ali vsaj zmanjšati količino papirja, ki se uporablja v pisarni ali v celotni organizaciji, izboljšate tudi procese, ki povečujejo produktivnost z digitalizacijo podatkov, uporabo brez papirnatih metod in s tem zmanjšanjem stroškov.

Zakaj bi morali zmanjšati porabo papirja v vašem podjetju?

Pisarna brez papirja je cilj, ki si vse več podjetij vsekakor prizadeva za doseganje in ponuja številne koristi, ki presegajo prihranke stroškov in zmanjšujejo ogljični odtis podjetja.

Ocenjuje se, da zaposleni, ki skupaj dve uri preživi z dokumenti, porabi povprečno 10.000 listov papirja na leto (podatki Zvezne agencije za okolje). Zato je pomembno uporabiti rešitve in orodja, ki izboljšujejo dostop, upravljanje in lokalizacijo informacij. Vendar pa vsaka sprememba poslovnega procesa zahteva čas in zahteva postopno spremembo korporativne kulture.
Poleg pozitivnega vpliva na okolje z zmanjšanjem porabe poslovnega papirja, digitalizacija dokumentov in podatkov podjetja ponuja še številne druge prednosti.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Prednosti pisarne brez papirja

Glavne prednosti pisarne brez papirja so:

• Optimizacija vseh delovnih procesov

  Zahvaljujoč prehodu na pisarno brez papirja, ste lahko prvi Naredite korak k digitalni preobrazbi vašega podjetja.
  Ker lahko zahvaljujoč rešitvam poteka dela še dodatno poenostavite in pospešite poslovne procese. Razrešijo delavce tako, da prevzemajo veliko zapletenega rutinskega dela. Pravne zahteve, ki jih je treba upoštevati, so vključene neposredno v potek dela.

• Prilagodljivo delo, ne glede na to, kje ste

  Če digitalizirate dokumente, lahko to storite kadarkoli, kjer koli in s katero koli napravo dostopate do dokumentov. To je še posebej pomembno, če imate več podružnic, vaši zaposleni želijo/morajo svoje delo narediti iz svoje domače pisarne ali pa morajo izdajati odobritve.

• Množično zmanjšanje stroškov na vseh področjih

  Digitalizacija dokumentov neposredno vpliva na zmanjšanje stroškov vašega podjetja, ne le zato, ker ne kupujete več toliko papirja, temveč tudi zato, ker prihranite pri vzdrževanju tiskalnika in nakupu črnila in rezervnih delov.
  Seveda to zmanjšuje tudi stroške za shranjevanje, torej datoteke, mape, police, arhiviranje omar. Dragoceni prostor za shranjevanje papirnih dokumentov ni več zatiranje.

  Bistvo je, da takoj ko uporabljate digitalne podatke, vaši zaposleni veliko bolj učinkovito delajo v pisarni in vlagajo dragocen čas, pridobljen na dojemljiv in ciljno usmerjen način v podjetju .
  Znatno zmanjšanje prostora za shranjevanje z digitalizacijo in/ali zmanjšanjem porabe papirja vodi do čistejših in pospravljalnih pisarn.

• Največja varnost pred krajo in izgubo

  Višja informacijska varnost z uporabo programske opreme s sistemom za shranjevanje podatkov. Varnost digitalno shranjenih informacij je veliko boljša od varnosti dokumentov, arhiviranih na papirju.

  Bodite previdni, da v podjetju ne uporabljate rešitve v oblaku, saj so DMS rešitve v oblaku in programska oprema DMS varnostna vrzel.

• Manj stresa z avtomatizacijo

  S preoblikovanjem iz ročnih v avtomatizirane poteke dela so poslovni procesi standardizirani in stroški zmanjšani. Optimizacija poteka dela lahko na primer povzroči hitrejše zbiranje in zmanjšanje stroškov nabave.
  Plačila računov niso več pozabljena, popuste lahko pravočasno odštejete.

• Zmanjšanje tveganj v poslovnih procesih

• Izboljšanje odnosov s strankami

  Digitalizacija v vašem podjetju daje odnosom strank več globine in obsega. To pomeni, da bo celovito zbiranje podatkov v poslovnih transakcijah s pomočjo velikih podatkov, dosledno povezovanje notranjih procesov, reakcijski časi v nekaj sekundah, pa tudi personaliziran stik z velikim številom strank hkrati in natančno, izjemno povpraševanje usmerjeno načrtovanje zahtev bo pripeljalo vaše podjetje naprej.

