Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Najviše moguće ponude popusta
Izvještaj isključivo za zaposlenike
Besplatna bonus nadogradnja
Prijateljstvo Povjerenje Riječ časti
Nikada nećemo nikome dati vašu e-mail adresu i svaki e-mail sadrži poveznicu za jednostavno odjavljivanje.
Digitalizacija ili digitalna transformacija vaših papirnatih dokumenata preduvjet je učinkovitosti i uspjeha vaše tvrtke. Potreba za digitalizacijom sada je važan aspekt za sve.
Profesionalni savjet
U trenutnom članku navodimo najvažnije funkcije sustava upravljanja dokumentima koje su vašoj tvrtki potrebne za uspješnu digitalizaciju.Zahtjevi za DMS-om, sustavom upravljanja dokumentima, posljednjih su godina iznimno ili bolje rečeno prirodno porasli. Ono što je započelo kao baza podataka, u kojoj su uglavnom izvorno analogni dokumenti digitalizirani skeniranjem i pohranjeni, postalo je sveobuhvatan uredski softver, koji danas preuzima glavni dio administrativnih zadataka ureda.
Ali koji je standard, što kupac može očekivati od DMS-a?
U trenutnom članku pokazat ćemo vam koje važne funkcije sustav upravljanja dokumentima mora imati. To se može objasniti točku po točku pomoću inovativnog softvera za upravljanje dokumentima PaperOffice DMS.
Prije nego što uđemo u prednosti, odgovorimo na sljedeće pitanje:
Hvatanje, distribucija, arhiviranje i indeksiranje dokumenata sastavni su procesne komponente svakodnevnog rada u mnogim organizacijama. I da ne zaboravimo: brisanje i traženje dokumenata.
To znači da tvrtke iz širokog spektra industrija svakodnevno akumuliraju važne dokumente: podneske, ugovorne dokumente, nacrte, vanjska pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnogi dokumenti također stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizirani ako stignu u papirnatom obliku, zahtijevaju strukturirano podnošenje, zadatak i dodjelu tijeka rada i moraju biti odmah dostupni na zahtjev.
Vrlo je važno da se ispune važni rokovi i da se poduzmu zakonske mjere za pohranu dokumenata.
To nije samo dugotrajno, već i nepotrebno opterećuje vaš novčanik.
Uvođenje sustava upravljanja dokumentima, skraćeno DMS, pomaže vam da u dokumentima imate jasnu strukturu i pomaže vam da se nosite s poplavom informacija.
DMS se također zalaže za softver za upravljanje dokumentima i namijenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje pretvorbu iz analognog u digitalno. PaperOffice DMS je takav softver.
PaperOffice DMS uklanja sva dugotrajna uska grla i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma upravljajući njima digitalno u vašem DMS-u u budućnosti.
PaperOffice ne pravi razliku između vrsta dokumenata, bez obzira na to trebate li pomoć u upravljanju ugovorima s klijentima, podnescima, izjavama o naknadama, prosudbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući sustavu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u vašoj tvrtki ili organizaciji su digitalizirani , čineći ih učinkovitijima, transparentnijima i znatno fleksibilnijima.
Skenirani i digitalni dokumenti mogu se pronaći, urediti, spremiti, distribuirati, označiti i proslijediti u nekoliko sekundi pomoću PaperOfficea. Podaci iz dokumenata mogu se automatski prepoznati i pročitati i prenijeti vanjskim sustavima kao što su CRM ili ERP.
Sigurno ste svjesni da analogni dokumenti jednostavno više nisu ažurirani. Međutim, također vidite komplikacije uključene u pretvaranje postojeće analogne arhive u digitalne podatke. Zato što je digitalizacija dokumenata više od trenda. Zapravo, to je sada preduvjet za ostanak konkurentnosti i ažurnosti sa svim ostalim tvrtkama u istom sektoru.
Stoga ima smisla uvesti sustav upravljanja dokumentima u svoju tvrtku.
Stoga smo razjasnili pitanja što je DMS i što bi mi uvod donio i došli do stvarnog pitanja članka:
Najvažnija i prva funkcija svakog sustava upravljanja dokumentima je objedinjavanje svih dokumenata i njihovih informacija. Tako se arhiviranje i administracija skeniranih i digitalnih dokumenata, kao i e-pošte, događa u bazi podataka, digitalnoj arhivi, da tako kažemo.
