Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.
Sustavi upravljanja dokumentima, skraćeno DMS, podržavaju vašu tvrtku u elektroničkom i sustavnom upravljanju poslovnim dokumentima. DMS je stoga u mnogočemu prvi korak prema uredu bez papira. Zajedno sa skenerom činite savršen tim za digitalizaciju analognih datoteka i ubrzavanje procesa pretraživanja i arhiviranja.
Profesionalni savjet
Dajemo vam najmanje 15 razloga zašto biste trebali koristiti Sustav upravljanja dokumentima (DMS) zajedno sa skenerom. Skeniranje i upravljanje olakšano uz PaperOffice DMSU većini ureda diljem svijeta postoji dihotomija. S jedne strane digitalno područje s pojedinačnim i mrežnim računalima, s druge strane dokumenti u papirnatom obliku. To ponekad uzrokuje kaos i, prije svega, vrijeme je izgubljeno. Vrijeme provedeno u potrazi za sadržajem.
Prema međunarodnom izvješću McKinseyja, uredski radnici provode 1,8 sati dnevno pretražujući i prikupljajući informacije, što je u prosjeku 9,3 sata tjedno.
Računovođe, tajnice, kupci, službenici, dispečeri i mnoge druge profesionalne skupine svakodnevno su zauzeti obradom administrativnih procesa. Rad jednog zaposlenika često ovisi o radu drugog.
Svaka tvrtka sada ima višenamjenski uređaj koji također podržava funkciju skeniranja. No, za mnoge je pojam i korištenje sustava upravljanja dokumentima još uvijek nepoznato.
U trenutnom članku objašnjavamo da vrijedi koristiti sustav upravljanja dokumentima sa skenerom. Navest ćemo vam najmanje 15 razloga za njegovo korištenje, koji će vam omogućiti da svoj ured učinite bez papira i digitalnim i kako ga možete koristiti za povećanje učinkovitosti osnovne djelatnosti vaše tvrtke.
Prije nego što uđemo u razloge zašto, odgovorimo na pitanje:
Računi, teretnice, popratna pisma, pošiljke ili upute za uporabu za nove uređaje i pripadajuće jamstvene potvrde, da navedemo samo nekoliko primjera? Njihova digitalizacija često se dugo čeka, jednostavno zato što nedostaje osoblja i vremena. Kao rezultat toga, analogna planina raste.
S DMS-om i skenerom koji je prikladan za vaše potrebe, dihotomiju i nepotreban gubitak vremena možete dobiti pod kontrolom.
DMS se također zalaže za softver za upravljanje dokumentima i namijenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje pretvorbu iz analognog u digitalno. PaperOffice DMS je takav softver.
Budući da PaperOffice DMS omogućuje analognom papiru da postane digitalni sadržaj tamo gdje se događa.
Inteligentno strukturirano indeksiranje dodjeljuje svaki dokument ispravnom procesu unosom ključne riječi. S vlastitom tražilicom u PaperOfficeu, svi dokumenti se tada mogu pronaći i pozvati. Ovisno o zahtjevima, snimljena slova pretvaraju se pomoću OCR prepoznavanja teksta kako bi ih se moglo obraditi kompatibilnim softverom sustava Office.
Prepoznali smo potrebu, ali:
U današnjem svijetu zaposlenici se bave velikim brojem različitih dokumenata: originalnim papirnatim dokumentima kao što su pisma ili ugovori, PDF-ovima i elektroničkim dokumentima kao što su datoteke i e-pošta.
U mnogim tvrtkama ti se dokumenti kopiraju, ispisuju, prosljeđuju, distribuiraju i arhiviraju na različitim mjestima. Potraga za važnim informacijama postaje sve teža i dovodi do neekonomičnih tijekova rada i preopterećenih zaposlenika. Imamo detaljan članak u kojem je opisana potreba za sustavima upravljanja dokumentima i navedene su prednosti njihovog korištenja.
