Pravilna implementacija obrade digitalnih faktura u 10 koraka

Potreba za digitalizacijom sada je važan aspekt za sve.

U našem vodiču sada ćete pronaći nekoliko izvješća o tome kako bi se digitalizacija trebala odvijati oko tvrtki i koliko vam to prednosti donosi.

No, gotovo svaka 3 pitanja koja dolaze od naših kupaca odnose se na digitalnu implementaciju obrade računa. Stoga smo odlučili pobliže pogledati ovu temu.

U trenutnom članku gledamo malo dublje u informacije o digitalnoj obradi računa. Prednosti digitalizacije računa. Pokazat ćemo vam kako sve možete implementirati i opisati utjecaj uspješne implementacije.

Prije nego što se okrenemo stvarnoj provedbi, odgovorimo na pitanje:

Zašto je potrebno digitalizirati račune i dokumente u tvrtkama?

To je pitanje koje sve više tvrtki postavlja: "Moram li doista digitalizirati svoje računovodstvo"? Odgovor je da, morate. Između ostalog, jer zakonodavac to zahtijeva. Sve se više tvrtki suočava s usklađivanjem s procesnom dokumentacijom.

Što zakonski propisi zahtijevaju?

Zakonski propisi zahtijevaju poštivanje zahtjeva u vezi s zaprimanjem, obradom i arhiviranjem svih dolaznih dokumenata relevantnih za testiranje.

U našem trenutnom članku prikazujemo nekoliko praktičnih primjera. Kako možete lako riješiti digitalizaciju zahvaljujući PaperOffice DMS-u. Ali prvo dolazimo do općih prednosti digitalne obrade računa.

Koje su prednosti digitalizacije?

U današnjem svijetu kućnog ureda i digitalnih medija još uvijek je uobičajeno vidjeti papirnate račune nagomilane na policama i stolovima.

Glavni razlozi za korištenje papira su da zaposlenici teško prihvaćaju digitalizaciju ili počinju s njom. Leži u izazovima suočavanja s promjenama i digitalizacijom.

Kopiranje fizičkog dokumenta unatoč digitalizaciji

Mnogi ljudi vole čuvati fizičku kopiju dokumenata s kojima rade. No, proces rukovanja papirom koji se uvježbavao godinama također igra ulogu ovdje.

Na temu pretvorbe bez papira već smo napisali detaljan članak. Ovdje se izričito bavimo temom digitalnog računovodstva.

Ručni unos računa ne znači samo puno vremena, već i skrivene visoke troškove. Ispravljanje toga može uštedjeti puno vremena i novca.

Ključne pogodnosti uključuju:

• Bilo koju fakturu možete pronaći u sekundi / uštedjeti vrijeme

  Budući da zahvaljujući digitalizaciji vaših dokumenata, sve račune pohranjene u PaperOfficeu možete pronaći u nekoliko sekundi. Više ne morate naporno listati debele mape. Digitalizacijom svih računa u vašoj tvrtki potrebno vam je samo nekoliko klikova da biste ih pronašli u sustavu.

  To nas također dovodi do druge točke:

• Imate koristi od optimiziranog rada / uštede papira

  Više vam nije potreban prostor za fizičke mape. Od sada možete arhivirati svoje račune u PaperOffice. Smanjenje potrošnje papira dovodi do čistih i urednih ureda.

• Pojednostavnite računovodstvene procese / Na primjer s tijekovima rada

  Digitalnim upravljanjem fakturama štedite vrijeme i trud. Kao i troškovi stvaranja, isporuke i obrade. Nemojte kopirati napredne zadatke, tijekove rada i prosljeđivanje. Sve radi digitalno i transparentno je i razumljivo.

  Zahvaljujući digitalizaciji vaših računa, više nećete propustiti vrijedne rokove za popust.

• Postavljanje dozvole za pristup gumbima

  Pojedinačna prava pristupa pojedinačnim dokumentima i mapama osiguravaju jasnu sigurnost. Možete odobriti pristup pojedincima ili cijelim odjelima. Kao što je računovodstvo.

• Automatsko otkrivanje kontakata

  PaperOffice inteligentno prepoznaje adresne podatke u sadržaju dokumenta. Zatim logički povezuje dokument s postojećim kontaktima. To, između ostalog, omogućuje prikaz svih dokumenata za određeni kontakt sa samo nekoliko klikova.

