En Yüksek İndirim Teklifleri
Özel içeriden haberler
Ücretsiz bonus yükseltmeler.
En Yüksek İndirim Teklifleri
Özel içeriden haberler
Ücretsiz bonus yükseltmeler.
Dostluk Güven Sözü ve Onur Sözü
E-posta adresinizi asla başka kimseye vermeyeceğiz ve her e-postada bir tıklamayla aboneliği iptal etme bağlantısı bulunur.
Kağıt belgelerinizin dijitalleştirilmesi veya dijital dönüşümü, şirketinizin verimliliği ve başarısı için ön koşuldur. Dijitalleşme ihtiyacı artık herkes için önemli bir husustur.
İpucu
Bu makalede, şirketinizin başarılı bir dijitalleşme için ihtiyaç duyduğu bir doküman yönetim sisteminin en önemli işlevlerini listeliyoruz.Bir belge yönetim sistemi olan DMS'ye olan talepler son yıllarda muazzam veya daha doğrusu doğal olarak artmıştır. Çoğunlukla orijinal olarak analog belgelerin taranarak ve depolanarak dijitalleştirildiği bir veritabanı olarak başlayan şey, bugün bir ofisin idari görevlerinin ana bölümünü üstlenen kapsamlı bir ofis yazılımı haline geldi.
Ancak standart nedir, müşteri bir DMS'den ne bekleyebilir?
Mevcut makalede, bir belge yönetim sisteminin hangi önemli işlevlere sahip olması gerektiğini göstereceğiz. Bu, yenilikçi belge yönetim yazılımı PaperOffice DMS kullanılarak noktadan noktaya açıklanabilir.
Faydalarına girmeden önce, aşağıdaki soruyu cevaplayalım:
Belgelerin yakalanması, dağıtılması, arşivlenmesi ve dizine eklenmesi, birçok kuruluşta günlük çalışmanın ayrılmaz süreç bileşenleridir. Ve unutmamak gerekir: belgeleri silmek ve aramak.
Bu, çok çeşitli endüstrilerden şirketlerin her gün önemli belgeler biriktirdiği anlamına gelir: dilekçeler, sözleşme belgeleri, taslaklar, dış mektuplar, araştırma, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla gelmez, birçok belge de e-posta ile gelir.
Bu belgelerin tümünün kağıt biçiminde ulaşmaları, yapılandırılmış dosyalama, görev ve iş akışı ataması gerektirmeleri ve talep üzerine hemen erişilebilir olmaları durumunda dijitalleştirilmesi gerekir.
Önemli sürelerin karşılanması ve belgelerin saklanması için yasal önlemlerin alınması çok önemlidir.
Bu sadece zaman alıcı değil, aynı zamanda cüzdanınıza gereksiz bir yük getirir.
Bir doküman yönetim sisteminin, kısaca DMS'nin tanıtılması, belgelerinizde net bir yapıya sahip olmanıza yardımcı olur ve bilgi seli ile başa çıkmanıza yardımcı olur.
DMS ayrıca belge yönetim yazılımı anlamına gelir ve belgeleri, özellikle analogdan dijitale dönüştürmeyi içeren dijital belgeleri yönetmeyi amaçlamaktadır. PaperOffice DMS böyle bir yazılımdır.
PaperOffice DMS, tüm zaman alıcı darboğazları ortadan kaldırır ve gelecekte DMS'nizde dijital olarak yöneterek sözleşmeler veya mektuplar gibi önemli belgelere net bir genel bakış oluşturur.
PaperOffice, müşteri sözleşmelerini, ricalarını, ücret beyanlarını, kararlarını ve e-posta yazışmalarını yönetme konusunda yardıma ihtiyacınız olup olmadığına bakılmaksızın, belge türleri arasında ayrım yapmaz: belge yönetim sistemi sayesinde, şirketinizdeki veya kuruluşunuzdaki önceki süreçleriniz dijitalleştirilir , onları daha verimli, şeffaf ve önemli ölçüde daha esnek hale getirir.
