10 keuntungan terpenting dari digitalisasi dokumen kertas

Ketika seluruh dunia menjadi lebih "digital", semakin banyak perusahaan, terutama UKM, membutuhkan "dorongan" untuk memulai. Karena banyak yang sudah ngeri hanya memikirkan mengabdikan diri pada topik atau menghadapinya.

Digitization brings many advantages

Dalam artikel saat ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bahwa transisi dari dokumen kertas ke dokumen digital jauh lebih mudah daripada yang terlihat dalam mimpi buruk Anda. Ikuti saran kami, ini akan terbayar untuk bisnis Anda.

Sampai batas tertentu, arsip analog masih menjadi kebutuhan bahkan sampai hari ini. Namun, 99% dari waktu tidak perlu bekerja dengannya.

Sebaliknya, kertas cetak adalah anakronisme yang dipelihara baik karena kebiasaan atau murni secara teknis karena dokumen-dokumen tertentu harus disimpan dalam bentuk di mana mereka dibuat, seperti akta atau kontrak. Tetapi ini juga dapat dipindai untuk bekerja dengan konten masing-masing di komputer.

Perjalanan sebenarnya ke arsip, pencarian di rak atau lemari arsip, penghapusan dokumen, bekerja dengannya dan membawanya kembali dan mengaturnya lagi di arsip. Hanya menggambarkan dan membaca proses ini membutuhkan banyak waktu. Memanggil arsip digital, di sisi lain, membutuhkan beberapa klik dan tidak lebih.

Sebelum kita masuk ke manfaatnya, mari kita jawab pertanyaan berikut:

10 keuntungan mendigitalkan dokumen kertas:

• Keleluasaan

  Bekerja fleksibel, di mana pun Anda berada

• Efisiensi

  Optimalisasi semua alur kerja

• Cepat

  Tanda terima dan pengiriman digital

• Hemat biaya

  Mengurangi biaya di semua bidang

• Keandalan

  Penanganan tenggat waktu yang disederhanakan

• Bersama

  Komunikasi internal dan eksternal yang lebih cepat

• Mulus

  Integrasi dalam perangkat lunak perkantoran

• Cari "seperti Google"

  Cari konten menggunakan kata kunci

• Penghemat waktu

  Menghemat jam kerja

• Untuk selama-lamanya

  Pengarsipan jangka panjang dalam format PDF/A

Pastikan untuk menghindari kesalahan ini

Sementara perusahaan besar telah lama menunjuk petugas digitalisasi yang berurusan dengan topik konversi dokumen analog penuh waktu, perusahaan kecil dan menengah biasanya kekurangan sumber daya manusia, terutama karena kualifikasi profesional yang sesuai diperlukan.
Namun, ini adalah kesalahan umum dan menyebabkan investasi yang buruk, karena banyak produsen mengambil keuntungan dari ketidaktahuan ini.

Kesimpulan sementara 1/3

Anda tidak memerlukan spesialis TI atau pustakawan terlatih!

Yang benar-benar Anda butuhkan hanyalah

• perangkat lunak yang tepat
• mitra TI yang andal
• perangkat keras yang sesuai

Terkadang perangkat keras seringkali sudah ada, memiliki potensi lebih dari sebelumnya dan dapat segera digunakan.

Ujung

Ngomong-ngomong, ada artikel khusus tentang masalah "pemrosesan faktur digital", yang melaporkan keuntungan dari digitalisasi atau pemrosesan faktur digital:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Apa arti digitalisasi dokumen secara rinci?

Sederhananya, ini adalah proses penggantian dokumen fisik, dalam arti kertas, dengan format digital.

Kebanyakan orang harus terbiasa dengan prosesnya, setidaknya dengan cara yang belum sempurna. Sebuah dokumen dipindai atau difoto, di mana pemindai biasanya digunakan. Namun, itu tergantung pada antarmuka masing-masing. Dokumen juga dapat didigitalkan menggunakan kamera ponsel.

Bagi banyak perusahaan, perubahan dari kertas dan folder ke format elektronik adalah salah satu langkah terpenting dan juga signifikan dalam proses digitalisasi.

Cara memindai dokumen kertas

Dokumen pindai ditambahkan melalui modul pemindai terintegrasi ScanConnect, yang, antara lain, memungkinkan pengambilan dokumen dari semua pemindai, perangkat multifungsi, aplikasi seluler, dan juga mesin fotokopi besar, seperti perusahaan Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox , dan lainnya.

Pembuatan versi otomatis untuk dokumen yang ada diperhitungkan, dan metode pemindaian berkat halaman pemisah didukung untuk pemindaian massal tumpukan dokumen dan kemudian dibagi menjadi dokumen individual.

