Pemindai dan manajemen dokumen: manfaat dan penggunaan

Ada dikotomi di sebagian besar kantor di seluruh dunia. Di satu sisi area digital dengan komputer individu dan jaringan, di sisi lain dokumen dalam bentuk kertas. Ini terkadang menyebabkan kekacauan dan, di atas segalanya, waktu hilang. Waktu yang dihabiskan untuk mencari konten.

Paperless work through digital processes

Menurut laporan internasional oleh McKinsey, pekerja kantoran menghabiskan 1,8 jam per hari untuk mencari dan mengumpulkan informasi, yang merupakan rata-rata 9,3 jam per minggu.

Akuntan, sekretaris, pembeli, juru tulis, operator, dan banyak kelompok profesional lainnya sibuk memproses proses administrasi setiap hari. Pekerjaan satu karyawan seringkali tergantung pada pekerjaan yang lain.

Setiap perusahaan sekarang memiliki perangkat multifungsi yang juga mendukung fungsi pemindaian. Tetapi bagi banyak orang, istilah dan penggunaan sistem manajemen dokumen masih belum diketahui.

Dalam artikel saat ini kami menjelaskan bahwa ada baiknya menggunakan sistem manajemen dokumen dengan pemindai Anda. Kami akan memberi Anda setidaknya 15 alasan untuk menggunakannya, yang akan memungkinkan Anda untuk membuat kantor Anda tanpa kertas dan digital dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi bisnis inti perusahaan Anda.

Sebelum kita masuk ke alasan mengapa, mari kita jawab pertanyaannya:

Untuk apa menggunakan DMS di perusahaan?

Faktur, bill of lading, surat pendamping, pengiriman atau instruksi pengoperasian untuk perangkat baru dan sertifikat jaminan terkait, untuk menyebutkan beberapa contoh saja? Digitalisasi mereka seringkali sudah lama datang, hanya karena kurangnya staf dan waktu. Akibatnya, gunung analog tumbuh.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Dengan DMS dan pemindai yang sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda bisa mendapatkan dikotomi dan hilangnya waktu yang tidak perlu terkendali.

DMS juga merupakan singkatan dari perangkat lunak manajemen dokumen dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah perangkat lunak tersebut.

Karena PaperOffice DMS memungkinkan kertas analog menjadi konten digital di mana hal itu terjadi.

Pengindeksan yang terstruktur secara cerdas menetapkan setiap dokumen ke proses yang benar dengan memasukkan kata kunci. Dengan mesin pencari sendiri di PaperOffice, semua dokumen kemudian dapat ditemukan dan dipanggil. Bergantung pada persyaratan, surat yang direkam dikonversi menggunakan pengenalan teks OCR agar dapat memprosesnya dengan perangkat lunak Office yang kompatibel.

Kami menyadari kebutuhannya, tetapi:

Apa keuntungan dari kantor tanpa kertas?

Di dunia saat ini, karyawan berurusan dengan sejumlah besar dokumen yang berbeda: dokumen kertas asli seperti surat atau kontrak, PDF dan dokumen elektronik seperti file dan email.

Di banyak perusahaan, dokumen-dokumen ini disalin, dicetak, diteruskan, didistribusikan, dan diajukan di berbagai tempat. Pencarian informasi penting menjadi semakin sulit dan mengarah pada alur kerja yang tidak ekonomis dan karyawan yang terbebani. Kami memiliki artikel terperinci, di mana kebutuhan akan sistem manajemen dokumen dijelaskan dan keuntungan menggunakannya terdaftar.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Namun, jika karyawan Anda mulai menghilangkan atau setidaknya mengurangi konsumsi kertas di kantor atau seluruh perusahaan, Anda juga akan meningkatkan proses, meningkatkan produktivitas dengan mendigitalkan data, menggunakan metode tanpa kertas dan dengan demikian mengurangi biaya.

Banyak keuntungan dan aspek lain telah dibahas dalam artikel terperinci tentang "Implementasi di kantor tanpa kertas".

