Kantor tanpa kertas: Beginilah cara digitalisasi berhasil di perusahaan

Pendekatan kantor tanpa kertas semakin menjadi fokus laporan media, tetapi hampir tidak digunakan dalam praktik - terutama tidak di perusahaan kecil dan menengah. Ini bukan hanya tentang waktu dan uang yang terlibat.

Paperless office can bring many benefits to your business

Namun, hanya dengan beberapa langkah, konsumsi kertas bisa sangat berkurang. UKM mendapat manfaat dari hierarki datar dan struktur yang fleksibel.

Dalam artikel saat ini, kita melihat lebih dekat topik kantor tanpa kertas, atau "kantor digital" seperti yang juga dikenal. Kami akan menunjukkan kepada Anda bahwa transisi jauh lebih mudah daripada yang Anda bayangkan. Anda juga akan menerima tips untuk organisasi perusahaan, kami akan memberi tahu Anda keuntungan bekerja tanpa kertas dan menjelaskan efek dari implementasi yang sukses.

Teknologi semakin cepat dan semakin cepat

Pada saat teknologi telah mendorong kita untuk menghubungi dunia melalui ponsel cerdas kita, kurang masuk akal jika kita masih menggunakan kertas dalam banyak aktivitas sehari-hari kita.

Hari ini kita Terbiasa berurusan dengan konten digital (musik, fotografi, serial TV), tetapi digitalisasi dokumen belum tersebar luas di lingkungan kerja dan bisnis. Saat ini hampir semua perusahaan memiliki akses ke komputer dan perangkat seluler, jadi mengapa kita terus mengisi kantor kita dengan kertas?

Alasan utama untuk terus menggunakan kertas terletak pada tantangan menghadapi perubahan dan digitalisasi. Banyak orang suka menyimpan salinan fisik dari dokumen yang mereka kerjakan.

Namun, ketika karyawan Anda mulai menghilangkan atau setidaknya mengurangi jumlah kertas yang digunakan di kantor atau di seluruh organisasi, Anda juga meningkatkan proses meningkatkan produktivitas dengan mendigitalkan data, menggunakan metode tanpa kertas dan dengan demikian mengurangi biaya.

Mengapa Anda harus mengurangi konsumsi kertas di perusahaan Anda?

Kantor tanpa kertas adalah tujuan yang semakin banyak perusahaan pasti berusaha untuk mencapai dan menawarkan banyak manfaat di luar penghematan biaya dan mengurangi jejak karbon perusahaan.

Diperkirakan seorang karyawan yang menghabiskan total dua jam dengan dokumen menggunakan rata-rata 10.000 lembar kertas per tahun (data Badan Lingkungan Federal). Untuk alasan ini, penting untuk menggunakan solusi dan alat yang meningkatkan akses, manajemen, dan pelokalan informasi. Namun, setiap perubahan dalam proses bisnis membutuhkan waktu dan membutuhkan perubahan bertahap dalam budaya perusahaan.
Selain dampak positif terhadap lingkungan dengan mengurangi konsumsi kertas bisnis, digitalisasi dokumen dan data perusahaan menawarkan banyak keuntungan lainnya.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Keuntungan dari kantor tanpa kertas

Berikut ini adalah keuntungan utama dari kantor tanpa kertas:

• Optimalisasi semua proses kerja

  Berkat peralihan ke kantor tanpa kertas, Anda bisa menjadi yang pertama Ambil langkah menuju transformasi digital perusahaan Anda.
  Karena berkat solusi alur kerja dari Anda dapat lebih menyederhanakan dan mempercepat proses bisnis Anda. Mereka meringankan para pegawai dengan mengambil alih banyak pekerjaan rutin yang kompleks. Persyaratan hukum yang harus diperhatikan diintegrasikan langsung ke dalam alur kerja.

• Bekerja fleksibel, di mana pun Anda berada

  Jika Anda mendigitalkan dokumen Anda, Anda dapat melakukannya kapan saja, di mana saja dan dengan perangkat apa pun mengakses dokumen. Ini sangat penting jika Anda memiliki beberapa cabang, karyawan Anda ingin / harus melakukan pekerjaan mereka dari kantor pusat mereka atau harus mengeluarkan persetujuan.

