7 fungsi penting yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen dokumen Anda

Tuntutan pada DMS, sistem manajemen dokumen, telah berkembang pesat atau lebih tepatnya secara alami dalam beberapa tahun terakhir. Apa yang dimulai sebagai basis data, di mana sebagian besar dokumen analog awalnya didigitalkan dengan memindai dan disimpan, telah menjadi perangkat lunak perkantoran yang komprehensif, yang saat ini mengambil bagian utama dari tugas-tugas administratif kantor.

Tapi apa standarnya, apa yang bisa diharapkan pelanggan dari DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Dalam artikel saat ini kami akan menunjukkan kepada Anda fungsi penting mana yang harus dimiliki sistem manajemen dokumen. Ini dapat dijelaskan poin demi poin menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen inovatif PaperOffice DMS.

Sebelum kita masuk ke manfaatnya, mari kita jawab pertanyaan berikut:

Bagaimana pengenalan sistem manajemen dokumen dapat membantu saya dan perusahaan saya?

Pengenalan sistem manajemen dokumen, disingkat DMS, membantu Anda memiliki struktur yang jelas dalam dokumen Anda dan membantu Anda mengatasi banjir informasi.

DMS juga merupakan singkatan dari perangkat lunak manajemen dokumen dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah perangkat lunak tersebut.

PaperOffice DMS menghilangkan semua hambatan yang memakan waktu dan menciptakan gambaran yang jelas tentang dokumen penting seperti kontrak atau surat dengan mengelolanya secara digital di DMS Anda di masa mendatang.

PaperOffice tidak membedakan antara jenis dokumen, terlepas dari apakah Anda memerlukan bantuan untuk mengelola kontrak klien, pembelaan, pernyataan biaya, penilaian, dan korespondensi email: berkat sistem manajemen dokumen, proses Anda sebelumnya di perusahaan atau organisasi Anda didigitalkan , membuatnya lebih efisien, transparan, dan secara signifikan lebih fleksibel.

Dokumen yang dipindai dan digital dapat ditemukan, diedit, disimpan, didistribusikan, ditandai, dan diteruskan dalam hitungan detik menggunakan PaperOffice. Data dari dokumen dapat secara otomatis dikenali dan dibacakan dan diteruskan ke sistem eksternal seperti CRM atau ERP.

Anda tentu menyadari bahwa dokumen analog tidak lagi up to date. Namun, Anda juga melihat komplikasi yang terlibat dalam mengubah arsip analog yang ada menjadi data digital. Karena mendigitalkan dokumen lebih dari sekadar tren. Bahkan, sekarang menjadi prasyarat untuk tetap kompetitif dan up-to-date dengan semua perusahaan lain di sektor yang sama.

Oleh karena itu, masuk akal untuk memperkenalkan sistem manajemen dokumen ke dalam perusahaan Anda.

Jadi kami telah mengklarifikasi pertanyaan tentang apa itu DMS dan apa yang akan dibawa oleh pendahuluan kepada saya dan sampai pada pertanyaan sebenarnya dari artikel tersebut:

7 fungsi penting mana yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen dokumen Anda?

Fungsi 1: Tempat. Simpan dalam arsip digital

Fungsi yang paling penting dan pertama dari setiap sistem manajemen dokumen adalah menyatukan semua dokumen dan informasinya. Ini adalah bagaimana pengarsipan dan administrasi dokumen yang dipindai dan digital serta email terjadi dalam database, arsip digital sehingga untuk berbicara.

PaperOffice menyimpan semua informasi secara langsung dalam database MySQL / MariaDB, yang dapat dioperasikan langsung di tempat Anda di platform apa pun dari PC lokal Anda, melalui perangkat NAS seperti QNAP dan Synology atau server Anda sendiri atau khusus termasuk akses jarak jauh dari kantor pusat.

Tidak ada bedanya jenis dokumen apa itu.

Semua jenis dokumen dapat disimpan secara terpusat di DMS dan oleh karena itu dapat diakses oleh semua departemen dan area bisnis.