Međutim, ako vaši zaposlenici počnu eliminirati ili barem smanjiti potrošnju papira u uredima ili cijeloj tvrtki, također ćete poboljšati procese, povećati produktivnost digitalizacijom podataka, koristiti metode bez papira i tako smanjiti troškove.
Mnoge druge prednosti i aspekti već su razmotreni u detaljnom članku o "Implementaciji u uredu bez papira".
Na primjer, višenamjenski uređaji (MFP) kao što su oni iz Brother ili Konica Minolta i drugih proizvođača.
Pisač, skener i kopirni sve-u-jednom: Skenirani dokumenti idu u središnji direktorij putem ovih središnjih uređaja ili putem "izravnog skeniranja do pošte" kao e-pošte u poštanski sandučić u vašem Outlooku, koji nadzire PaperOffice, na primjer i tako automatski ulazi u softver za upravljanje dokumentima.
Ili jednostavno integrirajte svoju prilagođenu PaperOffice adresu u skener, takozvanu DropMail adresu e-pošte, kao mjesto za pohranu skeniranih datoteka. PaperOffice lako arhivira sve datoteke putem e-pošte.
Napojnica
Na temu "Potpuno automatizirano arhiviranje papirnatih dokumenata iz skenera" na YouTubeu se nalazi i videozapis koji objašnjava ovaj proces na jednostavan i razumljiv način:
Za one koji žele skenirati papirnate dokumente na normalan način, idealan je modul "ScanConnect" integriran prema zadanim postavkama u PaperOffice. Budući da to podržava svaki skener, višenamjenski uređaj ili kopirni uređaj velikog kapaciteta s integriranom jedinicom za skeniranje i vrlo je jednostavan za upotrebu.
Ipak, nevažno je kako vaši papirnati dokumenti dolaze do PaperOfficea, jer se zahvaljujući automatiziranom prepoznavanju teksta OCR-a prepoznaje sadržaj sve vaše skenirane dokumentacije.
Bez obzira na to što je izrađeno od papira, skenira se i bilježi s velikom preciznošću zahvaljujući optimizaciji temeljenoj na umjetnoj inteligenciji.
Čim se dokumenti zabilježe, njihov se sadržaj indeksira pomoću razgradnje sirovog teksta. Jednostavno rečeno, sadržaj se piše riječ po riječ u poseban registar, pri čemu algoritam prepoznaje pojedinačne riječi u kombinaciji riječi i bilježi ih na isti način.
Kada govorimo o sustavima upravljanja dokumentima, ne smijemo zaboraviti: što je viša razina digitalizacije informacija koja je dio procesa, to je viša razina kontrole i automatizacije koju možemo postići. Već smo napisali članak o prednostima digitalizacije, kliknite ovdje.
U prvom koraku određujete koji dokumenti pripadaju našim procesima, kako ih integriramo u naš sustav upravljanja dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i pohraniti zajedno s dokumentima u vašoj bazi podataka. Nakon što su informacije uključene, definiramo njegov životni ciklus, kako će komunicirati s drugim procesima i kako ih možemo integrirati.
Najvjerojatnije ćemo naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora iu različitim formatima. Neki od njih u digitalnom obliku, pohranjeni u datotekama ili bazama podataka, a neki u obliku tiskanih dokumenata.
Što radimo s digitalnim dokumentima u pdf formatu, doc, itd.? Ovdje je proces vrlo jednostavan.
Povucite digitalni dokument u sučelje PaperOffice. Ili neka se mape sustava Windows lako nadziru nakon primitka dokumenata.
Napojnica
Usput, na YouTubeu postoji video na temu "Praćenje direktorija i masovno arhiviranje" koji objašnjava ovaj proces na razumljiv način:
Dokumenti u papirnatom obliku mogu se lako skenirati i pretvoriti u digitalni format zahvaljujući integriranom skeneru.
Zahvaljujući programu optičkog prepoznavanja znakova (OCR = Optičko prepoznavanje znakova), već smo poduzeli važan korak. Koristeći skener ili drugi uređaj za digitalizaciju, ne samo da pretvaramo dokument u sliku, već možemo i elektronički "pročitati" njegov sadržaj.