Pemindai mana yang cocok untuk kolaborasi sempurna?

Misalnya, perangkat multifungsi (MFP) seperti yang berasal dari Brother atau Konica Minolta dan produsen lainnya.

Printer, pemindai, dan mesin fotokopi all-in-one: Dokumen yang dipindai masuk ke direktori pusat melalui perangkat pusat ini atau melalui "pemindaian langsung ke email" sebagai email ke kotak surat di Outlook Anda, yang dipantau oleh PaperOffice, misalnya dan dengan demikian secara otomatis memasuki perangkat lunak manajemen dokumen.

Atau cukup integrasikan alamat PaperOffice kustom Anda ke dalam pemindai Anda, yang disebut alamat email DropMail, sebagai lokasi penyimpanan untuk file yang Anda pindai. PaperOffice mengarsipkan semua file dengan mudah melalui email.

Bagi mereka yang ingin memindai dokumen kertas dengan cara normal, modul "ScanConnect" yang terintegrasi secara default di PaperOffice sangat ideal. Karena ini mendukung setiap pemindai, perangkat multifungsi atau mesin fotokopi berkapasitas besar dengan unit pemindaian terintegrasi dan sangat mudah digunakan.

Namun demikian, tidak penting bagaimana dokumen kertas Anda sampai ke PaperOffice, karena berkat pengenalan teks OCR otomatis, konten semua dokumentasi yang Anda pindaian dikenali.

Tidak peduli apa yang terbuat dari kertas, itu dipindai dan direkam dengan presisi tinggi berkat pengoptimalan berbasis AI.

Segera setelah dokumen dicatat, kontennya diindeks menggunakan dekomposisi teks mentah. Sederhananya, konten ditulis kata demi kata ke dalam register khusus, dengan algoritma mengenali kata-kata individual dalam kombinasi kata dan merekamnya dengan cara yang sama.

Digitalisasi dan manajemen dokumen

Ketika kita berbicara tentang sistem manajemen dokumen, kita tidak boleh lupa: semakin tinggi tingkat digitalisasi informasi yang merupakan bagian dari proses, semakin tinggi tingkat kontrol dan otomatisasi yang dapat kita capai. Kami telah menulis artikel tentang keuntungan digitalisasi, klik di sini.

Pada langkah pertama, Anda menentukan dokumen mana yang termasuk dalam proses kami, bagaimana kami mengintegrasikannya ke dalam sistem manajemen dokumen kami dan informasi mana yang akan diekstraksi dan disimpan bersama dengan dokumen dalam database Anda. Setelah informasi disertakan, kami mendefinisikan siklus hidupnya, bagaimana ia akan berinteraksi dengan proses lain dan bagaimana kami dapat mengintegrasikannya.

Informasi berasal dari berbagai sumber

Kemungkinan besar, kami akan menemukan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.

Apa yang kita lakukan dengan dokumen digital dalam format pdf, doc, dll. Di sini prosesnya sangat sederhana.

Seret dokumen digital ke antarmuka PaperOffice. Atau minta folder Windows Anda mudah dipantau setelah dokumen diterima.

Dokumen dalam bentuk kertas dapat dengan mudah dipindai dan diubah menjadi format digital berkat pemindai terintegrasi.

Berkat program Pengenalan Karakter Optik (OCR = Pengenalan Karakter Optik), kami telah mengambil langkah penting. Dengan menggunakan pemindai atau perangkat digitalisasi lainnya, kami tidak hanya mengubah dokumen menjadi gambar, tetapi juga dapat "membaca" kontennya secara elektronik.

Tidak hanya teks OCR murni yang disertakan dalam database, berkat kecerdasan buatan (AI) yang disebut PIA, otomatisasi dapat ditentukan secara manual atau otomatis.