Semua dokumen yang relevan dengan perusahaan disimpan secara terpusat dan dapat ditemukan dengan cepat oleh semua karyawan.

Di mana seharusnya arsip digital berada?

Kami menyarankan pelanggan kami untuk mengarsipkan data digital baik dalam database yang terletak di perangkat NAS seperti Synology atau QNAP atau di server khusus. Dengan server PaperOffice eksternal (khusus) Anda sendiri, Anda mendapatkan semua keuntungan dari cloud dengan perlindungan data yang sempurna dan menghemat uang dan banyak pekerjaan setiap bulan.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Dengan server PaperOffice Anda memiliki semua keuntungan dari solusi cloud hanya dengan satu perbedaan besar: Ini adalah server database khusus Anda sendiri dan tidak ada yang mengaksesnya kecuali Anda.

Tidak ingin menggunakan server? Tidak ada masalah.

Mengapa NAS sangat ideal untuk pengarsipan dokumen

NAS, penyimpanan yang terpasang ke jaringan, dalam bahasa Jerman perangkat penyimpanan dengan koneksi jaringan, serta perangkat lunak yang kompatibel untuk PaperOffice DMS dan cloud internal sudah siap. Benar-benar aman dari keingintahuan negara dan non-negara dan, berkat fungsi cadangan, juga aman dari kecelakaan hard drive.

Fungsi 2: Pengambilan dokumen yang mudah. Cari dan Temukan

PaperOffice memindai dokumen masuk yang belum biner dan mengubahnya menjadi format baca dan tulis digital menggunakan perangkat lunak OCR-nya sendiri.

Pada saat yang sama, tanggal dan waktu, nomor versi dan kata kunci disimpan, yang dapat digunakan oleh mesin pencari PaperOffice untuk menemukan dokumen bahkan jika orang yang mencari hanya mengetahui isi dokumen dengan cara yang belum sempurna.

Untuk mempermudahnya, PaperOffice menampilkan dokumen yang paling baru disimpan dalam daftar pratinjau. Semua yang Anda simpan di PaperOffice secara otomatis sepenuhnya dikenali teks dengan PaperOffice FileOCRmax, dioptimalkan dengan kamus bisnis dan diindeks untuk pencarian kata kunci yang sempurna di database SQL Anda untuk pencarian kata kunci.

Pengenalan dan pengoptimalan bahasa otomatis: PaperOffice secara otomatis mengenali bahasa dokumen dan dengan demikian mengoptimalkan pengenalan teks OCR ke maksimum mutlak untuk pengenalan teks terbaik dari semua dokumen.

Keterbacaan jangka panjang dari dokumen yang disimpan

Pertama-tama, PaperOffice DMS mengenkripsi semua dokumen ketika disimpan untuk keamanan, sesuai dengan salah satu standar keamanan tertinggi yang tersedia saat ini, AES-1024bit.

Konversi kembali menjadi dokumen yang dapat dibaca dimungkinkan dalam format apa pun saat ini, dengan PaperOffice secara teratur memperbarui format file-nya, yang berarti bahwa dokumen tersebut juga akan dapat dibaca di masa mendatang.

Fungsi 3: Memastikan periode penyimpanan yang sah

Salah satu aspek terpenting ketika menyimpan dokumen melalui sistem manajemen dokumen adalah kepatuhan terhadap peraturan hukum atau persyaratan GoBD.

Singkatan GoBD adalah singkatan dari "Prinsip-prinsip untuk pengelolaan dan penyimpanan buku, catatan, dan dokumen yang tepat dalam bentuk elektronik dan untuk akses data".

Secara khusus, karena penyimpanan dokumen yang tahan audit dan sangat terenkripsi langsung di database SQL pusat PaperOffice memenuhi semua persyaratan untuk standar dokumen dan pedoman hukum atau GOBD standar Jerman tertinggi di dunia.