• Pengurangan biaya besar-besaran di semua area

  Digitalisasi dokumen berdampak langsung pada pengurangan biaya perusahaan Anda, bukan hanya karena Anda tidak lagi membeli kertas sebanyak itu, tetapi juga karena Anda menghemat perawatan printer dan pembelian tinta dan suku cadang.
  Tentu saja, ini juga mengurangi biaya penyimpanan, yaitu file, folder, rak, lemari arsip. Ruang berharga untuk menyimpan dokumen kertas tidak lagi terbuang percuma.

  Intinya adalah bahwa segera setelah Anda menggunakan data digital, karyawan Anda bekerja jauh lebih efisien di kantor dan menginvestasikan waktu berharga yang diperoleh dengan cara yang masuk akal dan bertarget di perusahaan .
  Pengurangan ruang penyimpanan yang signifikan melalui digitalisasi dan/atau pengurangan konsumsi kertas menyebabkan kantor yang lebih bersih dan rapi .

• Keamanan maksimum terhadap pencurian dan kehilangan

  Keamanan informasi yang lebih tinggi melalui penggunaan perangkat lunak dengan sistem penyimpanan basis data. Keamanan informasi yang disimpan secara digital jauh lebih unggul daripada keamanan dokumen yang diarsipkan di atas kertas.

  Berhati-hatilah untuk tidak menggunakan solusi cloud di perusahaan Anda, karena solusi DMS berbasis cloud dan perangkat lunak DMS adalah celah keamanan.

• Lebih sedikit stres melalui otomatisasi

  Dengan transformasi dari alur kerja manual ke otomatis, proses bisnis distandarisasi dan biaya berkurang. Misalnya, pengoptimalan alur kerja dapat menghasilkan pengumpulan yang lebih cepat dan pengurangan biaya akuisisi.
  Pembayaran faktur tidak lagi dilupakan, diskon dapat dipotong pada waktu yang tepat.

• Mengurangi risiko dalam proses bisnis

• Tingkatkan hubungan pelanggan

  Digitalisasi di perusahaan Anda memberi hubungan pelanggan lebih dalam dan volume. Ini berarti bahwa pengumpulan data yang komprehensif dalam transaksi bisnis dengan bantuan data besar, penautan proses internal yang konsisten, waktu reaksi dalam hitungan detik, serta kontak yang dipersonalisasi dengan sejumlah besar pelanggan pada saat yang sama dan perencanaan persyaratan yang tepat dan sangat berorientasi pada permintaan akan membawa perusahaan Anda maju.

  Digitalisasi sedang meningkat di semua bidang perusahaan - paling tidak dalam layanan pelanggan. Akan menjadi kesalahan bagi perusahaan mana pun untuk meremehkan potensi ini. Jika Anda tidak ingin ketinggalan dalam persaingan dan bahkan terburu-buru di depan mereka, penting untuk berurusan dengan digitalisasi di bidang ini. Belum pernah sebelumnya dimungkinkan untuk berkomunikasi lebih gesit dan individual dengan pelanggan tentang kebutuhan dan keinginan spesifik mereka.

• Transparansi internal meningkat

• Peningkatan luar biasa dalam lingkungan kerja di antara karyawan

  Perusahaan yang memilih untuk mendigitalkan dokumen mereka melalui penggunaan perangkat lunak manajemen dokumen yang sesuai menerima manfaat besar sebagai imbalannya, seperti:

  • Lebih banyak ruang fisik bebas
  • Pencarian dokumen lebih cepat
  • Organisasi dokumentasi yang lebih baik
  • Menghasilkan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen dan lebih sedikit prospek stres.
  • Keberlanjutan dan daya saing
  • Komunikasi dan pemecahan tugas yang disederhanakan
  • Produktivitas perusahaan Anda meningkat
  • Dan yang paling penting adalah - Anda berada di jalan yang benar ke kantor tanpa kertas.

Hindari kesalahan ini dengan segala cara!

Khusus untuk proyek dengan Digitalisasi sering disambut dengan keengganan yang besar, karena banyak perusahaan takut bahwa proyek seperti itu akan berkembang menjadi jurang maut. Alasan paling umum untuk ini adalah kurangnya pengetahuan oleh perusahaan itu sendiri dan kepercayaan tambahan pada produsen perangkat lunak yang tidak kompeten yang menawarkan perangkat lunak yang tidak berfungsi. Banyak produsen perangkat lunak mengambil keuntungan dari ketidaktahuan.