PaperOffice pohranjuje sve informacije izravno u MySQL / MariaDB baze podataka, koje se mogu koristiti izravno u vašim prostorijama na bilo kojoj platformi s vašeg lokalnog računala, putem NAS uređaja kao što su QNAP i Synology ili vlastitih ili namjenskih poslužitelja, uključujući daljinski pristup iz kućnog ureda.
Nema razlike o kojoj se vrsti dokumenta radi.
Sve vrste dokumenata mogu se pohraniti centralno u DMS-u i stoga su dostupne svim odjelima i poslovnim područjima.
Svi dokumenti relevantni za tvrtku pohranjuju se centralno i svi zaposlenici ih mogu brzo pronaći.
Preporučujemo našim klijentima da arhiviraju digitalizirane podatke bilo u bazi podataka koja se nalazi na NAS uređaju kao što su Synology ili QNAP ili na namjenskom poslužitelju. S vlastitim vanjskim (namjenskim) PaperOffice poslužiteljem dobivate sve prednosti oblaka sa savršenom zaštitom podataka i uštedom novca i puno rada svaki mjesec.
S PaperOffice poslužiteljem imate sve prednosti rješenja u oblaku sa samo jednom velikom razlikom: To je vaš vlastiti namjenski poslužitelj baze podataka i nitko mu ne pristupa osim vas.
Ne želite koristiti poslužitelj? Nema frke.
NAS, mrežna pohrana, na njemačkom jeziku uređaj za pohranu s mrežnom vezom, kao i kompatibilan softver za PaperOffice DMS i unutarnji oblak je spreman. Apsolutno siguran od državne i nedržavne znatiželje i, zahvaljujući rezervnoj funkciji, također siguran od pada tvrdog diska.
PaperOffice skenira dolazne dokumente koji još nisu binarni i pretvara ih u digitalni format za čitanje i pisanje pomoću vlastitog OCR softvera.
Istodobno se spremaju datum i vrijeme, broj verzije i ključna riječ, koje tražilica PaperOffice može koristiti za pronalaženje dokumenata čak i ako osoba koja pretražuje samo rudimentarski poznaje sadržaj dokumenta.
Da bi vam bilo lakše, PaperOffice prikazuje posljednje spremljene dokumente na popisu pretpregleda. Sve što spremite u PaperOffice automatski je u potpunosti prepoznato u tekstu s PaperOffice FileOCRmaxom, optimizirano s poslovnim rječnicima i indeksirano za savršeno pretraživanje ključnih riječi u vašoj SQL bazi podataka za pretraživanje ključnih riječi.
Automatsko prepoznavanje i optimizacija jezika: PaperOffice automatski prepoznaje jezik dokumenta i na taj način optimizira prepoznavanje teksta OCR-a do apsolutnog maksimuma za najbolje moguće prepoznavanje teksta svih dokumenata.
Napojnica
Na temu "Najbolje rješenje za urede BEZ PAPIRA bez dodatnog rada + arhiviranje dokumenata izravno iz SKENERA" na YouTubeu se nalazi video koji jasno objašnjava ovaj proces:
Dugoročna čitljivost pohranjenih dokumenata
Prije svega, PaperOffice DMS šifrira sve dokumente kada su spremljeni za sigurnost, prema jednom od trenutno dostupnih sigurnosnih standarda, AES-1024bit.
Pretvorba natrag u čitljive dokumente moguća je u bilo kojem trenutnom formatu, a PaperOffice redovito ažurira svoje formate datoteka, što znači da će dokumenti također biti čitljivi u budućnosti.
Jedan od najvažnijih aspekata pri pohrani dokumenata putem sustava upravljanja dokumentima je poštivanje zakonskih propisa ili zahtjeva GoBD-a.
Kratica GoBD označava "Načela pravilnog upravljanja i pohrane knjiga, evidencija i dokumenata u elektroničkom obliku te za pristup podacima".
Konkretno, zbog revizije, visoko šifrirana pohrana dokumenata izravno u središnjoj SQL bazi podataka PaperOffice ispunjava sve zahtjeve za standarde dokumenata i pravne smjernice ili najviši njemački standard GOBD na svijetu.
