En Yüksek İndirim Teklifleri
Özel içeriden haberler
Ücretsiz bonus yükseltmeler.
En Yüksek İndirim Teklifleri
Özel içeriden haberler
Ücretsiz bonus yükseltmeler.
Dostluk Güven Sözü ve Onur Sözü
E-posta adresinizi asla başka kimseye vermeyeceğiz ve her e-postada bir tıklamayla aboneliği iptal etme bağlantısı bulunur.
Kağıt belgelerinizin dijitalleştirilmesi veya dijital dönüşümü, şirketinizin verimliliği ve başarısı için ön koşuldur. Dijitalleşme ihtiyacı artık herkes için önemli bir husustur.
İpucu
Bu makalede, dijitalleşmenin en önemli avantajlarını açıklıyor, işlevleri listeliyor ve başarılı bir uygulamanın etkisini açıklıyoruz.Tüm dünya daha "dijital" hale geldikçe, giderek daha fazla şirketin, özellikle de KOBİ'lerin, başlamak için bir "itmeye" ihtiyacı var. Çünkü birçoğu zaten kendilerini konuya adama ya da onunla başa çıkma düşüncesinden dehşete düşüyor.
Bu makalede, kağıt belgelerden dijital belgelere geçişin kabuslarınızda göründüğünden çok daha kolay olduğunu göstereceğiz. Tavsiyemize uyun, işiniz için karşılığını verecektir.
Bir dereceye kadar, analog arşiv bugün bile hala bir zorunluluktur. Ancak, zamanın% 99'unda onunla çalışmaya gerek yoktur.
Aksine, basılı kağıt, alışkanlıktan ya da tamamen teknik olarak sürdürülen bir anakronizmdir, çünkü bazı belgeler, tapular veya sözleşmeler gibi yapıldıkları biçimde korunmalıdır. Ancak bunlar, bilgisayardaki ilgili içerikleriyle çalışmak için de taranabilir.
Arşive yapılan asıl gezi, raflarda veya dosya dolaplarında arama, belgenin kaldırılması, onunla çalışılması ve geri getirilmesi ve arşivde tekrar düzenlenmesi. Sadece bu süreci tanımlamak ve okumak çok zaman alır. Öte yandan, dijital arşivi çağırmak birkaç tıklama alır ve başka bir şey gerektirmez.
Faydalarına girmeden önce, aşağıdaki soruyu cevaplayalım:
Nerede olursanız olun esnek çalışma
Tüm iş akışlarının optimizasyonu
Dijital makbuz ve gönderim
Tüm alanlarda maliyetlerin azaltılması
Son teslim tarihlerinin basitleştirilmiş kullanımı
Daha hızlı iç ve dış iletişim
Ofis yazılımına entegrasyon
Anahtar kelimeleri kullanarak içerik arama
Çalışma saatlerinden tasarruf
PDF/A formatında uzun süreli arşivleme
Büyük şirketler uzun zamandır analog belgeleri tam zamanlı olarak dönüştürme konusuyla ilgilenen dijitalleştirme görevlileri atamış olsalar da, küçük ve orta ölçekli şirketler, özellikle uygun mesleki nitelikler gerektiğinden, genellikle insan kaynaklarından yoksundur.
Bununla birlikte, bu yaygın bir hatadır ve kötü yatırımlara yol açar, çünkü birçok üretici bu cehaletten yararlanır.
Bir BT uzmanına veya eğitimli bir kütüphaneciye ihtiyacınız yok!
Gerçekten ihtiyacınız olan tek şey
Bazen donanım genellikle zaten oradadır, eskisinden daha fazla potansiyele sahiptir ve hemen kullanılabilir.
Bahşiş
Bu arada, dijitalleşmenin veya dijital fatura işlemenin avantajlarını bildiren "dijital fatura işleme" konusunda özel bir makale var:
Çok basit bir şekilde ifade etmek gerekirse, kağıt anlamında fiziksel bir belgeyi dijital bir formatla değiştirme işlemidir.
Çoğu insan, en azından ilkel bir şekilde, sürece aşina olmalıdır. Genellikle tarayıcıların kullanıldığı bir belge taranır veya fotoğraflanır. Ancak, ilgili arayüze bağlıdır. Bir belge ayrıca bir cep telefonu kamerası kullanılarak dijitalleştirilebilir.
Birçok şirket için kağıt ve klasörlerden elektronik formatlara geçiş, dijitalleşme sürecindeki en önemli ve aynı zamanda önemli önlemlerden biridir.
