Tips profesional
Bukan lagi rahasia lagi bahwa sistem manajemen dokumen memiliki potensi besar bagi perusahaan.
Berkat penggunaan sistem manajemen dokumen, Anda tidak hanya memajukan digitalisasi perusahaan Anda. Selain itu, Anda membentuk landasan untuk mencapai tujuan perusahaan Anda dan mengamankan kesuksesan perusahaan jangka panjang Anda.
Karena manajemen dokumen digital menciptakan solusi yang jelas di sini dan membawa Anda langkah maju yang besar dalam transformasi digital. Pada artikel saat ini, kami akan membuat daftar bagaimana sistem manajemen dokumen (DMS) bekerja, apa yang perlu dipertimbangkan dan keuntungan apa yang dibawanya ke perusahaan.
Untuk apa sistem manajemen dokumen digunakan?
Sederhananya: sistem manajemen dokumen (DMS) digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengontrol aliran dokumen dan informasi dalam suatu organisasi.
Anda dapat mengatur semua informasi, seperti dokumen kertas, file atau email Windows, di lokasi pusat, sistem manajemen dokumen Anda, yang dapat diakses karyawan dengan mudah dan tanpa masalah, termasuk fungsi unik untuk kerja tim dan berbagi dokumen dan antarmuka program inovatif yang unik di seluruh dunia.
Sistem manajemen dokumen menjadi semakin penting bagi bisnis karena jumlah informasi yang dihasilkan oleh bisnis saat ini tumbuh secara eksponensial.
Manajemen dan kontrol sejumlah besar dokumen eksternal dan internal yang merupakan bagian dari proses bisnis di publik atau administrasi bisnis telah menjadi tantangan yang mendorong adopsi berbagai aplikasi.
Dengan demikian, berbagai aplikasi ini harus memfasilitasi kontrol atas informasi dan dokumen dan memberikan pengurangan yang signifikan dalam waktu pencarian, penanganan dan penghematan biaya, yang sangat penting dalam proses administrasi kami.
Tetapi bukankah akan menguntungkan hanya memiliki satu aplikasi yang dapat memenuhi semua fungsi?
Kami akan menunjukkan kepada Anda bahwa sistem manajemen dokumen PaperOffice dapat menjadi aplikasi yang satu ini untuk perusahaan Anda yang memiliki semua fungsi yang diperlukan di dalamnya.
Di mana dokumen disimpan?
Setelah opsi otomatisasi, pemantauan dan pencarian, ini adalah pertanyaan yang paling sering diajukan, karena apakah pribadi atau bisnis - tidak ada yang ingin meninggalkan data di tangan yang salah. Pertama-tama karena ini juga diwajibkan oleh hukum.
PaperOffice DMS berjalan dengan cara yang aman, karena semua data disimpan dalam database terenkripsi yang sangat aman, yang dapat ditemukan di NAS Anda, seperti dari Synology atau QNAP. Ini berarti Anda selalu memiliki akses dan kontrol atas data Anda.
Dengan demikian, "jantung" dari sistem manajemen dokumen adalah basis data di mana informasi disimpan sedemikian rupa sehingga dapat ditemukan dan diambil dengan cara yang sederhana dan terkontrol.
Tetapi dengan menyimpan informasi secara terstruktur, kita hanya memiliki sebagian dari persamaan.
"Otak" yang mengontrol sistem adalah logika alur kerja, yang memungkinkan untuk membuat dependensi antara dokumen dan proses dan untuk menghubungkan informasi ini dalam aliran yang fleksibel dan ditentukan sebelumnya.
Langkah penting dalam implementasi "alur kerja" yang begitu canggih adalah bahwa sebanyak mungkin dokumentasi tersedia dalam bentuk digital.
Digitalisasi dan manajemen dokumen
Ketika berbicara tentang sistem manajemen dokumen, orang tidak boleh lupa: semakin tinggi tingkat digitalisasi informasi yang merupakan bagian dari proses, semakin tinggi tingkat kontrol dan otomatisasi yang dapat dicapai.
Pada langkah pertama, ditentukan dokumen mana yang termasuk dalam proses, bagaimana dokumen-dokumen ini dapat diintegrasikan ke dalam sistem manajemen dokumen dan informasi mana yang harus diekstraksi dan disimpan bersama dengan dokumen-dokumen dalam database.
Setelah informasi dimasukkan, siklus hidupnya didefinisikan, bagaimana ia berinteraksi dengan proses lain dan bagaimana ia dapat diintegrasikan.
Kemungkinan besar, juga akan ada informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.