  Digitalizacija je v porastu na vseh področjih podjetja - ne na primer v službi za stranke. To bi bila napaka za vsako podjetje, da podcenjujejo ta potencial. Če ne želite zaostajati za konkurenco in celo hiteti pred njimi, je bistveno, da se ukvarjajo z digitalizacijo na tem področju. Še nikoli prej ni bilo mogoče bolj okretno in individualno komunicirati s stranko o njihovih specifičnih potrebam in željah.

• Povečanje notranje preglednosti

• Izjemno izboljšanje delovnega okolja med zaposlenimi

  Podjetja, ki se odločijo za digitalizacijo svojih dokumentov z uporabo ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov, v zameno prejmejo velike koristi, kot so:

  • Več prostega fizičnega prostora
  • Hitrejše iskanje po dokumentih
  • Boljša organizacija dokumentacije
  • Posledica tega je manj časa za iskanje dokumentov in manj stresnih vodij.
  • Trajnost in konkurenčnost
  • Poenostavljena komunikacija in reševanje nalog
  • Produktivnost vašega podjetja se povečuje
  • Najpomembnejše je, da ste na pravi poti v pisarno brez papirja.

Izogibajte se tej napaki za vsako ceno!

Še posebej za projekte z digitalizacijo se pogosto naleti na veliko nenasrnost, saj se veliko podjetij boji, da se bo tak projekt razvil v brez dna. Najpogostejši razlog za to je pomanjkanje znanja samih podjetij in dodatno zaupanje v nesposobne proizvajalce programske opreme, ki ponujajo programsko opremo, ki ne deluje. Mnogi proizvajalci programske opreme izkoristijo neznanje.

V tem trenutku vam bo PaperOffice z veseljem pomagal pri izvajanju digitalizacije. Zaradi 20-letnih izkušenj na področju upravljanja in avtomatizacije dokumentov vam lahko PaperOffice prinese delovne predloge iz prakse in vas spremlja skozi popolno izvedbo.

Začasni sklep 1 / 3

Niti it specialist ni potreben niti en izurjen knjižničar!

Vse kar res potrebuješ je

• pravilno programsko opremo
• zanesljiv it partner
• ustrezna strojna oprema

Včasih je strojna oprema pogosto že tam, ima več potenciala kot prej in jo je mogoče takoj uporabiti.

Napitnina

Mimogrede, obstaja poseben članek na temo "Digitalizacija papirnih dokumentov: 10 najpomembnejših prednosti", ki je poročal o prednostih splošne digitalizacije:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Kakšnih 5 korakov morate upoštevati, da zmanjšate porabo papirja v pisarni?

Na seznamu smo na seznamu pet korakov, ki jih morate upoštevati za zmanjšanje porabe papirja v pisarni in digitalno:

• Strategija in analiza procesov

  Dobro načrtujte razporeditev v pisarni brez papirja. Vzemite si dovolj časa za analizo procesov v vašem podjetju. Kaj je treba imeti na voljo ali hraniti v papirni obliki? Kateri dokumenti zadostujejo v digitalni obliki? Dokumenti in informacije prihajajo iz različnih virov Najverjetneje boste naleteli na informacije, ki prihajajo iz različnih virov in v različnih oblikah. Nekatere so v digitalni obliki, shranjene v datotekah ali zbirkah podatkov, nekatere pa v obliki tiskanih dokumentov.

  Morda boste želeli pregledati in digitalizirati vse prejšnje dokumente ali pa do določenega datuma preiti v pisarno/sistem brez papirja ter uporabljati digitalne podatke za nadaljevanje in učinkovito delo v prihodnosti. Uporabite večnamenski tiskalnik/skener za skeniranje in spremljanje imenikov ali množično arhiviranje za velike količine dokumentov.

  Prva možnost zahteva več časa in sredstev. V idealnem primeru se boste vi in vaša ekipa odločili, kako organizirati elektronske datoteke in korak za korakom nastaviti neprekinjen proces skeniranja, tako da bodo vsi prihodnji dokumenti digitalizirani.

  Načrtovanje časa in osebja za projekt brez papirja

  Četrtina ali 90 dni je razumen časovni okvir za izvajanje ukrepov, ki so potrebna za prehod na pisarno brez papirja.

  To je tudi obdobje, ki omogoča nemoten prehod. Hitre rešitve za popravek, ki zaposlene prisilijo, da iz dneva v dan spremenijo, so običajno kratkotrajne. Na ta način je mogoče tudi ne motiti operacij.

  V bistvu pri prehodu na pisarno brez papirja s PaperOffice DMS ni potrebe po projektni skupini, ki jo je naredilo več ljudi.

