Kami telah membuat daftar lima langkah yang perlu Anda ikuti untuk mengurangi konsumsi kertas di kantor dan menjadi digital:
-
Strategi dan analisis proses
Rencanakan penyebaran Anda di kantor tanpa kertas dengan baik. Luangkan cukup waktu untuk menganalisis proses di perusahaan Anda. Apa yang harus tersedia atau disimpan dalam bentuk kertas? Dokumen mana yang cukup dalam bentuk digital?
Dokumen dan informasi berasal dari sumber yang berbeda Anda kemungkinan besar akan menemukan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.
Perencanaan waktu dan personel untuk proyek kantor tanpa kertas
Seperempat atau 90 hari adalah jangka waktu yang wajar untuk menerapkan tindakan yang diperlukan untuk beralih ke kantor tanpa kertas.
Ini juga merupakan periode yang memungkinkan transisi yang mulus. Solusi perbaikan cepat yang memaksa karyawan untuk membuat perubahan dari satu hari ke hari berikutnya biasanya berumur pendek. Dimungkinkan juga dengan cara ini untuk tidak mengganggu operasi.
Pada dasarnya, ketika beralih ke kantor tanpa kertas dengan PaperOffice DMS, tidak perlu tim proyek yang terdiri dari beberapa orang.
Di banyak UKM, mengurangi ini dari tugas mereka yang sebenarnya tidak mungkin atau tidak diinginkan. Namun, yang masuk akal adalah membuat setidaknya satu orang dengan wewenang untuk mengeluarkan arahan CDO, Chief Digital Officer. Jika Anda tidak terlalu tertarik pada singkatan Amerika, Anda dapat menunjuknya sebagai manajer proyek kantor tanpa kertas.
-
Penentuan periode untuk transisi ke kantor tanpa kertas
Memecah 90 hari yang dimaksudkan menjadi periode waktu yang lebih kecil memiliki tujuan untuk dapat fokus pada setiap fase transisi dan untuk dapat merefleksikan proses yang terlibat. Selain itu, keberhasilan dalam pergantian dapat didokumentasikan dengan lebih mudah. Karyawan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang langkah-langkah dan tidak merasa kewalahan. Pada saat yang sama, tujuan harus dikomunikasikan secara internal, yang sejalan dengan perubahan mental. Betapa pentingnya ini telah dijelaskan dalam kata pengantar.
Masuk akal untuk membagi 90 hari menjadi tiga bagian masing-masing 30 hari.
30 hari pertama digunakan untuk menganalisis semua proses yang akan dikonversi dari analog ke digital.
Dalam 30 hari kedua PaperOffice DMS dan perangkat keras yang diperlukan akan diperkenalkan, tetapi awalnya hanya untuk tujuan pelatihan dan proses yang sedang berlangsung yang menyertainya, jika ini muncul.
30 hari terakhir telah diambil dengan membuat transisi proses dari analog ke digital, dengan pertanyaan dari karyawan tidak diragukan lagi muncul. Satu atau operasi lain yang salah juga dimungkinkan, tetapi ini dapat diperbaiki kapan saja berkat struktur hierarkis PaperOffice DMS.
-
Mendeteksi jalur akuisisi dan menentukan penyimpanan data
Dalam 30 hari pertama, fokusnya sekarang adalah memeriksa proses di mana kertas telah memainkan peran utama sejauh ini. Untuk melakukan ini, perlu untuk mengenali antarmuka komunikasi eksternal dan internal di perusahaan dan untuk mengikuti siklus hidup mereka, yang dapat ada di sana:
- Panggilan telepon (misalnya formulir pemesanan yang kemudian diisi)
- Lalu lintas email (misalnya, email akan dicetak untuk rapat berikutnya)
- Surat
- Kunjungan pelanggan bisnis (misalnya: lihat panggilan telepon)
- Dokumen yang menyertainya
- Korespondensi internal
Hal berikutnya yang harus ditentukan adalah kapan dan di mana, dalam kasus bentuk elektronik, transisi ke kertas cetak terjadi, serta jalur dari kertas ke pengarsipan atau hanya ke keranjang sampah.
Rancang dokumen secara digital mulai sekarang
Mulai sekarang, lakukan tanpa kertas sejauh mungkin: rapat, risalah, surat masuk, faktur dan catatan keluar dapat dibuat langsung di PaperOffice. Tugas dan alur kerja juga diimplementasikan secara digital.
Mendigitalkan faktur dan secara bertahap menerapkan akuntansi tanpa kertas
Penerbitan faktur seperti itu juga merupakan bagian dari kantor tanpa kertas, meskipun tidak hanya untuk dilihat dalam konteks ini. Digitalisasi dan pengolahan yang tepat menjadi masalah dan juga harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik.
Siapa pun yang memelihara faktur mereka secara digital dan juga membuat pembukuan digital mereka mengakui potensi penghematan yang lebih besar dan dapat membuat proses akuntansi umum lebih efisien.
Penyimpanan Data
Jika Anda telah memutuskan bahwa file fisik Anda sekarang akan menjadi file digital, pertanyaan langsungnya adalah di mana Anda akan menyimpan file digital tersebut. Apakah Anda akan menyimpannya dalam database secara lokal atau di perangkat NAS eksternal?