Ini adalah bagaimana kita menggunakan sistem untuk mengenali dan menentukan area dokumen mana yang perlu dibaca secara otomatis. Seperti nomor faktur, tanggal, produk, jumlah, dll. Dengan demikian, kami memiliki semua informasi yang diperlukan dalam sistem manajemen dokumen kami.

Digitalisasi informasi melalui OCR membuatnya lebih mudah untuk mengintegrasikan berbagai macam dokumentasi ke dalam manajemen proses dan alur kerja.

Semuanya terdengar bagus, tetapi bagaimana pengarsipan massal dilakukan dari pemindai?

PaperOffice DMS juga telah mempertimbangkan pengarsipan massal dari pemindai Anda untuk fitur terpenting yang berkaitan dengan pengenalan teks, integrasi AI, dan kata kunci.

Modul ScanConnect tidak hanya menawarkan koneksi langsung antara pemindai Anda dan PaperOffice DMS. ScanConnect adalah alat pemindai yang kuat untuk pemindaian manual dan menyembunyikan fitur menarik lainnya untuk membantu Anda dengan pemindaian massal.

Pertama-tama siapkan semua halaman dokumen untuk dipindai dan kemudian tempatkan halaman pemisah di antara dokumen individual yang ingin Anda pisahkan.

PaperOffice mengenali halaman pemisah dan menyimpan dokumen satu per satu.

15 alasan untuk menggunakan pemindai Anda bersama dengan PaperOffice DMS

• Alasan 1 - Temukan dokumen dengan cepat di PaperOffice DMS

  Pengindeksan teks lengkap dan pencarian Seperti Google: Dalam sistem manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS, Anda dapat menemukan dokumen, tanda terima, dan informasi yang dipindai dalam hitungan detik. Ini dimungkinkan karena dokumen Anda dianalisis dan diindeks dengan pengenalan teks lengkap segera setelah disimpan.

  Anda cukup memasukkan istilah pencarian, seperti dengan Google, dan PaperOffice mencantumkan semua hasilnya. Ya, sama seperti Google: Karena Anda dapat menemukan konten teks apa pun dari dokumen apa pun dalam hitungan detik menggunakan mesin pencari terintegrasi, pencarian teks lengkap, dan fungsi filter tambahan.

  Anda tidak akan pernah ingin melepaskan pencarian kata kunci di PaperOffice lagi dan dengan filter pencarian Anda akan menemukan setiap dokumen, tidak peduli seberapa detailnya - termasuk mengirim email, mengekspor ke Excel atau sistem file!

• Alasan 2 - Secara otomatis versi dokumen kertas

  PaperOffice secara otomatis membuat versi setiap dokumen yang diubah, membuat salinan bayangan dan menyimpannya secara terpisah sehingga Anda dapat membuka versi yang diinginkan lagi kapan saja.

  Berkat VersionControl terintegrasi, setiap perubahan dokumen dikenali dan disimpan sebagai salinan bayangan sebagai versi dokumen baru. Anda dapat membuka, mengekspor, dan mengedit setiap versi secara independen.

• Alasan 3 - Pemisah untuk pemindaian batch beberapa dokumen

  Cukup letakkan halaman pemisah PaperOffice di depan setiap dokumen yang harus dipisahkan. PaperOffice mengenali halaman pemisah selama proses pemindaian dan menyimpan dokumen secara terpisah.

• Alasan 4 - Halaman pemisah pintar untuk pengarsipan langsung dari pemindai

  PaperOffice menawarkan kepada Anda opsi pengarsipan manual ke pengarsipan yang sepenuhnya otomatis tanpa intervensi apa pun. Semua bidang diisi secara otomatis dan bahkan jalur penyimpanan dapat dihasilkan dan digunakan secara dinamis tergantung pada tanggalnya.

• Alasan 5 - Xml / JSON mengaktifkan kode QR pada halaman pemisah

  Simpan kode QR berkemampuan XML/JSON dengan kata kunci pada halaman pemisah dan pindai tumpukan dokumen Anda - PaperOffice mengenali halaman pemisah dan kode QR dengan perintah XML/JSON dan kata kunci dokumen Anda saat disimpan.

