ASUSTOR upravljanje dokumentima DMS za NAS

Sustavi za upravljanje dokumentima, upravljanje dokumentima, također nazvani DMS, podržavaju vašu organizaciju u elektroničkom i strukturiranom organiziranju poslovnih dokumenata. DMS je stoga važan korak prema uredu bez papira.

U kombinaciji s vašim ASUSTOR NAS činite idealni duo za digitalizaciju analognih arhiva i povećanje učinkovitosti procesa pretraživanja i arhiviranja.

Upravljanje dokumentima PaperOffice je jedini svjetski službeni DMS sustav odobren od ASUSTOR za vaše ASUSTOR uređaje.

Što je NAS?

Pod nazivom „ASUSTOR NAS“ tajvanska tvrtka ASUSTOR prodaje različite uređaje Network-Attached-Storage (NAS uređaje). Ovi uređaji omogućuju i tvrtkama i privatnim korisnicima učinkovitu zaštitu svojih podataka kao i individualno organiziranje i korištenje.

NAS je tako poslužitelj datoteka s vlastitim operativnim sustavom koji svoj prostor za pohranu nudi putem mreže.

ASUSTOR NAS pruža idealne uvjete za sve tvrtke, a posebno za mala i srednja poduzeća, za brzo i jednostavno pohranjivanje poslovnih podataka.

U sljedećem članku pokazat ćemo vam kako izvući maksimum iz vašeg ASUSTOR NAS za vašu tvrtku te kako upravljanje dokumentima može funkcionirati jednostavno i bez Dockera.

Zašto koristiti NAS umjesto oblaka?

Postoji nekoliko razloga zašto biste trebali koristiti NAS (Network Attached Storage) rješenje umjesto rješenja koje se temelji na oblaku, ovdje navodimo nekoliko primjera:

• 1. Kontrola i sigurnost: NAS se nalazi pod fizičkom kontrolom tvrtke, što znači da kao tvrtka imate potpunu kontrolu nad vlastitim podacima i možete osigurati da su ti podaci sigurni i zaštićeni.
  U okruženju oblaka vaši se podaci prenose vanjskom pružatelju usluga i nisu podložni istim sigurnosnim standardima kao sama tvrtka.


• 2. Zaštita podataka: Tvrtke pri pohranjivanju osobnih podataka moraju poštivati odredbe Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR) Europske unije. Stoga tvrtke prilikom odabira tehnologija i usluga za pohranu moraju osigurati da su usklađeni s propisima o zaštiti podataka.
  NAS (Network Attached Storage) bolji je izbor od rješenja u oblaku kada je riječ o usklađivanju s GDPR pravilima.
  Budući da ostaje u vlasništvu tvrtke, podaci se mogu izravno kontrolirano obrađivati i štititi od strane tvrtke. NAS također pruža visok stupanj fleksibilnosti jer podaci ne moraju biti pohranjeni u vanjskom podatkovnom centru. Nadalje, tvrtke mogu kriptirati podatke na NAS-u kako bi ih zaštitile od neovlaštenog pristupa.
• 3. Internetska veza: NAS se može koristiti, neovisno o internetskoj vezi, što ga čini idealnim za tvrtke koje posluju u ruralnim područjima ili područjima s nestabilnim internetskim vezama.


• 4. Troškovi: Troškovi su važna prednost koju NAS ima u odnosu na pohranu u oblaku. NAS je jeftiniji u nabavi od usluge u oblaku jer se plaća samo jednom i u cijelosti vam pripada.
  Osim toga, mjesečni troškovi za NAS su znatno niži nego za uslugu pohrane u oblaku. Kod NAS-a ne postoje mjesečne naknade za pretplatu. Također, kod NAS-a nema dodatnih naknada za propusnost koje mogu nastati kod usluga pohrane u oblaku.


• 5. Fleksibilnost: NAS pruža tvrtkama veću fleksibilnost u odabiru hardvera i kapaciteta za pohranu. Također omogućuje proširenje prostora za pohranu kako bi se zadovoljile rastuće potrebe tvrtke.

ASUSTOR NAS u kombinaciji s PaperOffice DMS pruža vašoj tvrtki jednostavno i pouzdano rješenje za upravljanje vašim dokumentima.

PaperOffice DMS je jednostavan softver koji tvrtkama omogućuje organiziranje, pohranjivanje, kategoriziranje i upravljanje dokumentima tako da se mogu jednostavno dohvatiti bilo kada i bilo gdje.

Kombinacijom NAS-a i učinkovitog upravljanja PaperOffice DMS možete povećati produktivnost svoje tvrtke osiguravajući da se dokumente može brzo i pouzdano dohvatiti. Također pruža dodatnu zaštitu podataka jer su oni pohranjeni na NAS-u, a ne na lokalnim računalima ili vanjskom oblaku.

Koliko je zahtjevna instalacija i postavljanje baze podataka?

Instalacija baze podataka i postavljanje na vašem ASUSTOR NAS-u uopće nije zahtjevno i ne zahtijeva IT stručnjaka.

Postavljanje pomoću PaperOffice YouTube videozapisa može se obaviti za nekoliko minuta čak i za laike.

Kako podaci dolaze na ASUSTOR NAS?