Pada titik ini, PaperOffice akan dengan senang hati membantu Anda dengan implementasi digitalisasi. Berkat 20 tahun pengalaman di bidang manajemen dokumen dan otomatisasi, PaperOffice dapat memberi Anda saran kerja dari praktik dan menemani Anda melalui implementasi lengkap.

Kesimpulan sementara 1/3

Baik spesialis TI tidak diperlukan maupun satu pustakawan terlatih!

Yang benar-benar Anda butuhkan hanyalah

• perangkat lunak yang tepat
• mitra TI yang andal
• perangkat keras yang sesuai

Terkadang perangkat keras seringkali sudah ada, memiliki potensi lebih dari sebelumnya dan dapat segera digunakan.

Ujung

Ngomong-ngomong, ada artikel khusus tentang topik "Digitalisasi dokumen kertas: 10 keuntungan terpenting", yang melaporkan keuntungan digitalisasi umum:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

5 langkah apa yang perlu Anda ikuti untuk mengurangi konsumsi kertas di kantor Anda?

Kami telah membuat daftar lima langkah yang perlu Anda ikuti untuk mengurangi konsumsi kertas di kantor dan menjadi digital:

• Strategi dan analisis proses

  Rencanakan penyebaran Anda di kantor tanpa kertas dengan baik. Luangkan cukup waktu untuk menganalisis proses di perusahaan Anda. Apa yang harus tersedia atau disimpan dalam bentuk kertas? Dokumen mana yang cukup dalam bentuk digital? Dokumen dan informasi berasal dari sumber yang berbeda Anda kemungkinan besar akan menemukan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda dan dalam format yang berbeda. Beberapa di antaranya dalam bentuk digital, disimpan dalam file atau database dan beberapa dalam bentuk dokumen cetak.

  Anda mungkin ingin memindai dan mendigitalkan semua dokumen sebelumnya, atau beralih ke kantor/sistem tanpa kertas pada tanggal tertentu, serta menggunakan data digital untuk melanjutkan dan bekerja secara efisien di masa mendatang. Gunakan printer/pemindai multifungsi untuk pemindaian dan pemantauan direktori atau pengarsipan massal untuk dokumen dalam jumlah besar.

  Opsi pertama membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya. Idealnya, Anda dan tim Anda akan memutuskan bagaimana mengatur file elektronik dan mengatur proses pemindaian berkelanjutan langkah demi langkah sehingga semua dokumen di masa mendatang didigitalkan.

  Perencanaan waktu dan personel untuk proyek kantor tanpa kertas

  Seperempat atau 90 hari adalah jangka waktu yang wajar untuk menerapkan tindakan yang diperlukan untuk beralih ke kantor tanpa kertas.

  Ini juga merupakan periode yang memungkinkan transisi yang mulus. Solusi perbaikan cepat yang memaksa karyawan untuk membuat perubahan dari satu hari ke hari berikutnya biasanya berumur pendek. Dimungkinkan juga dengan cara ini untuk tidak mengganggu operasi.

  Pada dasarnya, ketika beralih ke kantor tanpa kertas dengan PaperOffice DMS, tidak perlu tim proyek yang terdiri dari beberapa orang.

  Di banyak UKM, mengurangi ini dari tugas mereka yang sebenarnya tidak mungkin atau tidak diinginkan. Namun, yang masuk akal adalah membuat setidaknya satu orang dengan wewenang untuk mengeluarkan arahan CDO, Chief Digital Officer. Jika Anda tidak terlalu tertarik pada singkatan Amerika, Anda dapat menunjuknya sebagai manajer proyek kantor tanpa kertas.

  Adalah penting bahwa orang yang bersangkutan benar-benar membiasakan diri dengan PaperOffice DMS.

  Karena struktur perangkat lunak yang terstruktur dengan jelas dan tutorial dan video yang luas dan mudah dipahami pada setiap aspek, ini adalah sesuatu yang tidak memerlukan gelar TI atau pelatihan eksternal. Selain itu, dapat dilakukan sebagai "belajar dengan melakukan" yang menyertai langkah-langkah konversi pertama.

• Penentuan periode untuk transisi ke kantor tanpa kertas

  Memecah 90 hari yang dimaksudkan menjadi periode waktu yang lebih kecil memiliki tujuan untuk dapat fokus pada setiap fase transisi dan untuk dapat merefleksikan proses yang terlibat. Selain itu, keberhasilan dalam pergantian dapat didokumentasikan dengan lebih mudah. Karyawan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang langkah-langkah dan tidak merasa kewalahan. Pada saat yang sama, tujuan harus dikomunikasikan secara internal, yang sejalan dengan perubahan mental. Betapa pentingnya ini telah dijelaskan dalam kata pengantar.

