Kağıtsız ofis: Dijitalleşme şirkette bu şekilde başarılı oluyor

Kağıtsız ofisin yaklaşımı giderek daha fazla medya raporlarının odak noktasıdır, ancak pratikte neredeyse hiç kullanılmamaktadır - özellikle küçük ve orta ölçekli şirketlerde değil. Bu sadece ilgili zaman ve parayla ilgili değil.

Paperless office can bring many benefits to your business

Bununla birlikte, sadece birkaç önlemle, kağıt tüketimi büyük ölçüde azaltılabilir. KOBİ'ler düz hiyerarşilerden ve esnek yapılardan yararlanır.

Bu makalede, kağıtsız ofis veya bilindiği gibi "dijital ofis" konusuna daha yakından bakıyoruz. Size geçişin hayal ettiğinizden çok daha kolay olduğunu göstereceğiz. Ayrıca kurumsal organizasyon için ipuçları alacaksınız, size kağıtsız çalışmanın avantajlarını anlatacağız ve başarılı uygulamanın etkilerini açıklayacağız.

Teknoloji gittikçe hızlanıyor

Teknolojinin bizi akıllı telefonlarımız aracılığıyla dünyayla iletişim kurmaya ittiği bir zamanda, günlük faaliyetlerimizin çoğunda hala kağıt kullanmamız daha az mantıklı.

Bugün dijital içerikle (müzik, fotoğrafçılık, TV dizileri) uğraşmaya alışkınız, ancak belgelerin dijitalleştirilmesi iş ve iş ortamında henüz yaygın değil. Günümüzde neredeyse tüm şirketlerin bilgisayarlara ve mobil cihazlara erişimi var, peki neden ofislerimizi kağıtla doldurmaya devam ediyoruz?

Kağıt kullanımının devam etmesinin ana nedenleri, değişim ve dijitalleşme ile başa çıkmanın zorluklarında yatmaktadır. Birçok kişi, birlikte çalıştıkları belgelerin fiziksel bir kopyasını saklamayı sever.

Bununla birlikte, çalışanlarınız ofiste veya kuruluş genelinde kullanılan kağıt miktarını ortadan kaldırmaya veya en azından azaltmaya başladıkça, verileri dijitalleştirerek, kağıtsız yöntemler kullanarak ve böylece maliyetleri düşürerek süreçleri de geliştirirsiniz.

Şirketinizdeki kağıt tüketimini neden azaltmalısınız?

Kağıtsız ofis, giderek daha fazla şirketin kesinlikle ulaşmaya çalıştığı bir hedeftir ve maliyet tasarrufunun ötesinde ve bir şirketin karbon ayak izini azaltmanın ötesinde birçok fayda sunar.

Belgelerle toplam iki saat geçiren bir çalışanın yılda ortalama 10.000 sayfa kağıt kullandığı tahmin edilmektedir (Federal Çevre Ajansı verileri). Bu nedenle, bilginin hem erişimini, yönetimini hem de yerelleştirilmesini geliştiren çözümler ve araçlar kullanmak önemlidir. Bununla birlikte, iş sürecindeki herhangi bir değişiklik zaman alır ve kurum kültüründe kademeli bir değişiklik gerektirir.
İş kağıdı tüketimini azaltarak çevre üzerindeki olumlu etkisinin yanı sıra, belgelerin ve şirket verilerinin dijitalleştirilmesi başka birçok avantaj sunmaktadır.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Kağıtsız bir ofisin avantajları

Kağıtsız bir ofisin başlıca avantajları şunlardır:

• Tüm iş süreçlerinin optimizasyonu

  Kağıtsız ofise geçiş sayesinde şirketinizin dijital dönüşümüne doğru ilk adımı atan siz olabilirsiniz.
  Çünkü sizden gelen iş akışı çözümleri sayesinde iş süreçlerinizi daha da basitleştirebilir ve hızlandırabilirsiniz. Çok sayıda karmaşık rutin işi devralarak memurları rahatlatırlar. Uyulması gereken yasal gereklilikler doğrudan iş akışına entegre edilir.

