Penawaran diskon terbesar yang mungkin
Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.
Peningkatan bonus gratis
Penawaran diskon terbesar yang mungkin
Berita eksklusif dari dalam sumber resmi.
Peningkatan bonus gratis
Persahabatan Kepercayaan Kata Hormat
Kami tidak akan memberikan alamat email Anda kepada orang lain dan setiap email akan mencakup tautan berhenti berlangganan dengan satu klik.
Industri
Lembaga publik
Wilayah
Provinsi Palencia, Spanyol
Departemen
Kantor Pusat
Administrasi Kota
Industri
Lembaga publik
Wilayah
Provinsi Palencia, Spanyol
Departemen
Kantor Pusat
Administrasi Kota
Tn. Carlos A. Garcia Manajer Pemasaran dan Komunikasi
Tips profesional
Industri
Lembaga publik
Wilayah
Provinsi Palencia, Spanyol
Departemen
Kantor Pusat
Administrasi Kota
Sebagai otoritas di lembaga publik, balai kota kota Carrión de los Condes harus mengelola sejumlah besar dokumen penting: dokumen, aplikasi, kartu identitas, sertifikat pendaftaran tetapi juga file konstruksi dan dokumen bisnis, korespondensi, dan banyak lagi.
Sayangnya, balai kota sejauh ini belum mendapat manfaat yang signifikan dari penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai, karena belum ada solusi yang sesuai yang ditemukan.
Untuk membuat pencarian lebih mudah dan lebih efisien, arsip kota berencana untuk mendigitalkan dokumentasi dan memasukkan konten ke dalam database arsip internal.
Pemrosesan manual akan terlalu memakan waktu, itulah sebabnya ekstraksi informasi otomatis dicari.
Tujuan dari pemerintah kota adalah untuk mendigitalkan dokumen kertas yang ada, membawa optimalisasi proses dan kontrol alur kerja atas semua dokumen yang masuk dan keluar, mengotomatiskan sebagian besar proses di latar belakang dan dengan demikian mengoptimalkan proses manajemen properti.
Di masa lalu, seluruh sistem pemerintahan didasarkan pada kertas. Aplikasi yang diajukan oleh warga disortir ke dalam file oleh kantor pendaftaran, diteruskan ke balai kota, di mana dokumen tambahan ditambahkan.
Dokumen-dokumen itu kemudian bermigrasi ke dinding rak sepanjang meter yang menutupi seluruh dinding kantor dan disimpan di sana selama bertahun-tahun.
Tetapi dengan dokumen yang ada dan masuk setiap hari, sistem manual balai kota Carrión de los Condes mencapai batasnya: Tanda terima individu sering diajukan secara tidak benar atau sebelumnya dihapus oleh rekan kerja dan belum dikembalikan. Keterlibatan lembaga eksternal juga sulit, misalnya ketika balai kota atau ahli membutuhkan akses untuk menilai aplikasi.
kenang Mr. Carlos A. Garcia manajer pemasaran dan komunikasi.
Hasilnya adalah waktu pemrosesan yang lama dan inefisiensi dalam memproses, mengambil, dan meneruskan dokumentasi yang diperlukan.
Tetapi masalah terbesar adalah usia dokumen, karena mereka menjadi rapuh. Dengan demikian, otoritas pergi mencari manajemen dokumen digital.
Studi kasus, yang dilakukan bersama dengan sistem manajemen dokumen PaperOffice, didasarkan pada keprihatinan, seperti yang umum di setiap badan administrasi, untuk memelihara banyak catatan dan file kertas dan untuk memiliki ruang fisik dan staf yang tersedia untuk (beberapa dalam kondisi kritis) untuk menyimpan, mengklasifikasikan dan mengatur.
Terlepas dari kelonggaran anggaran, otoritas kota Carrión de los Condes sampai pada kesimpulan bahwa sistem kuno ini harus diganti dengan sistem digital modern yang mutakhir. Dengan cara ini, alih-alih mencari dokumen, lembaga publik dapat mengabdikan dirinya untuk tugas aktual administrasi kota: warga negara.
Tn. Carlos A. García, Manajer Pemasaran dan Komunikasi administrasi Carrión de los Condes, sedang mencari solusi untuk mendigitalkan semua masalah yang dihadapi semua lembaga publik. Itu juga dipertimbangkan untuk mendigitalkan semua tugas administratif kotamadya, yang sebelumnya sebagian besar analog.
Kriteria seleksi yang paling penting adalah keandalan dan keamanan, karena dokumen yang dikelola bersifat rahasia, seperti dokumen pribadi atau situasi keuangan pemohon.
Berbagai penyedia cloud atau solusi open source tidak dipertimbangkan karena peraturan perlindungan data di lembaga publik, karena keamanan GDPR data pribadi dan keamanan investasi jangka panjang tidak dapat dijamin.
Karena PaperOffice DMS bukan aplikasi cloud dan menyimpan semua data dalam database pusat yang terletak di balai kota, pada akhirnya diputuskan untuk menguji skenario yang diperlukan dengan tes.
PaperOffice melampaui semua standar dokumen dan pedoman hukum, khususnya karena penyimpanan dokumen yang sangat terenkripsi langsung di balai kota dan bukan di cloud.
Kebutuhan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi yang sesuai dan pembuatan versi yang tahan audit lebih jelas dari sebelumnya.
Alasan besar untuk keputusan itu adalah aksesibilitas dukungan, karena pengalaman yang sangat buruk telah dibuat dengan penyedia lain di masa lalu, yang juga menyebabkan terhentinya balai kota.
Secara khusus, untuk memastikan keandalan dan untuk mensimulasikan masalah nyata, dukungan PaperOffice dihubungi beberapa kali untuk menilai apakah tenggat waktu terpenuhi dan apa kualitas dukungannya.