PaperOffice ile tek yapmanız gereken belgenizi tarayıcınızla taramak (PaperOffice herkesle çalışır) ve PaperOffice dijital bir sürüm oluşturur.
Bahşiş
"Kağıt belgelerin otomatik arşivlenmesi" konusunda, YouTube'da bu süreci anlaşılabilir bir şekilde açıklayan bir video var:
Tarama belgeleri, diğer şeylerin yanı sıra, tüm tarayıcılardan, çok işlevli cihazlardan, mobil uygulamalardan ve ayrıca Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox ve diğerleri gibi büyük fotokopi makinelerinden belge yakalamayı sağlayan entegre tarayıcı modülü ScanConnect aracılığıyla eklenir.
Mevcut belgeler için otomatik sürüm oluşturma dikkate alınır ve ayırıcı sayfalar sayesinde tarama yöntemi, belge yığınlarının toplu taramaları ve daha sonra tek tek belgelere alt bölümlere ayrılması için desteklenir.
Çok sayıda belge tararsanız, PaperOffice özellikle yararlıdır çünkü ayırıcı sayfaları tanır ve belgeleri arşivleme için ayırır. Şirketiniz düzenli olarak karmaşık formattaki belgelerle çalışıyorsa özellikle yararlı olan harika bir özellik, PaperOffice'in belgelerinizdeki içeriği tanımak için bir AI kullanmasıdır: toplamlar, belge türleri, tarihler, iletişim bilgileri vb.
Artık bir belgedeki metin yalnızca okunabilir olmakla kalmamalı, aynı zamanda bir metin snippet'ini kolayca arayabileceğiniz şekilde de kullanılabilir olmalıdır.
Belgeler PaperOffice'e eklenir eklenmez, PIA sizi ayakta tutan her şeyle ilgilenir.
Ne olursa olsun ve hangi tarayıcı kaynağından olursa olsun!
Bu, PIA'nın size tüm bilgileriniz için kendi güçlü arama motorunuzu sağladığı anlamına gelir; bu, Google gibi klasik arama motorları gibi metin tabanlı arama yapabilir ve bulabilir, ancak aynı zamanda her şeyi görsel olarak yapabilir, yani bir belgeyi görsel olarak karşılaştırabilir ve tanıyabilir.
PaperOffice, PIA tarafından öğretilen tüm belgeleri bu noktadan itibaren otomatik olarak tanıyacaktır ve bu da otomatik kuralları ve dosyalama maskelerini tetikleyebilir.
Belgelerinizi ve makbuzlarınızı otomatik olarak saklamak için, belge ilk önce PaperOffice'te öğretilir. PaperOffice'teki dosyalama maskeleri, dizine ekleme ve dosyalama konumuyla ilgilenir.
Öğretilen bir belge şablonu tanınır tanınmaz, otomatik anahtar sözcüklerden ve depolama konumundan sorumlu olan bir depolama maskesi otomatik olarak tetiklenir.
Depolama maskeleri yalnızca öğretilen belge şablonları tarafından otomatik olarak tetiklenemez, aynı zamanda PIA iletişim kutusunda manuel olarak da seçilebilir.
PIA, herhangi bir kullanıcı etkileşimi olmadan ve tanımlanan depolama maskelerine göre sınırsız sayıda belge için tamamen özerk hale gelir:
Belgeleri bir belge yönetim sistemi aracılığıyla saklarken en önemli hususlardan biri, yasal düzenlemelere veya GoBD'nin gerekliliklerine uygunluktur.
GoBD kısaltması, "Defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik biçimde uygun şekilde yönetilmesi ve depolanması ve veri erişimi için ilkeler" anlamına gelir.
Özellikle, denetime dayanıklı, yüksek oranda şifrelenmiş belge depolama alanı sayesinde doğrudan merkezi bir SQL veritabanında PaperOffice, belge standartları ve yasal yönergeler veya dünyanın en yüksek Alman standardı GOBD için tüm gereksinimleri karşılar.
Sürüm oluşturma terimi, bir belge yönetim sistemi (DMS) içindeki yabancı bir kelime değildir. GoBD uyumlu sürüm kontrolüne ve denetime dayanıklı sürüm oluşturmaya sahip bir belge yönetim sistemi kullanma ihtiyacı her zamankinden daha açıktır.
Sürüm oluşturma terimi çok kolay bir şekilde açıklanabilir: Genel olarak, belgelerde veya dosyalarda yapılan değişiklikleri kaydetmek için kullanılan işlevsellikle ilgilidir. Belge değişikliği algılanabilir ve yeni bir belge sürümü olarak gölge kopya olarak kaydedilebilir.
