Şirketler için belge yönetimi

Düzen ve yapı oluşturmanın bir yolu

Bir dijital belge yönetim sisteminin (DMS) şirketinizde belge yönetimini optimize etmenize ve daha verimli hale getirmenize nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin. Belgeleri elektronik olarak yakalayarak, depolayarak ve yöneterek iş akışınızı daha verimli hale getirebilirsiniz. Yenilikçi belge yönetim sistemi PaperOffice, size bu konuda nasıl yardımcı olabileceğinizi gösteriyor.

Verimli belge yönetimi - Üretkenliğinizi maksimize edin ve kağıt tüketimini minimize edin!

İpucu

Başlangıç Durumu

Günümüz dijital dünyasında, şirketlerin belgelerini etkili bir şekilde yönetmeleri, zaman kazanmalarına, maliyetleri düşürmelerine ve işbirliğini geliştirmelerine yardımcı olmak için önemlidir. Etkili bir belge yönetimi, verilerin düzenini ve yapılandırılmasını önemli ölçüde iyileştirerek, sizin için önemli olanlara odaklanmanıza yardımcı olabilir.

Bu makalede, şirketinizde başarılı bir belge yönetimi nasıl oluşturulur, göstereceğiz.

Neden Etkili Bir Belge Yönetimi Önemlidir?

Etkili bir belge yönetimi, bir şirkette düzeni ve yapıyı korumak için önemlidir. İyi bir belge yönetimi olmaksızın, belgeler kaybolabilir veya erişilemez hale gelebilir, bu da iş süreçlerinde gecikmelere ve hatalara yol açabilir.

Ayrıca, veri koruma ve uyumluluk kurallarına uyumu sağlamak için etkili bir belge yönetimi gereklidir. Düşünceli bir belge yönetimi, çalışanların daha hızlı ve kolay bir şekilde ihtiyaç duydukları belgelere erişmelerine yardımcı olduğu için çalışanların verimliliğini ve etkinliğini artırabilir.

Belgelerinizin Analizi

Etkili bir belge yönetimi uygulamadan önce, mevcut belgelerinizin envanterini çıkarmanız gerekmektedir. Şirketinizde hangi tür belgelerin bulunduğunu, nerede saklandıklarını ve kimin erişebileceğini kontrol edin. Belge yönetiminizin yapı ve kapsamını daha iyi anlamak için yönetilecek belgelerin bir listesini oluşturmak önemlidir.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Belge Yönetiminin Temelleri

Belge yönetiminin temelleri, belgelerin yakalanması, depolanması, düzenlenmesi, yönetilmesi ve arşivlenmesini içerir, böylece hızlı ve kolay bir şekilde bulunabilir ve kullanılabilir olmasını sağlar.

Belgelerin dikkatli bir şekilde düzenlenmesi ve yönetilmesi, işi kolaylaştırır ve şirkette zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Ayrıca, yetkisiz erişimden verilerin ve gizli bilgilerin korunması için veri koruma ve güvenliği önemlidir.

Belge yönetiminin temellerini başarılı bir şekilde uygulamak için, şirketin gereksinimlerine uygun bir Belge Yönetim Yazılımı seçmek önemlidir.

Doküman Yönetim Yazılımı Seçimi

Uygun bir doküman yönetim yazılımı seçerken çeşitli faktörleri göz önünde bulundurmak gerekir. En önemli faktörler arasında şirketin ihtiyaçları, ölçeklenebilirlik, kullanıcı dostu arayüz ve veri güvenliği yer alır. Ayrıca, yazılımın şirketin değişen ihtiyaçlarına uyum sağlayabilecek kadar esnek olduğu ve diğer araçlar ve sistemlerle sorunsuz entegrasyon sağlayabildiği önemlidir.

PaperOffice, belgelerinizi düzenlemenize, depolamanıza ve paylaşmanıza yardımcı olan kapsamlı bir doküman yönetim sistemidir. Belgeleri tarayabilir ve dijital forma dönüştürebilir, belgeleri arşivleyebilir ve geri alabilir ve kullanıcılar arasındaki işbirliğini artırmak için görevler ve iş akışları oluşturarak çeşitli özelliklere sahiptir.

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch

Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Dijital Belgelerin Yönetimi:

Firmanız için çözüm

Dijital ofiste, dijital belgelerin büyüyen miktarını takip etmek için etkili bir belge yönetimi kaçınılmazdır.

PaperOffice gibi uygun bir doküman yönetim yazılımı (DYS), belgelerin yönetimini ve organizasyonunu kolaylaştırarak otomatikleştirebilir.

Dijital ofisteki belge yönetimini başarılı bir şekilde gerçekleştirmek için öncelikle DYS işlevlerine ilişkin şirket ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini belirlemek önemlidir. Ayrıca, sorunsuz bir uygulama ve kullanım için mevcut IT altyapısına sorunsuz bir şekilde entegre edilebilen bir DYS çözümü seçmek de önemlidir.

PaperOffice şirketinizi nasıl destekleyebilir?

PaperOffice, belgelerinizi elektronik olarak yönetmenize olanak sağlayan bir doküman yönetim yazılımıdır. PaperOffice ile belgeleri tarayabilir, indeksleyebilir ve güvenli bir elektronik veritabanına yükleyebilir ve ardından kolayca arayabilir ve alabilirsiniz. Yazılım ayrıca belgelerin otomatik sınıflandırma ve organizasyonu, takım içinde belge işbirliği ve paylaşımı gibi özellikler sunar.

PaperOffice, OCR teknolojisi kullanarak kağıt belgelerinizi aranabilir dijital belgelere dönüştürme olanağı da sunmaktadır. Ayrıca, PaperOffice ile iş süreçlerinizi otomatikleştirebilir ve belge işleme süreçlerini basitleştirmek ve hızlandırmak için iş akışı kuralları tanımlayabilirsiniz.

Özetlemek gerekirse, PaperOffice, belge yönetiminizi optimize etmenize ve otomatikleştirmenize yardımcı olabilir, bu da zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir. Daha fazla sorunuz veya özel gereksinimleriniz varsa, daha fazla bilgi ve kişisel danışmanlık almak için PaperOffice ile doğrudan iletişime geçmenizi öneririm.

Özet

Birçok belgeyi arşivlemek ve yönetmek zorluğu, kağıt belgeler veya elektronik dosyalar şeklinde olsun, dijital bir belge yönetimine sahip olmayı gerektirir. Bu görevi etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirmek için PaperOffice DMS'in sunduğu bir dijital belge yönetim sistemi zorunludur.

PaperOffice'in belge yönetim sistemi, süreçleri otomatikleştirebilir ve OCR teknolojisini kullanarak, normalde belgelerin manuel yönetimiyle ilişkili olan zaman ve maliyetleri tasarruf etmenizi sağlar. Akış kurallarının entegrasyonuyla bir dijital belge yönetimi, takımlar arasındaki işbirliğini kolaylaştırabilir.

Genel olarak PaperOffice DMS, şirketlerin daha verimli ve verimli çalışmasına katkıda bulunurken, kağıt tüketimi sebebiyle maliyetlerin ve çevresel etkilerin azaltılmasını sağlar.

FAQs

Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Şirketler için belge yönetimi":

Elektronik ofis kimler için uygundur?

Hızlı ve kolay bir cevap olarak, her şirket için uygundur. Elektronik ofisten, KOBİ'lerden, start-up'lardan büyük şirketlere kadar tüm sektörler ve boyutlar faydalanabilir. Ancak küçük ve orta ölçekli şirketler için dönüşüm özellikle değerlidir: İşlem süreçlerinin ve maliyetlerin azaltılmasıyla, gereken büyüme artırıcı için bütçe serbest kalır.

Şirketimin elektronik ofisi için bir bulut tabanlı DMS sağlayıcı kullanabilir miyim?

Hayır. 2018'de GDPR'nin yürürlüğe girmesinden bu yana, son zamanlarda konuşulan bir başka faktör de veri korumasıdır. DMS çözümleri ve DMS yazılımı, çoğunlukla hassas kişisel veriler içeren belgelerin işlenmesi, yönetimi ve depolanması için kullanılır. GDPR'ye aykırı davranışlar için yasalar yüksek para cezaları öngörmektedir.

Sonuç

PaperOffice DMS uygulamasını uygulamakla şirket içindeki belge yönetimini geliştirebilirsiniz, bu şekilde tüm belgeleri dijitalleştirebilir ve merkezi bir veritabanında depolayabilirsiniz. Bu, belgeleri arama sürecini büyük ölçüde basitleştirir ve hızlandırır.Ayrıca belgelerin otomatik sınıflandırılması ve etiketlenmesi sayesinde zaman ve kaynak tasarrufu yapabilirsiniz. Ayrıca arşivleme ve otomatik protokol oluşturma ile denetlenebilirlik sağlanır.PaperOffice DMS ile her zaman önemli bilgilere erişebilir ve daha verimli çalışabilirsiniz.

PaperOffice her problemi çözer: Garantili.

Durum incelemesi

Ürün geliştirmede dijital değişim - başarılı belge yönetimi

"Endüstride, dijitalleşme konusu giderek daha belirgin hale geliyor. Bu, örneğin teknik veri sayfalarımız, müşteri verilerimiz, hesaplamalarımız veya planlarımız, çizimlerimiz ve yapılandırmalarımız için geçerlidir. PaperOffice DMS'nin piyasaya sürülmesinden sonra, manuel çaba azaltılabilir. Artık üretim şirketlerinde dijitalleşmede, Endüstri 4.0'da öncüyüz."

Antonio Jesús Sánchez
Butterfly Engineers S.L. Genel Müdürü ve Ürün ve Proses Mühendisi