• Nerede olursanız olun esnek çalışma

  Belgelerinizi dijitalleştirirseniz, bunu istediğiniz zaman, istediğiniz yerde yapabilir ve herhangi bir cihazla belgelere erişebilirsiniz. Bu, özellikle birkaç şubeniz varsa, çalışanlarınız işlerini ev ofislerinden yapmak istiyorsa / yapmak zorunda kalıyorsa veya onay vermek zorunda kalıyorsa önemlidir.

• Tüm alanlarda büyük maliyet düşüşü

  Belge dijitalleştirme, yalnızca artık çok fazla kağıt satın almadığınız için değil, aynı zamanda yazıcı bakımı ve mürekkep ve yedek parça satın alımından tasarruf ettiğiniz için şirketinizin maliyet düşüşü üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir.
  Tabii ki, bu aynı zamanda depolama maliyetlerini, yani dosyalar, klasörler, raflar, dosya dolapları maliyetlerini de azaltır. Kağıt belgeleri depolamak için değerli alan artık boşa harcanmıyor.

  Sonuç olarak, dijital verileri kullandığınız anda, çalışanlarınız ofiste çok daha verimli çalışır ve kazanılan değerli zamanı şirkete mantıklı ve hedefli bir şekilde yatırır.
  Dijitalleştirme yoluyla depolama alanındaki önemli azalma ve/veya kağıt tüketimindeki azalma, daha temiz ve düzenli ofislere yol açar.

• Hırsızlık ve kayıplara karşı maksimum güvenlik

  Veritabanı depolama sistemine sahip yazılım kullanımı sayesinde daha yüksek bilgi güvenliği. Dijital olarak depolanan bilgilerin güvenliği, kağıt üzerinde arşivlenen belgelerin güvenliğinden çok daha üstündür.

  Bulut tabanlı DMS çözümleri ve DMS yazılımı bir güvenlik açığı olduğundan, şirketinizde bulut çözümü kullanmamaya dikkat edin.

• Otomasyon sayesinde daha az stres

  Manuel iş akışlarından otomatik iş akışlarına geçişle iş süreçleri standartlaştırılır ve maliyetler düşürülür. Örneğin, iş akışı optimizasyonu daha hızlı toplama ve satın alma maliyetlerinde azalma ile sonuçlanabilir.
  Fatura ödemeleri artık unutulmuyor, indirimler zamanında düşülebilir.

• İş süreçlerindeki riskleri azaltın

• Müşteri ilişkilerini geliştirin

  Şirketinizdeki dijitalleşme, müşteri ilişkilerine daha fazla derinlik ve hacim kazandırır. Bu, büyük verilerin yardımıyla ticari işlemlerde kapsamlı veri toplamanın, dahili süreçlerin tutarlı bir şekilde birbirine bağlanmasının, saniyeler içinde tepki sürelerinin yanı sıra aynı anda çok sayıda müşteriyle kişiselleştirilmiş temasın ve hassas, son derece talep odaklı gereksinim planlamasının şirketinizi öne çıkaracağı anlamına gelir.

  Dijitalleşme, şirketin tüm alanlarında yükselişte - özellikle müşteri hizmetlerinde değil. Herhangi bir şirketin bu potansiyeli küçümsemesi hata olur. Rekabetin gerisinde kalmak ve hatta onların önünde acele etmek istemiyorsanız, bu alanda dijitalleşme ile uğraşmak çok önemlidir. Müşteriyle özel ihtiyaçları ve istekleri hakkında daha çevik ve bireysel olarak iletişim kurmak daha önce hiç bu kadar mümkün olmamıştı.