Istilah versioning bukanlah kata asing dalam document management system (DMS). Kebutuhan untuk menggunakan sistem manajemen dokumen yang memiliki kontrol versi yang sesuai dengan GoBD dan pembuatan versi yang tahan audit lebih jelas daripada sebelumnya.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Penerapan versi membuat semua perubahan dapat dilacak

Istilah pembuatan versi dapat dijelaskan dengan sangat mudah: Secara keseluruhan, ini adalah tentang fungsionalitas yang digunakan untuk merekam perubahan pada dokumen atau file. Perubahan dokumen dapat dideteksi dan disimpan sebagai salinan bayangan sebagai versi dokumen baru.

Memastikan kekekalan

Setiap perubahan dokumen menempatkan versi dokumen yang "lebih baru" dalam arsip yang sesuai. Logging membuat perubahan transparan dan dapat dilacak setiap saat. Pada titik ini, penampil berikutnya tahu kapan dan dengan editor mana perubahan pada dokumen dilakukan. Ini memberi Anda gambaran umum tentang seluruh siklus hidup dokumen. Versioning dapat dilakukan secara otomatis atau manual.

Untuk memastikan keamanan revisi, semua detail perubahan pada dokumen dan file harus dapat dilacak dengan jelas. Harus dipastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat membuat perubahan seperti itu. Tetapi sama pentingnya untuk mengetahui bertahun-tahun kemudian karyawan mana yang mengubah apa dan kapan.

Dalam kedua kasus, bahkan dalam skenario terburuk, dipastikan bahwa database yang diarsipkan dipulihkan dalam jangka pendek dan oleh karena itu periode retensi selalu diamati.

Fungsi 4: Deteksi dan kata kunci otomatis

PaperOffice dilengkapi dengan AI yang secara independen mengenali informasi dalam dokumen Anda dan secara otomatis menetapkannya dengan benar.

Ini berarti bahwa PIA memberi Anda mesin pencari Anda sendiri yang kuat untuk semua informasi Anda, yang dapat mencari dan menemukan berbasis teks seperti mesin pencari klasik seperti Google, tetapi juga dapat melakukan semuanya secara visual, yaitu membandingkan dan mengenali dokumen secara visual dapat.

PaperOffice akan secara otomatis mengenali semua dokumen yang telah diajarkan oleh PIA mulai saat ini, yang pada gilirannya dapat memicu aturan otomatis dan pengarsipan masker.

PIA akan mengenali nilai-nilai terpenting dalam dokumen dan sudah mengisi formulir kata kunci untuk Anda. Anda kemudian dapat memeriksa nilai dan memperbaiki atau menambahkannya jika perlu. Proses ini dapat dilakukan secara manual atau otomatis di latar belakang.

Fungsi 5: Mengotomatiskan pengambilan dokumen

Pemantauan folder cerdas mengambil alih apa yang menahan Anda: secara otomatis di latar belakang sesuai dengan spesifikasi Anda, sangat tepat dan dapat diandalkan.

• Integrasikan semua perangkat

  Integrasikan semua perangkat seperti mesin fotokopi atau pemindai hanya dengan beberapa klik. Segera setelah file muncul di folder tertentu, itu diproses.

• Sejumlah monitor

  Buat sejumlah folder berbeda untuk memantau dan menentukan apa yang harus terjadi setelah impor. PaperOffice bahkan dapat memindahkan file yang diarsipkan ke subfolder baru.

• Templat dokumen berbasis AI

  Pengindeksan otomatis oleh PIA AutoFill dan pengenalan kontak berkat PIA AutoContact bekerja dengan cemerlang bersama dengan pemantauan. Semua konten dokumen yang relevan dikenali dan dokumen secara otomatis diindeks. Ini juga berfungsi dengan kontak!

• Memperbaiki kata kunci dan alur kerja

  Aktifkan mode impor massal yang dioptimalkan, lewati pemrosesan AI untuk kecepatan pengarsipan maksimum.

  Anda dapat menentukan dengan tepat di mana file baru disimpan di PaperOffice, menetapkan jenis dokumen tetap dan status dokumen ke setiap dokumen baru dan bahkan memicu alur kerja.

