- Pengelolaan kontrak otomatis
Merupakan salah satu fungsi utama dari perangkat lunak manajemen kontrak.
Fungsi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola kontrak dengan cepat, efisien, dan biaya efektif. Dengan pengelolaan kontrak otomatis, perusahaan dapat melacak dan mengelola berbagai jenis kontrak, seperti kontrak pembelian, kontrak layanan, kontrak lisensi, kontrak dukungan, dan lainnya.
Kontrak-kontrak ini dapat dengan mudah dicari dan diurutkan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
Pengelolaan kontrak otomatis juga memungkinkan perusahaan untuk melacak status kontrak, seperti apakah sudah disetujui, tertunda, kedaluwarsa, atau dibatalkan, tanpa harus membuat alur kerja yang rumit.
Perusahaan juga dapat melacak informasi keuangan terkait kontrak, seperti biaya, syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan opsi perpanjangan. Atau dengan mudah melihat data dokumen tanpa harus membuka kontrak tersebut.
- Pencarian yang komprehensif
Fungsi pencarian yang komprehensif juga menjadi salah satu fitur yang sangat penting yang harus ada dalam perangkat lunak manajemen kontrak. Ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan semua kontrak yang relevan dengan menerapkan berbagai kriteria pencarian.
Dalam pencarian yang komprehensif, pengguna dapat mencari kontrak dengan nomor tertentu, penyedia tertentu, atau jenis layanan tertentu.
Selain itu, mereka juga dapat mencari berdasarkan tanggal jatuh tempo kontrak, biaya, tanggung jawab, dan detail penting lainnya.
Pencarian yang komprehensif juga dapat dilakukan berdasarkan kriteria khusus pengguna untuk mempermudah pencarian kontrak tertentu. Juga memungkinkan pengguna untuk menggabungkan beberapa parameter pencarian untuk hasil yang lebih akurat.
Fungsi ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah dan cepat mencari dan menganalisis seluruh inventaris kontrak mereka. Ini membantu perusahaan untuk lebih memahami bagaimana kontrak mereka mempengaruhi bisnis mereka dan bagaimana mereka dapat mengelola kontrak dengan lebih efisien dan biaya efektif.
- Pemantauan kontrak
Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat mengawasi kontrak mereka dan memastikan bahwa semua persyaratan dipenuhi.
Pemantauan kontrak dapat digunakan untuk menyimpan dan memantau semua informasi yang relevan tentang suatu kontrak, memantau apa yang harus dipenuhi, dan memantau biaya yang terkait.
Di samping itu, perusahaan dapat menggunakan pemantauan kontrak untuk memastikan bahwa semua kontrak dipenuhi dengan efisien dan tepat waktu, dengan memantau tanggal maju, status, dan persyaratan yang belum terpenuhi. Ini dapat membantu menghindari penundaan yang tidak perlu dan memastikan bahwa semua kontrak dipenuhi tepat waktu.
- Versiing
Versiing adalah bagian penting dari manajemen kontrak. Dengan versiing, perubahan yang terjadi dalam suatu kontrak dapat dilacak dan versi penuh riwayat perubahan dapat direkam.
Ini memungkinkan kontrol yang mudah dan transparan terhadap perubahan dan memungkinkan semua pihak yang terlibat memiliki versi kontrak yang konsisten.
Versiing menjadi sangat penting ketika ada beberapa versi dari kontrak, karena memungkinkan identifikasi versi yang berlaku. Selain itu, ini memudahkan pihak-pihak yang ingin melacak perubahan dan membandingkan dengan versi kontrak sebelumnya.
- Otomatisasi workflow
Otomatisasi workflow dalam manajemen kontrak membantu perusahaan mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk mengelola portofolio kontrak mereka.
Dengan otomatisasi, tugas-tugas rutin seperti mengelola informasi kontrak dan memantau batas waktu dapat didukung. Ini dapat mengurangi tugas-tugas manual menjadi minimum sehingga perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya mereka untuk tugas-tugas yang lebih penting.
Lebih lanjut, otomatisasi juga dapat membantu memastikan bahwa kontrak dieksekusi dan dipatuhi dengan benar. Dengan otomatisasi, perusahaan dapat memicu pengingat tepat waktu, serta alur kerja dan pemberitahuan untuk menjalankan tugas secara otomatis.
- Pengenalan teks dan indeksasi
Pengenalan teks adalah salah satu fitur paling berguna dalam manajemen kontrak. Ini memungkinkan dokumen-dokumen digital atau analog diakui teksnya setelah proses arsip dilakukan.
Dengan pengenalan teks, perusahaan dapat dengan mudah mencari kontrak-kontrak dan menemukan informasi yang relevan dengan cepat, menghemat waktu dan biaya.
Pengenalan teks memungkinkan pengguna untuk mencari kontrak berdasarkan kata kunci tertentu, daripada harus menelusuri manual. Dengan pengenalan teks, pengguna dapat dengan cepat mencari istilah, tanggal, nama, atau istilah lain yang terdapat dalam dokumen kontrak. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengekstraksi informasi yang relevan dari kontrak dan menemukannya dengan cepat. Selain itu, pengenalan teks memungkinkan pencarian kontrak secara keseluruhan, membuat pencarian informasi lebih mudah.
- Kontrol akses
Kontrol akses dalam manajemen kontrak membantu perusahaan memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi kontrak yang bersifat rahasia. Ini melindungi integritas informasi dan memastikan bahwa kontrak tidak sengaja atau disengaja diubah atau dirusak.
Selain itu, hal ini juga dapat membantu memastikan kepatuhan dengan persyaratan regulasi, dengan memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses informasi kontrak yang bersifat rahasia.
- Integrasi Perangkat lunak dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti ERP atau CRM untuk meningkatkan efisiensi.
Tips
Ada video di YouTube tentang "Solusi Terbaik untuk Kantor Tanpa KERTAS tanpa pekerjaan tambahan + Arsip dokumen langsung dari SCANNER" yang menjelaskan proses ini secara mudah dimengerti:
