Najvišje možne ponudbe popustov
Izključne novice od znotraj
Brezplačne nadgradnje bonifikacije
Najvišje možne ponudbe popustov
Izključne novice od znotraj
Brezplačne nadgradnje bonifikacije
Prijateljstvo Zaupanje Častna beseda
Nikoli ne bomo posredovali vašega e-poštnega naslova nikomur drugemu in vsako e-pošto vsebuje povezavo za enostavno odjavo.
Digitalizacija ali digitalna preobrazba papirnatih dokumentov je predpogoj za učinkovitost in uspeh vašega podjetja. Potrebe po digitalizaciji so zdaj pomemben vidik za vse.
Nasvet strokovnjaka
V aktualnem članku pojasnjujemo najpomembnejše prednosti digitalizacije, naštevamo funkcije in opisujemo vpliv uspešnega izvajanja.Ker cel svet postaja vse bolj "digitalen", vse več podjetij, zlasti MSP, potrebuje "push" za začetek. Ker so mnogi že zgroženi ob zgolj misli, da bi se posvetili temi ali se z njo ukvarjali.
V trenutnem članku vam bomo pokazali, da je prehod iz papirnatih dokumentov v digitalne dokumente veliko lažji, kot se zdi v vaših nočnih morah. Upoštevajte naš nasvet, da se bo izplačalo za vaše podjetje.
Do določene mere je analogni arhiv še danes nuja. Vendar pa 99 % časa ni treba delati z njim.
Nasprotno, tiskani papir je anakronizem, ki se ohranja bodisi iz navade bodisi izključno tehnično, ker je treba nekatere dokumente ohraniti v obliki, v kateri so bili izdelani, kot so dela ali pogodbe. Vendar jih je mogoče tudi skenirati, da bi lahko delali z njihovo vsebino v računalniku.
Dejanski izlet v arhiv, iskanje po pologih ali predalnih omarah, odstranitev dokumenta, delo z njim in vračanje in ureditev v arhivu. Samo opisovanje in branje tega procesa traja veliko časa. Za klicanje digitalnega arhiva pa je potrebno nekaj klikov in nič več.
Preden pridemo do ugodnosti, odgovorimo na naslednje vprašanje:
Prilagodljivo delo, ne glede na to, kje ste
Optimizacija vseh potekov dela
Digitalni prejem in odprema
Zmanjšanje stroškov na vseh področjih
Poenostavljeno ravnanje z roki
Hitrejša notranja in zunanja komunikacija
Integracija v pisarniško programsko opremo
Iskanje vsebine s ključnimi besedami
Shranjevanje delovnega časa
Dolgoročno arhiviranje v obliki PDF/A
Medtem ko velika podjetja že dolgo imenujejo uradnike za digitalizacijo, ki se ukvarjajo s temo pretvorbe analognih dokumentov s polnim delovnim časom, mala in srednje velika podjetja običajno nimajo človeških virov, še posebej zato, ker so potrebne ustrezne poklicne kvalifikacije.
Vendar je to pogosta napaka in vodi do slabih naložb, saj mnogi proizvajalci izkoristijo to nevednost.
Ne potrebujete it specialista ali izurjenega knjižničarja!
Vse kar res potrebuješ je
Včasih je strojna oprema pogosto že tam, ima več potenciala kot prej in jo je mogoče takoj uporabiti.
Napitnina
Mimogrede, obstaja poseben članek na temo "digitalna obdelava računov", ki je poročal o prednostih digitalizacije ali digitalne obdelave računov:
Preprosto povedano, gre za postopek za zamenjava fizičnega dokumenta v smislu papirja, z digitalno obliko.
Večina ljudi bi morala biti seznanjena s procesom, vsaj na rudimentarni način. Dokument se skenira ali fotografira, za katerega se običajno uporabljajo skenerji. Vendar pa je odvisno od ustreznega vmesnika. Dokument je mogoče digitalizirati tudi s kamero mobilnega telefona.
