Tarayıcılar ve belge yönetimi: yararları ve kullanımları

Dünyadaki çoğu ofiste bir ikilem var. Bir yandan bireysel ve ağ bilgisayarlarının bulunduğu dijital alan, diğer yandan kağıt biçiminde belgeler. Bu bazen kaosa neden olur ve her şeyden önce zaman kaybedilir. İçerik aramak için harcanan zaman.

Paperless work through digital processes

McKinsey tarafından hazırlanan uluslararası bir rapora göre, ofis çalışanları günde 1,8 saatlerini bilgi aramak ve toplamak için harcıyorlar, bu da haftada ortalama 9,3 saat.

Muhasebeciler, sekreterler, alıcılar, memurlar, sevkiyatçılar ve diğer birçok meslek grubu her gün idari süreçleri işlemekle meşguldür. Bir çalışanın işi genellikle diğerininkine bağlıdır.

Artık her şirket, tarama işlevini de destekleyen çok işlevli bir cihaza sahiptir. Ancak birçokları için, bir belge yönetim sisteminin terimi ve kullanımı hala bilinmemektedir.

Mevcut makalede, tarayıcınızla birlikte bir belge yönetim sistemi kullanmaya değer olduğunu açıklıyoruz. Ofisinizi kağıtsız ve dijital hale getirmenizi sağlayacak ve şirketinizin ana işinin verimliliğini artırmak için nasıl kullanabileceğinizi size en az 15 neden vereceğiz.

Bunun nedenlerine girmeden önce, soruyu cevaplayalım:

DMS'yi şirkette ne işe yarar?

Faturalar, konşimentolar, beraberindeki mektuplar, gönderiler veya yeni cihazlar için kullanım talimatları ve ilgili garanti sertifikaları, sadece birkaç örnek vermek gerekirse? Dijitalleşmeleri genellikle uzun zamandır geliyor, çünkü personel ve zaman eksikliği var. Sonuç olarak, analog dağ büyür.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Bir DMS ve ihtiyaçlarınıza uygun tarayıcı ile ikiliği ve gereksiz zaman kaybını kontrol altına alabilirsiniz.

DMS ayrıca belge yönetim yazılımı anlamına gelir ve belgeleri, özellikle analogdan dijitale dönüştürmeyi içeren dijital belgeleri yönetmeyi amaçlamaktadır. PaperOffice DMS böyle bir yazılımdır.

Çünkü PaperOffice DMS, analog kağıdın oluştuğu yerde dijital içerik haline gelmesini mümkün kılar.

Akıllıca yapılandırılmış dizin oluşturma, bir anahtar sözcük girerek her belgeyi doğru işleme atar. PaperOffice'teki kendi arama motoruyla, tüm belgeler daha sonra bulunabilir ve çağrılabilir. Gereksinimlere bağlı olarak, kaydedilen mektuplar uyumlu Office yazılımıyla işlenebilmeleri için OCR metin tanıma kullanılarak dönüştürülür.

İhtiyacın farkındaydık, ancak:

Kağıtsız bir ofisin avantajları nelerdir?

Günümüz dünyasında, çalışanlar çok sayıda farklı belgeyle ilgilenmektedir: mektuplar veya sözleşmeler gibi orijinal kağıt belgeler, PDF'ler ve dosyalar ve e-postalar gibi elektronik belgeler.

Birçok şirkette bu belgeler kopyalanır, yazdırılır, iletilir, dağıtılır ve farklı yerlerde dosyalanır. Önemli bilgilerin aranması giderek zorlaşıyor ve ekonomik olmayan iş akışlarına ve aşırı yüklü çalışanlara yol açıyor. Doküman yönetim sistemlerine duyulan ihtiyacın açıklandığı ve bunları kullanmanın avantajlarının listelendiği ayrıntılı bir makalemiz var.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Bununla birlikte, çalışanlarınız ofislerde veya tüm şirkette kağıt tüketimini ortadan kaldırmaya veya en azından azaltmaya başlarsa, süreçleri de iyileştirecek, verileri dijitalleştirerek verimliliği artıracak, kağıtsız yöntemler kullanacak ve böylece maliyetleri düşüreceksiniz.