Her belge değişikliği, belgenin "daha yeni" bir sürümünü karşılık gelen bir arşive yerleştirir. Günlüğe kaydetme, değişiklikleri her zaman şeffaf ve izlenebilir hale getirir. Bu noktada, sonraki izleyici belgedeki değişikliğin ne zaman ve hangi editör tarafından yapıldığını bilir. Bu, tüm belge yaşam döngüsüne genel bir bakış sağlar. Sürüm oluşturma otomatik veya manuel olarak yapılabilir.
Revizyon güvenliğini sağlamak için, belgelerde ve dosyalarda yapılan bir değişikliğin tüm ayrıntıları açıkça izlenebilir olmalıdır. Sadece yetkili çalışanların böyle bir değişiklik yapabilmesi sağlanmalıdır. Ancak yıllar sonra hangi çalışanların neyi ne zaman değiştirdiğini bilmek de aynı derecede önemlidir.
Analog belgelerin dijitalleştirilmesinin avantajları olduğu gerçeği açıkça gösterilmiştir.
Dijitalleşmenin daha pahalı varyantı, bu konuda uzmanlaşmış bir şirketi görevlendirmektir. Koşullara bağlı olarak, arşivdeki dosya ve klasörler şirkete navlun olarak gönderilir, burada sayısallaştırılır ve tekrar geri gönderilir. Dijitalleştirilecek verilerin formatı daha önce belirlenmişti. Ancak önemli şirket verilerini vermek mi? Dijital arşivleme ile uğraşan tüm şirketler en üst düzeyde gizlilik sağlasa da, hiçbir garanti yoktur.
Talep üzerine, şirketler ayrıca tambur tarayıcılı bir kamyon getirebilir ve doğrudan sahada, kendi şirket binalarının otoparkında dijitalleştirebilirler. Ancak, bu faturayı muazzam bir şekilde artırıyor. Arşivin boyutuna bağlı olarak birkaç gün sürebilen pahalı ev dışı hizmetin ayrı olarak ödenmesi gerekir.
Neyse ki tüm şirketler için, arşivler arşiv olmak zorunda olsa da, analog veya dijital olsun, içerdikleri bilgilerin hepsinin aynı anda mevcut olması gerekmez. Bu, şirketlerin arşivleri ilk çıkarda sonuncu <> lojistik ilkesine göre adım adım dijitalleştirmelerini sağlar. Önce en son alınan analog belgeleri dijitalleştirin.
Çağdaş belgelere genellikle günlük iş akışında zaman mesafeli belgelerden çok daha fazla ihtiyaç duyulur. Bu nedenle, önce bu belgeleri zamanında dijitalleştirmelisiniz, bu da daha iyi kullanılabilirliğiniz sayesinde iş sürecini hızlandırır. En iyi durumda, dijitalleştirme çabası (arşivi kaldırma, tarama, dijital olarak kaydetme, analog belgeyi geri getirme) ile şu anda mevcut olan işlem hızlandırma arasında bir denge vardır, çünkü arşive gitmeye gerek yoktur ve bilgisayardaki tüm işlemleri yapabilirsiniz.
Bu yaklaşımın bir diğer olumlu etkisi, saklama sürelerinin analog arşiv stoğunu azaltmak ve saklama süreleri altı ay sonra sona erecek dosyaları dijitalleştirmemek için en uygun şekilde kullanılabilmesidir.
Bir şirketteki idari çalışan sayısı veya söz konusu olan VDU işlerinin sayısı bazen büyük ölçüde değişir, bu nedenle şirketin büyüklüğüne göre dijitalleşme ile kaç çalışanı görevlendirmeniz gerektiğini söylemek imkansızdır.
En azından, her çalışanın tarayıcı işlevine sahip bir cihaza, tercihen birden fazla beslemenin taranmasına ve farklı biçimlere izin veren bir belge tarayıcısına erişimi olmalıdır.
Her dijitalleşmenin kapsamı, dijitalleşmeye katılan insan sayısı kadar zordur, çünkü bu sistemle dijitalleşme neredeyse tesadüfidir. Bu, örneğin, çalışan Z'nin XYZ şirketi ile bağlantılı olarak bir süreci işlemesi şeklinde uygulanabilir. Aynı zamanda, bu, XYZ şirketindeki tüm analog arşivlenmiş dosyayı dijitalleştirmek için tetikleyici olabilir.
