Građevinsko poduzeće
IDC Construccion d.o.o. Las Palmas

PaperOffice Iskustva / Referentica / Izvješće iz prakse

Industrija
Građevinska tvrtka

Regija
Las Palmas, Kanarski otoci, Španjolska

Odjeli
Svi: Uprava
Prodaja
Računovodstvo
Gradilište
Nabava
Prodaja

Kako IDC Construccion revolucionira upravljanje dokumentima u građevinskom sektoru uz pomoć PaperOffice DMS

Početno stanje

IDC Construccion je građevinska tvrtka sa sjedištem u Las Palmasu koja se specijalizirala za izgradnju sportskih podova za škole, sportske dvorane i igrališta. Tvrtka je poznata po svojim visokokvalitetnim i dugotrajnim podovima za škole, sportske dvorane, igrališta itd., koji zadovoljavaju potrebe korisnika.

Kao i svaka velika građevinska tvrtka, i IDC Construccion S.L. je imao isto toliko problema s upravljanjem i organizacijom važnih dokumenata u svojem svakodnevnom poslovanju.
Kako bi se nosili s ovim izazovima, tvrtka je krenula u potragu za upravljanjem dokumenata kako bi optimizirala svoje upravljanje dokumentima.

Bilo je važno da novo upravljanje dokumentima (DMS) bude sposobno objediniti sve te dokumente na jednom mjestu i omogućiti jednostavan pristup s bilo kojeg mjesta.
IDC Construccion tražio je DMS koji se može prilagoditi njihovim postojećim radnim procesima i zadovoljiti njihove zahtjeve.

Dokumentenmanagement Systeme umfassen viele wichtige Funktionen, die Ihrem Unternehmen Erfolg und Effizienz bringen können.

Izazovi su uključivali:

Registracija, organizacija, klasifikacija i arhiviranje svih dokumenata tvrtke
Brz i pouzdan pristup dokumentima s bilo kojeg mjesta
Jedinstveni sustav za upravljanje papirnatim dokumentima i elektroničkim datotekama
Jednostavna integracija u postojeće radne procese tvrtke
Kontrola i sigurnost povjerljivih informacija

Koji su drugi proizvođači dolazili u obzir?

IDC Construccion je razmatrao različite opcije za DMS. Međutim, nijedan od drugih sistema se nije mogao prilagoditi njihovom postojećem načinu rada. Na kraju su otkrili PaperOffice DMS i uvidjeli su da savršeno odgovara njihovim zahtjevima. Bili su impresionirani činjenicom da se lako može integrirati u njihove postojeće sustave, bez potrebe za mijenjanjem njihovog načina rada.

Sofortiger Zugriff und perfekte Workflow Lösungen sind der Schlüssel zum Erfolg

Zašto se IDC Construccion S.L. odlučio za PaperOffice DMS

Gospodin Agustín García Afonso iz IDC Construccion S.L. prvo je istražio razne ponude softvera za upravljanje dokumentima i konačno se odlučio testirati PaperOffice DMS.

Izazov za građevinsku tvrtku IDC Construccion bio je pronaći odgovarajući sustav za upravljanje dokumentima koji bi podržao njihov način rada i optimizirao njihovo upravljanje dokumentima.

Nakon što su isprobali nekoliko sistema za upravljanje dokumentima, utvrđeno je da bi ih ti sistemi prisilili da prilagode svoj način rada sistemu, umjesto obrnuto.

Ovo je bio nedostatak za tvrtku jer su već imali prilagođeni sistem za upravljanje dokumentima koji nije bio ažuriran. Zbog ovih izazova, tvrtka se odlučila tražiti sistem koji bi zadovoljio njihove zahtjeve, a istovremeno podržao njihov postojeći sistem.

Nakon pažljivog pregleda različitih sistema za upravljanje dokumentima, IDC Construccion je odabrao PaperOffice DMS.

Sistem je odabran jer je tvrtki omogućio minimalne promjene u njihovom postojećem načinu rada, dok je istovremeno zadovoljavao njihove zahtjeve. To je bio važan faktor pri odlučivanju za PaperOffice DMS, jer je tvrtka mogla zadržati potpunu kontrolu nad svojim dokumentima, a da ne narušava svoj način rada.

Zahvaljujući kontroliranom pristupu, detaljnim popisima zadataka, dodjeli dozvola putem radnih tokova i pouzdanim e-poštnim obavijestima, zaposlenici mogu učinkovito obavljati dodijeljene zadatke, a ovlaštene osobe ih mogu jednostavno odobriti ili odbiti.