  Masuk akal untuk membagi 90 hari menjadi tiga bagian masing-masing 30 hari.

  30 hari pertama digunakan untuk menganalisis semua proses yang akan dikonversi dari analog ke digital.
  Dalam 30 hari kedua PaperOffice DMS dan perangkat keras yang diperlukan akan diperkenalkan, tetapi awalnya hanya untuk tujuan pelatihan dan proses yang sedang berlangsung yang menyertainya, jika ini muncul.

  30 hari terakhir telah diambil dengan membuat transisi proses dari analog ke digital, dengan pertanyaan dari karyawan tidak diragukan lagi muncul. Satu atau operasi lain yang salah juga dimungkinkan, tetapi ini dapat diperbaiki kapan saja berkat struktur hierarkis PaperOffice DMS.

  Pada akhir 30 terakhir dan dengan demikian juga 90 hari, ada sistem manajemen dokumen yang terintegrasi penuh yang sudah memungkinkan analisis pada saat ini tentang seberapa besar penghematan dan keuntungannya dan akan terjadi di masa depan.

• Mendeteksi jalur akuisisi dan menentukan penyimpanan data

  Dalam 30 hari pertama, fokusnya sekarang adalah memeriksa proses di mana kertas telah memainkan peran utama sejauh ini. Untuk melakukan ini, perlu untuk mengenali antarmuka komunikasi eksternal dan internal di perusahaan dan untuk mengikuti siklus hidup mereka, yang dapat ada di sana:

  • Panggilan telepon (misalnya formulir pemesanan yang kemudian diisi)
  • Lalu lintas email (misalnya, email akan dicetak untuk rapat berikutnya)
  • Surat
  • Kunjungan pelanggan bisnis (misalnya: lihat panggilan telepon)
  • Dokumen yang menyertainya
  • Korespondensi internal

  Hal berikutnya yang harus ditentukan adalah kapan dan di mana, dalam kasus bentuk elektronik, transisi ke kertas cetak terjadi, serta jalur dari kertas ke pengarsipan atau hanya ke keranjang sampah.

  Rancang dokumen secara digital mulai sekarang

  Mulai sekarang, lakukan tanpa kertas sejauh mungkin: rapat, risalah, surat masuk, faktur dan catatan keluar dapat dibuat langsung di PaperOffice. Tugas dan alur kerja juga diimplementasikan secara digital.

  Mendigitalkan faktur dan secara bertahap menerapkan akuntansi tanpa kertas

  Penerbitan faktur seperti itu juga merupakan bagian dari kantor tanpa kertas, meskipun tidak hanya untuk dilihat dalam konteks ini. Digitalisasi dan pengolahan yang tepat menjadi masalah dan juga harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik.

  Siapa pun yang memelihara faktur mereka secara digital dan juga membuat pembukuan digital mereka mengakui potensi penghematan yang lebih besar dan dapat membuat proses akuntansi umum lebih efisien.

  Penyimpanan Data

  Jika Anda telah memutuskan bahwa file fisik Anda sekarang akan menjadi file digital, pertanyaan langsungnya adalah di mana Anda akan menyimpan file digital tersebut. Apakah Anda akan menyimpannya dalam database secara lokal atau di perangkat NAS eksternal?

  Saat beralih ke kantor tanpa kertas, Anda tidak boleh berhemat pada salah satu aspek terpenting. Penyimpanan data lokal dan penggunaan perangkat NAS.

  Atau apakah Anda sama sekali tidak ingin memiliki penyimpanan data atau database di perusahaan Anda? Namun, untuk menghindari kebakaran, perampokan, dll., Menggunakan solusi cloud tidak mungkin bagi Anda karena alasan hukum. Kemudian, tentu saja, solusi menggunakan database pada server khusus, yang ditugaskan untuk Anda sendiri, adalah solusi yang sangat baik.
  Pilihannya besar.

  Sebenarnya, pencarian solusi juga termasuk dalam bagian dari 30 hari pertama. Dengan manajemen dokumen PAPEROffice DMS dan perangkat keras NAS, yang terintegrasi ke dalam jaringan perusahaan, semua solusi tersedia untuk mengimplementasikan transisi dari kertas ke digital.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Pengenalan PaperOffice DMS plus perangkat keras

  Setelah perangkat lunak diinstal pada komputer di perusahaan, tingkat hierarki telah ditetapkan dan server NAS telah diatur dan dijaring, perangkat lunak dilatih.