Bununla birlikte, örneğin uzun vadeli bir iş ilişkisi, oldukça fazla sayıda dosyada kendini gösterebilir. Başka bir varyant, iş ilişkisinin yalnızca belirli bölümlerini, tam olarak en sık işleme tabi olanları dijitalleştirmek olacaktır. Örneğin, faturalandırma veya teslimat notları. Doğru yazılım ile sürece eşlik eden dijitalleşme sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilir.
Bahşiş
Kağıtsız çalışmaya geçmek ve işinizi dijitalleştirmek, her 5 adımı ve ne kadar sürdüğünü ayrıntılarıyla anlatan nihai 5 adımlı kılavuzu oluşturduk:
Bir girişimci veya sorumlu bir kişi olarak, dijitalleşme açısından hayatı kendileri ve çalışanları için gerçekten zorlaştırmak isteyen herkes, yazılımı bir araya getirir:
Tarama işleminden veri toplamak için bir program.
Metin tanıma için bir OCR yazılımı.
Bir veritabanı programı.
Bir arama yazılımı vb.
Sonunda her şey biraz buluta karışır.
Kısacası: Gençler kafiye veya sebep olmadan araştırma yaparlar.
Birçok şirketin yazılım kompozisyonu, yavaş büyüyen bir yapı olan şirket geçmişlerini andırıyor. O kadar karmaşıktır ki, sadece birkaç uzun süreli çalışan bunu anlar.
Daha iyi çözüm, taramadan tedarike ve arşivlemeye kadar tüm işlemleri gerçekleştiren ve aynı zamanda diğer yazılımları bağlamak için arayüzler sunan yazılımdır. Sonuçta bir şirketin dijital belgelerine, veri işleme ve işlemenin yanı sıra güvenlik açısından tüm gereksinimleri de karşılayan bir ev veren, kendinden açıklayıcı menü navigasyonuna sahip bir yazılım.
Bu doğru, ancak basit ve işleyen bir pathos, çalışanların ter içinde patlamasını sağlayan bir BT teknik jargonundan daha iyidir.
PaperOffice, belgeleri dijitalleştirmek için mükemmeldir.
DMS, belge yönetim yazılımı anlamına gelir ve belgeleri, özellikle analogdan dijitale dönüştürmeyi içeren dijital belgeleri yönetmeyi amaçlamaktadır. PaperOffice DMS böyle bir yazılımdır. İşlev yelpazesi, yalnızca küçük bir eğitim gerektiren sezgisel olarak tasarlanmış menü navigasyonu kadar dikkat çekicidir. Sahada pahalı danışmanlara ihtiyacınız yok. PaperOffice DMS'deki iyi açıklanmış video eğitimleri, bunu ücretsiz olarak iyi ve çok daha ucuz bir şekilde yapabilir.
Tarama, OCR, otomatik anahtar ifadelerle arşivleme, AI kontrollü belge birleştirme, entegre arama motoru, iş akışı işlevi, 1024Mbit ile şifreleme, MS Office'e doğrudan entegrasyon, fidye yazılımlarına karşı koruma, otomatik şablon oluşturma, damga işlevi, görev ve not yönetimi.
Bunlar PaperOffice DMS'nin en önemli işlevlerinden birkaçıdır ve dediğim gibi, ne siz ne de çalışanlarınız bir BT derecesini tamamlamak zorunda değilsiniz.
Müşterilerimizin dijitalleştirilmiş verileri Synology veya QNAP gibi bir NAS cihazında bulunan bir veritabanında veya özel bir sunucuda arşivlemelerini öneririz. Kendi harici (özel) PaperOffice sunucunuzla, mükemmel veri korumasına sahip bir bulutun tüm avantajlarını elde edersiniz ve her ay paradan ve çok fazla işten tasarruf edersiniz.
Bir PaperOffice sunucusu ile bir bulut çözümünün tüm avantajlarına tek bir büyük farkla sahip olursunuz: Kendi özel veritabanı sunucunuzdur ve sizden başka kimse ona erişemez.
Sunucu kullanmak istemiyor musunuz? Sorun değil.
NAS, ağa bağlı depolama, Almanca'da ağ bağlantısı olan bir depolama cihazının yanı sıra PaperOffice DMS ve dahili bulut için uyumlu yazılım hazırdır. Durum ve devlet dışı meraktan kesinlikle güvenlidir ve yedekleme işlevi sayesinde sabit sürücü kazasına karşı da güvenlidir.