Digitalisierung mit PaperOffice bringt immense Vorteile

"Za tvrtke koje nemaju sistem za upravljanje dokumentima, PaperOffice DMS je idealno rješenje jer pruža sve što možete poželjeti. Čak i za tvrtke koje već imaju sistem za upravljanje dokumentima, ali iz nekog razloga moraju promijeniti, PaperOffice DMS je izvrstan izbor zbog svog korisničkog sučelja i funkcija."

Dostupnost podataka i dokumenata je sada jednostavnija i brža, što temeljito mijenja i poboljšava procese u tvrtki. Sada je administrativno znanje transparentno organizirano i dostupno u pravo vrijeme.

Ove stvari je PaperOffice DMS unaprijedio u odnosu na druge

Prilagodljivost korisničkog sučelja: IDC Construccion je bio impresioniran jednostavnošću upotrebe PaperOffice DMS-a. Sustav za upravljanje dokumentima se mogao prilagoditi postojećim radnim procesima IDC Construccion-a, omogućujući im brzo i jednostavno organiziranje i pretraživanje dokumenata.
Poboljšano pretraživanje dokumenata: S PaperOffice DMS-om, zaposlenici IDC Construccion-a mogu brzo i jednostavno pronaći dokumente, čime štede vrijeme i resurse.
Kontrola verzija dokumenata: PaperOffice DMS omogućuje IDC Construccion-u kontrolu verzija dokumenata i osiguravanje da su uvijek ažurirani.

"Nakon uvođenja PaperOffice-a čak smo prilagodili naš slogan "Recite nam kako želite hodati i mi ćemo postaviti VAŠ pod na to" u slogan za upravljanje dokumentima koji glasi "Recite mi kako želite upravljati svojom dokumentacijom, i PaperOffice će to učiniti za Vas"."

Konačni rezultat

IDC Construccion je unaprijedila svoje upravljanje dokumentima implementacijom PaperOffice DMS-a. Tvrtka je bila impresionirana prilagodljivošću korisničkog sučelja, poboljšanim pretraživanjem dokumenata i kontrolom verzija dokumenata. Uvođenje novoga sustava je prošlo glatko, a tvrtka preporučuje PaperOffice DMS svima koji traže rješenje za upravljanje dokumentima. Sveukupno gledano, iskustvo IDC Construccion-a s PaperOffice DMS-om je bilo izuzetno zadovoljavajuće i premašilo je njihova očekivanja.

FAQs

Na kraju odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na tu temu. "Građevinsko poduzeće
IDC Construccion d.o.o. Las Palmas":

Koje savjete dajete budućim korisnicima PaperOffice-a?

Ako vaša tvrtka još nema sistem za upravljanje dokumentima, PaperOffice DMS je idealno rješenje jer pruža sve funkcije koje vam trebaju. Čak i ako već imate sistem za upravljanje dokumentima, ali iz nekog razloga morate promijeniti, PaperOffice DMS je izvrsna opcija zbog svog korisnički prijateljskog sučelja i funkcionalnosti.

Kome biste preporučili PaperOffice?

Svim tvrtkama svih vrsta i veličina, posebno onima koje žele učinkovito i efikasno upravljati dokumentima.

Što vam se sviđa kod PaperOffice-a?

Zadovoljni smo svime.

Zaključak

IDC Construccion je poboljšao upravljanje dokumentima zahvaljujući implementaciji PaperOffice DMS. Tvrtka je bila impresionirana prilagodljivosti korisničkog sučelja, poboljšanim pretraživanjem dokumenata i kontrolom verzija dokumenata. Implementacija novog sustava protekla je glatko, a tvrtka preporučuje PaperOffice DMS svima koji traže rješenje za upravljanje dokumentima. Sveukupno iskustvo IDC Construccion s PaperOffice DMS-om bilo je vrlo zadovoljavajuće i premašilo je njihova očekivanja.

PaperOffice rješava svaki problem: Zagarantirano.

Studija slučaja

Digitalna promjena u razvoju proizvoda - uspješno upravljanje dokumentima

"U industriji tema digitalizacije postaje sve uočljivija. To se, na primjer, odnosi na naše tehničke listove podataka, podatke o kupcima, izračune ili naše planove, crteže i konfiguracije. Nakon uvođenja PaperOffice DMS-a, ručni napor mogao bi se smanjiti. Sada smo pioniri u digitalizaciji u proizvodnim tvrtkama, Industrija 4.0."

Antonio Jesús Sánchez
generalni direktor i inženjer proizvoda i procesa u Butterfly Engineers S.L.

Građevinsko poduzećeIDC Construccion d.o.o. Las Palmas