• İç şeffaflık artar

• Çalışanlar arasında çalışma ortamında kayda değer iyileşme

  Uygun belge yönetim yazılımı kullanarak belgelerini dijitalleştirmeyi seçen şirketler, karşılığında aşağıdakiler gibi büyük faydalar elde eder:

  • Daha fazla boş fiziksel alan
  • Daha hızlı belge arama
  • Dokümantasyonun daha iyi organizasyonu
  • Belge aramak için daha az zaman harcanması ve daha az strese yol açması ile sonuçlanır.
  • Sürdürülebilirlik ve rekabet gücü
  • Basitleştirilmiş iletişim ve görev çözme
  • Şirketinizin verimliliği artar
  • Ve en önemli şey - kağıtsız bir ofise doğru yoldasınız.

Ne pahasına olursa olsun bu hatadan kaçının!

Özellikle dijitalleşmeli projeler için çoğu zaman büyük bir isteksizlikle karşılanıyor, çünkü birçok şirket böyle bir projenin dipsiz bir çukura dönüşeceğinden korkuyor. Bunun en yaygın nedeni, şirketlerin kendileri tarafından bilgi eksikliği ve çalışmayan yazılımlar sunan yetersiz yazılım üreticilerine duyulan güvendir. Birçok yazılım üreticisi cehaletten yararlanır.

Bu noktada, PaperOffice dijitalleşmenin uygulanmasında size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır. Doküman yönetimi ve otomasyon alanındaki 20 yıllık tecrübesi sayesinde, PaperOffice size uygulamadan çalışma önerileri getirebilir ve tam uygulama boyunca size eşlik edebilir.

Ara sonuç 1 / 3

Ne bir BT uzmanı ne de eğitimli bir kütüphaneci gereklidir!

Gerçekten ihtiyacınız olan tek şey

• doğru yazılım
• güvenilir bir BT iş ortağı
• ilgili donanım

Bazen donanım genellikle zaten oradadır, eskisinden daha fazla potansiyele sahiptir ve hemen kullanılabilir.

Bahşiş

Bu arada, genel dijitalleşmenin avantajlarını bildiren "Kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi: 10 en önemli avantaj" konusunda özel bir makale var:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Ofisinizde kağıt tüketimini azaltmak için hangi 5 adımı izlemeniz gerekiyor?

Ofiste kağıt tüketimini azaltmak ve dijitalleşmek için izlemeniz gereken beş adımı listeledik:

• Süreçlerin stratejisi ve analizi

  Kağıtsız ofiste dağıtımınızı iyi planlayın. Şirketinizdeki süreçleri analiz etmek için yeterli zaman ayırın. Ne mevcut olmalı veya kağıt formunda tutulmalıdır? Dijital formda hangi belgeler yeterlidir? Belgeler ve bilgiler farklı kaynaklardan gelir Büyük olasılıkla farklı kaynaklardan ve farklı biçimlerde gelen bilgilerle karşılaşacaksınız. Bazıları dijital formda, dosyalarda veya veritabanlarında saklanır ve bazıları basılı belgeler şeklindedir.

  Önceki tüm belgeleri taramak ve dijitalleştirmek veya belirli bir tarihe kadar kağıtsız bir ofise / sisteme geçmek ve gelecekte verimli bir şekilde çalışmaya devam etmek ve çalışmak için dijital verileri kullanmak isteyebilirsiniz. Tarama ve dizin izleme veya büyük miktarda belge için toplu arşivleme için çok işlevli bir yazıcı/tarayıcı kullanın.

  İlk seçenek daha fazla zaman ve kaynak gerektirir. İdeal olarak, siz ve ekibiniz elektronik dosyaların nasıl düzenleneceğine karar verecek ve gelecekteki tüm belgelerin dijitalleştirilmesi için adım adım sürekli bir tarama işlemi ayarlayacaksınız.

  Kağıtsız ofis projesi için zaman ve personel planlaması

  Çeyrek veya 90 gün, kağıtsız ofise geçiş için gereken eylemleri uygulamak için makul bir zaman dilimidir.

