Apa itu manajemen dokumen digital?
Seiring waktu, banyak dokumen penting menumpuk di rumah tangga - dan terlebih lagi di sebuah perusahaan. Manajemen yang efisien dari dokumen-dokumen ini sangat penting untuk keberhasilan ekonomi dan gambaran sederhana tentang polis asuransi, kontrak, dokumen, dll.
Dokumen-dokumen tersebut dapat disimpan dalam bentuk kertas dalam folder. Namun, mereka kemudian mengambil banyak ruang dan, di atas segalanya, sulit untuk dicari.
Di sinilah manajemen dokumen digital menunjukkan kelebihannya: pengarsipan membutuhkan sedikit ruang, data juga dapat dicadangkan di lokasi yang berbeda dan keuntungan besar: ada pencarian teks lengkap yang mencari di dokumen dan dengan cepat menemukan semua dokumen yang ingin Anda temukan.
Setelah mengklarifikasi salah satu keuntungan terpenting menggunakan NAS, yaitu kontrol penuh dan rasionalisasi biaya, sekarang saatnya untuk memahami bagaimana manajemen dokumen pada Synology NAS harus dilakukan dan bagaimana Synology DMS bekerja.
Manajemen dokumen digital, juga dikenal sebagai sistem manajemen dokumen, digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengontrol aliran dokumen dan informasi dalam suatu organisasi. Selain itu, fungsi terpenting dms adalah berfungsi sebagai koneksi antara Synology NAS dan data Anda.
Basis data digunakan untuk komunikasi antara komputer yang terhubung ke jaringan dan NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Fokus utama dari sistem manajemen data seperti PaperOffice DMS adalah database yang terstruktur secara logis, struktur yang memungkinkan keamanan setinggi mungkin, tetapi juga akses secepat kilat ke dokumen.
PaperOffice DMS mengambil rute aman, karena semua data disimpan dalam bentuk yang sangat terenkripsi dalam database, yang terletak di Synology NAS Anda. Ini adalah bagaimana manajemen dokumen dibuat pada NAS Anda, yang disebut Synology DMS.
Ini berarti Anda selalu memiliki akses dan kontrol atas data Anda.
Dengan cara ini, semua dokumen perusahaan selalu tersedia dan tidak hanya ketika kolega yang bersangkutan menjalankan komputernya dan memungkinkan akses data. Tentu saja, tingkat hierarkis juga dimungkinkan pada NAS, yaitu menyiapkan tingkat akses yang berbeda dan dilindungi kata sandi.
Seberapa kompleks instalasi dan pengaturan database?
Instalasi dan pengaturan basis data pada Synology NAS Anda tidak rumit sama sekali dan tidak memerlukan spesialis TI.
Terutama karena pengoperasian kontainer Docker dikenal sebagai solusi integrasi yang tidak stabil dan tidak dapat diandalkan, PaperOffice telah memutuskan untuk memberikan solusi yang terbukti dan andal untuk penyimpanan data melalui penggunaan langsung dan asli MariaDB.
Berbeda dengan instalasi Docker, pengaturan dengan bantuan PaperOffice YouTube Videos dilakukan dalam beberapa menit, bahkan untuk orang awam.
Apa keuntungan tidak menggunakan kontainer Docker?
Keputusan PaperOffice yang lebih baik untuk dilakukan tanpa Docker memiliki keuntungan besar bahwa Anda dapat menggunakan Synology NAS apa pun dan bukan seri Plus yang mahal.
Yang memiliki efek positif pada dompet Anda dan mudah pada anggaran.
Bagaimana data masuk ke Synology NAS?
Pindai dokumen
Prosesnya sederhana: jika data belum tersedia dalam bentuk digital, dokumen kertas harus terlebih dahulu dipindai atau difoto.
Dengan pemindai Anda atau perangkat digitalisasi lainnya, dokumen tidak hanya diubah menjadi gambar, tetapi isinya juga dapat "dibaca" secara elektronik. Fungsi pemindai yang terintegrasi dalam PaperOffice DMS terhubung ke pemindai Anda dan dengan demikian mentransfer media digital ke perangkat lunak manajemen dokumen.
Tentang cara terbaik untuk mengintegrasikan pemindai Anda, untuk mendigitalkan dokumen, kami telah menjelaskan di artikel lain.
Penyimpanan dokumen digital
Data dalam bentuk digital, seperti email atau file digital, dapat dengan mudah diseret dan dijatuhkan ke antarmuka PaperOffice. Jika Anda ingin mengarsipkan beberapa dokumen tanpa upaya manual, pemantauan folder yang terintegrasi dalam PaperOffice cocok untuk ini. Hal ini memungkinkan pengarsipan yang lancar di latar belakang.
Data yang Ada
Sistem manajemen dokumen PaperOffice juga memudahkan pengguna untuk memindahkan data digital yang sebelumnya ada di hard drive laptop atau PC desktop ke perangkat penyimpanan data bersama, Synology NAS.
Semua data yang ada dapat diimpor ke dalam sistem manajemen dokumen hanya dengan satu klik.
Ada juga banyak cara lain untuk memasukkan data Anda ke dalam sistem manajemen dokumen, yang sudah terintegrasi dalam PaperOffice DMS dalam versi standar.