2. Uygun bir DMS yazılımı yoktur. Her DMS'nin bir gerekçesi vardır ve sonuçta ürün amaca uygun olmalıdır.
3. İster kendi sunucunuz, ister Berlin'deki Strato AG'nin veri merkezindeki PaperOffice özel sunucusu (Almanya) veya NAS olsun - belgenizi ASLA a) özel olarak kullanılmayan ve b) güvenli bir ülkede bulunmayan üçüncü taraf bulut depolama alanına kaydedin c) tek bir tıklamayla dışa aktaramazsınızBahşiş
Tavsiyelere uyarsanız ve şirket içi güvenli belge depolama için bir NAS kullanacaksanız - PaperOffice sadece bunun için mükemmel değil, aynı zamanda dünyanın en büyük NAS üreticisi için tek resmi DMS'dir - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Son olarak, konuyla ilgili birkaç daha sık sorulan soruya cevap veriyoruz. "Kağıt belgeleri dijitalleştirmenin en önemli 10 avantajı":
İlişkili belgeleri taramak için, en az 300dpi boyutunda yaprak beslemeli bir tarayıcı önerilir. Tarayıcı, fodler'a tarama işlevine ve isteğe bağlı WIA/TWAIN sürücülerine sahip olmak istedi. Çok güvenilir bir şekilde çalışan Fujitsu Scansnap ile iyi deneyimler yaşadık.
Kağıt belgeler genellikle PDF/A formatında taranmalı ve daha sonra bir DMS belge yönetim yazılımına kaydedilmelidir - veya yazılım bunu destekliyorsa veya otomatikleştiriyorsa, örneğin izleme yoluyla.
Düzenli güncellemeler alan ve bir veri yedekleme stratejisine sahip iyi bir yazılım kullanıyorsanız, cevap kritik olmayan belgeler için EVET'tir. Yasal olarak orijinali gerektirebilecek her şey de orijinalde tutulmalıdır. Örneğin, PaperOffice DMS, orijinal depolama konumunu belge özelliklerinde saklama seçeneğine sahiptir.
Dijital olarak çalışmak ve eski belgeleri yeni çağa getirmek, gelecekte inanılmaz miktarda zaman, para ve sinir tasarrufu sağlamak için en iyi anahtar yatırım olacaktır.
Dijitalleşmenin tüm avantajlarından yararlanmak için kendi BT uzmanınıza ihtiyacınız yoktur.
İhtiyacınız olan şey, tecrübesi sayesinde tam olarak ihtiyacınız olanı uygulayabilecek doğru ortağınızdır. Korkutmaktan kaçının ve gerçekten test etmeden süslü PowerPoint sunumları yerine test konumlarını seçin.
Deneyimler, hemen hemen her operasyonun, şirketin ve şirketin potansiyelini kullanmayan büyük bir fotokopi makinesine sahip olduğunu göstermiştir. Bu cihazlar toplu taramaları sever, ataşlara toleranslıdır ve tarayıcı yatırımı olmadan dijital bir başlangıcın temeli olabilir.
Acımasızca üreticilerin insafına kaldığınız DMS/ECM sistemleri ile maliyet tuzaklarından kaçının. Belgeleri öğretmek ve ayarları kendiniz yapmak gibi kendi yönetim seçenekleriniz söz konusu olduğunda herhangi bir taviz vermeyin. Yardıma ihtiyacınız olursa, üretici size yardımcı olmaktan mutluluk duyacaktır, ancak bağımsız kalın.
Prosedürler gelecekte tamamen aynı olacak, ancak tamamen otomatik olacaktır.
Fatura mı geliyor? İş akışı tetiklenir ve her şey tanımlanmış yoluna gider.
1000 klasörün tümünü mi aratıyorsunuz? Sorun değil, çünkü kendi Google'ınız var!
Doğru strateji ile analogdan dijital arşivlere dönüşüm pahalı bir süreç olmayacaktır. Her girişimci, bu adımın bir noktada, bugünden yarından daha iyi atılması gerektiğini anlamalıdır.
Burada gösterildiği gibi, doğru araçlarla değişim, yatırımların hızlı bir şekilde amortismana tabi tutulmasına yol açabilir ve gelecekteki süreçler için gereken maliyetleri ve zamanı önemli ölçüde azaltabilir.
Değişimin gerçekleşmesi gerekiyor.
PaperOffice ekibi 20 yıllık deneyimini paylaşmaktan ve sizi hatalardan korumaktan mutluluk duyar!
"Her bir kalem için en ucuz satın alma fiyatını belirlemek için yıllık finansal tablolar ve stoklar için kronolojik sonuçları süper hızlı bir şekilde elde etmek. Eskiden günler süren şey şimdi saatler içinde yapılabilir!"
Lars R. Ludewig
ViaCreative Zahntechnik GmbH'nin sahibi ve genel müdürü