  Aynı zamanda yumuşak bir geçişe izin veren bir dönemdir. Çalışanları bir günden diğerine değişiklik yapmaya zorlayan hızlı düzeltme çözümleri genellikle kısa ömürlüdür. Bu şekilde operasyonları aksatmamak da mümkündür.

  Temel olarak, PaperOffice DMS ile kağıtsız ofise geçerken, birkaç kişiden oluşan bir proje ekibine gerek yoktur.

  Birçok KOBİ'de, bunların gerçek görevlerinden düşülmesi ne mümkün ne de arzu edilir. Bununla birlikte, mantıklı olan, direktif verme yetkisine sahip en az bir kişiyi, Baş Dijital Görevli CDO'yu yapmaktır. Amerikan kısaltmalarına çok meraklı değilseniz, onu kağıtsız bir ofis proje yöneticisi olarak atayabilirsiniz.

  İlgili kişinin PaperOffice DMS'yi iyice tanıması önemlidir.

  Yazılımın açıkça yapılandırılmış yapısı ve her yönüyle ilgili kapsamlı ve anlaşılması kolay öğreticiler ve videolar nedeniyle, bu ne BT derecesi ne de harici eğitim gerektiren bir şeydir. Ek olarak, ilk dönüşüm önlemlerine eşlik eden "yaparak öğrenme" olarak da yapılabilir.

• Kağıtsız ofise geçiş sürelerinin belirlenmesi

  Amaçlanan 90 günü daha küçük zaman dilimlerine bölmek, geçişin her aşamasına odaklanabilmek ve ilgili süreçler üzerinde düşünebilmek amacına sahiptir. Ek olarak, değişimdeki başarılar daha kolay belgelenebilir. Çalışanlar önlemleri daha iyi anlar ve bunalmış hissetmezler. Aynı zamanda, hedefler zihinsel bir değişimle uyumlu olan dahili olarak iletilmelidir. Bunun ne kadar önemli olduğu önsözde zaten açıklanmıştır.

  90 günü her biri 30 günlük üç bölüme ayırmak mantıklıdır.

  İlk 30 gün , analogdan dijitale dönüştürülecek tüm süreçleri analiz etmek için kullanılır.
  İkinci 30 gün içinde PaperOffice DMS ve gerekli donanım tanıtılacak, ancak başlangıçta yalnızca eğitim amaçlı ve bu ortaya çıkarsa devam eden süreçlere eşlik etmek için.

  Son 30 gün, sürecin analogdan dijitale geçişini sağlamakla geçti ve çalışanlardan şüphesiz sorular ortaya çıktı. Bir veya diğer yanlış işlem de mümkündür, ancak PaperOffice DMS'nin hiyerarşik yapısı sayesinde bu herhangi bir zamanda düzeltilebilir.

  Son 30 günün sonunda ve dolayısıyla 90 günün sonunda, tasarrufların ve avantajların ne kadar büyük olduğu ve gelecekte ne kadar büyük olacağı konusunda bir analize izin veren tam entegre bir doküman yönetim sistemi bulunmaktadır.

• Edinme yollarını algılama ve veri depolamayı belirleme

  İlk 30 günde, odak noktası şimdi kağıdın şu ana kadar ana rolü oynadığı süreçleri incelemektir. Bunu yapmak için, şirketteki dış ve iç iletişimin arayüzlerini tanımak ve orada olabilecek yaşam döngülerini takip etmek gerekir:

  • Telefon görüşmeleri (örneğin, daha sonra doldurulan bir sipariş formu)
  • E-posta trafiği (ör. bir sonraki toplantı için posta yazdırılacaktır)
  • Mektup
  • Ticari müşteri ziyareti (örn: telefon görüşmelerine bakın)
  • Beraberindeki belgeler
  • İç yazışmalar

  Belirlenmesi gereken bir sonraki şey, elektronik formlar söz konusu olduğunda, basılı kağıda geçişin ne zaman ve nerede gerçekleştiğinin yanı sıra kağıttan arşivlemeye veya sadece çöp sepetine giden yoldur.