Diğer birçok avantaj ve yön, " Kağıtsız bir ofiste uygulama" konulu ayrıntılı bir makalede tartışılmıştır.

Mükemmel işbirliği için hangi tarayıcılar uygundur?

Örneğin, Brother veya Konica Minolta ve diğer üreticilerin cihazları (MFP) gibi.

Yazıcı, tarayıcı ve fotokopi makinesi hepsi bir arada: Taranan belgeler, bu merkezi aygıtlar aracılığıyla merkezi dizine veya örneğin PaperOffice tarafından izlenen Outlook'unuzdaki bir posta kutusuna e-posta olarak "postaya doğrudan tarama" yoluyla gider ve böylece otomatik olarak belge yönetim yazılımına girer.

Veya özel PaperOffice adresinizi, taranan dosyalarınızın depolama konumu olarak DropMail e-posta adresi olarak adlandırılan tarayıcınıza entegre edin. PaperOffice tüm dosyaları e-posta ile kolayca arşivler.

Kağıt belgeleri normal şekilde taramak isteyenler için, PaperOffice'te varsayılan olarak entegre edilmiş "ScanConnect" modülü idealdir. Çünkü bu, entegre bir tarama ünitesine sahip her tarayıcıyı, çok işlevli cihazı veya büyük kapasiteli fotokopi makinesini destekler ve kullanımı çok kolaydır.

Bununla birlikte, kağıt belgelerinizin PaperOffice'e nasıl ulaştığı önemli değildir, çünkü otomatik OCR metin tanıma özelliği sayesinde, taranan tüm belgelerinizin içeriği tanınır.

Kağıttan ne yapılırsa yapılsın, yapay zeka tabanlı optimizasyon sayesinde yüksek hassasiyetle taranır ve kaydedilir.

Belgeler kaydedilir kaydedilmez, içerikleri ham metin ayrıştırma kullanılarak dizine eklenir. Basitçe söylemek gerekirse, içerik kelime kelime özel bir kayıt defterine yazılır, algoritma tek tek kelimeleri bir kelime kombinasyonunda tanır ve aynı şekilde kaydeder.

Dijitalleşme ve doküman yönetimi

Belge yönetim sistemleri hakkında konuştuğumuzda, unutmamalıyız: süreçlerin bir parçası olan bilgilerin dijitalleşme seviyesi ne kadar yüksek olursa, elde edebileceğimiz kontrol ve otomasyon seviyesi de o kadar yüksek olur. Dijitalleşmenin avantajları hakkında daha önce bir makale yazmıştık, buraya tıklayın.

İlk adımda hangi belgelerin süreçlerimize ait olduğunu, bunları doküman yönetim sistemimize nasıl entegre ettiğimizi ve hangi bilgilerin veri tabanınızdaki belgelerle birlikte ayıklanıp saklanacağını belirlersiniz. Bilgi dahil edildikten sonra, yaşam döngüsünü, diğer süreçlerle nasıl etkileşime gireceğini ve onu nasıl entegre edebileceğimizi tanımlarız.

Bilgi farklı kaynaklardan gelir

Büyük olasılıkla, farklı kaynaklardan ve farklı formatlardan gelen bilgilerle karşılaşacağız. Bazıları dijital formda, dosyalarda veya veritabanlarında saklanır ve bazıları basılı belgeler şeklindedir.

Pdf, doc vb. formattaki dijital dokümanlarla ne yapıyoruz? Burada süreç çok basit.

Dijital belgeyi PaperOffice arabirimine sürükleyin. Veya belgeler alındıktan sonra Windows klasörlerinizin kolayca izlenmesini sağlayın.

Kağıt formundaki belgeler, entegre tarayıcı sayesinde kolayca taranabilir ve dijital formata dönüştürülebilir.

Optik Karakter Tanıma programı (OCR = Optik Karakter Tanıma) sayesinde şimdiden önemli bir adım attık. Bir tarayıcı veya başka bir sayısallaştırıcı cihaz kullanarak, belgeyi yalnızca bir görüntüye dönüştürmekle kalmaz, aynı zamanda içeriğini elektronik olarak "okuyabiliriz".

Saf OCR metni veritabanına dahil edilmekle kalmaz, PIA adı verilen yapay zeka (AI) sayesinde otomasyon manuel veya otomatik olarak belirtilebilir.