  Pri mnogih MSP odštevanje teh od dejanskih nalog ni niti mogoče niti zaželeno. Vendar pa je smiselno, da vsaj ena oseba postane pristojna za izdajanje direktiv CDO, glavnega digitalnega uradnika. Če niste preveč zaželjeni ameriških okrajšav, ga lahko imenujete za vodje projektov brez papirja.

  Pomembno je, da se zadevna oseba temeljito seznani z DMS-jem PaperOffice.

  Zaradi jasno strukturirane strukture programske opreme in obsežnih in enostavno razumljivih vaj in videoposnetkov na vsakem vidiku, to je nekaj, kar zahteva niti IT stopnjo niti zunanje usposabljanje. Poleg tega ga je mogoče narediti kot "učenje s tem", ki spremlja prve ukrepe pretvorbe.

• Določitev obdobij prehoda v pisarno brez papirja

  Razčlenitev predvidenih 90 dni v manjša časovna obdobja ima namen, da se osredotoči na vsako fazo prehoda in da se lahko preuči na vključene procese. Poleg tega je mogoče uspehe pri prehodu lažje dokumentirati. Zaposleni bolje razumejo ukrepe in se ne počutijo preobremenjene. Hkrati je treba cilje sporočiti interno, kar je v skladu z duševnimi spremembami. Kako pomembno je to, je bilo že pojasnjeno v predgovoru.

  Smiselno je razdeliti 90 dni na tri dele po 30 dni vsak.

  Prvih 30 dni se uporablja za analizo vseh procesov, ki jih je treba pretvoriti iz analognega v digitalno.
  V drugi 30 dneh bo uvedena paperOffice DMS in zahtevana strojna oprema, vendar sprva samo za namene usposabljanja in spremljajoče procese, če se to pojavi.

  Zadnjih 30 dni je bilo sprejetih s prehodom postopka iz analognega v digitalno, pri tem pa se nedvomno pojavijo vprašanja zaposlenih. Možna je tudi ena ali druga nepravilna operacija, ki pa jo lahko kadarkoli popravite zaradi hierarhične strukture DMS-ja PaperOffice.

  Na koncu zadnjih 30 in s tem tudi 90 dni obstaja popolnoma integriran sistem upravljanja dokumentov, ki v tem trenutku že omogoča analizo, kako veliki so prihranki in prednosti in bodo v prihodnosti.

• Odkrivanje poti pridobivanja in določanje shranjevanja podatkov

  V prvih 30 dneh je zdaj poudarek na preučitvi procesov, v katerih je papir do zdaj igral glavno vlogo. Za to je treba prepoznati vmesnike zunanje in notranje komunikacije v podjetju in slediti njihovemu življenjskemu ciklu, ki je lahko tam:

  • Telefonski klici (npr. naročilnica, ki je nato izpolnjena)
  • E-poštni promet (npr. pošta bo natisnjena za naslednje srečanje)
  • Črke
  • Obisk poslovnih strank (npr. telefonske klice)
  • Spremni dokumenti
  • Interna korespondenca

  Naslednja stvar, ki jo je treba ugotoviti, je, kdaj in kje v primeru elektronskih oblik poteka prehod na tiskani papir, pa tudi pot iz papirja v arhiviranje ali samo do koša za odpadke.

  Od zdaj naprej digitalno načrtujte dokumente

  Od zdaj naprej naredite brez papirja, kolikor je mogoče: srečanja, minute, dohodne pošte, odhodne račune in opombe lahko ustvarite neposredno v storitvi PaperOffice. Opravila in poteki dela se izvajajo tudi digitalno.

  Digitalizacija računov in postopno izvajanje računovodstva brez papirja

  Tudi izloževanje računov kot takih je del pisarne brez papirja, čeprav ne le, da bi jo bilo treba videti v tem kontekstu. Digitalizacija in pravilno obdelavo sta problem in morata biti tudi dobro načrtovana in izvedena.

  Vsak, ki digitalno vzdržuje svoje račune in ustvarja tudi digitalno knjigovodsko knjigo, prepozna večji potencial za prihranke in lahko splošni računovodski proces naredi učinkovitejšega.

  Shranjevanje podatkov

  Če ste se že odločili, da bodo vaše fizične datoteke zdaj digitalne datoteke, je takojšnje vprašanje, kje boste shranili te digitalne datoteke. Ali jih boste shranili v zbirko podatkov lokalno ali v zunanjo NAS napravo?