Taranan ve dijital belgeler PaperOffice kullanılarak saniyeler içinde bulunabilir, düzenlenebilir, kaydedilebilir, dağıtılabilir, etiketlenebilir ve iletilebilir. Belgelerden gelen veriler otomatik olarak tanınabilir ve okunabilir ve CRM veya ERP gibi harici sistemlere aktarılabilir.
Analog belgelerin artık güncel olmadığının kesinlikle farkındasınız. Bununla birlikte, mevcut analog arşivin dijital verilere dönüştürülmesinde yer alan komplikasyonları da görüyorsunuz. Çünkü belgeleri dijitalleştirmek sadece bir trendden daha fazlasıdır. Aslında, aynı sektördeki diğer tüm şirketlerle rekabetçi ve güncel kalmak için artık bir ön koşuldur.
Bu nedenle, şirketinize bir belge yönetim sistemi tanıtmak mantıklıdır.
Bu yüzden DMS'nin ne olduğu ve girişin bana ne getireceği sorularını açıklığa kavuşturduk ve makalenin asıl sorusuna geldik:
Her doküman yönetim sisteminin en önemli ve ilk işlevi, tüm dokümanların ve bilgilerinin bir araya getirilmesidir. Taranan ve dijital belgelerin yanı sıra e-postaların arşivlenmesi ve yönetimi bir veritabanında, tabiri caizse dijital bir arşivde bu şekilde gerçekleşir.
PaperOffice, tüm bilgileri doğrudan MySQL / MariaDB veritabanlarında depolar; bu, QNAP ve Synology gibi NAS cihazları veya ev ofisinden uzaktan erişim de dahil olmak üzere kendi veya özel sunucularınız aracılığıyla yerel PC'nizden herhangi bir platformda doğrudan tesisinizde çalıştırılabilir.
Ne tür bir belge olduğu önemli değildir.
Tüm belge türleri DMS'de merkezi olarak saklanabilir ve bu nedenle tüm departmanlar ve iş alanları tarafından erişilebilir.
Şirketle ilgili tüm belgeler merkezi olarak saklanır ve tüm çalışanlar tarafından hızlı bir şekilde bulunabilir.
Müşterilerimizin dijitalleştirilmiş verileri Synology veya QNAP gibi bir NAS cihazında bulunan bir veritabanında veya özel bir sunucuda arşivlemelerini öneririz. Kendi harici (özel) PaperOffice sunucunuzla, mükemmel veri korumasına sahip bir bulutun tüm avantajlarını elde edersiniz ve her ay paradan ve çok fazla işten tasarruf edersiniz.
Bir PaperOffice sunucusu ile bir bulut çözümünün tüm avantajlarına tek bir büyük farkla sahip olursunuz: Kendi özel veritabanı sunucunuzdur ve sizden başka kimse ona erişemez.
Sunucu kullanmak istemiyor musunuz? Sorun değil.
NAS, ağa bağlı depolama, Almanca'da ağ bağlantısı olan bir depolama cihazının yanı sıra PaperOffice DMS ve dahili bulut için uyumlu yazılım hazırdır. Durum ve devlet dışı meraktan kesinlikle güvenlidir ve yedekleme işlevi sayesinde sabit sürücü kazasına karşı da güvenlidir.
PaperOffice, henüz ikili olmayan gelen belgeleri tarar ve kendi OCR yazılımını kullanarak bunları dijital okuma ve yazma biçimine dönüştürür.
Aynı zamanda, tarih ve saat, bir sürüm numarası ve bir anahtar kelime kaydedilir; bu, arama yapan kişi yalnızca belgenin içeriğini temel olarak bilse bile, PaperOffice arama motorunun belgeleri bulmak için kullanabileceği bir anahtar kelimedir.
Bunu kolaylaştırmak için, PaperOffice en son kaydedilen belgeleri bir önizleme listesinde gösterir. PaperOffice'e kaydettiğiniz her şey, PaperOffice FileOCRmax ile otomatik olarak tam metin olarak tanınır, iş sözlükleriyle optimize edilir ve anahtar kelime araması için SQL veritabanınızda mükemmel bir anahtar kelime araması için dizine eklenir.