Hangi belge alanlarının otomatik olarak okunması gerektiğini tanımak ve tanımlamak için sistemi bu şekilde kullanırız. Fatura numarası, tarih, ürünler, tutarlar vb. Bu doğrultuda gerekli tüm bilgilere doküman yönetim sistemimizde sahibiz.

OCR aracılığıyla bilgilerin dijitalleştirilmesi, çok çeşitli belgelerin süreçlerin ve iş akışlarının yönetimine entegre edilmesini kolaylaştırır.

Her şey kulağa hoş geliyor, ancak tarayıcıdan toplu arşivleme nasıl yapılır?

PaperOffice DMS, metin tanıma, yapay zeka entegrasyonu ve anahtar sözcüklerle ilgili en önemli özellikler için tarayıcınızdan toplu arşivlemeyi de dikkate almıştır.

ScanConnect modülü yalnızca tarayıcınız ile PaperOffice DMS arasında doğrudan bir bağlantı sağlamakla kalmaz. ScanConnect, manuel taramalar için güçlü bir tarayıcı aracıdır ve toplu tarama konusunda size yardımcı olacak diğer ilginç özellikleri gizler.

Önce tüm belge sayfalarını tarama için hazırlayın ve ardından ayırıcı sayfaları ayırmak istediğiniz tek tek belgeler arasına yerleştirin.

PaperOffice ayırıcı sayfaları tanır ve belgeleri tek tek kaydeder.

Tarayıcınızı PaperOffice DMS ile birlikte kullanmak için 15 neden

• Sebep 1 - PaperOffice DMS'de belgeleri hızlı bir şekilde bulun

  Tam metin indeksleme ve Google Benzeri arama: PaperOffice DMS gibi bir doküman yönetim sisteminde, taranan dokümanlarınızı, makbuzlarınızı ve bilgilerinizi saniyeler içinde bulabilirsiniz. Bu mümkündür, çünkü belgeleriniz depolandıkları anda tam metin tanıma ile analiz edilir ve dizine eklenir.

  Google'da olduğu gibi bir arama terimi girmeniz yeterlidir ve PaperOffice tüm sonuçları listeler. Evet, tıpkı Google'da olduğu gibi: Çünkü entegre arama motorunu, tam metin aramasını ve ek filtre işlevlerini kullanarak herhangi bir dokümanın herhangi bir metin içeriğini saniyeler içinde bulabilirsiniz.

  PaperOffice'te anahtar kelime aramasından bir daha asla vazgeçmek istemeyeceksiniz ve arama filtresiyle, ne kadar ayrıntılı olursa olsun, e-posta göndermek, Excel'e veya dosya sistemine dışa aktarmak da dahil olmak üzere her belgeyi bulacaksınız!

• Neden 2 – Kağıt belgeleri otomatik olarak sürümlendirme

  PaperOffice, değiştirilen her belgeyi otomatik olarak sürümlere ayırır, bir gölge kopya oluşturur ve istediğiniz sürümü istediğiniz zaman tekrar açabilmeniz için ayrı olarak kaydeder.

  Entegre VersionControl sayesinde, her belge değişikliği tanınır ve yeni bir belge sürümü olarak gölge kopya olarak kaydedilir. Her sürümü bağımsız olarak açabilir, dışa aktarabilir ve düzenleyebilirsiniz.

• Neden 3 – Birden fazla belgenin toplu taramaları için separatörler

  Ayrılması gereken her belgenin önüne bir PaperOffice ayırıcı sayfası yerleştirmeniz yeterlidir. PaperOffice, tarama işlemi sırasında ayırıcı sayfaları tanır ve belgeleri ayrı ayrı kaydeder.

• Sebep 4 – Tarayıcıdan doğrudan dosyalama için akıllı ayırıcı sayfalar

  PaperOffice size herhangi bir müdahale olmadan tam otomatik dosyalamaya manuel dosyalama seçeneği sunar. Tüm alanlar otomatik olarak doldurulur ve hatta depolama yolu tarihe bağlı olarak dinamik olarak oluşturulabilir ve kullanılabilir.

