Penawaran diskon terbesar yang mungkin
Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.
Peningkatan bonus gratis
Penawaran diskon terbesar yang mungkin
Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.
Peningkatan bonus gratis
Persahabatan Kepercayaan Kata Hormat
Kami tidak akan memberikan alamat email Anda kepada orang lain dan setiap email akan mencakup tautan berhenti berlangganan dengan satu klik.
Sistem manajemen dokumen, disingkat DMS, mendukung perusahaan Anda dalam manajemen dokumen bisnis yang elektronik dan sistematis. Oleh karena itu, DMS dalam banyak hal merupakan langkah pertama menuju kantor tanpa kertas. Bersama dengan pemindai Anda, Anda membuat tim yang sempurna untuk mendigitalkan file analog dan mempercepat proses pencarian dan pengarsipan.
Tips profesional
Kami memberi Anda setidaknya 15 alasan mengapa Anda harus menggunakan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) bersama dengan pemindai Anda. Pemindaian dan manajemen menjadi mudah dengan PaperOffice DMSAda dikotomi di sebagian besar kantor di seluruh dunia. Di satu sisi area digital dengan komputer individu dan jaringan, di sisi lain dokumen dalam bentuk kertas. Ini terkadang menyebabkan kekacauan dan, di atas segalanya, waktu hilang. Waktu yang dihabiskan untuk mencari konten.
Menurut laporan internasional oleh McKinsey, pekerja kantoran menghabiskan 1,8 jam per hari untuk mencari dan mengumpulkan informasi, yang merupakan rata-rata 9,3 jam per minggu.
Akuntan, sekretaris, pembeli, juru tulis, operator, dan banyak kelompok profesional lainnya sibuk memproses proses administrasi setiap hari. Pekerjaan satu karyawan seringkali tergantung pada pekerjaan yang lain.
Setiap perusahaan sekarang memiliki perangkat multifungsi yang juga mendukung fungsi pemindaian. Tetapi bagi banyak orang, istilah dan penggunaan sistem manajemen dokumen masih belum diketahui.
Dalam artikel saat ini kami menjelaskan bahwa ada baiknya menggunakan sistem manajemen dokumen dengan pemindai Anda. Kami akan memberi Anda setidaknya 15 alasan untuk menggunakannya, yang akan memungkinkan Anda untuk membuat kantor Anda tanpa kertas dan digital dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan efisiensi bisnis inti perusahaan Anda.
Sebelum kita masuk ke alasan mengapa, mari kita jawab pertanyaannya:
Faktur, bill of lading, surat pendamping, pengiriman atau instruksi pengoperasian untuk perangkat baru dan sertifikat jaminan terkait, untuk menyebutkan beberapa contoh saja? Digitalisasi mereka seringkali sudah lama datang, hanya karena kurangnya staf dan waktu. Akibatnya, gunung analog tumbuh.
Dengan DMS dan pemindai yang sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda bisa mendapatkan dikotomi dan hilangnya waktu yang tidak perlu terkendali.
DMS juga merupakan singkatan dari perangkat lunak manajemen dokumen dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah perangkat lunak tersebut.
Karena PaperOffice DMS memungkinkan kertas analog menjadi konten digital di mana hal itu terjadi.
Pengindeksan yang terstruktur secara cerdas menetapkan setiap dokumen ke proses yang benar dengan memasukkan kata kunci. Dengan mesin pencari sendiri di PaperOffice, semua dokumen kemudian dapat ditemukan dan dipanggil. Bergantung pada persyaratan, surat yang direkam dikonversi menggunakan pengenalan teks OCR agar dapat memprosesnya dengan perangkat lunak Office yang kompatibel.
Kami menyadari kebutuhannya, tetapi:
Di dunia saat ini, karyawan berurusan dengan sejumlah besar dokumen yang berbeda: dokumen kertas asli seperti surat atau kontrak, PDF dan dokumen elektronik seperti file dan email.
Di banyak perusahaan, dokumen-dokumen ini disalin, dicetak, diteruskan, didistribusikan, dan diajukan di berbagai tempat. Pencarian informasi penting menjadi semakin sulit dan mengarah pada alur kerja yang tidak ekonomis dan karyawan yang terbebani. Kami memiliki artikel terperinci, di mana kebutuhan akan sistem manajemen dokumen dijelaskan dan keuntungan menggunakannya terdaftar.