Otomatik dil tanıma ve optimizasyon: PaperOffice belge dilini otomatik olarak tanır ve böylece tüm belgelerin mümkün olan en iyi metin tanıma için OCR metin tanıma özelliğini mutlak maksimuma optimize eder.
Bahşiş
"Ek iş yapmadan PAPERLESS ofisleri için en iyi çözüm + belgeleri doğrudan SCANNER'dan arşivleme" konusunda, YouTube'da bu süreci açıkça açıklayan bir video var:
Depolanan belgelerin uzun süreli okunabilirliği
Her şeyden önce, PaperOffice DMS, şu anda mevcut olan en yüksek güvenlik standartlarından biri olan AES-1024bit'e göre, güvenlik için kaydedildiklerinde tüm belgeleri şifreler.
Okunabilir belgelere geri dönüştürme, mevcut herhangi bir formatta mümkündür, PaperOffice dosya formatlarını düzenli olarak günceller, bu da belgelerin gelecekte de okunabilir olacağı anlamına gelir.
Belgeleri bir belge yönetim sistemi aracılığıyla saklarken en önemli hususlardan biri, yasal düzenlemelere veya GoBD'nin gerekliliklerine uygunluktur.
GoBD kısaltması, "Defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde uygun şekilde yönetilmesi ve depolanması ve veri erişimi için ilkeler" anlamına gelir.
Özellikle, denetime dayanıklı, yüksek oranda şifrelenmiş belge depolama alanı sayesinde doğrudan merkezi bir SQL veritabanında PaperOffice, belge standartları ve yasal yönergeler veya dünyanın en yüksek Alman standardı GOBD için tüm gereksinimleri karşılar.
Sürüm oluşturma terimi, bir belge yönetim sistemi (DMS) içindeki yabancı bir kelime değildir. GoBD uyumlu sürüm kontrolüne ve denetime dayanıklı sürüm oluşturmaya sahip bir belge yönetim sistemi kullanma ihtiyacı her zamankinden daha açıktır.
Sürüm oluşturma terimi çok kolay bir şekilde açıklanabilir: Genel olarak, belgelerde veya dosyalarda yapılan değişiklikleri kaydetmek için kullanılan işlevsellikle ilgilidir. Belge değişikliği algılanabilir ve yeni bir belge sürümü olarak gölge kopya olarak kaydedilebilir.
Bahşiş
Bu arada, YouTube'da yasal olarak uyumlu Outlook e-posta arşivleme hakkında bu süreci anlaşılabilir bir şekilde açıklayan bir video var:
Her belge değişikliği, belgenin "daha yeni" bir sürümünü karşılık gelen bir arşive yerleştirir. Günlüğe kaydetme, değişiklikleri her zaman şeffaf ve izlenebilir hale getirir. Bu noktada, sonraki izleyici belgedeki değişikliğin ne zaman ve hangi editör tarafından yapıldığını bilir. Bu, tüm belge yaşam döngüsüne genel bir bakış sağlar. Sürüm oluşturma otomatik veya manuel olarak yapılabilir.
Revizyon güvenliğini sağlamak için, belgelerde ve dosyalarda yapılan bir değişikliğin tüm ayrıntıları açıkça izlenebilir olmalıdır. Sadece yetkili çalışanların böyle bir değişiklik yapabilmesi sağlanmalıdır. Ancak yıllar sonra hangi çalışanların neyi ne zaman değiştirdiğini bilmek de aynı derecede önemlidir.
Bahşiş
Bu arada, YouTube'da Synology NAS kurulumu MariaDB 10 ve belge yönetim sistemi PaperOffice için bu süreci anlaşılır bir şekilde açıklayan bir video var:
Her iki durumda da, en kötü senaryoda bile, arşivlenen veritabanlarının kısa vadede geri yüklenmesi ve bu nedenle saklama sürelerinin her zaman gözlenmesi sağlanır.
