ASUSTOR Belge Yönetimi DMS NAS için

Doküman yönetim sistemleri, doküman yönetimi olarak da adlandırılan DMS, iş belgelerini elektronik ve yapılandırılmış şekilde organize etme konusunda kuruluşunuza destek olur. Bir DMS, kağıtsız bir ofise doğru önemli bir adımdır.

ASUSTOR NAS ile birlikte, analog depolamaları dijitalleştirmek ve arama ve arşiv süreçlerinin verimliliğini artırmak için ideal ikili oluşturursunuz.

PaperOffice doküman yönetimi, ASUSTOR cihazlarınız için dünyada resmi olarak ASUSTOR tarafından onaylanmış tek DMS sistemidir.

NAS nedir?

Tayvanlı şirket ASUSTOR, "ASUSTOR NAS" adı altında çeşitli Ağa Bağlı Depolama Cihazları (NAS cihazları) satmaktadır. Bu cihazlar, hem şirketlere hem de bireysel kullanıcılara verilerini verimli bir şekilde koruma, organize etme ve kullanma olanağı sağlar.

Yani, NAS, kendi işletim sistemi olan bir dosya sunucusudur ve depolama alanını ağ üzerinden sunar.

ASUSTOR NAS, özellikle KOBİ'ler için, şirket verilerini hızlı ve kolay bir şekilde depolamak için ideal bir temel sunar.

Aşağıdaki makalede, ASUSTOR NAS'tan şirketiniz için en fazla verimi nasıl alabileceğinizi ve doküman yönetiminin Docker kullanmadan ne kadar kolay olabileceğini göstereceğiz.

Neden Cloud yerine NAS kullanmalısınız?

Cloud tabanlı bir çözüm yerine NAS (Ağa Bağlı Depolama) çözümü kullanmanızın birkaç nedeni vardır, burada size birkaç örnek listeledik:

• 1. Kontrol ve Güvenlik: Bir NAS, şirketin fiziksel kontrolü altındadır, bu da şirket olarak kendi verilerinizi tamamen kontrol edebileceğiniz ve bu verilerin güvenli ve korunaklı olduğundan emin olabileceğiniz anlamına gelir.
  Ancak, bir cloud ortamında verileriniz dış bir sağlayıcıya gönderilir ve şirketin kendisinin sahip olduğu güvenlik standartlarına tabi olmaz.


• 2. Veri Koruma: Şirketler, kişisel verileri depolarken Avrupa Birliği'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ne (GDPR) uymak zorundadır. Bu nedenle, şirketler depolama teknolojilerini ve hizmetlerini seçerken veri koruma düzenlemelerine uygun olduklarından emin olmalıdır.
  GDPR düzenlemelerine uyum açısından bir NAS (Ağa Bağlı Depolama) çözümü, bir cloud çözüme göre daha uygun bir seçimdir.
  Şirketin mülkiyetinde kaldığı için, veriler doğrudan şirket tarafından kontrol edilerek işlenebilir ve korunabilir. Bir NAS, verilerin dış bir veri merkezinde depolanmasına gerek kalmadan yüksek düzeyde esneklik sunar. Ayrıca, şirketler verileri yetkisiz erişimlere karşı korumak için NAS üzerinde şifreleyebilirler.
• 3. İnternet Bağlantısı: Bir NAS, internet bağlantısına bağlı olmadan kullanılabilir, bu da kırsal bölgelerde veya istikrarsız internet bağlantılarına sahip bölgelerde çalışan şirketler için idealdir.


• 4. Maliyet: Maliyet, NAS'ın Cloud depolamaya karşı sunduğu önemli bir avantajdır. Bir NAS, tek seferlik bir ödeme ile satın alınabilir ve tamamen sizin mülkiyetinizde olur.
  Ayrıca, bir NAS için aylık maliyetler bir Cloud hizmetine göre çok daha düşüktür. Bir NAS'ta aylık abonelik ücretleri gerekmez. Ayrıca, bir NAS'ta internet bant genişliği ücretleri gibi ek maliyetler de olmaz.


• 5. Esneklik: Bir NAS, şirketlere donanım ve depolama kapasitesi seçiminde daha fazla esneklik sunar. Ayrıca, şirketin artan taleplerini karşılamak için depolama kapasitesinin genişletilmesine olanak tanır.

ASUSTOR NAS, PaperOffice DMS ile birleştiğinde, şirketinize belgelerinizi yönetmek için basit ve güvenilir bir çözüm sunar.

PaperOffice DMS, şirketlerin belgelerini organize etmelerini, depolamalarını, kategorize etmelerini ve yönetmelerini sağlayan kullanımı kolay bir yazılımdır. Böylece belgeler her zaman ve her yerden kolayca erişilebilir hale gelir.

NAS ve etkili PaperOffice DMS yönetimini birleştirerek, şirketinizin verimliliğini artırabilirsiniz çünkü belgelerin hızlı ve güvenilir bir şekilde geri çağrılmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, belgeler yerel bilgisayarlarda veya dış cloud üzerinde değil NAS üzerinde saklandığı için veri güvenliği de artar.

Veritabanı Kurulumu ve Ayarları ne kadar zahmetli?

ASUSTOR NAS üzerindeki veritabanı kurulumu ve ayarları hiç de zahmetli değildir ve bir IT uzmanı gerektirmez.

PaperOffice YouTube videoları yardımıyla, kurulumu birkaç dakika içinde tamamlamak mümkün.

Verileriniz ASUSTOR NAS'a nasıl gelir?