Ne samo da je čisti OCR tekst uključen u bazu podataka, zahvaljujući umjetnoj inteligenciji (AI) koja se naziva PIA, automatizacija se može odrediti ručno ili automatski.
Na taj način koristimo sustav za prepoznavanje i definiranje područja dokumenta koja treba automatski pročitati. Kao što su broj računa, datum, proizvodi, iznosi itd. U skladu s tim, imamo sve potrebne informacije u našem sustavu upravljanja dokumentima.
Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integraciju širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tijekovima rada.
PaperOffice DMS također je uzeo u obzir masovno arhiviranje iz vašeg skenera za najvažnije značajke koje se odnose na prepoznavanje teksta, integraciju umjetne inteligencije i ključne riječi.
ScanConnect modul ne samo da nudi izravnu vezu između skenera i PaperOffice DMS-a. ScanConnect je moćan alat skenera za ručno skeniranje i skriva druge zanimljive značajke koje će vam pomoći u masovnom skeniranju.
Prvo pripremite sve stranice dokumenta za skeniranje, a zatim postavite stranice razdjelnika između pojedinačnih dokumenata koje želite razdvojiti.
PaperOffice prepoznaje stranice razdjelnika i sprema dokumente pojedinačno.
Indeksiranje cijelog teksta i googleovsko pretraživanje: U sustavu za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS skenirane dokumente, potvrde i informacije možete pronaći u nekoliko sekundi. To je moguće jer se vaši dokumenti analiziraju i indeksiraju prepoznavanjem cijelog teksta čim se pohrane.
Jednostavno unesete pojam za pretraživanje, kao što je to slučaj s Googleom, a PaperOffice navodi sve rezultate. Da, baš kao i kod Googlea: Budući da možete pronaći bilo koji tekstualni sadržaj bilo kojeg dokumenta u nekoliko sekundi pomoću integrirane tražilice, pretraživanja cijelog teksta i dodatnih funkcija filtra.
Nikada više nećete htjeti odustati od pretraživanja ključnih riječi u PaperOfficeu i pomoću filtra za pretraživanje pronaći ćete svaki dokument, bez obzira koliko detaljan bio - uključujući slanje e-pošte, izvoz u Excel ili datotečni sustav!
PaperOffice automatski veže svaki promijenjeni dokument, stvara kopiju u sjeni i sprema ga zasebno kako biste u bilo kojem trenutku mogli ponovno otvoriti željenu verziju.
Zahvaljujući integriranoj VersionControlu, svaka promjena dokumenta prepoznata je i spremljena kao kopija u sjeni kao nova verzija dokumenta. Svaku verziju možete samostalno otvarati, izvoziti i uređivati.
Jednostavno postavite stranicu razdjelnika PaperOffice ispred svakog dokumenta koji treba razdvojiti. PaperOffice prepoznaje stranice razdjelnika tijekom postupka skeniranja i sprema dokumente zasebno.
PaperOffice vam nudi mogućnost ručnog podnošenja na potpuno automatizirano podnošenje bez ikakve intervencije. Sva se polja ispunjavaju automatski, pa se čak i put pohrane može generirati i dinamički koristiti, ovisno o datumu.
Pohranite QR kodove koji podržavaju XML/ JSON s ključnim riječima na stranicama razdjelnika i skenirajte svoj snop dokumenata - PaperOffice prepoznaje stranice razdjelnika i QR kodove s vašim XML / JSON naredbama i ključnim riječima dokumente kada su pohranjeni.
Na taj način možete spremiti pojedinačne stranice razdjelnika s vrstom dokumenta, na primjer "faktura" i posebno mjesto pohrane za masovno skeniranje, te tako ciljano spremiti datoteke skeniranja.
Vaš fotokopirni uređaj može pohraniti skeniranje u određenu mapu? Sjajno, samo pratite ovu mapu i imat ćete potpuno automatsko podnošenje za nekoliko sekundi!