  Tidak perlu konsultan eksternal (biasanya identik dengan "mahal"). Karyawan PaperOffice tentu saja tersedia jika diperlukan. Lebih dari satu juta perusahaan yang bekerja dengan PaperOffice DMS di seluruh dunia sejauh ini telah bergaul dengan sangat baik dengan tutorial dan video terperinci atau dengan saran telepon tentang pertanyaan tentang PaperOffice DMS.

  Sebagian besar prosesnya cukup jelas dan disertai dengan menu bantuan yang ditata dengan sangat baik. Ngomong-ngomong, Anda tidak perlu keras kepala untuk tetap berpegang pada 30 hari. Jika semua orang yang terlibat dalam pergantian dari analog ke digital berpendapat bahwa itu akan berhasil, prosesnya dapat dipersingkat sesuai keinginan.

  Struktur folder

  Struktur folder yang bermakna penting sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan diri Anda setelah pergantian. Atur struktur folder digital Anda dengan mudah sesuai dengan struktur folder "nyata" Yang ada.

  Andalkan otomatisasi

  Berkat pengenalan AI cerdas, Anda dapat mengenali data dokumen penting dalam dokumen, mengekstraknya, dan menggunakannya untuk kata kunci dokumen. Ini menghemat waktu dan karenanya uang.

• Menyelesaikan transisi ke kantor tanpa kertas

  30 hari terakhir (atau kurang) dimulai dan karyawan menyelesaikan fase pendidikan dan pelatihan. E-mail tidak lagi dicetak, tetapi disimpan.

  Menggunakan alur kerja dan prangko

  Dokumen dan email dapat diakses, diedit, dan disediakan untuk karyawan lain kapan saja melalui fungsi alur kerja di PaperOffice DMS. Dokumen pengiriman dari pengiriman atau surat masuk didigitalkan menggunakan pemindai atau kamera ponsel dan diubah menjadi dokumen teks menggunakan perangkat lunak OCR PaperOffice.

  Fungsi stempel memungkinkan berbagai alur kerja dipicu dan tindakan lebih lanjut dilakukan. Variabel dinamis dapat ditambahkan ke prangko dan bahkan pemberitahuan email secara otomatis dikirim saat digunakan.

  Jangan lupa untuk melakukan backup

  Hanya ada satu penyimpanan pusat dengan fungsi cadangan. Pertanyaan tidak pernah muncul lagi tentang karyawan mana yang memiliki dokumen tertentu yang disimpan di komputernya dan bagaimana cara mendapatkannya karena dia sedang berlibur dan tidak tersedia.

  Metode enkripsi data yang juga digunakan oleh militer AS. Permainan peretas yang saat ini populer dan menguntungkan dengan ransomware memantul dari PaperOffice.

  Tetap konsisten: Awal selalu sulit, karena proses yang telah dilatih selama bertahun-tahun adalah hal baru untuk saat ini. Jangan jatuh kembali ke pola lama.

Tetap konsisten dan rasakan pengalaman kantor tanpa kertas.

Panduan 5 Langkah Terbaik

Ujung

Kami telah membuat panduan 5 langkah terbaik untuk menjadi tanpa kertas dan mendigitalkan bisnis Anda sebagai dokumen yang dapat diunduh, merinci setiap 5 langkah dan berapa lama waktu yang dibutuhkan:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Kesimpulan sementara 2/3

Dengan perangkat lunak yang tepat, kantor tanpa kertas berarti tidak ada pekerjaan tambahan!

Yang benar-benar dibutuhkan hanyalah beberapa perangkat lunak

• Otomatiskan penerimaan faktur sepenuhnya melalui email yang dipersonalisasi, jika faktur tersedia secara digital
• Dalam kasus faktur kertas, berkat integritas pemindai, mereka dapat secara otomatis ditangkap dengan pemindaian batch
• Indeks dan baca dokumen yang dipindai
• dan yang paling penting: dapat secara otomatis menyimpan dokumen digital dan yang dipindai tergantung pada kontennya!