Jika Anda memindai banyak dokumen, PaperOffice sangat berguna karena mengenali lembar pemisah dan memisahkan dokumen untuk pengarsipan. Fitur hebat yang sangat berguna jika perusahaan Anda secara teratur bekerja dengan dokumen format yang kompleks adalah PaperOffice menggunakan AI untuk mengenali konten pada dokumen Anda, seperti: total, jenis dokumen, tanggal, detail kontak, dll.

OCR atau bagaimana dokumen kertas dibuat dapat dicari?

Sekarang teks pada dokumen seharusnya tidak hanya dapat dibaca, tetapi juga tersedia sedemikian rupa sehingga Anda dapat dengan mudah mencari cuplikan teks.

Pengarsipan sepenuhnya secara otomatis dan tanpa upaya manual.

Segera setelah dokumen dimasukkan ke dalam PaperOffice, PIA menangani semua yang menahan Anda.

Ini berarti bahwa PIA memberi Anda mesin pencari Anda sendiri yang kuat untuk semua informasi Anda, yang dapat mencari dan menemukan berbasis teks seperti mesin pencari klasik seperti Google, tetapi juga dapat melakukan semuanya secara visual, yaitu membandingkan dan mengenali dokumen secara visual dapat.

PaperOffice akan secara otomatis mengenali semua dokumen yang telah diajarkan oleh PIA mulai saat ini, yang pada gilirannya dapat memicu aturan otomatis dan pengarsipan masker.

Bisakah penyimpanan dan pengenalan dokumen diotomatisasi?

Untuk menyimpan dokumen dan tanda terima Anda secara otomatis, dokumen ini pertama kali diajarkan di PaperOffice. Masker pengarsipan di PaperOffice mengurus lokasi pengindeksan dan pengarsipan.

Segera setelah templat dokumen yang diajarkan telah dikenali, masker penyimpanan secara otomatis dipicu, yang bertanggung jawab atas kata kunci otomatis dan lokasi penyimpanan.

Data from the document is recognized and read out

Masker penyimpanan tidak hanya dapat dipicu secara otomatis oleh templat dokumen yang diajarkan - masker juga dapat dipilih secara manual dalam dialog PIA.

PIA menjadi sepenuhnya otonom, tanpa interaksi pengguna dan untuk jumlah dokumen yang tidak terbatas sesuai dengan topeng penyimpanan yang ditentukan:

• Baca secara otomatis
• Tandai sepenuhnya
• Jadikan dapat dicari
• Menambahkan dan memantau tugas dan alur kerja yang perlu dilakukan
• Indeks
• Membuat struktur folder target baru
• Simpan ke folder target
• Buat thumbnail
• Isi sendiri bidang yang diperlukan
• Menautkan ke kontak dan mengoptimalkan pencarian kontak

Kepatuhan terhadap digitalisasi dan peraturan hukum yang sesuai dengan GoBD

Salah satu aspek terpenting ketika menyimpan dokumen melalui sistem manajemen dokumen adalah kepatuhan terhadap peraturan hukum atau persyaratan GoBD.

Singkatan GoBD adalah singkatan dari "Prinsip-prinsip untuk pengelolaan dan penyimpanan buku, catatan, dan dokumen yang tepat dalam bentuk elektronik dan untuk akses data".

Secara khusus, karena penyimpanan dokumen yang tahan audit dan sangat terenkripsi langsung di database SQL pusat PaperOffice memenuhi semua persyaratan untuk standar dokumen dan pedoman hukum atau GOBD standar Jerman tertinggi di dunia.

Istilah versioning bukanlah kata asing dalam document management system (DMS). Kebutuhan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi yang sesuai dengan GoBD dan pembuatan versi yang tahan audit lebih jelas daripada sebelumnya.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Penerapan versi membuat semua perubahan dapat dilacak

Istilah pembuatan versi dapat dijelaskan dengan sangat mudah: Secara keseluruhan, ini adalah tentang fungsionalitas yang digunakan untuk merekam perubahan pada dokumen atau file. Perubahan dokumen dapat dideteksi dan disimpan sebagai salinan bayangan sebagai versi dokumen baru.

Memastikan kekekalan

Setiap perubahan dokumen menempatkan versi dokumen yang "lebih baru" dalam arsip yang sesuai. Logging membuat perubahan transparan dan dapat dilacak setiap saat. Pada titik ini, penampil berikutnya tahu kapan dan dengan editor mana perubahan pada dokumen dilakukan. Ini memberi Anda gambaran umum tentang seluruh siklus hidup dokumen. Versioning dapat dilakukan secara otomatis atau manual.