Neka PaperOffice automatski nadzire bilo koju mapu. Čim se u ovoj mapi pojave nove datoteke, one se arhiviraju prema vašim specifikacijama i obrađuju potpuno autonomno.
Želite li automatski snimiti papirnate dokumente nakon skeniranja, ali ih i automatski označiti do najsitnijih detalja? Prvo skenirajte sve dokumente u mapu, a zatim postavite nadzor direktorija. Zatim navedite da se određena maska za arhiviranje koristi čim se nešto nalazi u mapi.
Osim praćenja, možete navesti i sve relevantne informacije kao što su ime, mjesto pohrane, vrsta dokumenta itd. PaperOffice se brine o cijelom podnesku za vas.
Pojedinačne stranice, skupna skeniranja ili skeniranje fotografija: Bez obzira na to što je izrađeno od papira, skenira se i bilježi s velikom preciznošću zahvaljujući optimizaciji temeljenoj na umjetnoj inteligenciji.
Integrirani ScanConnect podržava svaki skener, višenamjenski uređaj ili kopirni uređaj velikog kapaciteta s integriranom jedinicom za skeniranje i vrlo je jednostavan za upotrebu.
Ako skener nije WIA ili TWAIN skener, PaperOffice nudi opciju Scan2Folder. Skenirane dokumente spremate u mapu koju nadzire PaperOffice.
PaperOffice pouzdano pretvara analogni tekst iz više od 100 jezika, uključujući ćirilične i azijske skupove znakova.
Tako se međunarodni dokumenti mogu skenirati u vašoj tvrtki - PaperOffice DMS prepoznaje jezik i provodi prepoznavanje teksta. To vam omogućuje da potražite dokument unutar baze podataka i pronađete ga u roku od nekoliko sekundi.
PaperOffice se oslanja na baze podataka koje koristite lokalno ili na NAS-u, kao što su Synology ili QNAP. Na taj se način sve informacije o vašim dokumentima, kao što su minijature i prepoznavanje teksta koje je provedeno, kao i druge ključne riječi, pohranjuju u vašu bazu podataka.
Na taj način podaci ne završavaju u pružateljima usluga u oblaku trećih strana i ne morate plaćati mjesečne troškove za pohranu podataka.
Bez obzira uklonite li stranice, rotirajte ih ili pocrnite područja s PaperOfficeom - sve je označeno na način otporan na reviziju prema GOBD-u za savršeno podnošenje.
PaperOffice automatski veže svaki promijenjeni dokument, stvara kopiju u sjeni i sprema ga zasebno kako biste u bilo kojem trenutku mogli ponovno otvoriti željenu verziju.
Korištenje PaperOffice QR kodova otvara izvrsne mogućnosti, poput automatskog određivanja verzija već arhiviranih i promijenjenih papirnatih dokumenata koji sadrže isti QR kôd.
Također možete lako pretraživati dokumente u PaperOfficeu pomoću QR koda - otvorite pretraživanje QR koda i držite QR kôd dokumenta PaperOffice u web kameri da biste ga prikazali u PaperOfficeu.
PaperOffice licence za kupnju imaju doživotnu valjanost bez naknadnih troškova, a uz opcionalni PaperOffice PLUS čak i sva naknadna ažuriranja, nove godišnje verzije i besplatnu osobnu podršku putem telefona i Teamviewera po kalkulabilnoj fiksnoj cijeni bez ikakvih gadnih iznenađenja.
To je bilo samo 15 razloga zašto biste trebali koristiti skener sa sustavom za upravljanje dokumentima. Osim gore navedenih, PaperOffice vam nudi još mnogo razloga: upravljanje životnim ciklusima (razdoblja zadržavanja), zapisivanje pristupa, zaštita od neovlaštenog pristupa i šifriranja, intuitivna integracija u Outlook / Office, indeksiranje dokumenata (metapodataka), rješenja tijeka rada i još mnogo toga.
Značajke možete vidjeti odlaskom na našu stranicu i odlaskom na "Što paperOffice može učiniti".