• Automatizirano ključne riječi

  PaperOffice vas podržava inteligentnim prepoznavanjem umjetne inteligencije i ključnim riječima. Na taj se način račun traži za najvažnije podatke dokumenta.

  KI PIA inteligentno očitava podatke iz dokumenta. Zatim dokument arhivirajte s punim ključnim riječima. Ako je potrebno s testom ili automatski u pozadini.

• Funkcija ugradnje / izvoza za porezne savjetnike

  Lako možete predati svoje račune. Uz dodjelu računa i ključne riječi. Zahvaljujući naprednom pretraživanju, imate sve što vam je potrebno za izvoz. Kao i svi računi od prošlog mjeseca, na primjer.

  Uključujući strukturu mape, PDF datoteku, Excel datoteku sa svim informacijama. Kao rezultat toga, vaš računovođa ili računovođa može lako uvesti dokumentaciju.

• Mogućnosti brzog uređivanja

  Računovodstvo se može brzo implementirati u budućnosti. Ne samo da možete odmah pronaći sve dokumente, već ih možete i izravno urediti / klasificirati, na primjer. Svi zakonski zahtjevi ispunjeni su zahvaljujući arhiviranju otpornom na reviziju. Provjera i odobravanje stoga je dječja igra.

  Digitalizacija računa neizbježna je iz nekoliko razloga. Mnoge su tvrtke također već uvjerene da je digitalizacija računa budućnost. To se također mora prihvatiti danas i sada.

  Ipak, mnogi se još uvijek boje da će ovaj korak biti povezan s dugotrajnim projektom. Što će biti teško, skupo, rizično i destabilizirajuće. Dobra vijest je da u konačnici, zahvaljujući PaperOfficeu, to više nije slučaj!

Što treba uzeti u obzir prije digitalizacije računa?

Prije svega, važno je ne brkati ili svesti digitalizaciju na skeniranje dolaznih računa. Tako da tada mogu lakše i brže ući u proces tijeka rada za provjeru valjanosti, plaćanje i arhiviranje. Digitalizacija je mnogo više.

Prednosti prepoznavanja teksta OCR-a: Zahvaljujući OCR prepoznavanju teksta, mnoge se stvari mogu automatizirati. Na primjer, s umjetnom inteligencijom (AI). Na taj način funkcije učenja postaju sve snažnije i pouzdanije algoritme za otkrivanje.

Artikli koji se pojavljuju na fakturi mogu se odmah identificirati i izdvojiti iz dokumenta. Dokument je podnesen i može se staviti na raspolaganje računovodstvenom ili ERP sustavu.

Na primjer, s digitalizacijom, pružatelj financijskih usluga ima koristi od pouzdanih informacija u stvarnom vremenu kada je račun primljen.

Dolazimo do pravog pitanja ovog članka:

Kako provesti obradu fakture?

Ako svojim fakturama upravljate s PaperOfficeom, obrada dolaznih faktura potpuno je elektronička. Dolazni račun već ćete dobiti digitalno, tj. To nema nikakve razlike.

Digitalizirajte dolazne fakture pomoću servisa DropMail, kako?

Ako već primate ulazne fakture u digitalnom obliku, preporučujemo DropMail modul integriran u PaperOffice. To vam omogućuje stvaranje osobne DropMail adrese e-pošte u PaperOfficeu. Njima šaljete samo fakture.

Sve fakture koje se šalju na vašu DropMail adresu kao privitak e-pošte automatski se arhiviraju u PaperOfficeu. S definiranim pravilima podnošenja i bez posla.

PaperOffice prepoznaje račun i čita relevantne podatke. Softver zatim arhivira fakturu u odgovarajuću mapu. Zahvaljujući inteligentnoj umjetnoj inteligenciji, po želji se pokreću daljnji procesi odobravanja, zadaci i tijekovi rada.

Obavještavaju se svi zaposlenici koji će biti uključeni u proces. Tijek rada fakture pokreće se automatski.

Detaljna obrada digitalne fakture:

Primka fakture

Jednostavno stvorite željenu adresu u formatu "meine_rechnungen@paperoffice.com", navedite masku za pohranu ili aktivirajte PIA i to je to!

Digitalna obrada faktura

PaperOffice automatski snima fakturu i započinje obradu

Izvršavaju se definirana pravila arhiviranja. Arhiviranje otporno na reviziju odvija se automatski u pozadini prema planu.

