Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.
Digitalizacija ili digitalna transformacija vaših papirnatih dokumenata preduvjet je učinkovitosti i uspjeha vaše tvrtke. Potreba za digitalizacijom sada je važan aspekt za sve.
Profesionalni savjet
U trenutnom članku objašnjavamo najvažnije prednosti digitalizacije, navodimo funkcije i opisujemo utjecaj uspješne implementacije.Kako cijeli svijet postaje sve "digitalniji", sve više tvrtki, posebno MSP-ova, treba "poticaj" za početak. Jer mnogi su već užasnuti samom mišlju da se posvete temi ili se bave njome.
U trenutnom članku pokazat ćemo vam da je prijelaz s papirnatih dokumenata na digitalne dokumente mnogo lakši nego što se čini u vašim noćnim morama. Slijedite naše savjete koji će se isplatiti za vaše poslovanje.
U određenoj mjeri, analogna arhiva je i danas nužnost. Međutim, u 99% slučajeva nema potrebe raditi s njim.
Naprotiv, tiskani papir je anakronizam koji se održava ili iz navike ili čisto tehnički jer se određeni dokumenti moraju sačuvati u obliku u kojem su izrađeni, kao što su djela ili ugovori. Ali oni se također mogu skenirati kako bi se radilo s njihovim sadržajem na računalu.
Stvarni odlazak u arhivu, pretraživanje na policama ili ormarima za arhiviranje, uklanjanje dokumenta, rad s njim i njegovo vraćanje i ponovno uređenje u arhivu. Samo opisivanje i čitanje ovog procesa zahtijeva puno vremena. Pozivanje digitalne arhive, s druge strane, traje nekoliko klikova i ništa više.
Prije nego što uđemo u prednosti, odgovorimo na sljedeće pitanje:
Fleksibilan rad, bez obzira gdje se nalazite
Optimizacija svih tijekova rada
Digitalna potvrda i otprema
Smanjenje troškova u svim područjima
Pojednostavljeno rukovanje rokovima
Brža unutarnja i vanjska komunikacija
Integracija u uredski softver
Pretraživanje sadržaja pomoću ključnih riječi
Ušteda radnog vremena
Dugotrajno arhiviranje u PDF/A formatu
Iako su velike tvrtke odavno imenovale službenike za digitalizaciju koji se bave temom pretvaranja analognih dokumenata s punim radnim vremenom, malim i srednjim tvrtkama obično nedostaju ljudski resursi, pogotovo zato što su potrebne odgovarajuće stručne kvalifikacije.
Međutim, to je uobičajena pogreška i dovodi do loših ulaganja, jer mnogi proizvođači iskorištavaju ovo neznanje.
Ne trebate IT stručnjaka ili obučenog knjižničara!
Sve što ti stvarno treba je.
Ponekad je hardver često već tamo, ima više potencijala nego prije i može se odmah koristiti.
Napojnica
Usput, postoji poseban članak na temu "digitalne obrade računa", koji je izvijestio o prednostima digitalizacije ili digitalne obrade računa:
Vrlo jednostavno rečeno, to je proces zamjene fizičkog dokumenta, u smislu papira, digitalnim formatom.
Većina ljudi bi trebala biti upoznata s procesom, barem na rudimentaran način. Dokument se skenira ili fotografira, za koji se obično koriste skeneri. Međutim, to ovisi o odgovarajućem sučelju. Dokument se također može digitalizirati pomoću kamere mobitela.
Za mnoge tvrtke promjena iz papira i mapa u elektroničke formate jedna je od najvažnijih i najznačajnijih mjera u procesu digitalizacije.
Uz PaperOffice sve što trebate učiniti je skenirati dokument skenerom (PaperOffice radi sa svima), a PaperOffice stvara digitalnu verziju.
Napojnica
Na temu "Automatizirano arhiviranje papirnatih dokumenata" na YouTubeu se nalazi videozapis koji ovaj proces objašnjava na razumljiv način:
Skenirani dokumenti dodaju se putem integriranog modula skenera ScanConnect, koji, između ostalog, omogućuje snimanje dokumenata sa svih skenera, višenamjenskih uređaja, mobilnih aplikacija, ali i velikih kopijera, kao što su tvrtka Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox i drugi.
Uzima se u obzir automatsko određivanje verzija postojećih dokumenata, a način skeniranja zahvaljujući stranicama razdjelnika podržan je za masovna skeniranja hrpa dokumenata, a zatim podjelu na pojedinačne dokumente.
Ako skenirate puno dokumenata, PaperOffice je posebno koristan jer prepoznaje listove razdjelnika i razdvaja dokumente za arhiviranje. Izvrsna značajka koja je posebno korisna ako vaša tvrtka redovito radi s dokumentima složenog formata je da PaperOffice koristi umjetnu inteligenciju za prepoznavanje sadržaja na vašim dokumentima, kao što su: ukupni zbrojevi, vrste dokumenata, datumi, podaci za kontakt itd.