Dan hindari kesalahan umum ini

Bagaimanapun, pastikan bahwa pilihan perangkat lunak Anda jatuh pada DMS yang dengannya Anda dapat melakukan perekaman otomatis (misalnya pemantauan direktori) dan pengajaran dokumen SENDIRI agar tidak masuk ke dalam perangkap biaya yang tidak terkendali dan tidak bergantung pada produsennya!

Kesimpulan transformasi digital

Bagi banyak perusahaan, kantor tanpa kertas yang modern dan efisien bukanlah pencapaian dalam semalam, tetapi juga bukan utopia. Untuk akhirnya mencapai digitalisasi dokumen Anda, Anda perlu menetapkan kebijakan pengurangan kertas dan menemukan solusi untuk menyingkirkan semua yang tidak lagi Anda butuhkan.

Perangkat lunak manajemen dokumen dari PaperOffice dapat membantu Anda mendigitalkan dokumen dan menerapkan kantor tanpa kertas. Solusi DMS adalah solusi lengkap yang menawarkan infrastruktur yang konsisten.
Akibatnya, proses bisnis dipetakan secara transparan, alur kerja dapat dilakukan secara digital dan semua informasi penting dapat dengan mudah dilihat.

Berkat solusi DMS, Anda juga dapat memproses dan menyimpan dokumen dan konten digital dengan cara yang tahan audit, misalnya untuk menyelamatkan diri dari masalah selama audit perusahaan dan pajak.

Tips &trik untuk kantor digital

Kami telah merangkum 9 tips untuk Anda sehingga kantor tanpa kertas benar-benar berfungsi!

Singkatnya, ini adalah tentang mendigitalkan berbagai macam dokumen di perusahaan, seperti kontrak, tanda terima, catatan pengiriman, faktur masuk, yaitu semua yang ada di atas kertas. Selain itu, tidak hanya makalah tentang masa lalu, tetapi juga makalah masa depan dipertanyakan.

Komunikasi juga merupakan mitra yang relevan di kantor tanpa kertas. Anda tidak perlu khawatir secara hukum, cukup perhatikan beberapa "seluk-beluk". Dokumen-dokumen tertentu, termasuk struktur folder dan dalam format PDF, dapat dengan mudah diserahkan kepada konsultan pajak atau kolega sebagai arsip mandiri - itu dilakukan hanya dengan beberapa klik mouse.

Perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat memecahkan masalah analog-digital

DMS adalah singkatan dari Document Management System dan dimaksudkan untuk mengelola dokumen, terutama dokumen digital, yang mencakup konversi dari analog ke digital. PaperOffice DMS adalah sistem seperti itu. Berbagai fungsinya sama luar biasa dengan navigasi menu yang dirancang secara intuitif, yang hanya membutuhkan pelatihan kecil. Anda tidak perlu konsultan mahal di lokasi. Tutorial video yang dijelaskan dengan baik di PaperOffice DMS dapat melakukan ini dengan baik dan jauh lebih murah, gratis.

Pemindaian, OCR, pengarsipan dengan kata kunci otomatis, penggabungan dokumen yang dikendalikan AI, mesin pencari terintegrasi, fungsi alur kerja, enkripsi dengan 1024Mbit, integrasi langsung ke MS Office, perlindungan terhadap ransomware, pembuatan template otomatis, fungsi stempel, tugas dan manajemen catatan.

Ini adalah beberapa fungsi terpenting dari PaperOffice DMS dan seperti yang saya katakan, baik Anda maupun karyawan Anda tidak harus menyelesaikan gelar TI.

Kesimpulan sementara 3/ 3

1. Hubungi produsen dengan pengetahuan dan perangkat lunak yang sesuai dengan GOBD (dan juga GDPR)!

2. Tidak ada satu perangkat lunak DMS yang cocok. Setiap DMS memiliki pembenarannya sendiri dan pada akhirnya produk harus sesuai dengan tujuannya.

3. Apakah itu server Anda sendiri, server khusus PaperOffice di pusat data Strato AG di Berlin (Jerman) atau NAS - simpan dokumen Anda TIDAK PERNAH pada penyimpanan cloud pihak ketiga yang a) tidak digunakan secara khusus dan b) tidak berlokasi di negara yang aman c) tidak dapat diekspor dengan satu klik

Ujung

Jika Anda mengikuti saran dan akan menggunakan NAS untuk penyimpanan dokumen aman internal - PaperOffice tidak hanya sempurna untuk ini, tetapi bahkan merupakan satu-satunya DMS resmi untuk produsen NAS terbesar di dunia - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.