  Pri prehodu v pisarno brez papirja ne smete skopariti na eni najpomembnejših facetov. Lokalno shranjevanje podatkov in uporaba NAS naprav.

  Ali pa ne želite imeti shranjevanja podatkov ali zbirke podatkov v vašem podjetju? Da bi se izognili požaru, ropu itd., pa uporaba rešitve v oblaku za vas ne gre v poštev iz pravnih razlogov. Potem je seveda rešitev uporabe baze podatkov na namenski strežnik, ki je dodeljena samo vam , zelo dobra rešitev.
  Izbor je velik.

  Pravzaprav iskanje rešitev spada tudi v razdelek prvih 30 dni. Z upravljanjem dokumentov PaperOffice DMS in strojno opremo NAS, integrirano v omrežje podjetja, so na voljo vse rešitve za izvedbo prehoda iz papirja v digitalno.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Uvedba paperOffice DMS plus strojne opreme

  Ko je programska oprema nameščena v računalnikih v podjetju, so bile ravni hierarhije dodeljene in strežniki NAS nastavljeni in omrežni, se programska oprema usposablja.

  Ni potrebe po zunanjih (običajno sinonim za "drage") svetovalce. Zaposleni v podjetju PaperOffice so seveda na voljo, če je to potrebno. Več kot milijon podjetij, ki delajo z PaperOffice DMS po vsem svetu, se je doslej zelo dobro razumelo s podrobnimi vajami in videoposnetki ali s telefonskimi nasveti o vprašanjih o PaperOffice DMS.

  Večina procesov je samo-obrazložitev in jih spremlja zelo dobro določen meni pomoči. Mimogrede, ni ti treba biti trmast, da se držiš 30 dni. Če so vsi, ki sodelujejo pri prehodu iz analognega v digitalno, mnenja, da bo deloval, se lahko postopek skrajša po želji.

  Struktura mape

  Pomembna je pomembna pomembna struktura mape, tako da se lahko enostavno najdete po prehodu. Preprosto organizirajte strukturo digitalnih map glede na obstoječo strukturo map »real«.

  Zanaša se na avtomatizacijo

  Zahvaljujoč inteligentnemu prepoznavanju AI lahko prepoznate pomembne podatke dokumenta v dokumentu, jih izvlecete in uporabite za ključno besedo dokumenta. S tem prihranimo čas in s tem denar.

• Dokončajte prehod v pisarno brez papirja

  Zadnjih 30 dni (ali manj) začne in zaposleni končajo fazo izobraževanja in usposabljanja. E-poštna sporočila niso več natisnjena, temveč shranjena.

  Uporaba potekov dela in žigov

  Do dokumentov in e-poštnih sporočil lahko kadarkoli dostopate, urejate in date na voljo drugim zaposlenim prek funkcije poteka dela v DMS-u PaperOffice. Tovorni dokumenti iz dobav ali dohodnih pisem so digitalizirani s pomočjo optičnega bralnika ali kamere mobilnega telefona in se pretvorijo v besedilne dokumente z uporabo OCR programske opreme PaperOffice.

  Funkcija žiga omogoča sprožitev različnih potekov dela in nadaljnja dejanja. Dinamične spremenljivke je mogoče dodati žigom in ob uporabi se samodejno pošljejo tudi e-poštna obvestila.

  Ne pozabite varnostne kopije

  Obstaja samo ena centralna shramba s funkcijo varnostnega kopiranja. Nikoli več se ne pojavi vprašanje, kateri delavec ima na svojem računalniku shranjen določen dokument in kako priti do tega, ker je na dopustu in je nedosegljiv.

  Metoda šifriranja podatkov, ki jo uporablja tudi splošna vojska ZDA. Trenutno priljubljena in donosna igra hekerjev z ransomware bounces off PaperOffice.

  Ostanite dosledni: Začetek je vedno težak, saj so za zdaj novi procesi, ki so bili že leta vneti. Ne padaj nazaj v stari vzorec.

Ostanite dosledni in doživite pisarno brez papirja.

Ultimativni 5-korak vodnik

Napitnina

Ustvarili smo končni 5-korak vodnik za brez papirja in digitalizacijo vašega podjetja kot prenosljiv dokument, podrobno vsakih 5 korakov in koliko časa traja:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Začasni sklep 2 / 3

S pravo programsko opremo brez papirja pisarna pomeni brez dodatnega dela!

Vse, kar je resnično potrebno je nekaj programske opreme

• Povsem avtomatizirajte prejemanje računov s prilagojenimi e-poštnimi sporočili, če so računi na voljo digitalno
• V primeru papirnatih računov jih je zaradi celovitosti skenerjev mogoče samodejno zajeti s paketno
• Indeksiranje in branje optično prebranih dokumentov
• in najpomembnejše: lahko samodejno shranite digitalne in skenirane dokumente, odvisno od njihove vsebine!