Možete provjeriti fakturu, odobriti je i pokrenuti tijekove rada.

Naprijed

Izvezite račune poreznom savjetniku ili sustavima trećih strana s relevantnim informacijama.

Kako izgleda budućnost digitalizacije računa. Gdje ide putovanje?

Prije svega, digitalizacija računa donosi značajno i trenutno povećanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo da oslobađa zaposlenike od dugotrajnog, gustog operativnog zadatka. Osim toga, riješit će se problemi kašnjenja i spora zbog ručne pogreške.

Inherentni troškovi skladištenja, pretraživanja i gubitka važnih papirnatih dokumenata drastično se smanjuju. Osim toga, racionalizacija i automatizacija procesa validacije i kontrole u cijelom procesu plaćanja računa.

Od zahtjeva za kupnju do plaćanja, još više pomnožite ove pogodnosti.

Što tvrtka postiže zahvaljujući digitalizaciji?

Digitalizacijom tvrtka uspijeva osloboditi važne ljudske i financijske resurse. Bilo da apsorbira rast aktivnosti stalnim resursima. Ili da mobilizirate svoje timove u projektima transformacije. Za zaposlenike digitalizacija računa nije neprijatelj. Naprotiv – saveznik. Oni čine njihov rad zanimljivijim i stvaraju dodanu vrijednost za financijsko upravljanje tvrtkom.

Može li se papir uništiti nakon digitalizacije?

Prije svega, vrlo je važno napomenuti da se moraju poštivati čimbenici digitalnog arhiviranja dokumenata. Prema GoBD-u, papirnati dokumenti mogu biti uništeni. Osim ako se ne moraju čuvati u izvorniku u skladu s inozemnim poreznim ili poreznim propisima.

To uključuje, na primjer, otvaranje bilanci i građevinskih pravnih dokumenata. GoBD također kaže da papirnate dokumente treba povući iz daljnje obrade. Također, datoteka se možda neće mijenjati nakon postupka skeniranja.

Otporan na reviziju u skladu s verzijama usklađenim s GoBD-om

Koji se daje u bilo kojem trenutku zahvaljujući verziji u PaperOfficeu. Dokument mora biti dostupan i evaluiran za vrijeme trajanja razdoblja čuvanja.

PaperOffice tako zadovoljava sve potrebne standarde certifikacijom i testiranjem svih softverskih zahtjeva prema GOBD-u.

Razdoblje zadržavanja

Pitanje razdoblja zadržavanja uvijek se iznova pojavljuje kod naših kupaca. Budući da ne postoje jasne upute o tome kako i treba li čuvati izvorni račun. Prije svega, obratite se nadležnom poreznom tijelu, tj.

Koji se dokumenti prihvaćaju?

Dokumenti od pravne važnosti, kao što su ugovori, i dalje se moraju čuvati u izvorniku.

Da biste došli do točke:

Porezna uprava prihvaća elektroničke primitke. Sud u slučaju spora samo originali.

To ima veze s činjenicom da se potpis može provjeriti samo za autentičnost izvornih dokumenata. Preporučujemo da nikada ne bacate Original.

Ispada da morate razmotriti nekoliko aspekata za uspješnu obradu dolaznih faktura.

Rezimirajmo:

Da biste u potpunosti izbacili papir iz procesa, morate provesti kontinuiranu digitalizaciju svih dolaznih faktura. Poboljšanja proizlaze iz automatizacije procesa što je više moguće.

Takav digitalni dokument ima snop prednosti za tvrtku. Softver po mjeri osigurava znatno veću produktivnost u tvrtki.

Dakle, digitalizacija računa važan je korak u pretvaranju vašeg poslovanja u ured bez papira. Štedi vrijeme i rad. Povećava kvalitetu vaših radnih rezultata.

Iskoristite sve prednosti ureda bez papira.

Svakako izbjegavajte ovu pogrešku

Iako su velike tvrtke odavno imenovale službenike za digitalizaciju koji se bave temom pretvaranja analognih dokumenata s punim radnim vremenom, malim i srednjim tvrtkama obično nedostaju ljudski resursi, pogotovo zato što su potrebne odgovarajuće stručne kvalifikacije.
Međutim, to je uobičajena pogreška i dovodi do loših ulaganja, jer mnogi proizvođači iskorištavaju ovo neznanje.