Ketika informasi berasal dari database lain atau dalam format XML, mengkueri dan mengekstraknya mudah, tetapi. Apa yang terjadi pada dokumen digital dalam format pdf, doc, dll.? Ini akan sedikit lebih kompleks, tetapi isinya dapat diakses dengan cara yang berbeda, misalnya dengan program tertentu, mengakses file secara langsung atau mengirimkannya untuk mencetak dan mengekstrak informasi melalui gulungan cetak (antrian).
Ini sedikit lebih rumit ketika dokumen datang dalam bentuk kertas, seperti catatan pengiriman atau faktur. Tetapi ketika solusinya mencakup program Optical Character Recognition (OCR) yang canggih, langkah penting telah diambil.
Pemindai dan Sistem Manajemen Dokumen
Dengan pemindai atau perangkat digitalisasi lainnya, dokumen tidak hanya diubah menjadi gambar, tetapi isinya juga dapat "dibacakan" secara elektronik.
Jika sistem sekarang dapat digunakan untuk mengenali dan menentukan informasi dokumen mana yang secara terpisah dalam Informasi dalam sistem manajemen dokumen selesai.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Digitalisasi informasi melalui OCR membuatnya lebih mudah untuk mengintegrasikan berbagai macam dokumentasi ke dalam manajemen proses dan alur kerja.
Bagaimana Anda bisa mendapatkan keuntungan dari sistem manajemen dokumen PaperOffice
Sistem manajemen dokumen PaperOffice seperti bakat serba bisa, karena selain pengarsipan dokumen umum, banyak fungsi lain yang berkaitan dengan dokumen dan informasi terkait terintegrasi, seperti beberapa di antaranya:
- Akses informasi Anda kapan saja, di mana saja
- Cari dan temukan dokumen
- Sepenuhnya otomatis
- Pengarsipan dokumen yang sesuai secara hukum dan tahan audit
- Mengotomatiskan alur kerja
Semua data disimpan dengan aman bersama Anda dan bukan di cloud.
Tetap independen dengan mengelola semua data Anda sendiri alih-alih di cloud pihak ketiga dengan biaya tindak lanjut.
PaperOffice mendukung semua perangkat seperti PC lokal, QNAP NAS, Synology NAS, server Windows atau Linux dan layanan web seperti AWS atau Azure.
Anda mendapatkan semua keuntungan dari cloud tetapi dengan menggunakan server database Anda sendiri. Anda dapat mengakses database PaperOffice Anda yang dienkripsi dan aman dari PC lain mana pun di dunia.
Cari tahu lebih lanjut.
PaperOffice hanya mengindeks semuanya, baik itu dokumen atau file yang dipindai. Konten teks disimpan dengan aman dalam database tanpa campur tangan Anda. Jadi Anda dapat dengan mudah mencari cuplikan kata, jumlah, dan kata kunci apa pun dalam hitungan detik dan menemukan entri yang cocok.
Pelajari lebih lanjut tentang pencarian terintegrasi.
Pemantauan yang dapat ditentukan secara bebas secara otomatis menyimpan semua dokumen sesuai dengan spesifikasi Anda.
Tidak hanya seluruh direktori yang dapat dipantau, tetapi juga akun email, folder Outlook, dan bahkan formulir berbasis web.
Pelajari lebih lanjut cara mengotomatiskan pemantauan.
Setiap perusahaan berkewajiban untuk menyimpan dokumen yang relevan dengan pajak untuk kantor pajak.
Tantangannya adalah untuk mengarsipkan semakin banyak dokumen digital dan kertas seperti yang dipersyaratkan oleh GoBD: dalam format asli dan tidak dapat diubah.
PaperOffice DMS memungkinkannya, pelajari caranya:
Pengarsipan yang sesuai dengan hukumSeperti yang telah disebutkan, penting bagi manajemen dokumen tingkat lanjut untuk memiliki semua informasi dalam bentuk digital dan terstruktur dalam database. Ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menemukan dokumen dan menetapkan aturan tentang siapa yang dapat mengakses, memodifikasi, dan menghapus / mengarsipkan informasi Anda di satu situs web pusat.
Salah satu pilar solusi manajemen dokumen PaperOffice adalah mesin alur kerja yang luas. Ini memungkinkan Anda untuk menentukan setiap langkah proses bisnis dengan aktivitas dan dependensi terkait, serta departemen dan peran yang terlibat. Tetapi Anda juga dapat menentukan pemberitahuan otomatis yang diaktifkan tergantung pada aktivitas dan peristiwa yang terjadi selama proses berlangsung.
