Iako se osnovne tehnike upravljanja dokumentima desetljećima koriste u kontroli korporativnih dokumenata i razvijale su se tijekom godina, potreba za sustavom upravljanja dokumentima i njegovim prednostima primjene i dalje su podcijenjene.
Istraživanja su pokazala da zaposlenici provode do trideset posto svog vremena tražeći potrebne dokumente u tvrtki. U prosjeku, zaposlenici zbog toga gube više od jednog radnog dana tjedno. Postaje još gore, jer: U 70% svih slučajeva potraga je neuspješna. Dokument se ponovno stvara i kolege više ne mogu razumjeti trenutni status dokumenata.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Ali koji je standard, što kupac može očekivati od DMS-a?
U trenutnom članku pokazat ćemo vam prednosti korištenja elektroničkog upravljanja podacima (sustav upravljanja dokumentima).
To se može objasniti točku po točku pomoću softvera za upravljanje dokumentima PaperOffice.
Prije nego što uđemo u prednosti, objasnimo definiciju:
Što je sustav upravljanja dokumentima?
Sustav upravljanja dokumentima (DMS) koristi se za pohranu, upravljanje i kontrolu protoka dokumenata unutar organizacije.
To znači da tvrtke iz širokog spektra industrija svakodnevno akumuliraju važne dokumente: podneske, ugovorne dokumente, nacrte, vanjska pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnogi dokumenti također stižu e-poštom.
Sve informacije, kao što su papirnati dokumenti, Windows datoteke ili e-poruke, možete organizirati na središnjem mjestu, u sustavu upravljanja dokumentima, kojem zaposlenici mogu pristupiti lako i bez ikakvih problema.
Uključujući jedinstvene funkcije za timski rad i dijeljenje dokumenata i inovativno programsko sučelje koje je jedinstveno u cijelom svijetu.
Sustavi upravljanja dokumentima postaju sve važniji za poduzeća jer količina informacija koje generiraju današnja poduzeća eksponencijalno raste.
Uvođenje sustava upravljanja dokumentima, skraćeno DMS, također vam pomaže da donesete jasnu strukturu u svoje dokumente i nosite se s poplavom informacija.
DMS se također zalaže za softver za upravljanje dokumentima i namijenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje pretvorbu iz analognog u digitalno. PaperOffice DMS je takav softver.
Upravljanje i kontrola ogromne količine vanjskih i internih dokumenata koji su dio poslovnih procesa u javnoj ili poslovnoj administraciji postala je izazov. Time se promiče uvođenje softvera za upravljanje dokumentima koji olakšava upravljanje.
Uvođenjem DMS-a osigurava se značajno smanjenje vremena pretraživanja, rukovanja i uštede troškova, što je vrlo važno u našim administrativnim procesima.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Srce DMS-a
Napredni sustav upravljanja dokumentima ima svoje "srce" u bazi podataka, gdje se informacije pohranjuju na način koji omogućuje da se pronađu i dohvate na jednostavan i kontroliran način.
Baza podataka može se postaviti lokalno ili na NAS sustavu, kao što su QNAP NAS ili Synology NAS. Ali pohranjivanjem informacija na strukturirani način, imamo samo dio jednadžbe.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Mozak" koji kontrolira sustav je logika tijeka rada, koja omogućuje stvaranje ovisnosti između dokumenata i procesa i povezivanje tih informacija u fleksibilnim i prethodno definiranim tokovima.
Bitan korak u provedbi takvog sofisticiranog "tijeka rada" je da je što više dokumentacije dostupno u digitalnom obliku.
Digitalizacija i upravljanje dokumentima
Kada govorimo o sustavima upravljanja dokumentima, ne smijemo zaboraviti: što je viša razina digitalizacije informacija koja je dio procesa, to je viša razina kontrole i automatizacije koju možemo postići. Već smo napisali članak o prednostima digitalizacije, kliknite ovdje.
U prvom koraku određujete koji dokumenti pripadaju našim procesima, kako ih integriramo u naš sustav upravljanja dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i pohraniti zajedno s dokumentima u vašoj bazi podataka. Nakon što su informacije uključene, definiramo njegov životni ciklus, kako će komunicirati s drugim procesima i kako ih možemo integrirati.
Informacije dolaze iz različitih izvora
Najvjerojatnije ćemo naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora iu različitim formatima. Neki od njih u digitalnom obliku, pohranjeni u datotekama ili bazama podataka, a neki u obliku tiskanih dokumenata.
Što radimo s digitalnim dokumentima u pdf formatu, doc, itd.? Ovdje je proces vrlo jednostavan.
Povucite digitalni dokument u sučelje PaperOffice. Ili neka se mape sustava Windows lako nadziru nakon primitka dokumenata.
Napojnica
Usput, na YouTubeu postoji videozapis na temu "Praćenje direktorija i masovno arhiviranje dokumenata" koji objašnjava ovaj proces na razumljiv način:
Dokumenti u papirnatom obliku mogu se lako skenirati i pretvoriti u digitalni format zahvaljujući integriranom skeneru.
Napojnica
Na temu "Potpuno automatizirano arhiviranje papirnatih dokumenata iz skenera" na YouTubeu se nalazi i videozapis koji objašnjava ovaj proces na jednostavan i razumljiv način:
Zahvaljujući programu optičkog prepoznavanja znakova (OCR = Optičko prepoznavanje znakova), već smo poduzeli važan korak. Koristeći skener ili drugi uređaj za digitalizaciju, ne samo da pretvaramo dokument u sliku, već možemo i elektronički "pročitati" njegov sadržaj.
Ne samo da je čisti OCR tekst uključen u bazu podataka, zahvaljujući umjetnoj inteligenciji (AI) koja se naziva PIA, automatizacija se može odrediti ručno ili automatski.
Na taj način koristimo sustav za prepoznavanje i definiranje područja dokumenta koja treba automatski pročitati. Kao što su broj računa, datum, proizvodi, iznosi itd. U skladu s tim, imamo sve potrebne informacije u našem sustavu upravljanja dokumentima.
Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integraciju širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tijekovima rada.