In izogibaj se tej pogosti napaki.

V vsakem primeru se prepričajte, da vaša izbira programske opreme pade na DMS, s katerim lahko izvedete samodejno snemanje (npr. nadzor imenika) in poučevanje dokumentov SAMI, da ne bi stopili v nenadzorovano stroškovno past in ne bi bili odvisni od proizvajalca, da bo!

Zaključek digitalne preobrazbe

Za veliko podjetij sodobna in učinkovita pisarna brez papirja ni dosežek čez noč, vendar tudi ni utopija. Da bi končno dosegli digitalizacijo dokumentov, morate vzpostaviti politike za zmanjšanje papirja in najti rešitve, da se znebite vsega, kar ne potrebujete več.

Programska oprema za upravljanje dokumentov iz paperOffice vam lahko pomaga digitalizacijo dokumentov in izvajanje pisarne brez papirja. DMS rešitve so popolne rešitve, ki ponujajo dosledno infrastrukturo.
Zato so poslovni procesi pregledno presliki, poteki dela se lahko izvajajo digitalno in vse pomembne informacije si lahko preprosto ogledate.

Zahvaljujoč rešitvam DMS lahko obdelujete in hranite tudi digitalne dokumente in vsebine na način, ki je dokaz za revizijo, na primer, da prihranite težave med revizijami podjetij in davkov.

Nasveti in triki za digitalno pisarno

Za vas smo povzeli 9 nasvetov, tako da pisarna brez papirja dejansko deluje!

Skratka, gre za digitalizacijo najrazličnejših dokumentov v podjetju, kot so pogodbe, prejemki, dobavni listki, dohodne račune, to je vse, kar je na papirju. Poleg tega ne dvomi le časopis o preteklosti, ampak tudi prihodnji dokument.

Komunikacija je tudi pomemben partner v pisarni brez papirja. Ni ti treba skrbeti zakonito, ampak bodi pozoren na nekaj "subtilitet". Nekatere dokumente, vključno s strukturo mape in formatom PDF, je mogoče enostavno predati davčnemu svetovalcu ali sodelavcem kot samo-podporni arhiv - to je narejeno z le nekaj kliki miške.

Prava programska oprema za upravljanje dokumentov rešuje analogno-digitalni problem

DMS pomeni sistem upravljanja dokumentov in je namenjen upravljanju dokumentov, zlasti digitalnih dokumentov, ki vključuje pretvorbo iz analognega v digitalno. PaperOffice DMS je tak sistem. Njegova paleta funkcij je prav tako izjemna kot intuitivno zasnovana navigacija po meniju, ki zahteva le manjše usposabljanje. Na mestu ne potrebujete dragih svetovalcev. Dobro pojasnjeno video tutorials na PaperOffice DMS lahko to storite prav tako dobro in veliko cenejše, brezplačno.

Optično branje, OCR, arhiviranje z avtomatskim povezovanjem ključnih besed, spajanje dokumentov pod nadzorom AI, integriran iskalnik, funkcija poteka dela, šifriranje z 1024Mbit, neposredna integracija v MS Office, zaščita pred ransomware, avtomatizirano ustvarjanje predlog, funkcija žiga, upravljanje opravil in opomb.

To je nekaj najpomembnejših funkcij PaperOffice DMS in kot sem rekel, niti vi niti vaši zaposleni ne morate dokončati IT diplome.

Začasni sklep 3/ 3

1. Obrnite se na proizvajalca z know-how in programsko opremo, ki je v skladu z GOBD (in tudi GDPR)!

2. Ni nobena primerna DMS programska oprema. Vsak DMS ima svojo utemeljitev in na koncu mora izdelek ustrezati namenu.

3. Ne glede na to, ali gre za vaš strežnik, namenski strežnik PaperOffice v podatkovnem središču Strato AG v Berlinu (Nemčija) ali NAS - shranite svoj DOKUMENT NEVER na shranjevanje v oblaku tretjih oseb, ki se a) ne uporablja na namenski osnovi in b) se ne nahaja v varni državi c) ni mogoče izvoziti z enim klikom

Napitnina

Če upoštevate nasvet in boste uporabili NAS za doma varno shranjevanje dokumentov - PaperOffice ni samo kot nalašč za to, ampak je celo edini uradni DMS za največjega proizvajalca NAS na svetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.