Ofiste kağıt tüketimini azaltmak ve dijitalleşmek için izlemeniz gereken beş adımı listeledik:
-
Süreçlerin stratejisi ve analizi
Kağıtsız ofiste dağıtımınızı iyi planlayın. Şirketinizdeki süreçleri analiz etmek için yeterli zaman ayırın. Ne mevcut olmalı veya kağıt formunda tutulmalıdır? Dijital formda hangi belgeler yeterlidir?
Belgeler ve bilgiler farklı kaynaklardan gelir Büyük olasılıkla farklı kaynaklardan ve farklı biçimlerde gelen bilgilerle karşılaşacaksınız. Bazıları dijital formda, dosyalarda veya veritabanlarında saklanır ve bazıları basılı belgeler şeklindedir.
Kağıtsız ofis projesi için zaman ve personel planlaması
Çeyrek veya 90 gün, kağıtsız ofise geçiş için gereken eylemleri uygulamak için makul bir zaman dilimidir.
Aynı zamanda yumuşak bir geçişe izin veren bir dönemdir. Çalışanları bir günden diğerine değişiklik yapmaya zorlayan hızlı düzeltme çözümleri genellikle kısa ömürlüdür. Bu şekilde operasyonları aksatmamak da mümkündür.
Temel olarak, PaperOffice DMS ile kağıtsız ofise geçerken, birkaç kişiden oluşan bir proje ekibine gerek yoktur.
Birçok KOBİ'de, bunların gerçek görevlerinden düşülmesi ne mümkün ne de arzu edilir. Bununla birlikte, mantıklı olan, direktif verme yetkisine sahip en az bir kişiyi, Baş Dijital Görevli CDO'yu yapmaktır. Amerikan kısaltmalarına çok meraklı değilseniz, onu kağıtsız bir ofis proje yöneticisi olarak atayabilirsiniz.
-
Kağıtsız ofise geçiş sürelerinin belirlenmesi
Amaçlanan 90 günü daha küçük zaman dilimlerine bölmek, geçişin her aşamasına odaklanabilmek ve ilgili süreçler üzerinde düşünebilmek amacına sahiptir. Ek olarak, değişimdeki başarılar daha kolay belgelenebilir. Çalışanlar önlemleri daha iyi anlar ve bunalmış hissetmezler. Aynı zamanda, hedefler zihinsel bir değişimle uyumlu olan dahili olarak iletilmelidir. Bunun ne kadar önemli olduğu önsözde zaten açıklanmıştır.
90 günü her biri 30 günlük üç bölüme ayırmak mantıklıdır.
İlk 30 gün , analogdan dijitale dönüştürülecek tüm süreçleri analiz etmek için kullanılır.
İkinci 30 gün içinde PaperOffice DMS ve gerekli donanım tanıtılacak, ancak başlangıçta yalnızca eğitim amaçlı ve bu ortaya çıkarsa devam eden süreçlere eşlik etmek için.
Son 30 gün, sürecin analogdan dijitale geçişini sağlamakla geçti ve çalışanlardan şüphesiz sorular ortaya çıktı. Bir veya diğer yanlış işlem de mümkündür, ancak PaperOffice DMS'nin hiyerarşik yapısı sayesinde bu herhangi bir zamanda düzeltilebilir.
-
Edinme yollarını algılama ve veri depolamayı belirleme
İlk 30 günde, odak noktası şimdi kağıdın şu ana kadar ana rolü oynadığı süreçleri incelemektir. Bunu yapmak için, şirketteki dış ve iç iletişimin arayüzlerini tanımak ve orada olabilecek yaşam döngülerini takip etmek gerekir:
- Telefon görüşmeleri (örneğin, daha sonra doldurulan bir sipariş formu)
- E-posta trafiği (ör. bir sonraki toplantı için posta yazdırılacaktır)
- Mektup
- Ticari müşteri ziyareti (örn: telefon görüşmelerine bakın)
- Beraberindeki belgeler
- İç yazışmalar
Belirlenmesi gereken bir sonraki şey, elektronik formlar söz konusu olduğunda, basılı kağıda geçişin ne zaman ve nerede gerçekleştiğinin yanı sıra kağıttan arşivlemeye veya sadece çöp sepetine giden yoldur.
Artık belgeleri dijital olarak tasarlayın
Şu andan itibaren, mümkün olduğunca kağıtsız yapın: toplantılar, tutanaklar, gelen postalar, giden faturalar ve notlar doğrudan PaperOffice'te oluşturulabilir. Görevler ve iş akışları da dijital olarak uygulanır.
Faturaları dijitalleştirin ve kağıtsız muhasebeyi kademeli olarak uygulayın
Faturaların bu şekilde düzenlenmesi de kağıtsız ofisin bir parçasıdır, ancak sadece bu bağlamda görülmekle kalmaz. Dijitalleşme ve uygun işleme bir sorundur ve ayrıca iyi planlanmalı ve uygulanmalıdır.
Faturalarını dijital olarak tutan ve aynı zamanda dijital defter tutmalarını oluşturan herkes, tasarruf için daha büyük bir potansiyelin farkındadır ve genel muhasebe sürecini daha verimli hale getirebilir.
Veri Depolama
Fiziksel dosyalarınızın artık dijital dosyalar olacağına karar verdiyseniz, acil soru bu dijital dosyaları nerede saklayacağınızdır. Bunları yerel olarak bir veritabanında mı yoksa harici bir NAS cihazında mı depolayacaksınız?
Kağıtsız bir ofise geçerken, en önemli yönlerden birini gözden kaçırmamalısınız. Yerel veri depolama ve NAS cihazlarının kullanımı.
Yoksa şirketinizde veri depolama veya veritabanı olmasını istemiyor musunuz? Bununla birlikte, yangın, soygun vb. durumlardan kaçınmak için, yasal nedenlerden dolayı bir bulut çözümü kullanmak sizin için söz konusu değildir. O zaman, elbette, veritabanını yalnızca size atanan özel bir sunucuda kullanma çözümü çok iyi bir çözümdür.
Seçim büyük.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
PaperOffice DMS plus donanımının tanıtımı
Yazılım şirketteki bilgisayarlara yüklendikten sonra, hiyerarşi seviyeleri atandıktan ve NAS sunucuları kurulduktan ve ağa bağlandıktan sonra, yazılım eğitilir.
Dış (genellikle "pahalı" ile eşanlamlı) danışmanlara gerek yoktur. PaperOffice çalışanları elbette gerekirse hazırdır. Dünya çapında PaperOffice DMS ile çalışan bir milyondan fazla şirket, şimdiye kadar ayrıntılı öğreticiler ve videolar veya PaperOffice DMS ile ilgili sorularla ilgili telefon tavsiyeleri ile çok iyi geçinmiştir.
Süreçlerin çoğu kendi kendini açıklayıcıdır ve çok iyi düzenlenmiş bir yardım menüsü eşlik eder. Bu arada, 30 güne bağlı kalma konusunda inatçı olmanıza gerek yok. Analogdan dijitale geçişte yer alan herkes işe yarayacağı görüşündeyse, süreç istenildiği gibi kısaltılabilir.
Klasör yapısı
Anlamlı bir klasör yapısı, değişimden sonra kendinizi kolayca bulabilmeniz için önemlidir. Dijital klasör yapınızı mevcut "gerçek" klasör yapınıza göre kolayca düzenleyin.
Otomasyona güvenin
Akıllı AI tanıma sayesinde, belgedeki önemli belge verilerini tanıyabilir, çıkarabilir ve belge anahtar ifadeleri için kullanabilirsiniz. Bu, zamandan ve dolayısıyla paradan tasarruf sağlar.
-
Kağıtsız ofise geçişi tamamlayın
Son 30 gün (veya daha az) başlar ve çalışanlar eğitim ve öğretim aşamasını bitirir. E-postalar artık yazdırılmıyor, kaydediliyor.
İş akışlarını ve damgaları kullanma
Belgelere ve e-postalara PaperOffice DMS'deki iş akışı işlevi aracılığıyla herhangi bir zamanda erişilebilir, düzenlenebilir ve diğer çalışanların kullanımına sunulabilir. Teslimatlardan veya gelen mektuplardan gelen navlun belgeleri bir tarayıcı veya cep telefonu kamerası kullanılarak dijitalleştirilir ve PaperOffice'in OCR yazılımı kullanılarak metin belgelerine dönüştürülür.
Damga işlevi, çeşitli iş akışlarının tetiklenmesini ve diğer eylemlerin gerçekleştirilmesini sağlar. Dinamik değişkenler damgalara eklenebilir ve hatta e-posta bildirimleri kullanımda otomatik olarak gönderilir.
Yedeklemeyi unutmayın
Yedekleme işlevine sahip yalnızca bir merkezi depolama alanı vardır. Hangi çalışanın bilgisayarında belirli bir belgeye sahip olduğu ve tatilde olduğu ve müsait olmadığı için nasıl ulaşılacağı sorusu bir daha asla ortaya çıkmaz.
ABD ordusu tarafından da kullanılan bir veri şifreleme yöntemi. Şu anda popüler ve kazançlı bilgisayar korsanlarının fidye yazılımı oyunu PaperOffice'ten sıçradı.
Tutarlı kalın: Başlangıç her zaman zordur, çünkü yıllardır prova edilen süreçler şimdilik yenidir. Eski kalıba geri dönmeyin.
Tutarlı kalın ve kağıtsız ofisi deneyimleyin.
En İyi 5 Adımlı Kılavuz
Bahşiş
Kağıtsız çalışmaya geçmek ve işletmenizi indirilebilir bir belge olarak dijitalleştirmek, her 5 adımı ve ne kadar sürdüğünü ayrıntılarıyla anlatan nihai 5 adımlı kılavuzu oluşturduk:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Ara sonuç 2 / 3
Doğru yazılımla, kağıtsız bir ofis ekstra iş anlamına gelmez!
Gerçekten ihtiyaç duyulan tek şey bazı yazılımlar- Faturalar dijital olarak mevcutsa, kişiselleştirilmiş e-postalar aracılığıyla faturaların alınmasını tamamen otomatikleştirin
- Kağıt faturalarda, tarayıcı bütünlüğü sayesinde, toplu tarama ile otomatik olarak yakalanabilirler
- Taranan belgeleri dizine ekleme ve okuma
- ve en önemli şey: içeriğine bağlı olarak dijital ve taranmış belgeleri otomatik olarak saklayabilir!
Ve bu yaygın hatadan kaçının
Her durumda, yazılım seçiminizin, kontrol edilemez bir maliyet tuzağına girmemek ve üreticiye bağımlı olmamak için otomatik kaydı (örneğin dizin izleme) ve belgelerin öğretimini KENDİNİZİZ gerçekleştirebileceğiniz bir DMS'ye düştüğünden emin olun!
