Her ne kadar doküman yönetiminin temel teknikleri kurumsal doküman kontrolünde onlarca yıldır kullanılmış ve yıllar içinde gelişmiş olsa da, bir doküman yönetim sistemine duyulan ihtiyaç ve uygulama avantajları hala hafife alınmaktadır.
Araştırmalar, çalışanların zamanlarının yüzde otuzuna kadarını şirkette gerekli belgeleri aramak için harcadıklarını göstermiştir. Ortalama olarak, çalışanlar sonuç olarak haftada birden fazla iş günü kaybederler. Daha da kötüye gidiyor, çünkü: Tüm vakaların% 70'inde arama başarısız oluyor. Belge yeniden oluşturulur ve iş arkadaşları artık belgelerin geçerli durumunu anlayamaz.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Ancak standart nedir, müşteri bir DMS'den ne bekleyebilir?
Bu yazıda sizlere elektronik veri yönetimi (doküman yönetim sistemi) kullanmanın avantajlarını göstereceğiz.
Bu, PaperOffice belge yönetim yazılımı kullanılarak noktadan noktaya açıklanabilir.
Faydalara girmeden önce, tanımı açıklayalım:
Doküman yönetim sistemi nedir?
Bir belge yönetim sistemi (DMS), bir kuruluş içindeki belge akışını depolamak, yönetmek ve denetlemek için kullanılır.
Bu, çok çeşitli endüstrilerden şirketlerin her gün önemli belgeler biriktirdiği anlamına gelir: dilekçeler, sözleşme belgeleri, taslaklar, dış mektuplar, araştırma, uzman görüşleri ve çok daha fazlası. Bunlar sadece posta yoluyla gelmez, birçok belge de e-posta ile gelir.
Kağıt belgeler, Windows dosyaları veya e-postalar gibi tüm bilgileri, çalışanların kolayca ve sorunsuz bir şekilde erişebileceği belge yönetim sisteminiz olan merkezi bir konumda düzenleyebilirsiniz.
Ekip çalışması ve belge paylaşımı için benzersiz işlevler ve dünya çapında benzersiz olan yenilikçi bir program arayüzü içerir.
Belge yönetim sistemleri, günümüz işletmeleri tarafından üretilen bilgi miktarı katlanarak arttıkça işletmeler için giderek daha önemli hale gelmektedir.
Bir doküman yönetim sisteminin, kısaca DMS'nin tanıtılması, belgelerinize net bir yapı getirmenize ve bilgi seli ile başa çıkmanıza yardımcı olur.
DMS ayrıca belge yönetim yazılımı anlamına gelir ve belgeleri, özellikle analogdan dijitale dönüştürmeyi içeren dijital belgeleri yönetmeyi amaçlamaktadır. PaperOffice DMS böyle bir yazılımdır.
Kamu veya işletme yönetimindeki iş süreçlerinin bir parçası olan muazzam miktarda dış ve iç belgenin yönetimi ve kontrolü bir zorluk haline gelmiştir. Bu, yönetimi kolaylaştıran belge yönetimi yazılımının tanıtımını teşvik eder.
DMS'nin piyasaya sürülmesi, idari süreçlerimizde çok önemli olan arama süresinde, elleçlemede ve maliyet tasarruflarında önemli düşüşler sağlar.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
DMS'nin kalbi
Gelişmiş bir belge yönetim sistemi, bilgilerin kolay ve kontrollü bir şekilde bulunmasını ve alınmasını sağlayacak şekilde saklandığı bir veritabanında "kalbine" sahiptir.
Veritabanı yerel olarak veya QNAP NAS veya Synology NAS gibi bir NAS sisteminde kurulabilir. Ancak bilgiyi yapılandırılmış bir şekilde depolayarak, denklemin sadece bir kısmına sahibiz.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Sistemi kontrol eden "beyin", belgeler ve süreçler arasında bağımlılıklar yaratmayı ve bu bilgileri esnek ve önceden tanımlanmış akışlara bağlamayı mümkün kılan iş akışı mantığıdır.
Bu kadar sofistike bir "iş akışının" uygulanmasında önemli bir adım, dijital formda mümkün olduğunca çok dokümantasyonun mevcut olmasıdır.
Dijitalleşme ve doküman yönetimi
Belge yönetim sistemleri hakkında konuştuğumuzda, unutmamalıyız: süreçlerin bir parçası olan bilgilerin dijitalleşme seviyesi ne kadar yüksek olursa, elde edebileceğimiz kontrol ve otomasyon seviyesi de o kadar yüksek olur. Dijitalleşmenin avantajları hakkında daha önce bir makale yazmıştık, buraya tıklayın.
İlk adımda hangi belgelerin süreçlerimize ait olduğunu, bunları doküman yönetim sistemimize nasıl entegre ettiğimizi ve hangi bilgilerin veri tabanınızdaki belgelerle birlikte ayıklanıp saklanacağını belirlersiniz. Bilgi dahil edildikten sonra, yaşam döngüsünü, diğer süreçlerle nasıl etkileşime gireceğini ve onu nasıl entegre edebileceğimizi tanımlarız.
Bilgi farklı kaynaklardan gelir
Büyük olasılıkla, farklı kaynaklardan ve farklı formatlardan gelen bilgilerle karşılaşacağız. Bazıları dijital formda, dosyalarda veya veritabanlarında saklanır ve bazıları basılı belgeler şeklindedir.
Pdf, doc vb. formattaki dijital dokümanlarla ne yapıyoruz? Burada süreç çok basit.
Dijital belgeyi PaperOffice arabirimine sürükleyin. Veya belgeler alındıktan sonra Windows klasörlerinizin kolayca izlenmesini sağlayın.
Bahşiş
Bu arada, YouTube'da bu süreci anlaşılabilir bir şekilde açıklayan " Belgelerin dizin izleme ve toplu arşivlenmesi" konusunda bir video var:
Kağıt formundaki belgeler, entegre tarayıcı sayesinde kolayca taranabilir ve dijital formata dönüştürülebilir.
Bahşiş
"Kağıt belgelerin tarayıcıdan tam otomatik arşivlenmesi" konusunda, YouTube'da bu süreci basit ve anlaşılır bir şekilde açıklayan bir video da var:
Optik Karakter Tanıma programı (OCR = Optik Karakter Tanıma) sayesinde şimdiden önemli bir adım attık. Bir tarayıcı veya başka bir sayısallaştırıcı cihaz kullanarak, belgeyi yalnızca bir görüntüye dönüştürmekle kalmaz, aynı zamanda içeriğini elektronik olarak "okuyabiliriz".
Saf OCR metni veritabanına dahil edilmekle kalmaz, PIA adı verilen yapay zeka (AI) sayesinde otomasyon manuel veya otomatik olarak belirtilebilir.
Hangi belge alanlarının otomatik olarak okunması gerektiğini tanımak ve tanımlamak için sistemi bu şekilde kullanırız. Fatura numarası, tarih, ürünler, tutarlar vb. Bu doğrultuda gerekli tüm bilgilere doküman yönetim sistemimizde sahibiz.
OCR aracılığıyla bilgilerin dijitalleştirilmesi, çok çeşitli belgelerin süreçlerin ve iş akışlarının yönetimine entegre edilmesini kolaylaştırır.