Postoji nekoliko načina za prijenos podataka u PaperOffice sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji se pokreće na ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Ovdje su neki primjeri:

Skeniranje dokumenata

Postupak je jednostavan: ako podaci još nisu dostupni u digitalnom obliku, dokumenti u papirnatom obliku najprije se moraju skenirati ili fotografirati.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Uz vaš skener ili neki drugi uređaj za digitalizaciju, dokument se ne pretvara samo u sliku, već njegovi sadržaji također mogu biti elektronski „pročitani“. Funkcija skenera integrirana u PaperOffice DMS povezuje se s vašim skenerom i tako prenosi digitalni medij u softver za upravljanje dokumentima.

Kako najbolje integrirati vaš skener za digitalizaciju dokumenata, već smo napisali u drugom članku.

Digitalna pohrana dokumenata

Podaci dostupni u digitalnom obliku, poput e-mailova ili digitalnih datoteka, mogu se jednostavno prenijeti u PaperOffice sučelje povlačenjem i ispuštanjem (Drag&Drop). Ako želite arhivirati više dokumenata bez ručnog truda, za to se koristi integrirano praćenje mapa u PaperOffice-u. To omogućuje glatko arhiviranje u pozadini.

Postojeći podaci

Sustav za upravljanje dokumentima PaperOffice također olakšava korisnicima premještanje već digitalnih podataka pohranjenih na tvrdim diskovima laptopa ili stolnih računala na zajednički korišteno spremište podataka, ASUSTOR NAS.

Tako se svi postojeći podaci mogu uvesti u sustav za upravljanje dokumentima jednim klikom miša.

Dodana vrijednost i prednosti ASUSTOR NAS zajedno s PaperOffice DMS

Korištenje ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) u kombinaciji sa sustavom upravljanja dokumentima (DMS) PaperOffice nudi niz prednosti, od kojih su neke:

• 1. Centralizirano upravljanje podacima: DMS omogućava spremanje i organiziranje svih dokumenata i datoteka na jednom središnjem mjestu, što olakšava suradnju i pristup podacima, jer svaki zaposlenik može pristupiti potrebnim datotekama bez potrebe za kopiranjem na USB stick.
  To štedi vrijeme i sprječava pogreške koje se mogu pojaviti kod ručnog prijenosa.


• 2. Povećana sigurnost: NAS nudi dodatne sigurnosne funkcije poput enkripcije i redundancije kako bi zaštitio podatke od gubitka ili neovlaštenog pristupa. Također pruža visoku razinu sigurnosti podataka kroz različite opcije sigurnosnog kopiranja.
  Mogu se stvoriti automatske sigurnosne kopije kako bi se u slučaju kvara ili slučajnog brisanja važnih datoteka, iste mogle vratiti. Postoji također mogućnost šifriranja podataka kako bi se osiguralo da osjetljivi podaci budu zaštićeni od neovlaštenog pristupa.


• 3. Povećana brzina pristupa: NAS omogućava brži pristup i obradu podataka, čime se povećava produktivnost.


• 4. Jednostavno održavanje i ažuriranje: DMS i NAS su neovisni jedan o drugome i mogu se održavati i ažurirati neovisno, što olakšava održavanje.


• 5. Povećana fleksibilnost: Kombinacija ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS nudi niz mogućnosti konfiguracije i prilagodbe kako bi se zadovoljile potrebe poduzeća.


• 6. Jednostavno proširenje prostora za pohranu: Budući da tvrtke često rastu i trebaju više prostora za pohranu, ASUSTOR NAS se lako može proširiti kako bi zadovoljio rastuće potrebe. Ovo je u usporedbi s drugim rješenjima za pohranu, poput vanjskih tvrdih diskova ili cloud rješenja, isplativije i jednostavnije za implementaciju.


• 7. Podrška za mobilni pristup i rad na daljinu: Korištenjem ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS, moguće je pristupiti i urediti podatke s bilo kojeg mjesta, što povećava mogućnosti za rad na daljinu i mobilnu suradnju.


• 8. Povećana učinkovitost: Korištenje PaperOffice DMS i ASUSTOR NAS omogućava brže pronalaženje, organiziranje podataka i automatizaciju procesa, čime se povećava učinkovitost.


• 9. Opsežno upravljanje korisnicima: Između ostalog, mogućnost stvaranja i upravljanja više korisničkih računa.
  Ovo omogućuje tvrtkama da postave različite razine pristupa za različite zaposlenike ili odjele. Na primjer, zaposlenik u financijama može imati pristup financijskim dokumentima, dok zaposlenik u marketingu ima pristup samo marketinškim dokumentima.

DMS omogućava poduzećima centralizirano pohranjivanje i upravljanje dokumentima i datotekama. Olakšava pretragu i suradnju jer zaposlenici mogu pristupiti potrebnim datotekama s bilo kojeg mjesta. Također nudi mogućnost automatizacije radnih tokova dokumenata, čime se štedi vrijeme i resursi.

Upravljanje dokumentima (DMS) u kombinaciji s ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) nudi poduzećima snažno i pouzdano rješenje za upravljanje i pohranu dokumenata, kao i pristup vašim dokumentima i datotekama.