Kako pravno sigurno provodim verzioniranje dokumenata?

Mjere koje morate uzeti u obzir!

Verzija dokumenata jedna je od ključnih funkcionalnosti upravljanja dokumentima.Verzija osigurava da dokument ne može biti uređivan od strane više zaposlenika istovremeno, a također omogućuje automatsku verziju dokumenata i opsežnu kontrolu verzija.Sve promjene na poslovnim dokumentima mogu se brzo i jednostavno pratiti.

Verzija: Izvršite sigurno arhiviranje dokumenata sačuvano u više verzija

Profesionalni savjet

Koju ulogu ima verzija u sustavu upravljanja dokumentima (DMS)?

Funkcionalnosti vezane uz verzioniranje igraju važnu ulogu za mnoge korisnike DMS softvera. Saznajte više o prednostima ovdje.

Pojam verzioniranja nije stran pojam unutar sustava upravljanja dokumentima (DMS). Potreba za korištenjem DMS-a koji ima usklađeno verzioniranje prema GoBD standardu i revizijsko verzioniranje postaje sve jasnija.

Jer, tko ne poznaje taj slučaj? Ugovor se mijenja više puta - jedna promjena ovdje, jedna bilješka tamo, usporedba stavki, promjena iznosa i na kraju dogovor. Također, svaka pojedina promjena se lokalno sprema na računalu radi daljnje provjere i slanja.

Ako sada kolega nije prisutan ili klijent naziva i pita za verziju od prošlog mjeseca nakon promjene "XYZ", sve se zaustavlja.

Rezultat je kaos verzija i redundancije.
Čak i sada je vrijedno razmišljati o verzioniranju i upravljanju verzijama dokumenata.

PaperOffice DMS ima automatsko verzioniranje dokumenata i detaljno upravljanje verzijama. Bez obzira hoćete li ukloniti, zakrenuti ili zacrniti stranice u PaperOffice-u - sve se revizijski verzionira u skladu s GoBD standardom za savršeno spremanje.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Prednosti DMS softvera

Iz središnje orijentacije DMS softvera proizlaze razne prednosti za tvrtku. Na primjer, osigurava se da svi zaposlenici rade s istim i ispravnim podacima.

Također se izbjegavaju prekidi medija, što omogućuje neprekidan protok informacija unutar radnih procesa.

Također postaje zastarjelo dvostruko održavanje podataka, pa se izbjegavaju i prijenosne pogreške, što se pak pozitivno odražava na kvalitetu upravljanih podataka.

Mnoge tvrtke, posebno male i srednje tvrtke, smatraju to preprekom za sigurnost podataka i stoga podržavaju korištenje sustava upravljanja dokumentima (DMS) poput onog iz PaperOffice-a.

Rješenje

Zahvaljujući PaperOffice DMS-u i integriranom modulu za upravljanje verzijama VersionControl, uvijek imate potpunu kontrolu nad svojim dokumentima i njihovim promjenama.

Što je verzioniranje?

Ukratko, verzioniranje čini sve promjene na dokumentima transparentnima.

Pojam verzioniranja lako se može objasniti: u suštini je to mehanizam koji se koristi za evidentiranje promjena na dokumentima ili datotekama.

Svaka promjena dokumenta prepoznaje se i spremljena je kao nova verzija dokumenta.

Svaka promjena dokumenta pohranjuje se kao "novija" verzija dokumenta u odgovarajućem arhivu. Verzioniranje omogućuje transparentnost i mogućnost praćenja promjena u bilo kojem trenutku.

Na taj način slijedeći korisnik zna kada je i od strane koga dokument promijenjen. Na taj način dobiva se pregled cjelokupnog životnog ciklusa dokumenta.

Verzioniranje se može odvijati automatski ili ručno.

No, kakva je razlika između toga? O tome i o svim metodama verzioniranja koje PaperOffice DMS podržava, detaljnije objašnjeno je u našem obrazovnom vodiču.

Koje vrste verzioniranja postoje?

Automatsko verzioniranje

Pri automatskom verzioniranju, PaperOffice samostalno prepoznaje kada je dokument promijenjen. To može biti bilo Word dokument, ili, zahvaljujući integriranom WorkBench modulu, PDF dokument.
PaperOffice automatski stvara trenutnu kopiju promijenjenog dokumenta nakon uređivanja i pohranjuje je u bazen dokumenata "Dokumenti u obradi". Verzija se ažurira tek nakon klika na "Završi uređivanje".
To osigurava da se dokumenti u mreži ne mogu prebrisati. Dok radite na dokumentu, on se nalazi u spomenutom bazenu dokumenata.

Nakon što je "novija verzija" dokumenta očitana, PaperOffice ažurira sliku za pregled i ponovo prepoznaje tekst dokumenta. Prethodna verzija dokuemnta je i dalje dostupna i može joj se pristupiti.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Ručno verzioniranje

Ručno verzioniranje idealno je kada se dokumenti ispisuju i, na primjer, potpisuju ručno, a zatim se skeniraju kao nova verzija.

Kod ručnog verzioniranja, korisnik ručno pokreće proces verzioniranja.

Savjet

Na temu "Sigurno verzioniranje dokumenata u skladu s propisima i s GoBD pomoću upravljanja dokumentima PaperOffice" na YouTubeu postoji video koji objašnjava ovaj postupak na razumljiv način:

PaperOffice prepoznaje integriranom umjetnom inteligencijom da se radi o već postojećem dokumentu i predlaže arhiviranje novoskeniranog dokumenta kao verzije već postojećeg dokumenta. Ako se radi o različitom dokumentu po izgledu i čija je verzija nije prepoznata od strane umjetne inteligencije, korisnik taj dokument ručno može arhivirati kao novu verziju postojećeg dokumenta.