Pojam određivanje verzije nije strana riječ unutar sustava upravljanja dokumentima (DMS). Potreba za korištenjem sustava upravljanja dokumentima koji ima kontrolu verzija usklađenu s GoBD-om i određivanje verzije otporno na reviziju jasnija je nego ikad prije.
Određivanje verzije termina može se vrlo lako objasniti: Sve u svemu, radi se o funkcionalnosti koja se koristi za bilježenje promjena u dokumentima ili datotekama. Promjena dokumenta može se otkriti i spremiti kao kopija u sjeni kao nova verzija dokumenta.
Napojnica
Usput, na YouTubeu postoji videozapis o arhiviranju e-pošte programa Outlook usklađenog sa zakonski usklađenim s programom Outlook koji taj postupak objašnjava na razumljiv način:
Svaka promjena dokumenta smješta "noviju" verziju dokumenta u odgovarajuću arhivu. Zapisivanje čini promjene transparentnima i sljedivima u svakom trenutku. U ovom trenutku, sljedeći gledatelj zna kada i po kojem uredniku je izvršena promjena dokumenta. To vam daje pregled cijelog životnog ciklusa dokumenta. Određivanje verzije može se izvršiti automatski ili ručno.
Kako bi se osigurala sigurnost revizije, svi detalji o promjeni dokumenata i datoteka moraju biti jasno sljedivi. Mora se osigurati da samo ovlašteni zaposlenici mogu napraviti takvu promjenu. Ali jednako je važno znati godinama kasnije koji su zaposlenici promijenili što i kada.
Napojnica
Usput, na YouTubeu postoji video za synology NAS postavljanje MariaDB 10 i sustav upravljanja dokumentima PaperOffice koji objašnjava ovaj proces na razumljiv način:
U oba slučaja, čak i u najgorem slučaju, osigurano je da se arhivirane baze podataka obnove u kratkom roku i da se stoga uvijek poštuju razdoblja zadržavanja.
PaperOffice je opremljen umjetnom inteligencijom koja samostalno prepoznaje podatke u vašem dokumentu i automatski ih ispravno dodjeljuje.
Bez obzira na sve i bez obzira iz kojeg izvora skenera!
To znači da vam PIA pruža vlastitu moćnu tražilicu za sve vaše podatke, koja može pretraživati i pronaći tekstualne klasične tražilice poput Googlea, ali i cijelu stvar može učiniti vizualno, odnosno usporediti i prepoznati dokument vizualno može.
PaperOffice će automatski prepoznati sve dokumente koje je PIA podučavala od ovog trenutka, što zauzvrat može pokrenuti automatska pravila i podnošenje maski.
PIA će prepoznati najvažnije vrijednosti u dokumentu i već ispuniti obrazac za ključne riječi umjesto vas. Zatim možete provjeriti vrijednosti i ispraviti ih ili im dodati ako je potrebno. Taj se postupak može obaviti ručno ili automatski u pozadini.
Inteligentno praćenje mapa preuzima ono što vas koči: automatski u pozadini prema vašim specifikacijama, vrlo precizno i pouzdano.
Integrirajte sve uređaje kao što su kopirke ili skeneri sa samo nekoliko klikova. Čim se datoteka pojavi u određenoj mapi, ona se obrađuje.
Stvorite bilo koji broj različitih mapa za nadzor i određivanje što bi se trebalo dogoditi nakon uvoza. PaperOffice čak može premjestiti arhivirane datoteke u novu podmapu.
Automatsko indeksiranje od strane PIA AutoFill i prepoznavanje kontakata zahvaljujući PIA AutoContactu sjajno rade zajedno s nadzorom. Prepoznaje se sav relevantan sadržaj dokumenta i dokument se automatski indeksira. To također radi s kontaktima!
Omogućite način rada optimiziran za masovni uvoz, preskačući obradu umjetne inteligencije za maksimalnu brzinu arhiviranja.
Možete točno odrediti gdje se spremaju nove datoteke u PaperOfficeu, dodijeliti fiksnu vrstu dokumenta i status dokumenta svakom novom dokumentu, pa čak i pokrenuti tijekove rada.
Korisnici PaperOffice-a zajamčeno će vidjeti samo ono što je dopušteno zbog navedene razine izdanja, a pomoću FolderLocka možete sakriti cijele mape i podmape, kao i sadržaj.
Također možete odrediti koji korisnici smiju raditi što i podijeliti ih u fiksne korisničke grupe i odjele kako biste mogli kontrolirati tko može vidjeti gdje i što.
To znači da svaki korisnik vidi samo ono što odgovara njegovoj razini izdanja ili nižoj i smije raditi samo ono što ste prethodno definirali.
Uz PaperOffice FolderLock možete trajno sakriti cijele mape i njihove podmape, kao i dokumente određenih korisnika i tako izbjeći znatiželjna pitanja. Koristite FolderLock za trajno skrivanje cijelih mapa, uključujući podmape i dokumente određenih korisnika.
Dodijelite korisnike slobodno definiranim grupama i odjelima koje možete koristiti i za tijekove rada i zadatke.
Možete sami odlučiti tko točno ima pristup kojim funkcijama u PaperOfficeu tako što ćete moći točno definirati korisnička prava koja se zatim primjenjuju u cijeloj mreži.
Veliki problem u prošlosti, ali i danas, je dupliciranje datoteka zbog višestruke pohrane i dvosmislenosti u pogledu statusa obrade dokumenata ili projekata. PaperOffice ima vrlo sveobuhvatno upravljanje tijekom rada s dodjelom zadataka, koje također pohranjuje sve procese centralno. Bilo da projekt radi ili obrađuje dokument.
Digitalni tijekovi rada automatiziraju vaše radne procese: nakon što se definiraju, sve se odvija potpuno automatski: Jednostavno dodijelite unaprijed definirani tijek rada dokumentu ili dopustite piA-i da automatski odluči. Uključena obavijest e-poštom!
Svaki zaposlenik uvijek je ažuran putem funkcije tijeka rada PaperOffice. Ako je potrebno, dokument se može blokirati za druge dok se ne izvrši promjena. Naravno, ovdje se primjenjuje i određivanje verzija.
Tijekovi rada mogu se ugnijezditi na bilo koju dubinu i sadržavati bilo koji broj crvenih/zelenih odluka kako bi se postrojili naknadni tijekovi rada i procesi.
Odredite može li korisnik ili cijeli odjel dovršiti zadatak. PaperOffice automatski dodjeljuje tijek rada odgovornoj osobi.
Ako je potrebno, status dokumenta može se samostalno prilagoditi za različite događaje prema vašim specifikacijama, pa čak i slati obavijesti e-poštom.
Iako su velike tvrtke odavno imenovale službenike za digitalizaciju koji se bave temom pretvaranja analognih dokumenata s punim radnim vremenom, malim i srednjim tvrtkama obično nedostaju ljudski resursi, pogotovo zato što su potrebne odgovarajuće stručne kvalifikacije.
Međutim, to je uobičajena pogreška i dovodi do loših ulaganja, jer mnogi proizvođači iskorištavaju ovo neznanje.
Napojnica
Stvorili smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja kao dokumenta koji se može preuzeti, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko dugo traje:
Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "7 važnih funkcija koje vaš sustav upravljanja dokumentima mora ispuniti":
Za skeniranje vezanih dokumenata preporučuje se skener lista s najmanje 300dpi. Skener je želio imati funkciju skeniranja do fodlera i opcionalne WIA /TWAIN upravljačke programe. Imali smo dobra iskustva s Fujitsu Scansnapom, koji rade vrlo pouzdano.
Papirnate dokumente općenito treba skenirati u PDF/A formatu, a zatim spremiti u DMS softver za upravljanje dokumentima - ili izravno ako softver to podržava ili ga automatizira, npr. praćenjem.
Ako koristite pristojan softver koji dobiva redovita ažuriranja i ima strategiju sigurnosnog kopiranja podataka, odgovor je DA za dokumente koji nisu kritični. Sve što bi zakonski moglo zahtijevati original također treba čuvati u originalu. Na primjer, PaperOffice DMS ima mogućnost pohranjivanja izvornog mjesta za pohranu u svojstvima dokumenta.
Gornji popis 7 funkcija nikako nije potpun, već samo ograničava vlastitu kreativnost i profesionalnost ovisno o području primjene! Ako se s ovih gledišta uzme u obzir digitalizacija analogne arhive i napravi kontra-izračun, postaje jasno da se trud isplati i kako bi se, na primjer, trebalo uzeti u obzir ulaganje u novi, moderniji i brži stroj.