PaperOffice berada di depan setiap produsen lain di sini.Keputusan itu diambil untuk mendigitalkan semua dokumen kertas yang ada ke dalam arsip digital.
Khusus untuk transformasi digital, sebuah organisasi pelatihan campuran dan program ketenagakerjaan berjudul "Penciptaan arsip digital" didirikan oleh dewan kota Carrión de los Condes. Organisasi ini, bersama dengan spesialis PaperOffice, saat ini melatih delapan siswa dan dua profesor .
Di dalamnya, pengetahuan yang diperoleh diterapkan dalam praktik nyata, dengan alur kerja yang tepat yang membantu mengoptimalkan waktu dan memulai solusi digitalisasi arsip historis, yang berasal dari tahun 1820-an.
Sebagai ahli di bidang pemrosesan dokumen AI cerdas, PaperOffice DMS ditugaskan untuk mendigitalkan dokumentasi yang ada.
Dokumen kertas yang ada dipindai dengan cermat oleh karyawan Balai Kota dan diarsipkan di PaperOffice DMS. Sistem manajemen dokumen kemudian membuat thumbnail dari semua dokumen yang dipindai dan melakukan pengenalan teks terperinci. Ini berarti bahwa konten teks apa pun dari semua dokumen dapat ditemukan dalam hitungan detik menggunakan mesin pencari yang terintegrasi dalam PaperOffice.
Berkat implementasi digitalisasi PaperOffice, arsip kota Carrión de los Condes sudah dapat:
Ketersediaan data dan dokumen yang sekarang lebih mudah dan lebih cepat secara fundamental dan permanen mengubah proses balai kota. Pengetahuan administratif sekarang diatur secara transparan dan tersedia pada waktu yang tepat.
Dalam pengertian ini, dasar untuk digitalisasi semua proses berbasis dokumen dalam administrasi publik diletakkan dengan PaperOffice DMS.
Selain proses pengarsipan umum:
Dijamin.
Dewan kota telah menghilangkan masalah data berbasis kertas sebelumnya, semua dokumen rapuh yang berasal dari arsip telah dipindai dengan cermat dan dengan demikian diarsipkan. Karena PaperOffice menjalankan pengenalan teks OCR pada semua data yang masuk, karyawan balai kota tidak lagi harus mengeluarkan dokumen, tetapi cukup mencarinya di dalam PaperOffice.
Pemerintah kota sekarang menggunakan sistem manajemen dokumen pusat yang mendukung alur kerja.
Balai Kota sekarang dapat menemukan file kasus, serta nomor kasus dengan nama, lokasi, dan tanggal terkait, dalam hitungan detik. Dengan demikian, arsip dapat membantu warganya lebih cepat dan dengan akurasi yang lebih besar, sementara yang asli tetap tidak tersentuh.
Luas: 63,37 km². Populasi: 2.096 jiwa (2018)
Provinsi: Palencia. Komunitas Kastilia dan León
Wali Kota: Jose Manuel Otero Sanz.
Pusat populasi: Carrión de los Condes;
Kota berpenduduk lebih dari 2.000 jiwa ini terletak di pusat provinsi Palencia. Menurut temuan arkeologis, asal-usul desa ini berasal dari zaman pra-Romawi.
Saat ini kota ini dikenal oleh semua peziarah yang berjalan di Jalan St. Yakobus, karena kota ini berada di Jalan St. Yakobus dan memiliki asrama peziarah.
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "Lembaga Publik
Balai Kota
Carrión de los Condes":
Kiat apa yang akan Anda berikan kepada pengguna PaperOffice di masa mendatang?
Tidak pernah terlalu dini atau terlambat untuk berurusan dengan topik digitalisasi.
Yang paling penting adalah mendapatkan gambaran tentang perangkat lunak tetapi juga perusahaan itu sendiri. Penting bagi kami untuk tidak merasa terdorong untuk membeli perangkat lunak atau mendaftar untuk layanan dan paket dukungan apa pun.
Bahkan sebelum kami mengakuisisi PaperOffice DMS, kami berbicara dengan semua departemen perusahaan dan tidak pernah merasa diperlakukan dengan buruk. Sebaliknya: PaperOffice memiliki tim yang baik, sopan, dan kompeten.
Bagi kami sebagai lembaga publik, prosesnya menjadi semakin rumit dan melibatkan banyak birokrasi. Oleh karena itu, kepercayaan pada sistem dan perangkat lunak sangat penting. Tentu saja, juga sangat penting bahwa perangkat lunak itu mudah dimengerti.
Kepada siapa Anda akan merekomendasikan PaperOffice?
Kami akan merekomendasikan PaperOffice ke semua administrasi dan lembaga publik lain yang ingin mendigitalkan dan mengotomatisasi.
Apa yang sangat Anda sukai dari PaperOffice?
Kami sangat puas dengan segalanya.
PaperOffice adalah sistem manajemen dokumen yang ringan namun kuat.
Fungsi yang tampaknya tidak berarti pada awalnya, seperti pembacaan otomatis konten dokumen, ternyata menjadi fungsi terpenting yang tidak ingin Anda lewatkan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.
"Memproses dokumen secara manual di komunitas sebesar itu akan menghabiskan banyak waktu bagi kami.
Dengan solusi otomatis dari PaperOffice DMS, upaya manual dapat sangat dikurangi, pada saat yang sama investasi dilakukan dalam teknologi berorientasi masa depan. Kami adalah pelopor dalam manajemen properti digital."
Tn. Alejandro Campos
spesialis TI dan manajer proyek di manajemen properti El Guijo