Semua ini tidak hanya mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola tugas, tetapi juga meminimalkan kemungkinan kelupaan dan kesalahan dalam prosesnya.
PaperOffice membantu Anda mengotomatiskan semua proses kerja Anda, memetakan seluruh proses kerja secara digital, sehingga Anda selalu mendapatkan informasi terbaru.
Anda selalu memiliki gambaran umum tentang tugas dan proses melalui alur kerja yang mendukung Anda dalam mengotomatiskan pekerjaan sehari-hari Anda.
Atur alur kerja yang diinginkan dengan tanggal jatuh tempo, tautkan ke kemungkinan keputusan dan tugas, dan dari aktivasi, PaperOffice menangani yang lainnya hingga selesai.
Ini memudahkan Anda untuk mematuhi kebijakan perusahaan dan persyaratan hukum.
Pelajari selengkapnya tentang otomatisasi alur kerja:
Alur kerjaDan masih banyak lagi fitur lainnya.
Bekerja dengan dan mengelola dokumen bisa mudah, aman, dan efisien pada saat yang bersamaan.
Nilai tambah dan manfaat manajemen dokumen
Di bawah ini kami mencantumkan beberapa manfaat paling luar biasa dari penerapan sistem manajemen dokumen PaperOffice:
- Kontrol atas siapa yang bisa mengakses dokumen, kapan, dan aktivitas apa yang bisa dilakukan pada mereka
- Akses pusat dan mudah ke semua dokumentasi perusahaan yang relevan dan kemungkinan banyak pihak berkolaborasi pada dokumen yang sama
- Keamanan, tidak hanya dalam kontrol akses, tetapi juga dalam pengawasan dan keamanan yang datang dengan pengenalan teknologi dan basis data baru
- Hemat waktu mencari dokumentasi dan biaya untuk mengelola dan menyimpannya
- Pengurangan redundansi seperti duplikasi dokumen, fotokopi, perekaman data
- Kelincahan dan otomatisasi tugas administratif dengan pembuatan alur kerja yang memungkinkan integrasi dokumen dan proses bisnis dalam lingkungan yang terkendali dan aktivitas yang didefinisikan dan dipantau dengan jelas
- Tidak lupa "efek samping" positif dari kepuasan pelanggan internal dan eksternal yang lebih tinggi
FAQs
Akhirnya, kami menjawab beberapa pertanyaan yang sering diajukan lebih lanjut tentang topik tersebut "":
Apakah saya memerlukan internet untuk bekerja dengan PaperOffice?
Tidak! PaperOffice TIDAK memerlukan koneksi internet untuk bekerja.
Internet hanya diperlukan untuk mengunduh paket pengaturan, membuat akun pengguna, membuat database dan menambahkan perangkat.
Dapatkah saya menggunakan Synology NAS saya untuk penyimpanan database?
YA, pasti! PaperOffice bekerja sempurna dengan Synology NAS.
Di mana dokumen dan file disimpan?
Semua dokumen dan file disimpan baik secara langsung dengan Anda, di PC Anda, dalam database terenkripsi atau, jika dokumen Anda disimpan di bawah "Dokumen Windows Saya", tidak terenkripsi di direktori Windows lokal Anda.
Anda juga memiliki opsi untuk menyiapkan database pada perangkat NAS dan menyimpan data Anda di NAS.
Dalam semua kasus, Anda memiliki akses ke data Anda kapan saja.
Apakah data saya disimpan di cloud?
Tidak, data Anda umumnya tidak disimpan di cloud!
Jika database Anda diatur di server NAS (seperti QNAP atau Synology), data Anda akan disimpan dalam database di server NAS.
Apakah database yang dibuat oleh PaperOffice selalu dienkripsi?
Setiap database yang dibuat oleh PaperOffice dilindungi dengan kata sandi tingkat tinggi. Semua dokumen yang disertakan dienkripsi oleh PaperOffice ChunkCrypt dengan enkripsi militer 1024bit.
Kesimpulan
Tidak masalah apakah Anda hanya ingin menemukan dokumen dan informasi terkait Anda, atau apakah Anda perlu menandai dokumen, mengintegrasikannya ke dalam alur kerja, tetapi pada saat yang sama memastikan bahwa Anda bekerja sesuai dengan berbagai pedoman dan peraturan - PaperOffice DMS memiliki berbagai Fungsi untuk membantu Anda.
Memulai lebih mudah dari yang Anda kira.
Masih khawatir tidak berhasil?
Lihat studi kasus pelanggan kami tentang menjadi digital di berbagai industri dan lihat sendiri kemudahan integrasi.