PaperOffice Belge Yönetim Sistemi (DMS) üzerinden çalışan bir ASUSTOR NAS (Ağa Bağlı Depolama) üzerine veri aktarmanın birkaç yolu vardır. İşte bazı örnekler:

Belgeleri tarayın

İşlem basittir: Veriler henüz dijital olarak mevcut değilse, kağıt şeklinde olan belgeler taranmalı veya fotoğraflanmalıdır.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Tarayıcınız veya başka bir dijitalleştirme cihazınızla belge sadece bir görüntüye dönüştürülmekle kalmaz, aynı zamanda içeriği elektronik olarak "okunabilir". PaperOffice DMS'ye entegre edilen tarayıcı işlevi, tarayıcınızla bağlantı kurar ve bu şekilde dijital medyayı belge yönetim yazılımına aktarır.

Tarayıcınızı entegre edip belgeleri nasıl dijitalleştireceğinizi daha iyi anlamanız için başka bir makalede anlattık.

Dijital belge depolama

Dijital formda bulunan veriler, e-postalar veya dijital dosyalar gibi, basitçe sürükle ve bırak yöntemiyle PaperOffice arayüzüne taşınabilir. Birden fazla belgeyi manuel uğraş olmadan arşivlemek istiyorsanız, PaperOffice'e entegre edilmiş klasör izleme işlevi uygundur. Bu, arka planda sorunsuz bir arşivleme sağlar.

Mevcut veriler

PaperOffice belge yönetim sistemi ayrıca kullanıcıların dizüstü veya masaüstü bilgisayarların sabit disklerinde bulunan mevcut dijital verileri ortak bir veri depolama alanı olan ASUSTOR NAS'a taşımalarını kolaylaştırır.

Böylece tüm mevcut veriler tek bir tıklama ile belge yönetim sistemine aktarılabilir.

ASUSTOR NAS ve PaperOffice DMS'nin Katma Değeri ve Faydaları

Bir ASUSTOR NAS (Bağlı Ağ Depolaması) kullanımı ile Doküman Yönetim Sistemi (DMS) PaperOffice'i bir arada kullanmak bir dizi avantaj sunar, bunlardan bazıları şunlardır:

• 1. Merkezi Veri Yönetimi: DMS, tüm belgeleri ve dosyaları merkezi bir yerde depolayıp düzenlemeyi sağlar, bu da işbirliğini ve verilere erişimi kolaylaştırır, çünkü her çalışan gerekli dosyalara USB belleğe kopyalamak zorunda kalmadan erişebilir.
  Bu, zaman tasarrufu sağlar ve manuel aktarım yoluyla oluşabilecek hataları önler.


• 2. Artan Güvenlik: NAS, verileri kayıp veya yetkisiz erişimden korumak için şifreleme ve yedeklilik gibi ek güvenlik özellikleri sunar. Aynı zamanda çeşitli yedekleme seçenekleri ile yüksek veri güvenliği sunar.
  Önemli dosyaların kaybolması veya yanlışlıkla silinmesi durumunda otomatik yedekler oluşturulabilir ve geri yüklenebilir. Ayrıca, hassas verilerin yetkisiz erişimden korunmasını sağlamak için verilerin şifrelenmesi de mümkündür.


• 3. Artan Erişim Hızı: NAS, verilere daha hızlı erişilip düzenlenebilmesini sağlar, bu da verimliliği artırır.


• 4. Kolay Bakım ve Güncelleme: DMS ve NAS birbirinden bağımsızdır ve bağımsız olarak bakım yapılabilir ve güncellenebilir, bu da bakımı kolaylaştırır.


• 5. Artan Esneklik: ASUSTOR NAS ve PaperOffice DMS'nin kombinasyonu, işletmenin gereksinimlerini karşılamak için çeşitli yapılandırma ve özelleştirme seçenekleri sunar.


• 6. Depolama Alanının Kolay Genişletilebilirliği: İşletmeler genellikle büyüdükçe daha fazla depolama alanına ihtiyaç duyarlar, bir ASUSTOR NAS, bu artan gereksinimleri karşılamak için kolayca genişletilebilir. Bu, harici sabit diskler veya bulut çözümleri gibi diğer depolama çözümleri ile karşılaştırıldığında daha maliyet etkin ve daha kolay uygulanabilir.


• 7. Mobil Erişim ve Uzaktan Çalışma Desteği: ASUSTOR NAS ve PaperOffice DMS kullanarak, verilere her yerden erişilebilir ve düzenlenebilir, bu da uzaktan çalışma ve mobil işbirliği olanaklarını genişletir.


• 8. Artan Verimlilik: PaperOffice DMS ve ASUSTOR NAS kullanımı, verilerin daha hızlı bulunmasını, organize edilmesini ve süreçlerin otomatikleştirilmesini sağlar, bu da verimliliği artırır.


• 9. Kapsamlı Kullanıcı Yönetimi: Birden fazla kullanıcı hesabı oluşturup yönetme imkanı.
  Bu, işletmelerin farklı çalışanlar veya departmanlar için farklı erişim hakları belirlemelerine olanak tanır. Örneğin, bir finans çalışanı finans belgelerine erişim sağlarken, bir pazarlama çalışanı sadece pazarlama belgelerine erişim sağlayabilir.

Bir DMS, işletmelere belgelerini ve dosyalarını merkezi olarak depolama ve yönetme olanağı sağlar. Arama ve işbirliğini kolaylaştırır, çünkü çalışanlar gerekli dosyalara her yerden erişebilir. Aynı zamanda belge iş akışlarını otomatikleştirme olanağı da sunar, bu da zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.

ASUSTOR NAS (Bağlı Ağ Depolaması) ile entegre bir DMS (Doküman Yönetim Sistemi), işletmelere güçlü ve güvenilir bir çözüm sunar, bu sayede belgelerinizi ve dosyalarınızı yönetebilir ve erişebilirsiniz.