  Dengan cara ini Anda dapat menyimpan halaman pemisah individu dengan jenis dokumen, misalnya "faktur" dan lokasi penyimpanan khusus untuk pemindaian massal Anda, dan dengan demikian menyimpan file pemindaian Anda dengan cara yang ditargetkan.

• Alasan 6 - Pindai Pemantauan Direktori Folder

  Mesin fotokopi Anda dapat menyimpan pemindaian di folder tertentu? Hebat, cukup pantau folder ini dan Anda akan memiliki pengarsipan otomatis penuh dalam hitungan detik!

  Minta PaperOffice memantau folder apa pun secara otomatis. Segera setelah file baru muncul di folder ini, mereka diarsipkan sesuai dengan spesifikasi Anda dan diproses sepenuhnya secara mandiri.

• Alasan 7 - Menyiapkan aturan pengarsipan untuk monitor direktori

  Apakah Anda ingin menangkap dokumen kertas secara otomatis setelah pemindaian, tetapi juga secara otomatis menandainya ke detail terkecil? Pertama-tama pindai semua dokumen ke dalam folder, lalu siapkan pemantauan direktori. Kemudian tentukan bahwa topeng pengarsipan tertentu digunakan segera setelah ada sesuatu di folder.

  Selain pemantauan, Anda juga dapat menentukan semua informasi yang relevan seperti nama, lokasi penyimpanan, jenis dokumen, dll. PaperOffice menangani seluruh pengajuan untuk Anda.

• Alasan 8 - Alat pemindai yang kuat untuk pemindaian manual

  Halaman tunggal, pemindaian massal, atau pemindaian foto: Tidak peduli apa yang terbuat dari kertas, itu dipindai dan direkam dengan presisi tinggi berkat pengoptimalan berbasis AI.

  ScanConnect terintegrasi mendukung setiap pemindai, perangkat multifungsi atau mesin fotokopi berkapasitas besar dengan unit pemindaian terintegrasi dan sangat mudah digunakan.

• Alasan 9 - Dukungan Scan2Folder

  Jika pemindai Anda bukan pemindai WIA atau TWAIN, PaperOffice menawarkan opsi Scan2Folder. Anda menyimpan dokumen yang dipindai dalam folder yang dipantau oleh PaperOffice.

• Alasan 10 - Pengenalan teks OCR dari dokumen analog dalam lebih dari 100 bahasa

  PaperOffice andal mengonversi teks analog dari lebih dari 100 bahasa, termasuk set karakter Cyrillic dan Asia.

  Ini adalah bagaimana dokumen internasional dapat dipindai di perusahaan Anda - PaperOffice DMS mengenali bahasa dan melakukan pengenalan teks. Ini memungkinkan Anda untuk mencari dokumen dalam database Anda dan menemukannya dalam hitungan detik.

• Alasan 11 - Konversi otomatis ke PDF / A untuk pengarsipan jangka panjang
  Dokumen kertas secara otomatis disimpan dalam standar ISO 19005 PDF/A yang valid secara hukum. Format PDF/A-1 adalah format yang paling ketat, yang terdiri dari 2 level: PDF/A-1b untuk reproduksibilitas visual dan PDF/A-1a untuk pemetaan Unicode dan penataan konten.
• Alasan 12 - Tidak ada cloud yang disebarkan dan / atau diperlukan

  PaperOffice bergantung pada database yang Anda gunakan secara lokal atau pada NAS Anda, seperti Synology atau QNAP. Dengan cara ini, semua informasi tentang dokumen Anda, seperti thumbnail dan pengenalan teks yang telah dilakukan, serta kata kunci lainnya, disimpan dalam database Anda.

  Dengan cara ini, data tidak berakhir di penyedia cloud pihak ketiga dan Anda tidak perlu membayar biaya bulanan untuk penyimpanan data.

