Aşağıdaki makalede, operasyonel verimliliğinizi artırmanın, insan hatalarını daha yüksek doğrulukla azaltmanın, mevcut maliyetlerinizi düşürmenin, ofis alanınızı maksimize etmenin, veri bütünlüğünü korumanın ve veri güvenliğini iyileştirmenin nasıl mümkün olduğunu size göstereceğiz.
Size PaperOffice DMS'in avantajlarından bahsedeceğiz ve DMS kullanarak maliyet tasarrufunuzu %92'ye kadar garanti edebileceğinizi açıklayacağız.
Ayrıca, bu makalenin ikinci bölümünde düzenli ifadelerin (Regex) ne olduğunu ve REGEX uygulama örneklerini listeleyeceğiz.
Belgelerinizden verileri hızlı, verimli ve manuel giriş olmadan çıkarmaya nasıl yardımcı olabileceklerini öğreneceksiniz.
Üç harfli bir teknoloji - OCR
Aslında OCR ne anlama geliyor ve ne için kullanılıyor?
Optik karakter tanıma (OCR), günümüzde birçok şirketin farklı belgelerden (örneğin, makbuzlardan) bilgileri çekmek, fiziksel kağıt belgeleri dijitalize etmek ve belge yönetimi iş akışını optimize etmek için sıklıkla kullandığı bir teknolojidir.
OCR metin tanımı kullanmak, belge işleme sürecine otomasyon sağlayarak şirketlere büyük bir avantaj sağlar ve bu süreç herhangi bir sektörde önemli bir rol oynar.
OCR, "Optical Character Recognition" ifadesinin kısaltması olup bir yazılım ürününün dijital bir görüntüden metni tanımasına ve çıkarmasına olanak tanır. Örneğin taranan belgelerin okunması ve analiz edilmesi için vazgeçilmezdir.
Ancak, belge OCR kullanışlı olsa da, şirketlerin günlük olarak belge yığınlarıyla uğraştığı durumlarda yeterince doğru sonuçlara ulaşmak için OCR belge tarayıcısı tek başına yeterli değildir.
Bunun için PaperOffice DMS gibi, geniş bir OCR işlevini standart olarak sunan bir belge yönetim sistemi kullanılmalıdır.
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile
Dijitalleştirmenin Avantajları
Şirketlerde maliyet tasarrufu konusunda düşünen hemen hemen herkes "dijitalleştirme" terimiyle karşılaşmıştır.
Normalde, şirketlerde tüm belgeler bir yerde saklanır. Birkaç gün sonra belgelerin işleme alınmasına başlanır. Belgeleri manuel olarak dijitalleştirmek için ilgili bilgilerin aranması, bir tabloya aktarılması ve girişlerin doğru olup olmadığının kontrol edilmesi ve ardından sonrakilere geçilmesi için bir süre gerekmektedir, nihayetinde bir yığın fatura ve diğer belgeleri dijitalleştirmiş olursunuz.
Belki de tabloyu iş amaçları veya maliyet muhasebesi için farklı sistemlere yüklemek için ek bir adım atmanız gerekebilir.
Korkunç, değil mi?
Şablonun ve istenen belirli veri alanlarının yapılandırılmasından sonra, bilgiler tekil belgelerden veya belge yığınlarından çıkarılır.
Kapsamlı belge bilgileri doğru şekilde kaydedilir, belgeye anahtar kelimeler atılır ve kazanılan bilgilere dayanarak istendiğinde otomatik olarak bir iletişim bilgisi ile ilişkilendirilebilir.
Yapmanız gereken tek şey, dosyaları belgeleri taramak veya zaten baştan itibaren e-posta gibi dijital bir yol üzerinden size gönderildiğinde PaperOffice'e kaydetmektir.
Belge yönetim sistemi gerisini sizin için yapar.
İpucu
Gerçekten "Kağıt Belgelerin Dijitalleştirilmesinin 10 Temel Avantajı" hakkında özel bir yazı var:
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht
Hier geht es zum Ratgeber