• Neden 5 – Ayırıcı sayfalarda XML / JSON özellikli QR kodları

  XML/JSON özellikli QR kodlarını anahtar sözcüklerle birlikte ayırıcı sayfalarda depolayın ve belge yığınınızı tarayın - PaperOffice, ayırıcı sayfaları ve QR kodlarını XML/JSON komutlarınızla tanır ve depolandıklarında belgeleri anahtar sözcüklerle kullanır.

  Bu şekilde, tek tek ayırıcı sayfaları, örneğin "fatura" ve toplu taramanız için özel bir depolama konumu gibi bir belge türüyle kaydedebilir ve böylece tarama dosyalarınızı hedeflenen bir şekilde kaydedebilirsiniz.

• Neden 6 - Klasör Dizinini Tara

  Fotokopi makineniz taramaları belirli bir klasörde saklayabilir mi? Harika, sadece bu klasörü izleyin ve saniyeler içinde tam otomatik dosyalama olacak!

  PaperOffice'in herhangi bir klasörü otomatik olarak izlemesini sağlayın. Bu klasörde yeni dosyalar göründüğü anda, spesifikasyonlarınıza göre arşivlenir ve tamamen özerk olarak işlenir.

• Neden 7 - Dizin izleyicileri için dosyalama kuralları ayarlama

  Kağıt belgeleri taradıktan sonra otomatik olarak yakalamak, aynı zamanda bunları en küçük ayrıntısına kadar otomatik olarak etiketlemek ister misiniz? Önce tüm belgeleri bir klasöre tarayın, ardından dizin izlemeyi ayarlayın. Ardından, klasörde bir şey olur olmaz belirli bir dosyalama maskesinin kullanılacağını belirtin.

  İzlemeye ek olarak, ad, depolama konumu, belge türü vb. gibi ilgili tüm bilgileri de belirtebilirsiniz. PaperOffice sizin için tüm dosyalama ile ilgilenir.

• Sebep 8 – Manuel taramalar için güçlü tarayıcı aracı

  Tek sayfalar, toplu taramalar veya fotoğraf taramaları: Kağıttan ne yapılırsa yapılsın, yapay zeka tabanlı optimizasyon sayesinde yüksek hassasiyetle taranır ve kaydedilir.

  Entegre ScanConnect, entegre bir tarama ünitesine sahip her tarayıcıyı, çok işlevli cihazı veya büyük kapasiteli fotokopi makinesini destekler ve kullanımı çok kolaydır.

• Sebep 9 – Scan2Folder desteği

  Tarayıcınız bir WIA veya TWAIN tarayıcısı değilse, PaperOffice Scan2Folder seçeneğini sunar. Taranan belgeleri PaperOffice tarafından izlenen bir klasöre kaydedin.

• Sebep 10 - 100'den fazla dilde analog belgelerin OCR metin tanıma

  PaperOffice, Kiril ve Asya karakter kümeleri de dahil olmak üzere 100'den fazla dildeki analog metni güvenilir bir şekilde dönüştürür.

  Uluslararası belgeler şirketinizde bu şekilde taranabilir - PaperOffice DMS dili tanır ve metin tanıma işlemini gerçekleştirir. Bu, veritabanınızdaki belgeyi aramanıza ve saniyeler içinde bulmanıza olanak tanır.

• Neden 11 – Uzun süreli arşivleme için PDF/A'ya otomatik dönüştürme
  Kağıt belgeler otomatik olarak yasal olarak geçerli ISO standardı 19005 PDF/A'ya kaydedilir. PDF/A-1 formatı, 2 seviyeden oluşan en kısıtlayıcı formattır: görsel tekrarlanabilirlik için PDF/A-1b ve Unicode eşleme ve içerik yapılandırması için PDF/A-1a.
• Neden 12 – Bulut dağıtılmadı ve/veya gerekli değil

  PaperOffice, Synology veya QNAP gibi yerel olarak veya NAS'ınızda kullandığınız veritabanlarına dayanır. Bu şekilde, belgelerinizle ilgili gerçekleştirilen küçük resimler ve metin tanıma gibi tüm bilgilerin yanı sıra diğer anahtar sözcükler de veritabanınızda depolanır.

  Bu şekilde, veriler üçüncü taraf bulut sağlayıcılarına girmez ve veri depolama için aylık maliyet ödemeniz gerekmez.