Nilai tambah dan manfaat
Berikut adalah beberapa manfaat paling luar biasa dari manajemen dokumen pada Synology NAS Anda:
- Investasi minimum dengan manfaat maksimal untuk workstation dan tim individu
- Kontrol data Anda
- Semua keuntungan dari cloud, tetapi tanpa biaya tindak lanjut dan ketidakpastian
- Fungsi Backup backup data yang mudah dari data Anda
- Hemat waktu mencari dokumentasi dan biaya untuk mengelola dan menyimpannya
- Tingkatkan produktivitas dengan alat kolaborasi
- Tidak lupa "efek samping" positif dari kepuasan pelanggan internal dan eksternal yang lebih tinggi
Hemat biaya akuisisi yang sangat besar untuk server atau layanan cloud yang mahal - integrasikan Synology NAS ke dalam jaringan Anda dan hubungkan PaperOffice ke NAS: Done!
Karena arsitektur PaperOffice, kombinasi dengan Synology NAS adalah solusi sempurna untuk manajemen dokumen lengkap di kantor digital.
Synology adalah solusi nyaman yang dirancang untuk operasi 24/7. Synology mendukung PaperOffice Anda untuk mengirimkan semua dokumen dan informasi terkait kepada semua pengguna jaringan dan teknologi OwnCloud saat bepergian.
Berkat instalasi database yang mudah dan kurangnya kontainer Docker, Synology menawarkan berbagai model NAS yang bekerja dengan mulus dengan PaperOffice. Jadi tidak hanya perusahaan besar yang bisa mendapatkan keuntungan dari digitalisasi.
Synology tidak hanya menawarkan model NAS yang dilengkapi dengan CPU yang kuat, tetapi juga menawarkan kemampuan untuk membuat beberapa grup RAID serta caching dan tiering. Terapkan teknologi yang memungkinkan Anda membuat solusi penyimpanan hibrida yang memungkinkan kapasitas penyimpanan besar-besaran, kinerja terobosan, dan pengeluaran yang sadar anggaran.
Anda berinvestasi hanya sekali untuk pembelian NAS dan sistem manajemen dokumen Anda, memiliki kendali penuh atas data Anda dan tidak memiliki biaya tindak lanjut.
Berkat paket Synology Hyper Backup, Anda dapat secara otomatis membuat cadangan database Anda. Berkat lokakarya PaperOffice di YouTube, pengaturan selesai dalam beberapa menit.
Kelincahan dan otomatisasi tugas administratif dengan pembuatan alur kerja yang memungkinkan integrasi dokumen dan proses bisnis dalam lingkungan yang terkendali dan aktivitas yang didefinisikan dan dipantau dengan jelas
Memulai lebih mudah dari yang Anda kira.
Apakah Anda masih khawatir tidak berhasil? Baca studi kasus dari pelanggan kami tentang integrasi Synology dan PaperOffice DMS di berbagai industri dan lihat sendiri kesederhanaannya.
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "":
Untuk siapa kantor tanpa kertas cocok?
Jawaban cepat dan mudah untuk pertanyaan ini adalah: untuk setiap perusahaan. Semua sektor dan ukuran bisnis mendapat manfaat dari kantor tanpa kertas, mulai dari UKM dan start-up hingga perusahaan besar. Namun, konversi ini sangat berharga bagi perusahaan kecil dan menengah: Pengurangan upaya pemrosesan dan biaya membebaskan anggaran yang diperlukan untuk pendorong pertumbuhan lebih lanjut.
Bisakah saya menggunakan penyedia DMS berbasis cloud untuk kantor tanpa kertas saya?
Tidak. Faktor lain yang telah ada di bibir semua orang sejak GDPR mulai berlaku paling lambat pada tahun 2018 adalah perlindungan data. Sebaiknya gunakan Synology NAS Anda.
Kesimpulan
-
Manfaat membenarkan upaya dan biaya
Bekerja secara digital dan membawa dokumen lama ke era baru akan menjadi investasi kunci terbaik untuk menghemat banyak waktu, uang, dan saraf di masa depan.
-
Anda membutuhkan seseorang yang tahu
Anda tidak memerlukan spesialis TI Anda sendiri untuk memanfaatkan semua keuntungan digitalisasi.
Yang Anda butuhkan adalah pasangan yang tepat di sisi Anda yang, berkat pengalamannya, dapat menerapkan apa yang Anda butuhkan. Hindari menakut-nakuti dan pilih posisi tes daripada presentasi PowerPoint yang mewah tanpa benar-benar mengujinya. -
Perangkat keras biasanya sudah tersedia
Pengalaman telah menunjukkan bahwa hampir setiap operasi, perusahaan dan perusahaan memiliki mesin fotokopi besar yang tidak menggunakan potensinya. Perangkat ini menyukai pemindaian massal, toleran terhadap penjepit kertas dan dapat menjadi dasar untuk memulai secara digital tanpa investasi pemindai.
-
Lebih murah dari yang diharapkan dengan DMS yang tepat
Hindari perangkap biaya dengan sistem DMS / ECM di mana Anda tanpa ampun atas belas kasihan produsen. Jangan membuat kompromi apa pun dalam hal opsi administrasi Anda sendiri, seperti mengajar dokumen dan membuat pengaturan sendiri. Jika Anda membutuhkan bantuan, pabrikan akan dengan senang hati membantu Anda, tetapi tetap mandiri.
-
Otomatisasi digital adalah masa depan
Prosedur akan sepenuhnya identik di masa depan, tetapi sepenuhnya otomatis.
Faktur masuk? Alur kerja dipicu dan semuanya berjalan dengan cara yang ditentukan.
Cari melalui semua 1000 folder? Tidak masalah, karena Anda memiliki Google sendiri!