Prednosti korištenja DMS-a za upravljanje verzijama

Jedinstvena arhivacija

Kada se dokumenti arhiviraju u PaperOffice, integrirano verzioniranje osigurava da se ne čuvaju brojne kopije kao odvojene datoteke. Umjesto toga, različite verzije dokumenta su smještene u jednoj datoteci.

Poštivanje sigurnosti revizije i usklađenosti s GoBD-om

Versioniranje dokumenata osigurava poštivanje sigurnosti revizije i usklađenost s GoBD-om.

Da bi se osigurala sigurnost revizije, sve pojedinosti promjene dokumenata i datoteka moraju biti jedinstveno evidentirane i jasno pratljive. Također je važno znati koje osobe su što i kada promijenile, čak i nakon nekoliko godina.

Strukturiranje zajedničkog pristupa

PaperOffice nije samo sustav za upravljanje dokumentima, već ima i funkcionalnosti potrebne za suradnju. Osim raznih alata za radne tokove, pečate i zadatke, integrirani sustav olakšava suradnju na dokumentima unutar radnih tokova.

Zahvaljujući verzioniranju, svaki korisnik zna tko i kada je promijenio dokument. Kada jedan korisnik započne s uređivanjem dokumenta, on se zaključava za ostale korisnike i istovremeno uređivanje nije moguće.

Sustav Check-Out i Check-In omogućuju jednostavnu suradnju na dokumentu i koordiniraju prava pristupa. Kada korisnik izvrši Check-Out, privremeno zaključava dokument.

Nakon završetka uređivanja, prvi korisnik sprovodi Check-In i generira promijenjeni dokument kao novu verziju. Blokada uređivanja se tada ukida.

Sigurnost i usklađenost s mnogim zakonskim propisima i normama

Naravno, najvažnije kod verzioniranja je da se poštuju svi zakonski propisi i sve važnije aspekte usklađenosti. Svaka promjena dokumenta mora biti evidentirana, uključujući i korisnika koji ju je izvršio.

Odabir odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima s verzioniranjem

Ukratko, verzioniranje podržano DMS-om (sustavom za upravljanje dokumentima) ima mnoge prednosti.

Najbolja stvar kod verzioniranja je ta što tvrtke mogu automatizirati stvaranje, revidiranje i distribuciju važnih poslovnih dokumenata.

Software za upravljanje dokumentima PaperOffice omogućuje mnogim tvrtkama postizanje sigurnosti revizije. Važno je moći pregledati sve promjene na poslovnim dokumentima u bilo kojem trenutku.

Početak je jednostavniji nego što mislite.

Jeste li još uvijek zabrinuti da to ne možete učiniti? Pročitajte studije slučaja naših korisnika o integraciji sustava PaperOffice u poslovanje i uvjerite se sami u jednostavnost ili zatražite besplatnu probnu instalaciju.

FAQs

Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Kako pravno sigurno provodim verzioniranje dokumenata?":

Za koga je papirless ured prikladan?

Brzi i jednostavni odgovor na ovo pitanje je: za svaku tvrtku. Sve industrije i veličine tvrtki imaju koristi od papirless ureda, od malih i srednjih poduzeća do start-upova pa sve do velikih tvrtki. No, najveća vrijednost prelaska na papirless ured je za mala i srednja poduzeća: Smanjenjem troškova i utrošenog vremena na obradu papirologije, oslobađa se potrebni budžet za daljnji rast.

Mogu li koristiti dobavljača Cloud baziranog DMS-a za svoj papirless ured u tvrtci?

Ne. Još jedan faktor kojeg se posljednjih godina sve više spominje, posebno od konačnog stupanja na snagu općeg uredbe o zaštiti podataka (GDPR) 2018. godine, je zaštita podataka. DMS rješenja i softver za upravljanje dokumentima koriste se za obradu, upravljanje i pohranu dokumenata koji često sadrže osjetljive osobne podatke. Za kršenje GDPR-a zakonodavac predviđa visoke novčane kazne.

Zaključak

Prednosti opravdavaju napor i troškove
Rad na digitalan način i prevođenje starih dokumenata u novo doba bit će najbolja investicija za uštedu vremena, novca i živaca u budućnosti.
Potrebna vam je stručna pomoć
Nije vam potreban vlastiti IT stručnjak da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam treba je pravi partner koji će vam, zahvaljujući svojem iskustvu, pružiti ono što vam treba. Izbjegavajte panika-machere i odaberite testiranje umjesto sjajnih PowerPoint prezentacija koje nisu stvarno testirane.
Hardver je većinom već dostupan
Prema iskustvu, skoro svaki posao, tvrtka i poduzeće već ima kopirni stroj koji nije iskorišten u punom kapacitetu. Ti uređaji vole masovno skeniranje, toleriraju spajalice i mogu biti temelj za digitalni početak bez ulaganja u skener.
Jeftinije nego što očekujete s odgovarajućim DMS-om
Izbjegavajte zamke troškova s DMS / ECM sustavima s kojima ste bezdušno predani proizvođačima. Ne pristajte na kompromise što se tiče vlastitih mogućnosti administracije, kao što je samostalno učenje dokumenata i postavljanje postavki. Ako trebate pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali ostanite neovisni i samostalni.
Automatizacija je budućnost
Postupci će se ubuduće odvijati na isti način, ali potpuno automatizirano.
Račun stiže? Radni tijek se pokreće i sve ide prema jednostrukom definiranom putu.
Trebate pretražiti 1000 arhivatora? Nema problema, jer imate svoj Google!