Za veliko podjetij je sprememba iz papirja in map v elektronske formate eden najpomembnejših in tudi pomembnih ukrepov v procesu digitalizacije.
Pri storitvi PaperOffice je vse, kar morate storiti, skenirati dokument s svojim skenerjem (PaperOffice deluje z vsemi) in PaperOffice ustvari digitalno različico.
Napitnina
Na temo "Avtomatizirano arhiviranje papirnih dokumentov" je na YouTubu videoposnetek, ki razumljivo pojasnjuje ta postopek:
Dokumenti skeniranja so dodani preko integriranega modula skenerjev ScanConnect, ki med drugim omogoča zajemanje dokumentov iz vseh skenerjev, večnamenske naprave, mobilne aplikacije in tudi velike kopirne naprave, kot so podjetje Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox in drugi.
Upošteva se samodejna različica obstoječih dokumentov, način skeniranja po zaslugi ločilnih strani pa je podprt za množično skeniranje zbirk dokumentov in nato razčlenjevanje v posamezne dokumente.
Če skenirate veliko dokumentov, je PaperOffice še posebej uporaben, ker prepozna ločilne liste in loči dokumente za arhiviranje. Odlična funkcija, ki je še posebej uporabna, če vaše podjetje redno dela z zapletenimi dokumenti formata, je, da PaperOffice uporablja AI za prepoznavanje vsebine v vaših dokumentih, kot so: vsote, vrste dokumentov, datumi, kontaktni podatki itd.
Zdaj besedilo v dokumentu ne sme biti samo berljivo, ampak tudi na voljo tako, da lahko preprosto poiščete delček besedila.
Takoj ko so dokumenti vstavljeni v PaperOffice, PIA skrbi za vse, kar vas sicer zadržuje.
Ne glede na vse in ne glede na to, iz katerega vira skenerjev!
To pomeni, da vam PIA zagotavlja svoj zmogljiv iskalnik za vse vaše podatke, ki lahko iščejo in poiščejo besedilno zasnovane klasične iskalnike, kot je Google, lahko pa celo stvar naredijo vizualno, torej primerjajo in prepoznajo dokument vizualno lahko.
PaperOffice bo samodejno prepoznal vse dokumente, ki jih je pia poučila od tega časa, kar lahko sproži samodejna pravila in maske za vložitev.
Če želite samodejno shraniti dokumente in potrdila, se dokument najprej poučiti v programu PaperOffice. Maske za vložitev v paperOffice poskrbijo za mesto indeksacije in vložitve.
Takoj ko je prepoznana predloga dokumenta, se samodejno sproži maska za shranjevanje, ki je odgovorna za avtomatizirano ključno besedo in mesto shranjevanja.
Maske za shranjevanje ne morejo sprožiti samo samodejno s predlogami dokumentov, ki jih lahko izberete ročno v pogovornem oknu PIA.
PIA postane popolnoma avtonomna, brez interakcije uporabnikov in za neomejeno število dokumentov v skladu z opredeljenimi maskami za shranjevanje:
Eden najpomembnejših vidikov pri shranjevanje dokumentov prek sistema za upravljanje dokumentov je skladnost s pravnimi predpisi ali zahtevami goBD.
Kratica GoBD pomeni "Načela za pravilno vodenje in shranjevanje knjig, evidenc in dokumentov v elektronski obliki ter za dostop do podatkov".
Zlasti zaradi dokazovanja revizije visoko šifrirano shranjevanje dokumentov neposredno v centralni SQL zbirki podatkov PaperOffice izpolnjuje vse zahteve za standarde dokumentov in pravne smernice ali najvišji nemški standard GOBD na svetu.
Izraz različica ni tuja beseda v sistemu za upravljanje dokumentov (DMS). Potrebe po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima goBD skladen nadzor različic in preverjanje različic, ki so dokaz revizije, je jasneje kot kdaj koli prej.
Izraz različica je mogoče razložiti zelo enostavno: Na splošno gre za funkcionalnost, ki se uporablja za beleženje sprememb v dokumentih ali datotekah. Spremembo dokumenta je mogoče zaznati in shraniti kot senco kot novo različico dokumenta.
Vsaka sprememba dokumenta postavi »novejšo« različico dokumenta v ustrezen arhiv. Sečnja naredi spremembe pregledne in sledljive ves čas. V tem trenutku naslednji gledalec ve, kdaj in s katerim urejevalnikom je bila narejena sprememba dokumenta. To vam omogoča pregled celotnega življenjskega cikla dokumenta. Različice je mogoče opraviti samodejno ali ročno.
Da bi zagotovili varnost revizije, morajo biti vse podrobnosti o spremembi dokumentov in datotek jasno sledljive. Zagotoviti je treba, da lahko takšno spremembo naredijo le pooblaščeni zaposleni. A prav tako je pomembno, da se leta kasneje ve, kateri zaposleni so kaj in kdaj spremenili.
Jasno se kaže dejstvo, da ima digitalizacija analognih dokumentov prednosti.
Dražja varianta digitalizacije je, da se nalaga podjetje, ki je specializirano za to. Glede na okoliščine se datoteke in mape iz arhiva pošljejo podjetju kot tovor, kjer so digitalizirane in poslane nazaj. Oblika podatkov, ki jih je treba digitalizirati, je bila predhodno določena. Ampak dati pomembne podatke o podjetju? Čeprav vsa podjetja, ki se ukvarjajo z digitalnim arhiviranjem, zagotavljajo najvišjo stopnjo zaupnosti, ni nobenih jamstev.
Na zahtevo lahko podjetja pripeljejo tudi tovornjak z bobnarji in digitalizirajo neposredno na kraju samem, na parkirišču lastnih poslovnih prostorov podjetja. Vendar to zelo poteče po zakonu. Drago storitev zunaj doma, ki lahko traja več dni, odvisno od velikosti arhiva, je treba plačati ločeno.
Na srečo za vsa podjetja, medtem ko arhivi morajo biti arhivi, informacije, ki jih vsebujejo, ne glede na to, ali so analogne ali digitalne, ne morajo biti vsi na voljo hkrati. To omogoča podjetjem, da digitalizirajo arhive korak za korakom, v skladu z logističnim načelom zadnje v <> prvi vrsti. Najprej digitalizirajte najnovejše prejete analogne dokumente.
Sodobni dokumenti so običajno v dnevnem poteku dela potrebna veliko več kot časovno oddaljeni dokumenti. Zato morate najprej digitalizacijo teh pravočasno dokumentov, ki pospeši delovni proces zaradi vaše boljše razpoložljivosti. V najboljšem primeru obstaja ravnovesje med prizadevanji za digitalizacijo (odstranjevanje arhiva, skeniranje, digitalno shranjevanje, vračanje analognega dokumenta) in pospeševanje procesa, ki je zdaj na voljo, saj ni treba iti v arhiv in lahko naredite vse procese na računalniku.
Drugi pozitiven učinek tega pristopa je, da se lahko obdobja zadrževanja optimalno uporabijo za zmanjšanje analognega arhiva in ne za digitalizacijo datotek, katerih obdobja zadrževanja se iztečejo šest mesecev kasneje.
Število administrativnih zaposlenih v podjetju ali število delovnih mest VDU, ki pridejo vprašljivo, se včasih zelo razlikuje, zato je nemogoče povedati, koliko zaposlenih bi morali komisijiti z digitalizacijo glede na velikost podjetja.
Vsaj vsak zaposleni mora imeti dostop do naprave s funkcijo optičnega bralnika, po možnosti optični bralnik dokumentov, ki omogoča skeniranje več virov in različne oblike zapisa.
Obseg vsake digitalizacije je prav tako zapleten kot število ljudi, ki sodelujejo pri digitalizaciji, saj je s tem sistemom digitalizacija skoraj naključna. To je mogoče izvesti, na primer, v obliki, da zaposleni Z obdeluje proces v povezavi s podjetjem XYZ. Hkrati bi to lahko bil sprožilec za digitalizacijo celotne analogne arhivirane datoteke o podjetju XYZ.
Vendar se lahko dolgoročni poslovni odnos, na primer, kaže v precej velikem številu datotek. Druga varianta bi bila digitalizacija le določenih segmentov poslovnega odnosa, prav tistih, ki so predmet največkrat predelane. Na primer, fakturiranje ali dobavnice. S pravo programsko opremo se lahko digitalizacija, ki spremlja proces, izvaja brez težav.
Napitnina
Ustvarili smo končni 5-korak vodnik za brez papirja in digitalizacijo vašega podjetja, podrobno vsakih 5 korakov in koliko časa traja:
Vsakdo, ki si kot podjetnik ali odgovorna oseba želi v smislu digitalizacije resnično otežeti življenje sebi in svojim zaposlenim, sestavi programsko opremo:
Program za zbiranje podatkov iz postopka skeniranja.
Programska oprema OCR za prepoznavanje besedila.
Program zbirke podatkov.
Programska oprema za iskanje in tako naprej.
Na koncu se vse konča v nekem oblaku.
Skratka: Mladi raziskujejo brez rime in razuma.
Programska sestava mnogih podjetij je podobno njihovi zgodovini podjetja, strukturi, ki je počasi zrasla. Tako zapleteno je, da jo razume le nekaj dolgotrajnih zaposlenih.
Boljša rešitev je programska oprema, ki izvaja vse procese od skeniranja do zagotavljanja do arhiviranja in hkrati ponuja vmesnike za povezavo druge programske opreme. Programska oprema z navigacijo po meniju, ki na koncu daje digitalnim dokumentom podjetja dom, ki izpolnjuje tudi vse zahteve v smislu obdelave in obdelave podatkov, pa tudi varnosti.
Tako je, ampak nekaj preprostega in delujočega patosa je boljše od hudournik IT tehnične žargon, zaradi česar zaposleni izniknejo v znoju.
PaperOffice je kot nalašč za digitalizacijo dokumentov.
DMS pomeni programsko opremo za upravljanje dokumentov in je namenjena upravljanju dokumentov, predvsem digitalnih dokumentov, ki vključuje pretvorbo iz analognega v digitalno. PaperOffice DMS je takšna programska oprema. Njegova paleta funkcij je prav tako izjemna kot intuitivno zasnovana navigacija po meniju, ki zahteva le manjše usposabljanje. Na mestu ne potrebujete dragih svetovalcev. Dobro pojasnjeno video tutorials na PaperOffice DMS lahko to storite prav tako dobro in veliko cenejše, brezplačno.
Optično branje, OCR, arhiviranje z avtomatskim povezovanjem ključnih besed, spajanje dokumentov pod nadzorom AI, integriran iskalnik, funkcija poteka dela, šifriranje z 1024Mbit, neposredna integracija v MS Office, zaščita pred ransomware, avtomatizirano ustvarjanje predlog, funkcija žiga, upravljanje opravil in opomb.
To je nekaj najpomembnejših funkcij PaperOffice DMS in kot sem rekel, niti vi niti vaši zaposleni ne morate dokončati IT diplome.
Našim strankam priporočamo arhiviranje digitaliziranih podatkov v zbirki podatkov, ki se nahaja v nas napravi, kot je Synology ali QNAP ali v namenski strežnik. Z lastnim zunanjim (namensko) PaperOffice strežnikom vsak mesec dobiš vse prednosti oblaka z popolnim varstvom podatkov in prihraniš denar in veliko dela.
S strežnikom PaperOffice imate vse prednosti rešitve v oblaku z eno veliko razliko: To je vaš namenski strežnik zbirke podatkov in nihče ne dostopa do tega, razen vas.
Ne želite uporabljati strežnika? Brez težav.
NAS, omrežno pritrjena shramba, v nemščini shranjevanje napravo z omrežno povezavo, kot tudi združljivo programsko opremo za PaperOffice DMS in notranji oblak je pripravljen. Popolnoma varen pred državno in nedržavnost radovednost in, zahvaljujoč funkciji varnostne kopije, tudi varno pred trdega diska crash.
2. Ni nobena primerna DMS programska oprema. Vsak DMS ima svojo utemeljitev in na koncu mora izdelek ustrezati namenu.
3. Ali je to vaš strežnik, PaperOffice namenski strežnik v podatkovnem središču Strato AG v Berlinu (Nemčija) ali NAS - shranite svoj DOKUMENT NEVER na shranjevanje v oblaku tretjih oseb, ki se ne uporablja na namenski osnovi in b) se ne nahaja v varni državi c) ne morete izvoziti z enim klikomNapitnina
Če upoštevate nasvet in boste uporabili NAS za doma varno shranjevanje dokumentov - PaperOffice ni samo kot nalašč za to, ampak je celo edini uradni DMS za največjega PROIZVAJALCA NAS na svetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "10 najpomembnejših prednosti digitalizacije papirnatih dokumentov":
Za optično branje vezanih dokumentov je priporočljiv optični bralnik listov z vsaj 300dpi. Skener je želel imeti funkcijo skeniranja do omejevalnika in izbirne gonilnike WIA/TWAIN. Imeli smo dobre izkušnje z Fujitsu Scansnap, ki delujejo zelo zanesljivo.
Papirnate dokumente je treba na splošno skenirati v obliki PDF/A in jih shraniti v programsko opremo za upravljanje dokumentov DMS - ali neposredno, če programska oprema to podpira ali jo avtomatizira, npr.
Če uporabljate dostojno programsko opremo, ki dobi redne posodobitve in ima strategijo varnostnega kopiranja podatkov, je odgovor DA za nekritične dokumente. Vse, kar bi lahko pravno zahtevalo izvirnik, je treba hraniti tudi v izvirniku. PaperOffice DMS ima na primer možnost shranjevanja prvotnega mesta shranjevanja v lastnostih dokumenta.
Digitalno delo in vnašanje starih dokumentov v novo dobo bo najboljša ključna naložba, ki bo v prihodnosti prihranila neverjetno količino časa, denarja in živcev.
Ne potrebujete lastnega IT strokovnjaka, da izkoristite vse prednosti digitalizacije.
Potrebujete pravega partnerja na vaši strani, ki lahko zaradi svojih izkušenj izvede točno to, kar potrebujete. Izogibajte se prestraševanju in izberite preskusne položaje namesto fancy PowerPoint predstavitev, ne da bi ga zares preizkusili.
Izkušnje so pokazale, da ima skoraj vsaka operacija, podjetje in podjetje velik kopiralec, ki ne uporablja svojega potenciala. Te naprave obožujejo množično skeniranje, so tolerantne do papirnatih preklopov in so lahko podlaga za digitalni začetek brez naložbe v skener.
Izogibajte se stroškovnim pastem z DMS / ECM sistemi, kjer ste neusmiljeni na milost in nemiljenje proizvajalcev. Ne naredite kompromisov, ko gre za lastne možnosti administracije, kot so poučevanje dokumentov in izdelava nastavitev sami. Če potrebujete pomoč, vam bo proizvajalec z veseljem pomagal, vendar bo ostal neodvisen.
Postopki bodo v prihodnosti popolnoma enaki, vendar popolnoma avtomatizirani.
Račun prihaja? Potek dela se sproži in vse gre po svoji določeni poti.
Iščete po vseh 1000 mapah? Ni problema, ker imate svoj Google!
S pravo strategijo pretvorba iz analognih v digitalne arhive ne bo drag proces. Vsak podjetnik se mora zavedati, da je treba ta korak sprejeti na neki točki, danes bolje kot jutri.
Kot je prikazano tukaj, lahko spremembe s pravimi orodji privedejo do hitre amortizacije naložb in bistveno zmanjšajo stroške in čas, potreben za prihodnje procese.
Sprememba se mora zgoditi.
Ekipa PaperOffice z veseljem deli 20 let izkušenj in vas varuje pred napakami!