Sada tekst na dokumentu ne samo da bi trebao biti čitljiv, već i dostupan na takav način da možete lako potražiti isječak teksta.
Čim se dokumenti umetnu u PaperOffice, PIA se brine o svemu što vas inače zadržava.
Bez obzira na sve i bez obzira iz kojeg izvora skenera!
To znači da vam PIA pruža vlastitu moćnu tražilicu za sve vaše podatke, koja može pretraživati i pronaći tekstualne klasične tražilice poput Googlea, ali i cijelu stvar može učiniti vizualno, odnosno usporediti i prepoznati dokument vizualno može.
PaperOffice će automatski prepoznati sve dokumente koje je PIA podučavala od ovog trenutka, što zauzvrat može pokrenuti automatska pravila i podnošenje maski.
Da biste automatski pohranili dokumente i potvrde, dokument se najprije podučava u PaperOfficeu. Maske za arhiviranje u PaperOfficeu brinu se o mjestu indeksiranja i arhiviranja.
Čim se prepozna naučeni predložak dokumenta, automatski se aktivira maska za pohranu koja je odgovorna za automatizirano ključne riječi i mjesto pohrane.
Maske za pohranu ne samo da se mogu automatski pokrenuti pomoću naučenih predložaka dokumenata - već se mogu odabrati i ručno u PIA dijaloškom okviru.
PIA postaje potpuno autonomna, bez ikakve interakcije korisnika i za neograničen broj dokumenata prema definiranim maskama za pohranu:
Jedan od najvažnijih aspekata pri pohrani dokumenata putem sustava upravljanja dokumentima je poštivanje zakonskih propisa ili zahtjeva GoBD-a.
Kratica GoBD označava "Načela pravilnog upravljanja i pohrane knjiga, evidencija i dokumenata u elektroničkom obliku te za pristup podacima".
Konkretno, zbog revizije, visoko šifrirana pohrana dokumenata izravno u središnjoj SQL bazi podataka PaperOffice ispunjava sve zahtjeve za standarde dokumenata i pravne smjernice ili najviši njemački standard GOBD na svijetu.
Pojam određivanje verzije nije strana riječ unutar sustava upravljanja dokumentima (DMS). Potreba za korištenjem sustava upravljanja dokumentima koji ima kontrolu verzija usklađenu s GoBD-om i određivanje verzije otporno na reviziju jasnija je nego ikad prije.
Određivanje verzije termina može se vrlo lako objasniti: Sve u svemu, radi se o funkcionalnosti koja se koristi za bilježenje promjena u dokumentima ili datotekama. Promjena dokumenta može se otkriti i spremiti kao kopija u sjeni kao nova verzija dokumenta.
Svaka promjena dokumenta smješta "noviju" verziju dokumenta u odgovarajuću arhivu. Zapisivanje čini promjene transparentnima i sljedivima u svakom trenutku. U ovom trenutku, sljedeći gledatelj zna kada i po kojem uredniku je izvršena promjena dokumenta. To vam daje pregled cijelog životnog ciklusa dokumenta. Određivanje verzije može se izvršiti automatski ili ručno.
Kako bi se osigurala sigurnost revizije, svi detalji o promjeni dokumenata i datoteka moraju biti jasno sljedivi. Mora se osigurati da samo ovlašteni zaposlenici mogu napraviti takvu promjenu. Ali jednako je važno znati godinama kasnije koji su zaposlenici promijenili što i kada.
Jasno je dokazana činjenica da digitalizacija analognih dokumenata ima prednosti.
Skuplja varijanta digitalizacije je naručivanje tvrtke koja je specijalizirana za to. Ovisno o okolnostima, datoteke i mape iz arhive šalju se tvrtki kao teret, gdje se digitaliziraju i ponovno šalju natrag. Prethodno je određen oblik podataka koji će se digitalizirati. Ali dati važne podatke tvrtke? Iako sve tvrtke koje se bave digitalnim arhiviranjem osiguravaju najvišu razinu povjerljivosti, nema jamstava.
Na zahtjev, tvrtke također mogu dovesti kamion sa skenerima bubnjeva i digitalizirati se izravno na licu mjesta, na parkiralištu vlastitih prostorija tvrtke. Međutim, to strahovito povećava račun. Skupa usluga izvan kuće, koja može potrajati nekoliko dana, ovisno o veličini arhive, mora se platiti zasebno.
Srećom za sve tvrtke, iako arhive moraju biti arhive, informacije koje sadrže, bilo analogne ili digitalne, ne moraju sve biti dostupne u isto vrijeme. To omogućuje tvrtkama da digitaliziraju arhive korak po korak, prema logističkom principu posljednjeg u <> prvom izlazu. Prvo digitalizirajte posljednje primljene analogne dokumente.