PaperOffice, belgenizdeki bilgileri bağımsız olarak tanıyan ve otomatik olarak doğru şekilde atayan bir AI ile donatılmıştır.
Ne olursa olsun ve hangi tarayıcı kaynağından olursa olsun!
Bu, PIA'nın size tüm bilgileriniz için kendi güçlü arama motorunuzu sağladığı anlamına gelir; bu, Google gibi klasik arama motorları gibi metin tabanlı arama yapabilir ve bulabilir, ancak aynı zamanda her şeyi görsel olarak yapabilir, yani bir belgeyi görsel olarak karşılaştırabilir ve tanıyabilir.
PaperOffice, PIA tarafından öğretilen tüm belgeleri bu noktadan itibaren otomatik olarak tanıyacaktır ve bu da otomatik kuralları ve dosyalama maskelerini tetikleyebilir.
PIA, belgedeki en önemli değerleri tanıyacak ve sizin için anahtar ifade formunu zaten dolduracaktır. Daha sonra değerleri kontrol edebilir ve gerekirse düzeltebilir veya bunlara ekleyebilirsiniz. Bu işlem arka planda manuel veya otomatik olarak yapılabilir.
Akıllı klasör izleme sizi geride tutan şeyleri devralır: teknik özelliklerinize göre arka planda otomatik olarak, son derece hassas ve güvenilir.
Fotokopi makineleri veya tarayıcılar gibi tüm cihazları yalnızca birkaç tıklamayla entegre edin. Bir dosya belirtilen bir klasörde göründüğü anda işlenir.
İzlemek için istediğiniz sayıda farklı klasör oluşturun ve alma işleminden sonra ne olması gerektiğini belirtin. PaperOffice, arşivlenmiş dosyaları yeni bir alt klasöre bile taşıyabilir.
PIA AutoFill ile otomatik indeksleme ve PIA AutoContact sayesinde temas tanıma, izleme ile birlikte mükemmel bir şekilde çalışır. İlgili tüm belge içeriği tanınır ve belge otomatik olarak dizine eklenir. Bu aynı zamanda kişilerle de çalışır!
Maksimum dosyalama hızı için AI işlemeyi atlayarak toplu içe aktarma için optimize edilmiş modu etkinleştirin.
Yeni dosyaların PaperOffice'te tam olarak nereye kaydedileceğini belirtebilir, her yeni belgeye sabit bir belge türü ve belge durumu atayabilir ve hatta iş akışlarını tetikleyebilirsiniz.
PaperOffice kullanıcılarının yalnızca belirtilen sürüm düzeyi nedeniyle izin verilenleri görmeleri garanti edilir ve FolderLock ile tüm klasörleri ve alt klasörleri ve içeriği gizleyebilirsiniz.
Ayrıca, hangi kullanıcıların ne yapmasına izin verildiğini belirtebilir ve kimlerin nerede ve neyi görebileceğini denetleyebilmek için bunları sabit kullanıcı gruplarına ve departmanlarına bölebilirsiniz.
Bu, her kullanıcının yalnızca sürüm düzeyine veya daha düşük bir seviyeye karşılık gelenleri gördüğü ve yalnızca daha önce tanımladığınız şeyi yapmasına izin verildiği anlamına gelir.
PaperOffice FolderLock ile tüm klasörleri ve alt klasörlerini ve belirli kullanıcılardan gelen belgeleri kalıcı olarak gizleyebilir ve böylece meraklı sorulardan kaçınabilirsiniz. Alt klasörler ve belgeler de dahil olmak üzere klasörlerin tamamını belirli kullanıcılardan kalıcı olarak gizlemek için FolderLock'u kullanın.
Kullanıcıları, iş akışları ve görevler için de kullanabileceğiniz, serbestçe tanımlanabilen gruplara ve departmanlara atayın.
PaperOffice'te tam olarak hangi işlevlere kimin erişebileceğine kendiniz karar verebilir, böylece ağ genelinde geçerli olan kullanıcı haklarını tam olarak tanımlayabilirsiniz.