Fungsi 6: Manajemen pengguna dan izin akses

Pengguna PaperOffice dijamin hanya melihat apa yang diizinkan karena tingkat rilis yang ditentukan, dan dengan FolderLock Anda dapat menyembunyikan seluruh folder dan subfolder serta konten.

Anda juga dapat menentukan pengguna mana yang diizinkan untuk melakukan apa, dan membaginya menjadi grup dan departemen pengguna tetap sehingga Anda dapat mengontrol siapa yang dapat melihat di mana dan apa.

• Tingkat izin dan hak

  Ini berarti bahwa setiap pengguna hanya melihat apa yang sesuai dengan tingkat rilis mereka atau lebih rendah dan hanya diizinkan untuk melakukan apa yang telah Anda tentukan sebelumnya.

• Menyembunyikan folder dan dokumen

  Dengan PaperOffice FolderLock Anda dapat secara permanen menyembunyikan seluruh folder dan subfoldernya serta dokumen dari pengguna tertentu dan dengan demikian menghindari pertanyaan yang mengintip. Gunakan FolderLock untuk menyembunyikan seluruh folder secara permanen termasuk subfolder dan dokumen dari pengguna tertentu.

• Grup dan departemen

  Tetapkan pengguna ke grup dan departemen yang dapat ditentukan secara bebas, yang juga dapat Anda gunakan untuk alur kerja dan tugas.

• Hak pengguna multi-level yang dapat ditentukan

  Anda dapat memutuskan sendiri siapa sebenarnya yang memiliki akses ke fungsi mana di PaperOffice dengan dapat menentukan hak pengguna dengan tepat yang kemudian berlaku di seluruh jaringan.

Fitur 7: Sistem alur kerja yang kuat

Masalah besar di masa lalu, tetapi masih hari ini, adalah duplikasi file karena banyak penyimpanan dan ambiguitas mengenai status pemrosesan dokumen atau proyek. PaperOffice memiliki manajemen alur kerja yang sangat komprehensif dengan penugasan tugas, yang juga menyimpan semua proses secara terpusat. Baik pekerjaan proyek atau pemrosesan dokumen.

Alur kerja digital mengotomatiskan proses kerja Anda: Setelah ditentukan, semuanya berjalan sepenuhnya secara otomatis: Cukup tetapkan alur kerja yang telah ditentukan ke dokumen atau biarkan PIA memutuskan secara otomatis. Termasuk pemberitahuan email!

Setiap karyawan selalu up to date melalui fungsi alur kerja PaperOffice. Jika perlu, dokumen dapat diblokir untuk orang lain sampai perubahan telah dilakukan. Tentu saja, versioning juga berlaku di sini.

• Definisi alur kerja apa pun

  Alur kerja dapat ditumpuk secara mendalam dan berisi sejumlah keputusan merah/hijau untuk merangkai alur kerja dan proses berikutnya.

• Tanggung jawab dan tanggal jatuh tempo

  Tentukan apakah pengguna atau seluruh departemen dapat menyelesaikan tugas. PaperOffice secara otomatis menetapkan alur kerja kepada orang yang bertanggung jawab.

• Kontrol Penuh

  Jika perlu, status dokumen dapat disesuaikan secara independen untuk berbagai acara sesuai dengan spesifikasi Anda dan bahkan mengirim email pemberitahuan.

Pastikan untuk menghindari kesalahan ini

Sementara perusahaan besar telah lama menunjuk petugas digitalisasi yang berurusan dengan topik konversi dokumen analog penuh waktu, perusahaan kecil dan menengah biasanya kekurangan sumber daya manusia, terutama karena kualifikasi profesional yang sesuai diperlukan.
Namun, ini adalah kesalahan umum dan menyebabkan investasi yang buruk, karena banyak produsen mengambil keuntungan dari ketidaktahuan ini.

Panduan 5 Langkah Terbaik

Ujung

Kami telah membuat panduan 5 langkah terbaik untuk menjadi tanpa kertas dan mendigitalkan bisnis Anda sebagai dokumen yang dapat diunduh, merinci setiap 5 langkah dan berapa lama waktu yang dibutuhkan:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months