Suvremeni dokumenti obično su potrebni daleko više od vremenski udaljenih dokumenata u dnevnom tijeku rada. Dakle, prvo biste trebali digitalizirati ove pravovremene dokumente, što ubrzava radni proces zahvaljujući vašoj boljoj dostupnosti. U najboljem slučaju, postoji ravnoteža između napora uključenog u digitalizaciju (uklanjanje arhive, skeniranje, spremanje digitalno, vraćanje analognog dokumenta) i ubrzanja procesa koje je sada dostupno, jer nema potrebe za odlaskom u arhivu i možete obaviti sve procese na računalu.
Još jedan pozitivan učinak ovog pristupa je da se razdoblja zadržavanja mogu optimalno koristiti kako bi se smanjila analogna arhivska zaliha, a ne digitalizirale datoteke čija razdoblja zadržavanja istječu šest mjeseci kasnije.
Broj administrativnih zaposlenika u tvrtki ili broj radnih mjesta VDU-a koji dolaze u pitanje ponekad se uvelike razlikuju, pa je nemoguće reći koliko biste zaposlenika trebali naručiti digitalizacijom u odnosu na veličinu tvrtke.
U najmanju ruku, svaki zaposlenik treba imati pristup uređaju s funkcijom skenera, po mogućnosti skenerom dokumenta koji omogućuje skeniranje više feedova, kao i različitih formata.
Opseg svake digitalizacije jednako je nezgodan kao i broj ljudi uključenih u digitalizaciju, jer je s ovim sustavom digitalizacija gotovo slučajna. To se može provesti, na primjer, u obliku da zaposlenik Z obrađuje proces u vezi s tvrtkom XYZ. U isto vrijeme, to bi mogao biti okidač za digitalizaciju cijele analogne arhivirane datoteke na tvrtki XYZ.
Međutim, dugoročni poslovni odnos, na primjer, može se manifestirati u prilično velikom broju datoteka. Druga varijanta bila bi digitalizacija samo određenih segmenata poslovnog odnosa, upravo onih koji su podložni najčešćoj obradi. Na primjer, bilješke o fakturiranju ili isporuci. Uz pravi softver, digitalizacija koja prati proces može se implementirati bez ikakvih problema.
Napojnica
Stvorili smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko dugo traje:
Svatko tko kao poduzetnik ili odgovorna osoba želi otežati život sebi i svojim zaposlenicima u smislu digitalizacije, sastavlja softver:
Program za prikupljanje podataka iz postupka skeniranja.
OCR softver za prepoznavanje teksta.
Program baze podataka.
Softver za pretraživanje i tako dalje.
Na kraju sve završi u nekom oblaku.
Ukratko: Mladi ljudi istražuju bez rime i razuma.
Softverski sastav mnogih tvrtki podsjeća na povijest njihove tvrtke, strukturu koja je polako rasla. Toliko je složen da ga razumije samo nekoliko dugogodišnjih zaposlenika.
Bolje rješenje je softver koji provodi sve procese od skeniranja preko pružanja usluga do arhiviranja i istovremeno nudi sučelja za povezivanje drugog softvera. Softver s navigacijom izbornikom za samorazumljivo objašnjenje koji u konačnici digitalnim dokumentima tvrtke daje dom koji također zadovoljava sve zahtjeve u smislu rukovanja i obrade podataka, kao i sigurnosti.
Tako je, ali nešto jednostavno i funkcionalno patetiku bolje je od bujice IT tehničkog žargona zbog kojeg zaposlenici izbijaju u znoju.
PaperOffice je savršen za digitalizaciju dokumenata.
DMS je kratica za softver za upravljanje dokumentima i namijenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje pretvorbu iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver. Njegov raspon funkcija jednako je izvanredan kao i intuitivno dizajnirana navigacija izbornikom, što zahtijeva samo manju obuku. Ne trebaju vam skupi konzultanti na licu mjesta. Dobro objašnjeni video tutorijali na PaperOffice DMS-u mogu to učiniti jednako dobro i mnogo jeftinije, besplatno.
Skeniranje, OCR, arhiviranje s automatskim ključnim riječima, spajanje dokumenata pod kontrolom umjetne inteligencije, integrirana tražilica, funkcija tijeka rada, šifriranje s 1024Mbit, izravna integracija u MS Office, zaštita od ransomwarea, automatizirano stvaranje predložaka, funkcija pečata, upravljanje zadacima i bilješkama.
Ovo je nekoliko najvažnijih funkcija PaperOffice DMS-a i kao što sam rekao, ni vi ni vaši zaposlenici ne morate završiti IT diplomu.
