Kamu Kurumu
Belediye Binası
Carrión de los Condes

Başlangıç pozisyonu

Kamu kurumunda bir otorite olarak, Carrión de los Condes şehrinin belediye binası çok sayıda önemli belgeyi yönetmek zorundadır: belgeler, başvurular, kimlik kartları, kayıt sertifikaları, aynı zamanda inşaat dosyaları ve iş belgeleri, yazışmalar ve çok daha fazlası.

Ne yazık ki, belediye binası şimdiye kadar uygun bir belge yönetim yazılımının kullanımından önemli ölçüde yararlanmamıştır, çünkü henüz uygun bir çözüm bulunamamıştır.

Aramayı daha kolay ve verimli hale getirmek için, şehir arşivi belgeleri dijitalleştirmeyi ve içeriği iç arşiv veritabanına dahil etmeyi planladı.

Manuel işleme çok zaman alıcı olurdu, bu yüzden otomatik bilgi çıkarma arandı.

Şehir yönetiminin amacı, mevcut kağıt belgeleri dijitalleştirmek, gelen ve giden tüm belgeler üzerinde süreç optimizasyonu ve iş akışı kontrolü sağlamak, süreçlerin büyük bir bölümünü arka planda otomatikleştirmek ve böylece mülk yönetimi sürecini optimize etmekti.

Mevcut sorun

Geçmişte, tüm hükümet sistemi kağıda dayanıyordu. Vatandaşlar tarafından sunulan başvurular, kayıt bürosu tarafından dosyalara ayrıldı ve ek belgelerin eklendiği belediye binasına iletildi.

Belgeler daha sonra tüm ofis duvarlarını kaplayan ve yıllarca orada saklanan metre uzunluğundaki raf duvarlarına taşındı.

Ancak mevcut ve günlük gelen belgelerle, Carrión de los Condes belediye binasının manuel sistemi sınırlarına ulaştı: Bireysel makbuzlar genellikle yanlış dosyalandı veya meslektaşları tarafından daha önce kaldırıldı ve henüz geri konulmadı. Dış kurumların katılımı da zordu, örneğin belediye binalarının veya uzmanların başvuruları değerlendirmek için erişime ihtiyacı olduğunda.

"Belgeleri klasörlere doldurarak önlenebilir depolama maliyetlerimiz vardı. Buna ek olarak, belge arama zaman alıcıydı ve genellikle arşive yapılan bir ziyareti içeriyordu ",

Bay Carlos A. Garcia'nın pazarlama ve iletişim müdürü olduğunu hatırlıyor.

Sonuç, uzun işlem süreleri ve gerekli belgelerin işlenmesi, alınması ve iletilmesindeki verimsizliklerdi.

Ancak en büyük sorun belgelerin yaşıydı, çünkü kırılgan hale geldiler. Buna göre, otorite dijital belge yönetimi arayışına girdi.

PaperOffice belge yönetim sistemi ile birlikte yürütülen vaka çalışması, herhangi bir idari organda yaygın olduğu gibi, çok sayıda kağıt kayıt ve dosyanın tutulması ve depolanması, sınıflandırılması ve organize edilmesi için (bazıları kritik durumda) fiziksel bir alana ve personele sahip olma endişesine dayanıyordu.

Bütçe serbestliğine rağmen, Carrión de los Condes belediye otoritesi, bu eski moda sistemin güncel, modern, dijital bir sistemle değiştirilmesi gerektiği sonucuna vardı. Bu şekilde, kamu kurumu belge aramak yerine, kendisini bir şehir yönetiminin asıl görevine adayabilir: vatandaşlar.

"İşi daha da ileriye taşıdık ve şimdi bir avantajımız var."

Carrión de los Condes yönetiminin Pazarlama ve İletişim Müdürü Carlos A. García, tüm kamu kurumlarının karşılaştığı tüm sorunları dijitalleştirmek için bir çözüm arıyordu. Ayrıca, belediyenin daha önce büyük ölçüde benzer olan tüm idari görevlerinin dijitalleştirilmesi öngörülüyordu.

Belediye binası neden PaperOffice DMS'yi seçti?

En önemli seçim kriterleri güvenilirlik ve güvenlikti, çünkü yönetilen belgeler kişisel belgeler veya başvuru sahibinin mali durumu gibi gizlidir.

Kişisel verilerin güvenliği GDPR ve uzun vadeli yatırım güvenliği garanti edilemediğinden, kamu kurumundaki veri koruma düzenlemeleri nedeniyle çeşitli bulut sağlayıcıları veya açık kaynak çözümleri dikkate alınmamıştır.

PaperOffice DMS bir bulut uygulaması olmadığından ve tüm verileri belediye binasında bulunan merkezi bir veritabanında sakladığından, sonuçta gerekli senaryoyu bir testle test etmeye karar verildi.

"Zaten PaperOffice ile ilk randevunuzda, belge yönetimi alanındaki 20 yıllık PaperOffice deneyimini fark ediyorsunuz."

PaperOffice, özellikle yüksek oranda şifrelenmiş belge depolamanın bir bulutta değil, doğrudan belediye binasında bulunması nedeniyle tüm belge standartlarını ve yasal yönergeleri aşmaktadır.

Uyumlu sürüm kontrolüne ve denetimden geçmiş sürüm oluşturmaya sahip bir belge yönetim sistemi kullanma ihtiyacı her zamankinden daha açıktır.

Kararın muazzam bir nedeni, desteğin erişilebilirliğiydi, çünkü geçmişte diğer sağlayıcılarla çok kötü deneyimler yaşandı ve bu da belediye binasının durmasına neden oldu.

Özellikle, güvenilirliği sağlamak ve gerçek sorunları simüle etmek için, son teslim tarihlerinin karşılanıp karşılanmadığını ve desteğin kalitesinin ne olduğunu değerlendirmek için PaperOffice desteğine birkaç kez başvuruldu.

PaperOffice burada diğer tüm üreticilerin önündedir.