  Artık belgeleri dijital olarak tasarlayın

  Şu andan itibaren, mümkün olduğunca kağıtsız yapın: toplantılar, tutanaklar, gelen postalar, giden faturalar ve notlar doğrudan PaperOffice'te oluşturulabilir. Görevler ve iş akışları da dijital olarak uygulanır.

  Faturaları dijitalleştirin ve kağıtsız muhasebeyi kademeli olarak uygulayın

  Faturaların bu şekilde düzenlenmesi de kağıtsız ofisin bir parçasıdır, ancak sadece bu bağlamda görülmekle kalmaz. Dijitalleşme ve uygun işleme bir sorundur ve ayrıca iyi planlanmalı ve uygulanmalıdır.

  Faturalarını dijital olarak tutan ve aynı zamanda dijital defter tutmalarını oluşturan herkes, tasarruf için daha büyük bir potansiyelin farkındadır ve genel muhasebe sürecini daha verimli hale getirebilir.

  Veri Depolama

  Fiziksel dosyalarınızın artık dijital dosyalar olacağına karar verdiyseniz, acil soru bu dijital dosyaları nerede saklayacağınızdır. Bunları yerel olarak bir veritabanında mı yoksa harici bir NAS cihazında mı depolayacaksınız?

  Kağıtsız bir ofise geçerken, en önemli yönlerden birini gözden kaçırmamalısınız. Yerel veri depolama ve NAS cihazlarının kullanımı.

  Yoksa şirketinizde veri depolama veya veritabanı olmasını istemiyor musunuz? Bununla birlikte, yangın, soygun vb. durumlardan kaçınmak için, yasal nedenlerden dolayı bir bulut çözümü kullanmak sizin için söz konusu değildir. O zaman, elbette, veritabanını yalnızca size atanan özel bir sunucuda kullanma çözümü çok iyi bir çözümdür.
  Seçim büyük.

  Aslında çözüm arayışı da ilk 30 günün bölümüne ait. Şirket ağına entegre edilmiş PaperOffice DMS belge yönetimi ve NAS donanımı ile kağıttan dijitale geçişi uygulamak için tüm çözümler mevcuttur.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• PaperOffice DMS plus donanımının tanıtımı

  Yazılım şirketteki bilgisayarlara yüklendikten sonra, hiyerarşi seviyeleri atandıktan ve NAS sunucuları kurulduktan ve ağa bağlandıktan sonra, yazılım eğitilir.

  Dış (genellikle "pahalı" ile eşanlamlı) danışmanlara gerek yoktur. PaperOffice çalışanları elbette gerekirse hazırdır. Dünya çapında PaperOffice DMS ile çalışan bir milyondan fazla şirket, şimdiye kadar ayrıntılı öğreticiler ve videolar veya PaperOffice DMS ile ilgili sorularla ilgili telefon tavsiyeleri ile çok iyi geçinmiştir.

  Süreçlerin çoğu kendi kendini açıklayıcıdır ve çok iyi düzenlenmiş bir yardım menüsü eşlik eder. Bu arada, 30 güne bağlı kalma konusunda inatçı olmanıza gerek yok. Analogdan dijitale geçişte yer alan herkes işe yarayacağı görüşündeyse, süreç istenildiği gibi kısaltılabilir.

  Klasör yapısı

  Anlamlı bir klasör yapısı, değişimden sonra kendinizi kolayca bulabilmeniz için önemlidir. Dijital klasör yapınızı mevcut "gerçek" klasör yapınıza göre kolayca düzenleyin.

  Otomasyona güvenin

  Akıllı AI tanıma sayesinde, belgedeki önemli belge verilerini tanıyabilir, çıkarabilir ve belge anahtar ifadeleri için kullanabilirsiniz. Bu, zamandan ve dolayısıyla paradan tasarruf sağlar.

• Kağıtsız ofise geçişi tamamlayın

  Son 30 gün (veya daha az) başlar ve çalışanlar eğitim ve öğretim aşamasını bitirir. E-postalar artık yazdırılmıyor, kaydediliyor.

  İş akışlarını ve damgaları kullanma

  Belgelere ve e-postalara PaperOffice DMS'deki iş akışı işlevi aracılığıyla herhangi bir zamanda erişilebilir, düzenlenebilir ve diğer çalışanların kullanımına sunulabilir. Teslimatlardan veya gelen mektuplardan gelen navlun belgeleri bir tarayıcı veya cep telefonu kamerası kullanılarak dijitalleştirilir ve PaperOffice'in OCR yazılımı kullanılarak metin belgelerine dönüştürülür.

  Damga işlevi, çeşitli iş akışlarının tetiklenmesini ve diğer eylemlerin gerçekleştirilmesini sağlar. Dinamik değişkenler damgalara eklenebilir ve hatta e-posta bildirimleri kullanımda otomatik olarak gönderilir.

  Yedeklemeyi unutmayın

  Yedekleme işlevine sahip yalnızca bir merkezi depolama alanı vardır. Hangi çalışanın bilgisayarında belirli bir belgeye sahip olduğu ve tatilde olduğu ve müsait olmadığı için nasıl ulaşılacağı sorusu bir daha asla ortaya çıkmaz.

  ABD ordusu tarafından da kullanılan bir veri şifreleme yöntemi. Şu anda popüler ve kazançlı bilgisayar korsanlarının fidye yazılımı oyunu PaperOffice'ten sıçradı.

  Tutarlı kalın: Başlangıç her zaman zordur, çünkü yıllardır prova edilen süreçler şimdilik yenidir. Eski kalıba geri dönmeyin.

Tutarlı kalın ve kağıtsız ofisi deneyimleyin.

En İyi 5 Adımlı Kılavuz

Bahşiş

Kağıtsız çalışmaya geçmek ve işletmenizi indirilebilir bir belge olarak dijitalleştirmek, her 5 adımı ve ne kadar sürdüğünü ayrıntılarıyla anlatan nihai 5 adımlı kılavuzu oluşturduk:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Ara sonuç 2 / 3

Doğru yazılımla, kağıtsız bir ofis ekstra iş anlamına gelmez!

Gerçekten ihtiyaç duyulan tek şey bazı yazılımlar

• Faturalar dijital olarak mevcutsa, kişiselleştirilmiş e-postalar aracılığıyla faturaların alınmasını tamamen otomatikleştirin
• Kağıt faturalarda, tarayıcı bütünlüğü sayesinde, toplu tarama ile otomatik olarak yakalanabilirler
• Taranan belgeleri dizine ekleme ve okuma
• ve en önemli şey: içeriğine bağlı olarak dijital ve taranmış belgeleri otomatik olarak saklayabilir!

Ve bu yaygın hatadan kaçının

Her durumda, yazılım seçiminizin, kontrol edilemez bir maliyet tuzağına girmemek ve üreticiye bağımlı olmamak için otomatik kaydı (örneğin dizin izleme) ve belgelerin öğretimini KENDİNİZİZ gerçekleştirebileceğiniz bir DMS'ye düştüğünden emin olun!

Dijital dönüşümün sonucu

Birçok şirket için, modern ve verimli bir kağıtsız ofis bir gecede elde edilen bir başarı değil, aynı zamanda bir ütopya da değildir. Sonunda belgelerinizin dijitalleşmesini sağlamak için, kağıt azaltma politikaları oluşturmanız ve artık ihtiyacınız olmayan her şeyden kurtulmak için çözümler bulmanız gerekir.

PaperOffice'in belge yönetimi yazılımı , belgeleri dijitalleştirmenize ve kağıtsız bir ofis uygulamanıza yardımcı olabilir. DMS çözümleri, tutarlı bir altyapı sunan eksiksiz çözümlerdir.
Sonuç olarak, iş süreçleri şeffaf bir şekilde haritalandırılır, iş akışları dijital olarak gerçekleştirilebilir ve tüm önemli bilgiler kolayca görüntülenebilir.

DMS çözümleri sayesinde, dijital belgeleri ve içeriği, örneğin şirket ve vergi denetimleri sırasında kendinizi sıkıntıdan kurtarmak için denetimden geçmiş bir şekilde işleyebilir ve saklayabilirsiniz.

Dijital ofis için ipuçları ve püf noktaları

Kağıtsız ofisin gerçekten çalışması için sizin için 9 ipucunu özetledik!

Kısacası, şirkette sözleşmeler, makbuzlar, irsaliyeler, gelen faturalar, yani kağıt üzerinde olan her şey gibi çok çeşitli belgelerin dijitalleştirilmesiyle ilgilidir. Ayrıca sadece geçmişle ilgili kağıt değil, gelecek kâğıt da sorgulanır.

İletişim aynı zamanda kağıtsız ofiste ilgili bir ortaktır. Yasal olarak endişelenmenize gerek yok, sadece birkaç "inceliğe" dikkat edin. Klasör yapısı ve PDF formatı da dahil olmak üzere belirli belgeler, vergi danışmanına veya meslektaşlarına kendi kendini destekleyen bir arşiv olarak kolayca teslim edilebilir - sadece birkaç fare tıklamasıyla yapılır.

Doğru belge yönetimi yazılımı analog-dijital sorunu çözer

DMS, Doküman Yönetim Sistemi anlamına gelir ve belgeleri, özellikle analogdan dijitale dönüştürmeyi içeren dijital belgeleri yönetmeyi amaçlamaktadır. PaperOffice DMS böyle bir sistemdir. İşlev yelpazesi, yalnızca küçük bir eğitim gerektiren sezgisel olarak tasarlanmış menü navigasyonu kadar dikkat çekicidir. Sahada pahalı danışmanlara ihtiyacınız yok. PaperOffice DMS'deki iyi açıklanmış video eğitimleri, bunu ücretsiz olarak iyi ve çok daha ucuz bir şekilde yapabilir.

Tarama, OCR, otomatik anahtar ifadelerle arşivleme, AI kontrollü belge birleştirme, entegre arama motoru, iş akışı işlevi, 1024Mbit ile şifreleme, MS Office'e doğrudan entegrasyon, fidye yazılımlarına karşı koruma, otomatik şablon oluşturma, damga işlevi, görev ve not yönetimi.

Bunlar PaperOffice DMS'nin en önemli işlevlerinden birkaçıdır ve dediğim gibi, ne siz ne de çalışanlarınız bir BT derecesini tamamlamak zorunda değilsiniz.

Ara sonuç 3/ 3

1. GOBD (ve ayrıca GDPR) ile uyumlu bilgi birikimi ve yazılım sahibi bir üreticiyle iletişime geçin!

2. Uygun bir DMS yazılımı yoktur. Her DMS'nin bir gerekçesi vardır ve sonuçta ürün amaca uygun olmalıdır.

3. İster kendi sunucunuz, ister Berlin'deki Strato AG'nin veri merkezindeki (Almanya) PaperOffice'e özel sunucu veya NAS olsun - ASLA belgenizi a) özel olarak kullanılmayan ve b) güvenli bir ülkede bulunmayan c) tek bir tıklamayla dışa aktarılamayan üçüncü taraf bulut depolama alanına ASLA kaydetmeyin

Bahşiş

Tavsiyelere uyarsanız ve şirket içi güvenli belge depolama için bir NAS kullanacaksanız - PaperOffice sadece bunun için mükemmel değil, aynı zamanda dünyanın en büyük NAS üreticisi için tek resmi DMS'dir - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.