Namun, jika karyawan Anda mulai menghilangkan atau setidaknya mengurangi konsumsi kertas di kantor atau seluruh perusahaan, Anda juga akan meningkatkan proses, meningkatkan produktivitas dengan mendigitalkan data, menggunakan metode tanpa kertas dan dengan demikian mengurangi biaya.
Banyak keuntungan dan aspek lain telah dibahas dalam artikel terperinci tentang "Implementasi di kantor tanpa kertas".
Misalnya, perangkat multifungsi (MFP) seperti yang berasal dari Brother atau Konica Minolta dan produsen lainnya.
Printer, pemindai, dan mesin fotokopi all-in-one: Dokumen yang dipindai masuk ke direktori pusat melalui perangkat pusat ini atau melalui "pemindaian langsung ke email" sebagai email ke kotak surat di Outlook Anda, yang dipantau oleh PaperOffice, misalnya dan dengan demikian secara otomatis memasuki perangkat lunak manajemen dokumen.
Atau cukup integrasikan alamat PaperOffice kustom Anda ke dalam pemindai Anda, yang disebut alamat email DropMail, sebagai lokasi penyimpanan untuk file yang Anda pindai. PaperOffice mengarsipkan semua file dengan mudah melalui email.
Ujung
Pada topik "Pengarsipan dokumen kertas yang sepenuhnya otomatis dari pemindai" ada juga video di YouTube yang menjelaskan proses ini dengan cara yang sederhana dan dapat dimengerti:
Bagi mereka yang ingin memindai dokumen kertas dengan cara normal, modul "ScanConnect" yang terintegrasi secara default di PaperOffice sangat ideal. Karena ini mendukung setiap pemindai, perangkat multifungsi atau mesin fotokopi berkapasitas besar dengan unit pemindaian terintegrasi dan sangat mudah digunakan.
Namun demikian, tidak penting bagaimana dokumen kertas Anda sampai ke PaperOffice, karena berkat pengenalan teks OCR otomatis, konten semua dokumentasi yang Anda pindaian dikenali.
Tidak peduli apa yang terbuat dari kertas, itu dipindai dan direkam dengan presisi tinggi berkat pengoptimalan berbasis AI.
Segera setelah dokumen dicatat, kontennya diindeks menggunakan dekomposisi teks mentah. Sederhananya, konten ditulis kata demi kata ke dalam register khusus, dengan algoritma mengenali kata-kata individual dalam kombinasi kata dan merekamnya dengan cara yang sama.
Ketika kita berbicara tentang sistem manajemen dokumen, kita tidak boleh lupa: semakin tinggi tingkat digitalisasi informasi yang merupakan bagian dari proses, semakin tinggi tingkat kontrol dan otomatisasi yang dapat kita capai. Kami telah menulis artikel tentang keuntungan digitalisasi, klik di sini.
Pada langkah pertama, Anda menentukan dokumen mana yang termasuk dalam proses kami, bagaimana kami mengintegrasikannya ke dalam sistem manajemen dokumen kami dan informasi mana yang akan diekstraksi dan disimpan bersama dengan dokumen dalam database Anda. Setelah informasi disertakan, kami mendefinisikan siklus hidupnya, bagaimana ia akan berinteraksi dengan proses lain dan bagaimana kami dapat mengintegrasikannya.
Kemungkinan besar, kami akan menemukan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.
Apa yang kita lakukan dengan dokumen digital dalam format pdf, doc, dll. Di sini prosesnya sangat sederhana.
Seret dokumen digital ke antarmuka PaperOffice. Atau minta folder Windows Anda mudah dipantau setelah dokumen diterima.
Ujung
Omong-omong, ada video di YouTube tentang topik "Pemantauan direktori dan pengarsipan massal" yang menjelaskan proses ini dengan cara yang dapat dimengerti:
Dokumen dalam bentuk kertas dapat dengan mudah dipindai dan diubah menjadi format digital berkat pemindai terintegrasi.
Berkat program Pengenalan Karakter Optik (OCR = Pengenalan Karakter Optik), kami telah mengambil langkah penting. Dengan menggunakan pemindai atau perangkat digitalisasi lainnya, kami tidak hanya mengubah dokumen menjadi gambar, tetapi juga dapat "membaca" kontennya secara elektronik.