Untuk memastikan keamanan revisi, semua detail perubahan pada dokumen dan file harus dapat dilacak dengan jelas. Harus dipastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat membuat perubahan seperti itu. Tetapi sama pentingnya untuk mengetahui bertahun-tahun kemudian karyawan mana yang mengubah apa dan kapan.

Strategi yang tepat untuk mendigitalkan:
"Langkah demi langkah" dan "Terakhir di<>First out"

Fakta bahwa digitalisasi dokumen analog memiliki keunggulan ditunjukkan dengan jelas.

Tetapi bagaimana kerugian jangka pendek dapat dikurangi?

Varian digitalisasi yang lebih mahal adalah menugaskan perusahaan yang berspesialisasi dalam hal ini. Tergantung pada keadaannya, file dan folder dari arsip dikirim ke perusahaan sebagai barang, di mana mereka didigitalkan dan dikirim kembali. Format data yang akan didigitalkan sebelumnya telah ditentukan. Tapi berikan data penting perusahaan? Meskipun semua perusahaan yang berurusan dengan pengarsipan digital menjamin tingkat kerahasiaan tertinggi, tidak ada jaminan.

Berdasarkan permintaan, perusahaan juga dapat membawa truk dengan pemindai drum dan mendigitalkan langsung di lokasi, di tempat parkir tempat perusahaan mereka sendiri. Namun, hal itu sangat mendorong ruu tersebut. Layanan di luar rumah yang mahal, yang dapat memakan waktu beberapa hari tergantung pada ukuran arsip, harus dibayar secara terpisah.

Untungnya bagi semua perusahaan, sementara arsip harus berupa arsip, informasi yang dikandungnya, baik analog maupun digital, tidak semuanya harus tersedia pada saat yang bersamaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mendigitalkan arsip selangkah demi selangkah, sesuai dengan prinsip logistik last in <> first out. Digitalkan dokumen analog yang terakhir diterima terlebih dahulu.

Alasannya sederhana

Dokumen kontemporer biasanya dibutuhkan jauh lebih banyak daripada dokumen yang jauh dari waktu ke waktu dalam alur kerja sehari-hari. Jadi, Anda harus mendigitalkan dokumen-dokumen tepat waktu ini terlebih dahulu, yang mempercepat proses kerja berkat ketersediaan Anda yang lebih baik. Dalam kasus terbaik, ada keseimbangan antara upaya yang terlibat dalam digitalisasi (menghapus arsip, memindai, menyimpan secara digital, membawa kembali dokumen analog) dan akselerasi proses yang sekarang tersedia, karena tidak perlu pergi ke arsip dan Anda dapat melakukan semua proses di komputer.

Efek positif lain dari pendekatan ini adalah bahwa periode retensi dapat digunakan secara optimal untuk mengurangi stok arsip analog dan bukan untuk mendigitalkan file yang periode retensinya berakhir enam bulan kemudian.

Sangat penting untuk menyediakan perangkat keras atau koneksi yang mudah dan menentukan ruang lingkup digitalisasi di rumah!

Jumlah karyawan administrasi di suatu perusahaan atau jumlah pekerjaan VDU yang dipertanyakan terkadang sangat bervariasi, sehingga tidak mungkin untuk mengatakan berapa banyak karyawan yang harus Anda komisi dengan digitalisasi sehubungan dengan ukuran perusahaan.

Paling tidak, setiap karyawan harus memiliki akses ke perangkat dengan fungsi pemindai, lebih disukai pemindai dokumen yang memungkinkan beberapa umpan untuk dipindai serta format yang berbeda.

Ruang lingkup setiap digitalisasi sama rumitnya dengan jumlah orang yang terlibat dalam digitalisasi, karena dengan sistem ini, digitalisasi hampir tidak kebetulan. Ini dapat diimplementasikan, misalnya, dalam bentuk bahwa karyawan Z memproses proses sehubungan dengan perusahaan XYZ. Pada saat yang sama, ini bisa menjadi pemicu untuk mendigitalkan seluruh file arsip analog di perusahaan XYZ.

Namun, hubungan bisnis jangka panjang, misalnya, dapat memanifestasikan dirinya dalam sejumlah besar file. Varian lain adalah mendigitalkan hanya segmen tertentu dari hubungan bisnis, tepatnya yang tunduk pada pemrosesan yang paling sering. Misalnya, faktur atau catatan pengiriman. Dengan perangkat lunak yang tepat, digitalisasi yang menyertai proses dapat diimplementasikan tanpa masalah.