Saat beralih ke kantor tanpa kertas, Anda tidak boleh berhemat pada salah satu aspek terpenting. Penyimpanan data lokal dan penggunaan perangkat NAS.
Atau apakah Anda sama sekali tidak ingin memiliki penyimpanan data atau database di perusahaan Anda? Namun, untuk menghindari kebakaran, perampokan, dll., Menggunakan solusi cloud tidak mungkin bagi Anda karena alasan hukum. Kemudian, tentu saja, solusi menggunakan database pada server khusus, yang ditugaskan untuk Anda sendiri, adalah solusi yang sangat baik.
Pilihannya besar.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Pengenalan PaperOffice DMS plus perangkat keras
Setelah perangkat lunak diinstal pada komputer di perusahaan, tingkat hierarki telah ditetapkan dan server NAS telah diatur dan dijaring, perangkat lunak dilatih.
Tidak perlu konsultan eksternal (biasanya identik dengan "mahal"). Karyawan PaperOffice tentu saja tersedia jika diperlukan. Lebih dari satu juta perusahaan yang bekerja dengan PaperOffice DMS di seluruh dunia sejauh ini telah bergaul dengan sangat baik dengan tutorial dan video terperinci atau dengan saran telepon tentang pertanyaan tentang PaperOffice DMS.
Sebagian besar prosesnya cukup jelas dan disertai dengan menu bantuan yang ditata dengan sangat baik. Ngomong-ngomong, Anda tidak perlu keras kepala untuk tetap berpegang pada 30 hari. Jika semua orang yang terlibat dalam pergantian dari analog ke digital berpendapat bahwa itu akan berhasil, prosesnya dapat dipersingkat sesuai keinginan.
Struktur folder
Struktur folder yang bermakna penting sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan diri Anda setelah pergantian. Atur struktur folder digital Anda dengan mudah sesuai dengan struktur folder "nyata" Yang ada.
Andalkan otomatisasi
Berkat pengenalan AI cerdas, Anda dapat mengenali data dokumen penting dalam dokumen, mengekstraknya, dan menggunakannya untuk kata kunci dokumen. Ini menghemat waktu dan karenanya uang.
-
Menyelesaikan transisi ke kantor tanpa kertas
30 hari terakhir (atau kurang) dimulai dan karyawan menyelesaikan fase pendidikan dan pelatihan. E-mail tidak lagi dicetak, tetapi disimpan.
Menggunakan alur kerja dan prangko
Dokumen dan email dapat diakses, diedit, dan disediakan untuk karyawan lain kapan saja melalui fungsi alur kerja di PaperOffice DMS. Dokumen pengiriman dari pengiriman atau surat masuk didigitalkan menggunakan pemindai atau kamera ponsel dan diubah menjadi dokumen teks menggunakan perangkat lunak OCR PaperOffice.
Fungsi stempel memungkinkan berbagai alur kerja dipicu dan tindakan lebih lanjut dilakukan. Variabel dinamis dapat ditambahkan ke prangko dan bahkan pemberitahuan email secara otomatis dikirim saat digunakan.
Jangan lupa untuk melakukan backup
Hanya ada satu penyimpanan pusat dengan fungsi cadangan. Pertanyaan tidak pernah muncul lagi tentang karyawan mana yang memiliki dokumen tertentu yang disimpan di komputernya dan bagaimana cara mendapatkannya karena dia sedang berlibur dan tidak tersedia.
Metode enkripsi data yang juga digunakan oleh militer AS. Permainan peretas yang saat ini populer dan menguntungkan dengan ransomware memantul dari PaperOffice.
Tetap konsisten: Awal selalu sulit, karena proses yang telah dilatih selama bertahun-tahun adalah hal baru untuk saat ini. Jangan jatuh kembali ke pola lama.
Tetap konsisten dan rasakan pengalaman kantor tanpa kertas.
Panduan 5 Langkah Terbaik
Ujung
Kami telah membuat panduan 5 langkah terbaik untuk menjadi tanpa kertas dan mendigitalkan bisnis Anda sebagai dokumen yang dapat diunduh, merinci setiap 5 langkah dan berapa lama waktu yang dibutuhkan:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Kesimpulan sementara 2/3
Dengan perangkat lunak yang tepat, kantor tanpa kertas berarti tidak ada pekerjaan tambahan!
Yang benar-benar dibutuhkan hanyalah beberapa perangkat lunak- Otomatiskan penerimaan faktur sepenuhnya melalui email yang dipersonalisasi, jika faktur tersedia secara digital
- Dalam kasus faktur kertas, berkat integritas pemindai, mereka dapat secara otomatis ditangkap dengan pemindaian batch
- Indeks dan baca dokumen yang dipindai
- dan yang paling penting: dapat secara otomatis menyimpan dokumen digital dan yang dipindai tergantung pada kontennya!
Dan hindari kesalahan umum ini
Bagaimanapun, pastikan bahwa pilihan perangkat lunak Anda jatuh pada DMS yang dengannya Anda dapat melakukan perekaman otomatis (misalnya pemantauan direktori) dan pengajaran dokumen SENDIRI agar tidak masuk ke dalam perangkap biaya yang tidak terkendali dan tidak bergantung pada produsennya!