Tidak hanya teks OCR murni yang disertakan dalam database, berkat kecerdasan buatan (AI) yang disebut PIA, otomatisasi dapat ditentukan secara manual atau otomatis.
Ini adalah bagaimana kita menggunakan sistem untuk mengenali dan menentukan area dokumen mana yang perlu dibaca secara otomatis. Seperti nomor faktur, tanggal, produk, jumlah, dll. Dengan demikian, kami memiliki semua informasi yang diperlukan dalam sistem manajemen dokumen kami.
Digitalisasi informasi melalui OCR membuatnya lebih mudah untuk mengintegrasikan berbagai macam dokumentasi ke dalam manajemen proses dan alur kerja.
PaperOffice DMS juga telah mempertimbangkan pengarsipan massal dari pemindai Anda untuk fitur terpenting yang berkaitan dengan pengenalan teks, integrasi AI, dan kata kunci.
Modul ScanConnect tidak hanya menawarkan koneksi langsung antara pemindai Anda dan PaperOffice DMS. ScanConnect adalah alat pemindai yang kuat untuk pemindaian manual dan menyembunyikan fitur menarik lainnya untuk membantu Anda dengan pemindaian massal.
Pertama-tama siapkan semua halaman dokumen untuk dipindai dan kemudian tempatkan halaman pemisah di antara dokumen individual yang ingin Anda pisahkan.
PaperOffice mengenali halaman pemisah dan menyimpan dokumen satu per satu.
Pengindeksan teks lengkap dan pencarian Seperti Google: Dalam sistem manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS, Anda dapat menemukan dokumen, tanda terima, dan informasi yang dipindai dalam hitungan detik. Ini dimungkinkan karena dokumen Anda dianalisis dan diindeks dengan pengenalan teks lengkap segera setelah disimpan.
Anda cukup memasukkan istilah pencarian, seperti dengan Google, dan PaperOffice mencantumkan semua hasilnya. Ya, sama seperti Google: Karena Anda dapat menemukan konten teks apa pun dari dokumen apa pun dalam hitungan detik menggunakan mesin pencari terintegrasi, pencarian teks lengkap, dan fungsi filter tambahan.
Anda tidak akan pernah ingin melepaskan pencarian kata kunci di PaperOffice lagi dan dengan filter pencarian Anda akan menemukan setiap dokumen, tidak peduli seberapa detailnya - termasuk mengirim email, mengekspor ke Excel atau sistem file!
PaperOffice secara otomatis membuat versi setiap dokumen yang diubah, membuat salinan bayangan dan menyimpannya secara terpisah sehingga Anda dapat membuka versi yang diinginkan lagi kapan saja.
Berkat VersionControl terintegrasi, setiap perubahan dokumen dikenali dan disimpan sebagai salinan bayangan sebagai versi dokumen baru. Anda dapat membuka, mengekspor, dan mengedit setiap versi secara independen.
Cukup letakkan halaman pemisah PaperOffice di depan setiap dokumen yang harus dipisahkan. PaperOffice mengenali halaman pemisah selama proses pemindaian dan menyimpan dokumen secara terpisah.
PaperOffice menawarkan kepada Anda opsi pengarsipan manual ke pengarsipan yang sepenuhnya otomatis tanpa intervensi apa pun. Semua bidang diisi secara otomatis dan bahkan jalur penyimpanan dapat dihasilkan dan digunakan secara dinamis tergantung pada tanggalnya.
Simpan kode QR berkemampuan XML/JSON dengan kata kunci pada halaman pemisah dan pindai tumpukan dokumen Anda - PaperOffice mengenali halaman pemisah dan kode QR dengan perintah XML/JSON dan kata kunci dokumen Anda saat disimpan.
Dengan cara ini Anda dapat menyimpan halaman pemisah individu dengan jenis dokumen, misalnya "faktur" dan lokasi penyimpanan khusus untuk pemindaian massal Anda, dan dengan demikian menyimpan file pemindaian Anda dengan cara yang ditargetkan.
Mesin fotokopi Anda dapat menyimpan pemindaian di folder tertentu? Hebat, cukup pantau folder ini dan Anda akan memiliki pengarsipan otomatis penuh dalam hitungan detik!
Minta PaperOffice memantau folder apa pun secara otomatis. Segera setelah file baru muncul di folder ini, mereka diarsipkan sesuai dengan spesifikasi Anda dan diproses sepenuhnya secara mandiri.
Apakah Anda ingin menangkap dokumen kertas secara otomatis setelah pemindaian, tetapi juga secara otomatis menandainya ke detail terkecil? Pertama-tama pindai semua dokumen ke dalam folder, lalu siapkan pemantauan direktori. Kemudian tentukan bahwa topeng pengarsipan tertentu digunakan segera setelah ada sesuatu di folder.
Selain pemantauan, Anda juga dapat menentukan semua informasi yang relevan seperti nama, lokasi penyimpanan, jenis dokumen, dll. PaperOffice menangani seluruh pengajuan untuk Anda.
Halaman tunggal, pemindaian massal, atau pemindaian foto: Tidak peduli apa yang terbuat dari kertas, itu dipindai dan direkam dengan presisi tinggi berkat pengoptimalan berbasis AI.
ScanConnect terintegrasi mendukung setiap pemindai, perangkat multifungsi atau mesin fotokopi berkapasitas besar dengan unit pemindaian terintegrasi dan sangat mudah digunakan.
Jika pemindai Anda bukan pemindai WIA atau TWAIN, PaperOffice menawarkan opsi Scan2Folder. Anda menyimpan dokumen yang dipindai dalam folder yang dipantau oleh PaperOffice.
PaperOffice andal mengonversi teks analog dari lebih dari 100 bahasa, termasuk set karakter Cyrillic dan Asia.
Ini adalah bagaimana dokumen internasional dapat dipindai di perusahaan Anda - PaperOffice DMS mengenali bahasa dan melakukan pengenalan teks. Ini memungkinkan Anda untuk mencari dokumen dalam database Anda dan menemukannya dalam hitungan detik.
PaperOffice bergantung pada database yang Anda gunakan secara lokal atau pada NAS Anda, seperti Synology atau QNAP. Dengan cara ini, semua informasi tentang dokumen Anda, seperti thumbnail dan pengenalan teks yang telah dilakukan, serta kata kunci lainnya, disimpan dalam database Anda.
Dengan cara ini, data tidak berakhir di penyedia cloud pihak ketiga dan Anda tidak perlu membayar biaya bulanan untuk penyimpanan data.
Terlepas dari apakah Anda menghapus halaman, memutarnya atau menghitamkan area dengan PaperOffice - semuanya di-versi dengan cara yang tahan audit sesuai dengan GOBD untuk pengarsipan yang sempurna.
PaperOffice secara otomatis membuat versi setiap dokumen yang diubah, membuat salinan bayangan dan menyimpannya secara terpisah sehingga Anda dapat membuka versi yang diinginkan lagi kapan saja.
Penggunaan PaperOffice QR Codes membuka kemungkinan yang sangat baik, seperti pembuatan versi otomatis dari dokumen kertas yang sudah diarsipkan dan diubah yang berisi Kode QR yang sama.
Anda juga dapat dengan mudah mencari dokumen di PaperOffice menggunakan kode QR - buka pencarian kode QR dan tahan kode QR dokumen PaperOffice di webcam untuk menampilkannya di PaperOffice.
Lisensi pembelian PaperOffice memiliki validitas seumur hidup tanpa biaya tindak lanjut dan dengan PaperOffice PLUS opsional bahkan semua pembaruan tindak lanjut, versi tahunan baru, dan dukungan pribadi gratis melalui telepon dan Teamviewer dengan harga tetap yang dapat dihitung tanpa kejutan buruk.
Ini hanya 15 alasan mengapa Anda harus menggunakan pemindai Anda dengan sistem manajemen dokumen. Selain yang tercantum di atas, PaperOffice menawarkan lebih banyak alasan: manajemen siklus hidup (periode retensi), pencatatan akses, perlindungan terhadap akses dan enkripsi yang tidak sah, integrasi intuitif di Outlook / Office, pengindeksan dokumen (metadata), solusi alur kerja, dan banyak lagi.
Anda dapat melihat fitur-fiturnya dengan membuka situs kami dan pergi ke "Apa yang dapat dilakukan PaperOffice".
Memindai dokumen dan mengarsipkannya di DMS menawarkan keuntungan besar bagi perusahaan. Semua proses yang melibatkan dokumen dioptimalkan. Perlindungan data dan keamanan data tetap terjamin.
Kantor tanpa kertas meringankan karyawan. Anda menghemat banyak upaya pencarian dan biaya. Dan Anda meningkatkan kepastian hukum dari proses administrasi Anda.
Bagi banyak perusahaan, PaperOffice DMS adalah langkah pertama menuju digitalisasi. Dengan memindai dokumen dan mengarsipkannya secara digital, Anda membuat lebih dari sekadar salinan digital aslinya. Pemindaian mengubah informasi yang tidak terstruktur menjadi data terstruktur.
Sementara perusahaan besar telah lama menunjuk petugas digitalisasi yang berurusan dengan topik konversi dokumen analog penuh waktu, perusahaan kecil dan menengah biasanya kekurangan sumber daya manusia, terutama karena kualifikasi profesional yang sesuai diperlukan.
Namun, ini adalah kesalahan umum dan menyebabkan investasi yang buruk, karena banyak produsen mengambil keuntungan dari ketidaktahuan ini.
Anda tidak memerlukan spesialis TI atau pustakawan terlatih!
Yang benar-benar Anda butuhkan hanyalah
Terkadang perangkat keras seringkali sudah ada, memiliki potensi lebih dari sebelumnya dan dapat segera digunakan.
Ujung
Ngomong-ngomong, ada artikel khusus tentang masalah "Pemrosesan faktur digital", yang melaporkan keuntungan dari digitalisasi atau pemrosesan faktur digital:
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Pemindai dan manajemen dokumen: manfaat dan penggunaan":
Jawaban cepat dan mudah untuk pertanyaan ini adalah: untuk setiap perusahaan. Semua sektor dan ukuran bisnis mendapat manfaat dari kantor tanpa kertas, mulai dari UKM dan start-up hingga perusahaan besar. Namun, konversi ini sangat berharga bagi perusahaan kecil dan menengah: Pengurangan upaya pemrosesan dan biaya membebaskan anggaran yang diperlukan untuk pendorong pertumbuhan lebih lanjut.
Tidak. Faktor lain yang telah ada di bibir semua orang sejak GDPR mulai berlaku paling lambat pada tahun 2018 adalah perlindungan data. Solusi DMS dan perangkat lunak DMS digunakan untuk memproses, mengelola, dan menyimpan dokumen yang sering kali berisi data pribadi yang sensitif. Jika terjadi pelanggaran GDPR, legislator memberikan denda yang tinggi.
Bekerja secara digital dan membawa dokumen lama ke era baru akan menjadi investasi kunci terbaik untuk menghemat banyak waktu, uang, dan saraf di masa depan.
Anda tidak memerlukan spesialis TI Anda sendiri untuk memanfaatkan semua keuntungan digitalisasi.
Yang Anda butuhkan adalah pasangan yang tepat di sisi Anda yang, berkat pengalamannya, dapat menerapkan apa yang Anda butuhkan. Hindari menakut-nakuti dan pilih posisi tes daripada presentasi PowerPoint yang mewah tanpa benar-benar mengujinya.
Pengalaman telah menunjukkan bahwa hampir setiap operasi, perusahaan dan perusahaan memiliki mesin fotokopi besar yang tidak menggunakan potensinya. Perangkat ini menyukai pemindaian massal, toleran terhadap penjepit kertas dan dapat menjadi dasar untuk memulai secara digital tanpa investasi pemindai.
Hindari perangkap biaya dengan sistem DMS / ECM di mana Anda tanpa ampun atas belas kasihan produsen. Jangan membuat kompromi apa pun dalam hal opsi administrasi Anda sendiri, seperti mengajar dokumen dan membuat pengaturan sendiri. Jika Anda membutuhkan bantuan, pabrikan akan dengan senang hati membantu Anda, tetapi tetap mandiri.
Prosedur akan sepenuhnya identik di masa depan, tetapi sepenuhnya otomatis.
Faktur masuk? Alur kerja dipicu dan semuanya berjalan dengan cara yang ditentukan.
Cari melalui semua 1000 folder? Tidak masalah, karena Anda memiliki Google sendiri!
"Integrasi dan pengoperasian PaperOffice DMS yang mudah memberikan solusi keseluruhan yang dibutuhkan industri ini: meminimalkan konsumsi kertas, mempercepat proses pencarian, mengotomatiskan penugasan kepada petugas, dan memungkinkan penyimpanan data terkait proses."
Tn. Carlos A. Garcia Manajer Pemasaran dan Komunikasi