Geçmişte, ancak bugün hala büyük bir sorun, belgelerin veya projelerin işleme durumuyla ilgili çoklu depolama ve belirsizlik nedeniyle dosyaların çoğaltılmasıdır. PaperOffice, tüm süreçleri merkezi olarak depolayan görev ataması ile çok kapsamlı bir iş akışı yönetimine sahiptir. Proje çalışması veya belge işleme olsun.
Dijital iş akışları iş süreçlerinizi otomatikleştirir: Tanımlandıktan sonra, her şey tamamen otomatik olarak ilerler: Bir belgeye önceden tanımlanmış bir iş akışı atayın veya PIA'nın otomatik olarak karar vermesine izin verin. E-posta bildirimi dahil!
Her çalışan, PaperOffice iş akışı işlevi aracılığıyla her zaman günceldir. Gerekirse, bir değişiklik yapılana kadar bir belge başkaları için engellenebilir. Tabii ki, sürüm oluşturma burada da geçerlidir.
İş akışları herhangi bir derinliğe kadar iç içe yerleştirilebilir ve sonraki iş akışlarını ve süreçleri zincirlemek için herhangi bir sayıda kırmızı/yeşil karar içerebilir.
Bir kullanıcının mı yoksa tüm departmanın mı görevi tamamlayabileceğini belirleyin. PaperOffice, iş akışını otomatik olarak sorumlu kişiye atar.
Gerekirse, belge durumu, şartnamelerinize göre çeşitli olaylar için bağımsız olarak ayarlanabilir ve hatta bildirim e-postaları gönderebilir.
Büyük şirketler uzun zamandır analog belgeleri tam zamanlı olarak dönüştürme konusuyla ilgilenen dijitalleştirme görevlileri atamış olsalar da, küçük ve orta ölçekli şirketler, özellikle uygun mesleki nitelikler gerektiğinden, genellikle insan kaynaklarından yoksundur.
Bununla birlikte, bu yaygın bir hatadır ve kötü yatırımlara yol açar, çünkü birçok üretici bu cehaletten yararlanır.
Bahşiş
Kağıtsız çalışmaya geçmek ve işletmenizi indirilebilir bir belge olarak dijitalleştirmek, her 5 adımı ve ne kadar sürdüğünü ayrıntılarıyla anlatan nihai 5 adımlı kılavuzu oluşturduk:
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Doküman yönetim sisteminizin yerine getirmesi gereken 7 önemli işlev":
İlişkili belgeleri taramak için, en az 300dpi boyutunda yaprak beslemeli bir tarayıcı önerilir. Tarayıcı, fodler'a tarama işlevine ve isteğe bağlı WIA/TWAIN sürücülerine sahip olmak istedi. Çok güvenilir bir şekilde çalışan Fujitsu Scansnap ile iyi deneyimler yaşadık.
Kağıt belgeler genellikle PDF/A formatında taranmalı ve daha sonra bir DMS belge yönetim yazılımına kaydedilmelidir - veya yazılım bunu destekliyorsa veya otomatikleştiriyorsa, örneğin izleme yoluyla.
Düzenli güncellemeler alan ve bir veri yedekleme stratejisine sahip iyi bir yazılım kullanıyorsanız, cevap kritik olmayan belgeler için EVET'tir. Yasal olarak orijinali gerektirebilecek her şey de orijinalde tutulmalıdır. Örneğin, PaperOffice DMS, orijinal depolama konumunu belge özelliklerinde saklama seçeneğine sahiptir.
Yukarıdaki 7 fonksiyon listesi hiçbir şekilde eksiksiz değildir, ancak uygulama alanına bağlı olarak yalnızca kendi yaratıcılığınızı ve profesyonelliğinizi sınırlar! Analog arşivin dijitalleştirilmesi bu açılardan ele alınırsa ve bir karşı hesaplama yapılırsa, çabanın değerli olduğu ve örneğin yeni, daha modern ve daha hızlı bir makineye yapılan yatırımın nasıl düşünülmesi gerektiği açıkça ortaya çıkar.