Skeniranje dokumenata i njihovo arhiviranje u DMS-u nudi tvrtkama ogromne prednosti. Optimizirani su svi procesi koji uključuju dokumente. Zaštita podataka i sigurnost podataka i dalje su zajamčeni.
Ured bez papira rasterećuje zaposlenike. Štedite puno truda i troškova pretraživanja. I poboljšavate pravnu sigurnost svojih administrativnih procesa.
Za mnoge tvrtke PaperOffice DMS je prvi korak prema digitalizaciji. Skeniranjem dokumenata i njihovim digitalnim arhiviranjem stvarate mnogo više od digitalne kopije izvornika. Skeniranje pretvara nestrukturirane informacije u strukturirane podatke.
Iako su velike tvrtke odavno imenovale službenike za digitalizaciju koji se bave temom pretvaranja analognih dokumenata s punim radnim vremenom, malim i srednjim tvrtkama obično nedostaju ljudski resursi, pogotovo zato što su potrebne odgovarajuće stručne kvalifikacije.
Međutim, to je uobičajena pogreška i dovodi do loših ulaganja, jer mnogi proizvođači iskorištavaju ovo neznanje.
Ne trebate IT stručnjaka ili obučenog knjižničara!
Sve što ti stvarno treba je.
Ponekad je hardver često već tamo, ima više potencijala nego prije i može se odmah koristiti.
Napojnica
Usput, postoji poseban članak na temu "Digitalna obrada računa", koji je izvijestio o prednostima digitalizacije ili digitalne obrade računa:
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Skeneri i upravljanje dokumentima: prednosti i namjene":
Brz i jednostavan odgovor na pitanje je: za svaku tvrtku. Svi poslovni sektori i veličine imaju koristi od ureda bez papira, od MSP-ova i novoosnovanih poduzeća do velikih poduzeća. Međutim, konverzija je posebno vrijedna za mala i srednja poduzeća: Smanjenjem napora i troškova obrade oslobađa se proračun potreban za daljnje poticanje rasta.
Ne. Drugi čimbenik koji je svima na usnama od stupanja na snagu GDPR-a najkasnije 2018. godine je zaštita podataka. DMS rješenja i DMS softver koriste se za obradu, upravljanje i pohranu dokumenata koji često sadrže osjetljive, osobne podatke. U slučaju kršenja GDPR-a, zakonodavac predviđa visoke novčane kazne.
Digitalni rad i dovođenje starih dokumenata u novo doba bit će najbolje ključno ulaganje za uštedu nevjerojatne količine vremena, novca i živaca u budućnosti.
Ne trebate vlastitog IT stručnjaka da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam treba je pravi partner uz vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može provesti točno ono što vam treba. Izbjegavajte zastrašivanje i odaberite testne položaje umjesto otmjenih PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo niste testirali.
Iskustvo je pokazalo da gotovo svaka operacija, tvrtka i tvrtka imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovna skeniranja, tolerantni su prema spajalicama i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera.
Izbjegavajte zamke troškova s DMS / ECM sustavima gdje ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođača. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju vlastite administrativne opcije, poput podučavanja dokumenata i izrade postavki sami. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali ostati neovisan.
Postupci će u budućnosti biti potpuno identični, ali potpuno automatizirani.
Račun stiže? Tijek rada se pokreće i sve ide svojim definiranim putem.
Pretražiti svih 1000 mapa? Nema problema, jer imate svoj Google!
"U industriji tema digitalizacije postaje sve uočljivija. To se, na primjer, odnosi na naše tehničke listove podataka, podatke o kupcima, izračune ili naše planove, crteže i konfiguracije. Nakon uvođenja PaperOffice DMS-a, ručni napor mogao bi se smanjiti. Sada smo pioniri u digitalizaciji u proizvodnim tvrtkama, Industrija 4.0."
Antonio Jesús Sánchez
generalni direktor i inženjer proizvoda i procesa u Butterfly Engineers S.L.