Preporučujemo našim klijentima da arhiviraju digitalizirane podatke bilo u bazi podataka koja se nalazi na NAS uređaju kao što su Synology ili QNAP ili na namjenskom poslužitelju. S vlastitim vanjskim (namjenskim) PaperOffice poslužiteljem dobivate sve prednosti oblaka sa savršenom zaštitom podataka i uštedom novca i puno rada svaki mjesec.
S PaperOffice poslužiteljem imate sve prednosti rješenja u oblaku sa samo jednom velikom razlikom: To je vaš vlastiti namjenski poslužitelj baze podataka i nitko mu ne pristupa osim vas.
Ne želite koristiti poslužitelj? Nema frke.
NAS, mrežna pohrana, na njemačkom jeziku uređaj za pohranu s mrežnom vezom, kao i kompatibilan softver za PaperOffice DMS i unutarnji oblak je spreman. Apsolutno siguran od državne i nedržavne znatiželje i, zahvaljujući rezervnoj funkciji, također siguran od pada tvrdog diska.
2. Ne postoji jedan prikladan DMS softver. Svaki DMS ima svoje opravdanje i u konačnici proizvod mora odgovarati svrsi.
3. Bilo da se radi o vlastitom poslužitelju, namjenskom poslužitelju PaperOffice u podatkovnom centru Strato AG u Berlinu (Njemačka) ili NAS-u - spremite svoj NEVER dokument na pohranu u oblaku treće strane koji se a) ne koristi namjenski i b) ne nalazi se u sigurnoj zemlji c) ne možete izvoziti jednim klikomNapojnica
Ako slijedite savjet i koristit ćete NAS za internu sigurnu pohranu dokumenata - PaperOffice nije samo savršen za to, već je čak i jedini službeni DMS za najvećeg PROIZVOĐAČA NAS-a na svijetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "10 najvažnijih prednosti digitalizacije papirnatih dokumenata":
Za skeniranje vezanih dokumenata preporučuje se skener lista s najmanje 300dpi. Skener je želio imati funkciju skeniranja do fodlera i opcionalne WIA /TWAIN upravljačke programe. Imali smo dobra iskustva s Fujitsu Scansnapom, koji rade vrlo pouzdano.
Papirnate dokumente općenito treba skenirati u PDF/A formatu, a zatim spremiti u DMS softver za upravljanje dokumentima - ili izravno ako softver to podržava ili ga automatizira, npr. praćenjem.
Ako koristite pristojan softver koji dobiva redovita ažuriranja i ima strategiju sigurnosnog kopiranja podataka, odgovor je DA za dokumente koji nisu kritični. Sve što bi zakonski moglo zahtijevati original također treba čuvati u originalu. Na primjer, PaperOffice DMS ima mogućnost pohranjivanja izvornog mjesta za pohranu u svojstvima dokumenta.
Digitalni rad i dovođenje starih dokumenata u novo doba bit će najbolje ključno ulaganje za uštedu nevjerojatne količine vremena, novca i živaca u budućnosti.
Ne trebate vlastitog IT stručnjaka da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam treba je pravi partner uz vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može provesti točno ono što vam treba. Izbjegavajte zastrašivanje i odaberite testne položaje umjesto otmjenih PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo niste testirali.
Iskustvo je pokazalo da gotovo svaka operacija, tvrtka i tvrtka imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovna skeniranja, tolerantni su prema spajalicama i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera.
Izbjegavajte zamke troškova s DMS / ECM sustavima gdje ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođača. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju vlastite administrativne opcije, poput podučavanja dokumenata i izrade postavki sami. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali ostati neovisan.
Postupci će u budućnosti biti potpuno identični, ali potpuno automatizirani.
Račun stiže? Tijek rada se pokreće i sve ide svojim definiranim putem.
Pretražiti svih 1000 mapa? Nema problema, jer imate svoj Google!
Uz pravu strategiju, pretvorba iz analogne u digitalnu arhivu neće biti skup proces. Svaki poduzetnik mora shvatiti da se ovaj korak mora poduzeti u nekom trenutku, bolje danas nego sutra.
Kao što je ovdje prikazano, s pravim alatima, promjene mogu dovesti do brze amortizacije ulaganja i značajno smanjiti troškove i vrijeme potrebno za buduće procese.
Promjena se jednostavno mora dogoditi.
PaperOffice tim rado će podijeliti 20 godina iskustva i zaštititi vas od pogrešaka!
"Dobivanje kronoloških rezultata super brzo za godišnje financijske izvještaje i zalihe kako bi se odredila najjeftinija kupovna cijena za svaku pojedinu stavku. Ono što je nekada trajalo danima sada se može učiniti u satima!"
Lars R. Ludewig
vlasnik i direktor ViaCreative Zahntechnik GmbH
