Keuntungan yang menentukan dari manajemen data elektronik

Meskipun teknik dasar manajemen dokumen telah digunakan dalam kontrol dokumen perusahaan selama beberapa dekade dan telah berkembang selama bertahun-tahun, kebutuhan akan sistem manajemen dokumen dan keunggulan penerapannya masih diremehkan.

Penelitian telah menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan hingga tiga puluh persen dari waktu mereka untuk mencari dokumen yang diperlukan di perusahaan. Rata-rata, karyawan kehilangan lebih dari satu hari kerja per minggu sebagai akibatnya. Ini menjadi lebih buruk, karena: Dalam 70% dari semua kasus, pencarian tidak berhasil. Dokumen dibuat lagi dan rekan-rekan tidak dapat lagi memahami status dokumen saat ini.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Tapi apa standarnya, apa yang bisa diharapkan pelanggan dari DMS?

Pada artikel saat ini, kami akan menunjukkan kepada Anda keuntungan menggunakan manajemen data elektronik (sistem manajemen dokumen).

Ini dapat dijelaskan poin demi poin menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen PaperOffice.

Sebelum kita masuk ke manfaatnya, mari kita jelaskan definisinya:

Apa itu sistem manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen (DMS) digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengontrol aliran dokumen dalam suatu organisasi.

Ini berarti bahwa perusahaan dari berbagai industri mengumpulkan dokumen penting setiap hari: pembelaan, dokumen kontrak, draf, surat eksternal, penelitian, pendapat ahli, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak dokumen juga tiba melalui email.

Anda dapat mengatur semua informasi, seperti dokumen kertas, file Windows atau email, di lokasi pusat, sistem manajemen dokumen Anda, yang dapat diakses karyawan dengan mudah dan tanpa masalah.

Termasuk fungsi unik untuk kerja tim dan berbagi dokumen dan antarmuka program inovatif yang unik di seluruh dunia.

Sistem manajemen dokumen menjadi semakin penting bagi bisnis karena jumlah informasi yang dihasilkan oleh bisnis saat ini tumbuh secara eksponensial.

Pengenalan sistem manajemen dokumen, disingkat DMS, juga membantu Anda membawa struktur yang jelas ke dokumen Anda dan untuk mengatasi banjir informasi.

DMS juga merupakan singkatan dari perangkat lunak manajemen dokumen dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah perangkat lunak tersebut.

Manajemen dan kontrol sejumlah besar dokumen eksternal dan internal yang merupakan bagian dari proses bisnis di administrasi publik atau bisnis telah menjadi tantangan. Ini mempromosikan pengenalan perangkat lunak manajemen dokumen yang membuatnya lebih mudah dikelola.

Pengenalan DMS memastikan pengurangan yang signifikan dalam waktu pencarian, penanganan, dan penghematan biaya, yang sangat penting dalam proses administrasi kami.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Jantung dari DMS

Sistem manajemen dokumen yang canggih memiliki "hati" dalam database, di mana informasi disimpan dengan cara yang memungkinkannya ditemukan dan diambil dengan cara yang mudah dan terkontrol.

Basis data dapat diatur secara lokal atau pada sistem NAS, seperti QNAP NAS atau Synology NAS. Tetapi dengan menyimpan informasi secara terstruktur, kita hanya memiliki sebagian dari persamaan.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Otak" yang mengontrol sistem adalah logika alur kerja, yang memungkinkan untuk membuat dependensi antara dokumen dan proses dan untuk menghubungkan informasi ini dalam aliran yang fleksibel dan ditentukan sebelumnya.

Langkah penting dalam implementasi "alur kerja" yang begitu canggih adalah bahwa sebanyak mungkin dokumentasi tersedia dalam bentuk digital.

Digitalisasi dan manajemen dokumen

Ketika kita berbicara tentang sistem manajemen dokumen, kita tidak boleh lupa: semakin tinggi tingkat digitalisasi informasi yang merupakan bagian dari proses, semakin tinggi tingkat kontrol dan otomatisasi yang dapat kita capai. Kami telah menulis artikel tentang keuntungan digitalisasi, klik di sini.

Pada langkah pertama, Anda menentukan dokumen mana yang termasuk dalam proses kami, bagaimana kami mengintegrasikannya ke dalam sistem manajemen dokumen kami dan informasi mana yang akan diekstraksi dan disimpan bersama dengan dokumen dalam database Anda. Setelah informasi disertakan, kami mendefinisikan siklus hidupnya, bagaimana ia akan berinteraksi dengan proses lain dan bagaimana kami dapat mengintegrasikannya.

Informasi berasal dari berbagai sumber

Kemungkinan besar, kami akan menemukan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.

Apa yang kita lakukan dengan dokumen digital dalam format pdf, doc, dll. Di sini prosesnya sangat sederhana.

Seret dokumen digital ke antarmuka PaperOffice. Atau minta folder Windows Anda mudah dipantau setelah dokumen diterima.

Dokumen dalam bentuk kertas dapat dengan mudah dipindai dan diubah menjadi format digital berkat pemindai terintegrasi.

Berkat program Pengenalan Karakter Optik (OCR = Pengenalan Karakter Optik), kami telah mengambil langkah penting. Dengan menggunakan pemindai atau perangkat digitalisasi lainnya, kami tidak hanya mengubah dokumen menjadi gambar, tetapi juga dapat "membaca" kontennya secara elektronik.

Tidak hanya teks OCR murni yang disertakan dalam database, berkat kecerdasan buatan (AI) yang disebut PIA, otomatisasi dapat ditentukan secara manual atau otomatis.

Ini adalah bagaimana kita menggunakan sistem untuk mengenali dan menentukan area dokumen mana yang perlu dibaca secara otomatis. Seperti nomor faktur, tanggal, produk, jumlah, dll. Dengan demikian, kami memiliki semua informasi yang diperlukan dalam sistem manajemen dokumen kami.

Digitalisasi informasi melalui OCR membuatnya lebih mudah untuk mengintegrasikan berbagai macam dokumentasi ke dalam manajemen proses dan alur kerja.

Alur kerja dan manajemen dokumen

Seperti yang telah disebutkan, penting bagi manajemen dokumen tingkat lanjut untuk memiliki semua informasi dalam bentuk digital dan terstruktur dalam database. Jadi Anda dapat mencari semua dokumen yang disimpan di PaperOffice seperti google. Anda juga dapat mengatur aturan siapa yang dapat mengakses, memodifikasi, dan menghapus/mengarsipkan informasi Anda.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Tetapi kami ingin melangkah lebih jauh dan merampingkan proses bisnis kami. Salah satu pilar solusi manajemen dokumen kami adalah mesin alur kerja. Ini memungkinkan kami untuk menentukan setiap langkah proses bisnis dengan aktivitas dan dependensi terkait, serta departemen dan peran yang terlibat.

Kami juga dapat menentukan pemberitahuan otomatis yang akan diaktifkan tergantung pada aktivitas dan peristiwa yang terjadi selama proses berlangsung.

Semua ini tidak hanya meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk mengelola tugas, tetapi juga meminimalkan kemungkinan kelupaan dan kesalahan dalam prosesnya.

Nilai tambah dan manfaat pengarsipan data elektronik

Berikut adalah beberapa manfaat paling luar biasa dari penerapan sistem manajemen dokumen:

• Ketersediaan: Dengan menyimpan dan mengelola semua dokumen Anda dan versinya, pembaruan, catatan, kontak yang disimpan, data dokumen dalam database pusat, semua informasi secara bertahap membentuk database pengetahuan pusat.

  Akses terpusat dan mudah ke semua dokumentasi perusahaan yang relevan ini dan kemampuan banyak pihak untuk berkolaborasi dalam dokumen yang sama menjadikannya bagian atas daftar manfaat.

• Izin Akses: Kontrol siapa yang bisa mengakses dokumen, kapan, dan aktivitas apa yang bisa dilakukan pada dokumen tersebut.

  Pengaturan untuk folder dan dokumen, tingkat rilis dan hak serta grup dan departemen membuat akses ke dokumen sensitif transparan dan aman.

• Keamanan, tidak hanya dalam kontrol akses, tetapi juga dalam pengawasan dan keamanan yang datang dengan pengenalan teknologi dan database baru.

  Pertama-tama, PaperOffice DMS mengenkripsi semua dokumen ketika disimpan untuk keamanan, sesuai dengan salah satu standar keamanan tertinggi yang tersedia saat ini, AES-1024bit.

  Konversi kembali menjadi dokumen yang dapat dibaca dimungkinkan dalam format apa pun saat ini, dengan PaperOffice secara teratur memperbarui format file-nya, yang berarti bahwa dokumen tersebut juga akan dapat dibaca di masa mendatang.

• Pengambilan dan penghematan waktu: Semua dokumen Anda, yang sebelumnya ada di kertas, sekarang tersedia secara digital, serta email, disimpan secara terpusat di database Anda. Pada saat yang sama, tanggal dan waktu, nomor versi dan kata kunci disimpan, yang dapat digunakan oleh mesin pencari PaperOffice untuk menemukan dokumen bahkan jika orang yang mencari hanya mengetahui isi dokumen dengan cara yang belum sempurna.

  Segala sesuatu yang disimpan di PaperOffice DMS juga diakui teks OCR, dioptimalkan dengan kamus bisnis dan diindeks untuk pencarian kata kunci yang sempurna di database SQL Anda untuk pencarian kata kunci.

  Hemat waktu untuk mencari dokumentasi dan biaya untuk mengelola dan menyimpannya.

• Pengurangan redundansi seperti duplikasi dokumen, fotokopi, perekaman data.
• Kelincahan dan otomatisasi tugas administratif dengan pembuatan alur kerja yang memungkinkan integrasi dokumen dan proses bisnis dalam lingkungan yang terkendali dan aktivitas yang didefinisikan dan dipantau dengan jelas.
• Tidak lupa "efek samping" positif dari kepuasan pelanggan internal dan eksternal yang lebih tinggi. Penggunaan sistem manajemen dokumen memungkinkan Anda untuk bereaksi lebih cepat dan lebih andal dan dengan demikian lebih baik terhadap keinginan pelanggan Anda.

  Peningkatan kepuasan pelanggan terlihat sangat cepat dan, di atas segalanya, secara berkelanjutan - baik dalam hal penjualan dan reputasi perusahaan.

Salah satu aspek terpenting ketika menyimpan dokumen melalui sistem manajemen dokumen adalah kepatuhan terhadap peraturan hukum atau spesifikasi GoBD.

Singkatan GoBD adalah singkatan dari "Prinsip-prinsip untuk pengelolaan dan penyimpanan buku, catatan, dan dokumen yang tepat dalam bentuk elektronik dan untuk akses data".

Secara khusus, karena penyimpanan dokumen yang tahan audit dan sangat terenkripsi langsung di database SQL pusat PaperOffice memenuhi semua persyaratan untuk standar dokumen dan pedoman hukum atau GOBD standar Jerman tertinggi di dunia.

Istilah versioning bukanlah kata asing dalam document management system (DMS). Kebutuhan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi yang sesuai dengan GoBD dan pembuatan versi yang tahan audit lebih jelas daripada sebelumnya.

PaperOffice melebihi semua persyaratan hukum

Pengembangan PaperOffice DMS sesuai dengan GoBD, sehingga Anda dapat menggunakan perangkat lunak tanpa khawatir harus membuat Anda melanggar aturan. Misalnya, setiap kali seseorang mengubah dokumen, versi baru dokumen tersebut dibuat. Dengan cara ini Anda dapat melacak konten apa yang dimiliki dokumen pada jam berapa.

Omong-omong, ada video di YouTube untuk pengaturan Synology NAS MariaDB 10 dan sistem manajemen dokumen PaperOffice yang menjelaskan proses ini dengan cara yang dapat dipahami:

Dalam kedua kasus, bahkan dalam skenario terburuk, dipastikan bahwa database yang diarsipkan dipulihkan dalam jangka pendek dan oleh karena itu periode retensi selalu diamati.

Pastikan untuk menghindari kesalahan ini

Sementara perusahaan besar telah lama menunjuk petugas digitalisasi yang berurusan dengan topik konversi dokumen analog penuh waktu, perusahaan kecil dan menengah biasanya kekurangan sumber daya manusia, terutama karena kualifikasi profesional yang sesuai diperlukan.
Namun, ini adalah kesalahan umum dan menyebabkan investasi yang buruk, karena banyak produsen mengambil keuntungan dari ketidaktahuan ini.

Kesimpulan sementara

Anda tidak memerlukan spesialis TI atau pustakawan terlatih!

Yang benar-benar Anda butuhkan hanyalah

• perangkat lunak yang tepat
• mitra TI yang andal
• perangkat keras yang sesuai

Terkadang perangkat keras seringkali sudah ada, memiliki potensi lebih dari sebelumnya dan dapat segera digunakan.

Ujung

Ngomong-ngomong, ada artikel khusus tentang masalah "Pemrosesan faktur digital", yang melaporkan keuntungan dari digitalisasi atau pemrosesan faktur digital:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide