Meskipun teknik dasar manajemen dokumen telah digunakan dalam kontrol dokumen perusahaan selama beberapa dekade dan telah berkembang selama bertahun-tahun, kebutuhan akan sistem manajemen dokumen dan keunggulan penerapannya masih diremehkan.
Penelitian telah menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan hingga tiga puluh persen dari waktu mereka untuk mencari dokumen yang diperlukan di perusahaan. Rata-rata, karyawan kehilangan lebih dari satu hari kerja per minggu sebagai akibatnya. Ini menjadi lebih buruk, karena: Dalam 70% dari semua kasus, pencarian tidak berhasil. Dokumen dibuat lagi dan rekan-rekan tidak dapat lagi memahami status dokumen saat ini.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Tapi apa standarnya, apa yang bisa diharapkan pelanggan dari DMS?
Pada artikel saat ini, kami akan menunjukkan kepada Anda keuntungan menggunakan manajemen data elektronik (sistem manajemen dokumen).
Ini dapat dijelaskan poin demi poin menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen PaperOffice.
Sebelum kita masuk ke manfaatnya, mari kita jelaskan definisinya:
Apa itu sistem manajemen dokumen?
Sistem manajemen dokumen (DMS) digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengontrol aliran dokumen dalam suatu organisasi.
Ini berarti bahwa perusahaan dari berbagai industri mengumpulkan dokumen penting setiap hari: pembelaan, dokumen kontrak, draf, surat eksternal, penelitian, pendapat ahli, dan banyak lagi. Ini tidak hanya tiba melalui pos, banyak dokumen juga tiba melalui email.
Anda dapat mengatur semua informasi, seperti dokumen kertas, file Windows atau email, di lokasi pusat, sistem manajemen dokumen Anda, yang dapat diakses karyawan dengan mudah dan tanpa masalah.
Termasuk fungsi unik untuk kerja tim dan berbagi dokumen dan antarmuka program inovatif yang unik di seluruh dunia.
Sistem manajemen dokumen menjadi semakin penting bagi bisnis karena jumlah informasi yang dihasilkan oleh bisnis saat ini tumbuh secara eksponensial.
Pengenalan sistem manajemen dokumen, disingkat DMS, juga membantu Anda membawa struktur yang jelas ke dokumen Anda dan untuk mengatasi banjir informasi.
DMS juga merupakan singkatan dari perangkat lunak manajemen dokumen dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah perangkat lunak tersebut.
Manajemen dan kontrol sejumlah besar dokumen eksternal dan internal yang merupakan bagian dari proses bisnis di administrasi publik atau bisnis telah menjadi tantangan. Ini mempromosikan pengenalan perangkat lunak manajemen dokumen yang membuatnya lebih mudah dikelola.
Pengenalan DMS memastikan pengurangan yang signifikan dalam waktu pencarian, penanganan, dan penghematan biaya, yang sangat penting dalam proses administrasi kami.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Jantung dari DMS
Sistem manajemen dokumen yang canggih memiliki "hati" dalam database, di mana informasi disimpan dengan cara yang memungkinkannya ditemukan dan diambil dengan cara yang mudah dan terkontrol.
Basis data dapat diatur secara lokal atau pada sistem NAS, seperti QNAP NAS atau Synology NAS. Tetapi dengan menyimpan informasi secara terstruktur, kita hanya memiliki sebagian dari persamaan.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Otak" yang mengontrol sistem adalah logika alur kerja, yang memungkinkan untuk membuat dependensi antara dokumen dan proses dan untuk menghubungkan informasi ini dalam aliran yang fleksibel dan ditentukan sebelumnya.
Langkah penting dalam implementasi "alur kerja" yang begitu canggih adalah bahwa sebanyak mungkin dokumentasi tersedia dalam bentuk digital.
Digitalisasi dan manajemen dokumen
Ketika kita berbicara tentang sistem manajemen dokumen, kita tidak boleh lupa: semakin tinggi tingkat digitalisasi informasi yang merupakan bagian dari proses, semakin tinggi tingkat kontrol dan otomatisasi yang dapat kita capai. Kami telah menulis artikel tentang keuntungan digitalisasi, klik di sini.
Pada langkah pertama, Anda menentukan dokumen mana yang termasuk dalam proses kami, bagaimana kami mengintegrasikannya ke dalam sistem manajemen dokumen kami dan informasi mana yang akan diekstraksi dan disimpan bersama dengan dokumen dalam database Anda. Setelah informasi disertakan, kami mendefinisikan siklus hidupnya, bagaimana ia akan berinteraksi dengan proses lain dan bagaimana kami dapat mengintegrasikannya.
Informasi berasal dari berbagai sumber
Kemungkinan besar, kami akan menemukan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.
Apa yang kita lakukan dengan dokumen digital dalam format pdf, doc, dll. Di sini prosesnya sangat sederhana.
Seret dokumen digital ke antarmuka PaperOffice. Atau minta folder Windows Anda mudah dipantau setelah dokumen diterima.
Ujung
Omong-omong, ada video di YouTube tentang topik "Pemantauan direktori dan pengarsipan massal dokumen" yang menjelaskan proses ini dengan cara yang dapat dimengerti:
Dokumen dalam bentuk kertas dapat dengan mudah dipindai dan diubah menjadi format digital berkat pemindai terintegrasi.
Ujung
Pada topik "Pengarsipan dokumen kertas yang sepenuhnya otomatis dari pemindai" ada juga video di YouTube yang menjelaskan proses ini dengan cara yang sederhana dan dapat dimengerti:
Berkat program Pengenalan Karakter Optik (OCR = Pengenalan Karakter Optik), kami telah mengambil langkah penting. Dengan menggunakan pemindai atau perangkat digitalisasi lainnya, kami tidak hanya mengubah dokumen menjadi gambar, tetapi juga dapat "membaca" kontennya secara elektronik.
Tidak hanya teks OCR murni yang disertakan dalam database, berkat kecerdasan buatan (AI) yang disebut PIA, otomatisasi dapat ditentukan secara manual atau otomatis.
Ini adalah bagaimana kita menggunakan sistem untuk mengenali dan menentukan area dokumen mana yang perlu dibaca secara otomatis. Seperti nomor faktur, tanggal, produk, jumlah, dll. Dengan demikian, kami memiliki semua informasi yang diperlukan dalam sistem manajemen dokumen kami.
Digitalisasi informasi melalui OCR membuatnya lebih mudah untuk mengintegrasikan berbagai macam dokumentasi ke dalam manajemen proses dan alur kerja.