Panduan 5 Langkah Terbaik

Ujung

Kami telah membuat panduan 5 langkah terbaik untuk menjadi tanpa kertas dan mendigitalkan bisnis Anda, merinci setiap 5 langkah dan berapa lama waktu yang dibutuhkan:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Bangun perangkat lunak DMS sendiri atau open source?

Perangkat lunak mana yang cocok untuk saya?

Komposisi perangkat lunak dari banyak perusahaan menyerupai sejarah perusahaan mereka, sebuah struktur yang telah tumbuh perlahan. Ini sangat kompleks sehingga hanya beberapa karyawan lama yang memahaminya.

Solusi yang lebih baik adalah perangkat lunak yang melakukan semua proses mulai dari pemindaian hingga penyediaan hingga pengarsipan dan pada saat yang sama menawarkan antarmuka untuk menghubungkan perangkat lunak lain. Perangkat lunak dengan navigasi menu yang cukup jelas yang pada akhirnya memberikan dokumen digital perusahaan rumah yang juga memenuhi semua persyaratan dalam hal penanganan dan pemrosesan data serta keamanan.

Kedengarannya agak menyedihkan?

Itu benar, tetapi sesuatu yang sederhana dan berfungsi pathos lebih baik daripada semburan jargon teknis TI yang membuat karyawan berkeringat.

PaperOffice sangat cocok untuk mendigitalkan dokumen.

Perangkat lunak manajemendokumenyang tepat memecahkan masalah analog-digital

DMS adalah singkatan dari perangkat lunak manajemen dokumen dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah perangkat lunak tersebut. Berbagai fungsinya sama luar biasa dengan navigasi menu yang dirancang secara intuitif, yang hanya membutuhkan pelatihan kecil. Anda tidak perlu konsultan mahal di lokasi. Tutorial video yang dijelaskan dengan baik di PaperOffice DMS dapat melakukan ini dengan baik dan jauh lebih murah, gratis.

Pemindaian, OCR, pengarsipan dengan kata kunci otomatis, penggabungan dokumen yang dikendalikan AI, mesin pencari terintegrasi, fungsi alur kerja, enkripsi dengan 1024Mbit, integrasi langsung ke MS Office, perlindungan terhadap ransomware, pembuatan template otomatis, fungsi stempel, tugas dan manajemen catatan.

Ini adalah beberapa fungsi terpenting dari PaperOffice DMS dan seperti yang saya katakan, baik Anda maupun karyawan Anda tidak harus menyelesaikan gelar TI.

Di mana tempat terbaik untuk menyimpan dokumen pindaian?

Kami menyarankan pelanggan kami untuk mengarsipkan data digital baik dalam database yang terletak di perangkat NAS seperti Synology atau QNAP atau di server khusus. Dengan server PaperOffice eksternal (khusus) Anda sendiri, Anda mendapatkan semua keuntungan dari cloud dengan perlindungan data yang sempurna dan menghemat uang dan banyak pekerjaan setiap bulan.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Dengan server PaperOffice Anda memiliki semua keuntungan dari solusi cloud hanya dengan satu perbedaan besar: Ini adalah server database khusus Anda sendiri dan tidak ada yang mengaksesnya kecuali Anda.

Tidak ingin menggunakan server? Tidak ada masalah.

Mengapa NAS sangat ideal untuk pengarsipan dokumen

NAS, penyimpanan yang terpasang ke jaringan, dalam bahasa Jerman perangkat penyimpanan dengan koneksi jaringan, serta perangkat lunak yang kompatibel untuk PaperOffice DMS dan cloud internal sudah siap. Benar-benar aman dari keingintahuan negara dan non-negara dan, berkat fungsi cadangan, juga aman dari kecelakaan hard drive.

Kesimpulan sementara 3/ 3

1. Hubungi produsen dengan pengetahuan dan perangkat lunak yang sesuai dengan GOBD (dan juga GDPR)!

2. Tidak ada satu perangkat lunak DMS yang cocok. Setiap DMS memiliki pembenarannya sendiri dan pada akhirnya produk harus sesuai dengan tujuannya.

3. Apakah itu server Anda sendiri, server khusus PaperOffice di pusat data Strato AG di Berlin (Jerman) atau NAS - simpan dokumen Anda TIDAK PERNAH pada penyimpanan cloud pihak ketiga yang a) tidak digunakan secara khusus dan b) tidak terletak di negara yang aman c) Anda tidak dapat mengekspor dengan satu klik

Ujung

Jika Anda mengikuti saran dan akan menggunakan NAS untuk penyimpanan dokumen aman internal - PaperOffice tidak hanya sempurna untuk ini, tetapi bahkan merupakan satu-satunya DMS resmi untuk produsen NAS terbesar di dunia - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.