• Neden 13 – GDPR ve GOBD depolama

  PaperOffice ile sayfaları kaldırmanız, döndürmeniz veya alanları karartmanız fark etmeksizin - mükemmel dosyalama için her şey GOBD'ye göre denetime dayanıklı bir şekilde versiyonlanır.

  PaperOffice, değiştirilen her belgeyi otomatik olarak sürümlere ayırır, bir gölge kopya oluşturur ve istediğiniz sürümü istediğiniz zaman tekrar açabilmeniz için ayrı olarak kaydeder.

• Sebep 14 – QR kodu ile dijital belgeleri çağırın (kamera taraması)

  PaperOffice QR Kodlarının kullanımı, aynı QR Kodunu içeren önceden arşivlenmiş ve değiştirilmiş kağıt belgelerin otomatik olarak versiyonlanması gibi mükemmel olasılıkların kapılarını açar.

  QR kodu kullanarak PaperOffice'teki belgeleri de kolayca arayabilirsiniz - QR kodu aramasını açın ve PaperOffice'te görüntülemek için PaperOffice belgesinin QR kodunu web kamerasında tutun.

• Sebep 15 - Para için rakipsiz değer

  PaperOffice satın alma lisansları, takip masrafları olmadan ve isteğe bağlı PaperOffice PLUS ile tüm takip güncellemeleri, yeni yıllık sürümler ve telefon ve Teamviewer aracılığıyla herhangi bir kötü sürpriz olmadan hesaplanabilir sabit bir fiyata ücretsiz kişisel destek ile ömür boyu geçerliliğe sahiptir.

  Bunlar, tarayıcınızı bir belge yönetim sistemiyle kullanmanız için yalnızca 15 nedendi. Yukarıda listelenenlere ek olarak, PaperOffice size daha birçok neden sunar: yaşam döngülerinin yönetimi (saklama süreleri), erişimin günlüğe kaydedilmesi, yetkisiz erişim ve şifrelemeye karşı koruma, Outlook / Office'te sezgisel entegrasyon, belgelerin dizine eklenmesi (meta veriler), iş akışı çözümleri ve çok daha fazlası.

  Sitemize gidip "PaperOffice ne yapabilir" seçeneğine giderek özellikleri görebilirsiniz.

Belgelerin taranması ve DMS'de arşivlenmesi şirketlere çok büyük avantajlar sunar. Belgeleri içeren tüm süreçler optimize edilir. Veri koruması ve veri güvenliği garanti altındadır.

Kağıtsız ofis çalışanları rahatlatır. Çok fazla arama çabası ve maliyetinden tasarruf edersiniz. Ve idari süreçlerinizin yasal kesinliğini geliştirirsiniz.

Birçok şirket için PaperOffice DMS, dijitalleşmeye doğru atılan ilk adımdır. Belgeleri tarayarak ve dijital olarak arşivleyerek, orijinalin dijital bir kopyasından çok daha fazlasını oluşturursunuz. Tarama, yapılandırılmamış bilgileri yapılandırılmış verilere dönüştürür.

Bu hatadan kaçındığınızdan emin olun

Büyük şirketler uzun zamandır analog belgeleri tam zamanlı olarak dönüştürme konusuyla ilgilenen dijitalleştirme görevlileri atamış olsalar da, küçük ve orta ölçekli şirketler, özellikle uygun mesleki nitelikler gerektiğinden, genellikle insan kaynaklarından yoksundur.
Bununla birlikte, bu yaygın bir hatadır ve kötü yatırımlara yol açar, çünkü birçok üretici bu cehaletten yararlanır.

Ara sonuç

Bir BT uzmanına veya eğitimli bir kütüphaneciye ihtiyacınız yok!

Gerçekten ihtiyacınız olan tek şey

• doğru yazılım
• güvenilir BT ortağı
• ilgili donanım

Bazen donanım genellikle zaten oradadır, eskisinden daha fazla potansiyele sahiptir ve hemen kullanılabilir.

Bahşiş

Bu arada, dijitalleşmenin veya dijital fatura işlemenin avantajlarını bildiren "Dijital fatura işleme" konusunda özel bir makale var:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide