Kağıt belgeleri dijitalleştirmenin en önemli 10 avantajı

Tüm dünya daha "dijital" hale geldikçe, giderek daha fazla şirketin, özellikle de KOBİ'lerin, başlamak için bir "itmeye" ihtiyacı var. Çünkü birçoğu zaten kendilerini konuya adama ya da onunla başa çıkma düşüncesinden dehşete düşüyor.

Digitization brings many advantages

Bu makalede, kağıt belgelerden dijital belgelere geçişin kabuslarınızda göründüğünden çok daha kolay olduğunu göstereceğiz. Tavsiyemize uyun, işiniz için karşılığını verecektir.

Bir dereceye kadar, analog arşiv bugün bile hala bir zorunluluktur. Ancak, zamanın% 99'unda onunla çalışmaya gerek yoktur.

Aksine, basılı kağıt, alışkanlıktan ya da tamamen teknik olarak sürdürülen bir anakronizmdir, çünkü bazı belgeler, tapular veya sözleşmeler gibi yapıldıkları biçimde korunmalıdır. Ancak bunlar, bilgisayardaki ilgili içerikleriyle çalışmak için de taranabilir.

Arşive yapılan asıl gezi, raflarda veya dosya dolaplarında arama, belgenin kaldırılması, onunla çalışılması ve geri getirilmesi ve arşivde tekrar düzenlenmesi. Sadece bu süreci tanımlamak ve okumak çok zaman alır. Öte yandan, dijital arşivi çağırmak birkaç tıklama alır ve başka bir şey gerektirmez.

Faydalarına girmeden önce, aşağıdaki soruyu cevaplayalım:

Kağıt belgeleri dijitalleştirmenin 10 avantajı:

• Esneklik

  Nerede olursanız olun esnek çalışma

• Randıman

  Tüm iş akışlarının optimizasyonu

• Hızlı

  Dijital makbuz ve gönderim

• Maliyet tasarrufu

  Tüm alanlarda maliyetlerin azaltılması

• Güvenilirlik

  Son teslim tarihlerinin basitleştirilmiş kullanımı

• Beraber

  Daha hızlı iç ve dış iletişim

• Dikişsiz

  Ofis yazılımına entegrasyon

• "Google benzeri" araması yapın

  Anahtar kelimeleri kullanarak içerik arama

• Zaman tasarrufu

  Çalışma saatlerinden tasarruf

• Sonsuzluk için

  PDF/A formatında uzun süreli arşivleme

Bu hatadan kaçındığınızdan emin olun

Büyük şirketler uzun zamandır analog belgeleri tam zamanlı olarak dönüştürme konusuyla ilgilenen dijitalleştirme görevlileri atamış olsalar da, küçük ve orta ölçekli şirketler, özellikle uygun mesleki nitelikler gerektiğinden, genellikle insan kaynaklarından yoksundur.
Bununla birlikte, bu yaygın bir hatadır ve kötü yatırımlara yol açar, çünkü birçok üretici bu cehaletten yararlanır.

Ara sonuç 1 / 3

Bir BT uzmanına veya eğitimli bir kütüphaneciye ihtiyacınız yok!

Gerçekten ihtiyacınız olan tek şey

• doğru yazılım
• güvenilir BT ortağı
• ilgili donanım

Bazen donanım genellikle zaten oradadır, eskisinden daha fazla potansiyele sahiptir ve hemen kullanılabilir.

Bahşiş

Bu arada, dijitalleşmenin veya dijital fatura işlemenin avantajlarını bildiren "dijital fatura işleme" konusunda özel bir makale var:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Belgelerin dijitalleştirilmesi ayrıntılı olarak ne anlama geliyor?

Çok basit bir şekilde ifade etmek gerekirse, kağıt anlamında fiziksel bir belgeyi dijital bir formatla değiştirme işlemidir.

Çoğu insan, en azından ilkel bir şekilde, sürece aşina olmalıdır. Genellikle tarayıcıların kullanıldığı bir belge taranır veya fotoğraflanır. Ancak, ilgili arayüze bağlıdır. Bir belge ayrıca bir cep telefonu kamerası kullanılarak dijitalleştirilebilir.

Birçok şirket için kağıt ve klasörlerden elektronik formatlara geçiş, dijitalleşme sürecindeki en önemli ve aynı zamanda önemli önlemlerden biridir.

Kağıt belgeler nasıl taranır

Tarama belgeleri, diğer şeylerin yanı sıra, tüm tarayıcılardan, çok işlevli cihazlardan, mobil uygulamalardan ve ayrıca Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox ve diğerleri gibi büyük fotokopi makinelerinden belge yakalamayı sağlayan entegre tarayıcı modülü ScanConnect aracılığıyla eklenir.

Mevcut belgeler için otomatik sürüm oluşturma dikkate alınır ve ayırıcı sayfalar sayesinde tarama yöntemi, belge yığınlarının toplu taramaları ve daha sonra tek tek belgelere alt bölümlere ayrılması için desteklenir.

Çok sayıda belge tararsanız, PaperOffice özellikle yararlıdır çünkü ayırıcı sayfaları tanır ve belgeleri arşivleme için ayırır. Şirketiniz düzenli olarak karmaşık formattaki belgelerle çalışıyorsa özellikle yararlı olan harika bir özellik, PaperOffice'in belgelerinizdeki içeriği tanımak için bir AI kullanmasıdır: toplamlar, belge türleri, tarihler, iletişim bilgileri vb.

OCR veya kağıt belgeler nasıl aranabilir hale getirilir?

Artık bir belgedeki metin yalnızca okunabilir olmakla kalmamalı, aynı zamanda bir metin snippet'ini kolayca arayabileceğiniz şekilde de kullanılabilir olmalıdır.

Tam otomatik olarak ve manuel çaba sarf etmeden dosyalama.

Belgeler PaperOffice'e eklenir eklenmez, PIA sizi ayakta tutan her şeyle ilgilenir.

Bu, PIA'nın size tüm bilgileriniz için kendi güçlü arama motorunuzu sağladığı anlamına gelir; bu, Google gibi klasik arama motorları gibi metin tabanlı arama yapabilir ve bulabilir, ancak aynı zamanda her şeyi görsel olarak yapabilir, yani bir belgeyi görsel olarak karşılaştırabilir ve tanıyabilir.

PaperOffice, PIA tarafından öğretilen tüm belgeleri bu noktadan itibaren otomatik olarak tanıyacaktır ve bu da otomatik kuralları ve dosyalama maskelerini tetikleyebilir.

Belge depolama ve tanıma otomatik hale getirilebilir mi?

Belgelerinizi ve makbuzlarınızı otomatik olarak saklamak için, belge ilk önce PaperOffice'te öğretilir. PaperOffice'teki dosyalama maskeleri, dizine ekleme ve dosyalama konumuyla ilgilenir.

Öğretilen bir belge şablonu tanınır tanınmaz, otomatik anahtar sözcüklerden ve depolama konumundan sorumlu olan bir depolama maskesi otomatik olarak tetiklenir.

Data from the document is recognized and read out

Depolama maskeleri yalnızca öğretilen belge şablonları tarafından otomatik olarak tetiklenemez, aynı zamanda PIA iletişim kutusunda manuel olarak da seçilebilir.

PIA, herhangi bir kullanıcı etkileşimi olmadan ve tanımlanan depolama maskelerine göre sınırsız sayıda belge için tamamen özerk hale gelir:

• Otomatik olarak okuyun
• Tam olarak etiketleyin
• Aranabilir hale getirin
• Yapılması gereken görevleri ve iş akışlarını ekleyin ve izleyin
• Dizin
• Yeni hedef klasör yapıları oluşturma
• Hedef klasöre kaydet
• Küçük resimler oluşturma
• Gerekli alanları kendiniz doldurun
• Kişilere bağlantı verme ve kişi arama için optimize etme

GoBD uyumlu dijitalleşme ve yasal düzenlemelere uygunluk

Belgeleri bir belge yönetim sistemi aracılığıyla saklarken en önemli hususlardan biri, yasal düzenlemelere veya GoBD'nin gerekliliklerine uygunluktur.

GoBD kısaltması, "Defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde uygun şekilde yönetilmesi ve depolanması ve veri erişimi için ilkeler" anlamına gelir.

Özellikle, denetime dayanıklı, yüksek oranda şifrelenmiş belge depolama alanı sayesinde doğrudan merkezi bir SQL veritabanında PaperOffice, belge standartları ve yasal yönergeler veya dünyanın en yüksek Alman standardı GOBD için tüm gereksinimleri karşılar.

Sürüm oluşturma terimi, bir belge yönetim sistemi (DMS) içindeki yabancı bir kelime değildir. GoBD uyumlu sürüm kontrolüne ve denetime dayanıklı sürüm oluşturmaya sahip bir belge yönetim sistemi kullanma ihtiyacı her zamankinden daha açıktır.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Sürüm oluşturma, tüm değişiklikleri izlenebilir hale getirir

Sürüm oluşturma terimi çok kolay bir şekilde açıklanabilir: Genel olarak, belgelerde veya dosyalarda yapılan değişiklikleri kaydetmek için kullanılan işlevsellikle ilgilidir. Belge değişikliği algılanabilir ve yeni bir belge sürümü olarak gölge kopya olarak kaydedilebilir.

Değişmezliği sağlayın

Her belge değişikliği, belgenin "daha yeni" bir sürümünü karşılık gelen bir arşive yerleştirir. Günlüğe kaydetme, değişiklikleri her zaman şeffaf ve izlenebilir hale getirir. Bu noktada, sonraki izleyici belgedeki değişikliğin ne zaman ve hangi editör tarafından yapıldığını bilir. Bu, tüm belge yaşam döngüsüne genel bir bakış sağlar. Sürüm oluşturma otomatik veya manuel olarak yapılabilir.

Revizyon güvenliğini sağlamak için, belgelerde ve dosyalarda yapılan bir değişikliğin tüm ayrıntıları açıkça izlenebilir olmalıdır. Sadece yetkili çalışanların böyle bir değişiklik yapabilmesi sağlanmalıdır. Ancak yıllar sonra hangi çalışanların neyi ne zaman değiştirdiğini bilmek de aynı derecede önemlidir.

Dijitalleştirme için doğru strateji:
"Adım adım" ve "İlk çıkan Son<>"

Analog belgelerin dijitalleştirilmesinin avantajları olduğu gerçeği açıkça gösterilmiştir.

Ancak kısa vadeli dezavantajlar nasıl azaltılabilir?

Dijitalleşmenin daha pahalı varyantı, bu konuda uzmanlaşmış bir şirketi görevlendirmektir. Koşullara bağlı olarak, arşivdeki dosya ve klasörler şirkete navlun olarak gönderilir, burada sayısallaştırılır ve tekrar geri gönderilir. Dijitalleştirilecek verilerin formatı daha önce belirlenmişti. Ancak önemli şirket verilerini vermek mi? Dijital arşivleme ile uğraşan tüm şirketler en üst düzeyde gizlilik sağlasa da, hiçbir garanti yoktur.

Talep üzerine, şirketler ayrıca tambur tarayıcılı bir kamyon getirebilir ve doğrudan sahada, kendi şirket binalarının otoparkında dijitalleştirebilirler. Ancak, bu faturayı muazzam bir şekilde artırıyor. Arşivin boyutuna bağlı olarak birkaç gün sürebilen pahalı ev dışı hizmetin ayrı olarak ödenmesi gerekir.

Neyse ki tüm şirketler için, arşivler arşiv olmak zorunda olsa da, analog veya dijital olsun, içerdikleri bilgilerin hepsinin aynı anda mevcut olması gerekmez. Bu, şirketlerin arşivleri ilk çıkarda sonuncu <> lojistik ilkesine göre adım adım dijitalleştirmelerini sağlar. Önce en son alınan analog belgeleri dijitalleştirin.

Nedeni basit

Çağdaş belgelere genellikle günlük iş akışında zaman mesafeli belgelerden çok daha fazla ihtiyaç duyulur. Bu nedenle, önce bu belgeleri zamanında dijitalleştirmelisiniz, bu da daha iyi kullanılabilirliğiniz sayesinde iş sürecini hızlandırır. En iyi durumda, dijitalleştirme çabası (arşivi kaldırma, tarama, dijital olarak kaydetme, analog belgeyi geri getirme) ile şu anda mevcut olan işlem hızlandırma arasında bir denge vardır, çünkü arşive gitmeye gerek yoktur ve bilgisayardaki tüm işlemleri yapabilirsiniz.

Bu yaklaşımın bir diğer olumlu etkisi, saklama sürelerinin analog arşiv stoğunu azaltmak ve saklama süreleri altı ay sonra sona erecek dosyaları dijitalleştirmemek için en uygun şekilde kullanılabilmesidir.

Donanım veya kolay bir bağlantı sağlamak ve şirket içinde dijitalleşmenin kapsamını belirlemek çok önemlidir!

Bir şirketteki idari çalışan sayısı veya söz konusu olan VDU işlerinin sayısı bazen büyük ölçüde değişir, bu nedenle şirketin büyüklüğüne göre dijitalleşme ile kaç çalışanı görevlendirmeniz gerektiğini söylemek imkansızdır.

En azından, her çalışanın tarayıcı işlevine sahip bir cihaza, tercihen birden fazla beslemenin taranmasına ve farklı biçimlere izin veren bir belge tarayıcısına erişimi olmalıdır.

Her dijitalleşmenin kapsamı, dijitalleşmeye katılan insan sayısı kadar zordur, çünkü bu sistemle dijitalleşme neredeyse tesadüfidir. Bu, örneğin, çalışan Z'nin XYZ şirketi ile bağlantılı olarak bir süreci işlemesi şeklinde uygulanabilir. Aynı zamanda, bu, XYZ şirketindeki tüm analog arşivlenmiş dosyayı dijitalleştirmek için tetikleyici olabilir.

Bununla birlikte, örneğin uzun vadeli bir iş ilişkisi, oldukça fazla sayıda dosyada kendini gösterebilir. Başka bir varyant, iş ilişkisinin yalnızca belirli bölümlerini, tam olarak en sık işleme tabi olanları dijitalleştirmek olacaktır. Örneğin, faturalandırma veya teslimat notları. Doğru yazılım ile sürece eşlik eden dijitalleşme sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilir.

En İyi 5 Adımlı Kılavuz

Bahşiş

Kağıtsız çalışmaya geçmek ve işinizi dijitalleştirmek, her 5 adımı ve ne kadar sürdüğünü ayrıntılarıyla anlatan nihai 5 adımlı kılavuzu oluşturduk:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

DMS yazılımını kendiniz mi yoksa açık kaynak mı oluşturacaksınız?

Hangi yazılım bana uygun?

Birçok şirketin yazılım kompozisyonu, yavaş büyüyen bir yapı olan şirket geçmişlerini andırıyor. O kadar karmaşıktır ki, sadece birkaç uzun süreli çalışan bunu anlar.

Daha iyi çözüm, taramadan tedarike ve arşivlemeye kadar tüm işlemleri gerçekleştiren ve aynı zamanda diğer yazılımları bağlamak için arayüzler sunan yazılımdır. Sonuçta bir şirketin dijital belgelerine, veri işleme ve işlemenin yanı sıra güvenlik açısından tüm gereksinimleri de karşılayan bir ev veren, kendinden açıklayıcı menü navigasyonuna sahip bir yazılım.

Bu biraz acıklı geliyor mu?

Bu doğru, ancak basit ve işleyen bir pathos, çalışanların ter içinde patlamasını sağlayan bir BT teknik jargonundan daha iyidir.

PaperOffice, belgeleri dijitalleştirmek için mükemmeldir.

Doğru belgeyönetimiyazılımı analog-dijital sorunu çözer

DMS, belge yönetim yazılımı anlamına gelir ve belgeleri, özellikle analogdan dijitale dönüştürmeyi içeren dijital belgeleri yönetmeyi amaçlamaktadır. PaperOffice DMS böyle bir yazılımdır. İşlev yelpazesi, yalnızca küçük bir eğitim gerektiren sezgisel olarak tasarlanmış menü navigasyonu kadar dikkat çekicidir. Sahada pahalı danışmanlara ihtiyacınız yok. PaperOffice DMS'deki iyi açıklanmış video eğitimleri, bunu ücretsiz olarak iyi ve çok daha ucuz bir şekilde yapabilir.

Tarama, OCR, otomatik anahtar ifadelerle arşivleme, AI kontrollü belge birleştirme, entegre arama motoru, iş akışı işlevi, 1024Mbit ile şifreleme, MS Office'e doğrudan entegrasyon, fidye yazılımlarına karşı koruma, otomatik şablon oluşturma, damga işlevi, görev ve not yönetimi.

Bunlar PaperOffice DMS'nin en önemli işlevlerinden birkaçıdır ve dediğim gibi, ne siz ne de çalışanlarınız bir BT derecesini tamamlamak zorunda değilsiniz.

Tarama belgelerini kaydetmek için en iyi yer neresi?

Müşterilerimizin dijitalleştirilmiş verileri Synology veya QNAP gibi bir NAS cihazında bulunan bir veritabanında veya özel bir sunucuda arşivlemelerini öneririz. Kendi harici (özel) PaperOffice sunucunuzla, mükemmel veri korumasına sahip bir bulutun tüm avantajlarını elde edersiniz ve her ay paradan ve çok fazla işten tasarruf edersiniz.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Bir PaperOffice sunucusu ile bir bulut çözümünün tüm avantajlarına tek bir büyük farkla sahip olursunuz: Kendi özel veritabanı sunucunuzdur ve sizden başka kimse ona erişemez.

Sunucu kullanmak istemiyor musunuz? Sorun değil.

NAS, belge arşivleme için neden idealdir?

NAS, ağa bağlı depolama, Almanca'da ağ bağlantısı olan bir depolama cihazının yanı sıra PaperOffice DMS ve dahili bulut için uyumlu yazılım hazırdır. Durum ve devlet dışı meraktan kesinlikle güvenlidir ve yedekleme işlevi sayesinde sabit sürücü kazasına karşı da güvenlidir.

Ara sonuç 3/ 3

1. GOBD (ve ayrıca GDPR) ile uyumlu bilgi birikimi ve yazılım sahibi bir üreticiyle iletişime geçin!

2. Uygun bir DMS yazılımı yoktur. Her DMS'nin bir gerekçesi vardır ve sonuçta ürün amaca uygun olmalıdır.

3. İster kendi sunucunuz, ister Berlin'deki Strato AG'nin veri merkezindeki PaperOffice özel sunucusu (Almanya) veya NAS olsun - belgenizi ASLA a) özel olarak kullanılmayan ve b) güvenli bir ülkede bulunmayan üçüncü taraf bulut depolama alanına kaydedin c) tek bir tıklamayla dışa aktaramazsınız

Bahşiş

Tavsiyelere uyarsanız ve şirket içi güvenli belge depolama için bir NAS kullanacaksanız - PaperOffice sadece bunun için mükemmel değil, aynı zamanda dünyanın en büyük NAS üreticisi için tek resmi DMS'dir - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.