• Alasan 13 – Penyimpanan GDPR dan GOBD

  Terlepas dari apakah Anda menghapus halaman, memutarnya atau menghitamkan area dengan PaperOffice - semuanya di-versi dengan cara yang tahan audit sesuai dengan GOBD untuk pengarsipan yang sempurna.

  PaperOffice secara otomatis membuat versi setiap dokumen yang diubah, membuat salinan bayangan dan menyimpannya secara terpisah sehingga Anda dapat membuka versi yang diinginkan lagi kapan saja.

• Alasan 14 - Panggil dokumen digital melalui kode QR (cam scan)

  Penggunaan PaperOffice QR Codes membuka kemungkinan yang sangat baik, seperti pembuatan versi otomatis dari dokumen kertas yang sudah diarsipkan dan diubah yang berisi Kode QR yang sama.

  Anda juga dapat dengan mudah mencari dokumen di PaperOffice menggunakan kode QR - buka pencarian kode QR dan tahan kode QR dokumen PaperOffice di webcam untuk menampilkannya di PaperOffice.

• Alasan 15 - Nilai uang yang tak terkalahkan

  Lisensi pembelian PaperOffice memiliki validitas seumur hidup tanpa biaya tindak lanjut dan dengan PaperOffice PLUS opsional bahkan semua pembaruan tindak lanjut, versi tahunan baru, dan dukungan pribadi gratis melalui telepon dan Teamviewer dengan harga tetap yang dapat dihitung tanpa kejutan buruk.

  Ini hanya 15 alasan mengapa Anda harus menggunakan pemindai Anda dengan sistem manajemen dokumen. Selain yang tercantum di atas, PaperOffice menawarkan lebih banyak alasan: manajemen siklus hidup (periode retensi), pencatatan akses, perlindungan terhadap akses dan enkripsi yang tidak sah, integrasi intuitif di Outlook / Office, pengindeksan dokumen (metadata), solusi alur kerja, dan banyak lagi.

  Anda dapat melihat fitur-fiturnya dengan membuka situs kami dan pergi ke "Apa yang dapat dilakukan PaperOffice".

Memindai dokumen dan mengarsipkannya di DMS menawarkan keuntungan besar bagi perusahaan. Semua proses yang melibatkan dokumen dioptimalkan. Perlindungan data dan keamanan data tetap terjamin.

Kantor tanpa kertas meringankan karyawan. Anda menghemat banyak upaya pencarian dan biaya. Dan Anda meningkatkan kepastian hukum dari proses administrasi Anda.

Bagi banyak perusahaan, PaperOffice DMS adalah langkah pertama menuju digitalisasi. Dengan memindai dokumen dan mengarsipkannya secara digital, Anda membuat lebih dari sekadar salinan digital aslinya. Pemindaian mengubah informasi yang tidak terstruktur menjadi data terstruktur.

Pastikan untuk menghindari kesalahan ini

Sementara perusahaan besar telah lama menunjuk petugas digitalisasi yang berurusan dengan topik konversi dokumen analog penuh waktu, perusahaan kecil dan menengah biasanya kekurangan sumber daya manusia, terutama karena kualifikasi profesional yang sesuai diperlukan.
Namun, ini adalah kesalahan umum dan menyebabkan investasi yang buruk, karena banyak produsen mengambil keuntungan dari ketidaktahuan ini.

Kesimpulan sementara

Anda tidak memerlukan spesialis TI atau pustakawan terlatih!

Yang benar-benar Anda butuhkan hanyalah

• perangkat lunak yang tepat
• mitra TI yang andal
• perangkat keras yang sesuai

Terkadang perangkat keras seringkali sudah ada, memiliki potensi lebih dari sebelumnya dan dapat segera digunakan.

Ujung

Ngomong-ngomong, ada artikel khusus tentang masalah "Pemrosesan faktur digital", yang melaporkan keuntungan dari digitalisasi atau pemrosesan faktur digital:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide