Manajemen dan penyimpanan dokumen di perangkat NAS adalah solusi yang semakin populer bagi perusahaan dan organisasi yang mencari cara efektif untuk menyimpan dan mengelola data mereka dengan aman dan dapat diandalkan.
Dalam artikel ini, kami akan membahas manfaat penggunaan perangkat NAS untuk manajemen dokumen dan cara terbaik untuk memanfaatkannya serta mengorganisasikannya menggunakan PaperOffice.
Apa itu perangkat NAS dan apa manfaatnya dalam manajemen dokumen?
Perangkat NAS (Network Attached Storage) adalah perangkat penyimpanan mandiri yang terhubung ke jaringan dengan satu atau lebih komputer. Ini memungkinkan pengguna untuk mengakses dan menyimpan data dan file yang dibagikan.
Perangkat NAS biasanya dilengkapi dengan beberapa hard disk dan menyediakan fitur seperti dukungan RAID dan kemampuan akses data melalui internet.
Penyimpanan sentral dokumen di perangkat NAS memberikan keuntungan bagi perusahaan untuk menyimpan dan mengelola semua data dan dokumen relevan di satu tempat secara efektif. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan dan menyinkronkan dokumen di berbagai komputer atau drive eksternal.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Selain keuntungan penyimpanan yang sentral, ada keuntungan lain yang membuat perangkat NAS menarik bagi perusahaan. Ini termasuk skalabilitas tinggi, keamanan, efisiensi biaya, dan kemampuan mengakses data dari mana saja. Dengan menggabungkan keuntungan-keuntungan ini, penggunaan perangkat NAS menjadi solusi yang efektif untuk penyimpanan dan manajemen dokumen dan data bagi perusahaan.
Mengapa menggunakan sistem manajemen dokumen bersama dengan NAS Anda adalah pilihan yang tepat?
Manajemen dokumen dan data penting bagi perusahaan di semua ukuran. Manajemen dokumen yang efektif dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses bisnis mereka, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan produktivitas.
Perangkat NAS dapat membantu meningkatkan penyimpanan dan akses dokumen, tetapi menggunakan sistem manajemen dokumen bersama dengan perangkat NAS menawarkan lebih banyak manfaat.
Organisasi dan manajemen dokumen yang efektif: Sistem manajemen dokumen dapat membantu mengorganisir dan mengategorikan dokumen sehingga mudah ditemukan. Dengan menggunakan tag, kata kunci, dan bidang kustom, dokumen dapat diurutkan dan dicari dengan mudah.
Alur kerja dan proses otomatis: Sistem manajemen dokumentasi dapat membantu mengotomatiskan proses manual, yang mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas. Misalnya, alur kerja dapat diotomatiskan untuk mengirimkan dokumen ke orang yang tepat atau mendapatkan persetujuan.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Kontrol akses dan keamanan: Sistem manajemen dokumen dapat membantu mengendalikan dan membatasi akses ke dokumen untuk memastikan data sensitif tidak jatuh ke tangan yang salah. Dengan menggunakan hak akses dan fitur pemantauan, perusahaan dapat meningkatkan keamanan data mereka.
Integrasi dengan aplikasi lain: Sistem manajemen dokumen dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain untuk memastikan alur kerja yang mulus. Misalnya, dapat diintegrasikan dengan program email, kalender, dan aplikasi bisnis lainnya.
Peningkatan kolaborasi: Sistem manajemen dokumen dapat membantu meningkatkan kolaborasi antar tim dan departemen dengan memungkinkan akses dokumen dan informasi untuk semua orang. Dengan menggunakan fitur komentar.
