Numérisation et gestion des documents
Lorsqu'on parle de systèmes de gestion de documents, il ne faut pas oublier : plus le degré de numérisation des informations faisant partie des processus est élevé, plus le degré de contrôle et d'automatisation qui peut être atteint est élevé.
Dans la première étape, il est déterminé quels documents appartiennent aux processus, comment ces documents peuvent être intégrés dans le système de gestion de documents et quelles informations doivent être extraites et enregistrées avec les documents dans la base de données.
Une fois l'information incluse, son cycle de vie est défini, comment elle interagit avec d'autres processus et comment elle peut être intégrée.
Très probablement, il y aura également des informations provenant de différentes sources et dans différents formats. Certains d'entre eux sous forme numérique, stockés dans des fichiers ou des bases de données et d'autres sous forme de documents imprimés.
Lorsque les informations proviennent d'autres bases de données ou sont au format XML, il est facile de les interroger et de les extraire, mais. Que deviennent les documents numériques au format pdf, doc, etc. ? Ce sera un peu plus complexe, mais son contenu peut être accessible de différentes manières, par exemple avec certains programmes, en accédant directement au fichier ou en l'envoyant à l'impression et en extrayant les informations via le spool d'impression (file d'attente).
C'est un peu plus compliqué lorsque le document se présente sous forme papier, comme un bon de livraison ou une facture. Mais lorsque la solution comprend un programme sophistiqué de reconnaissance optique de caractères (OCR), une étape importante a déjà été franchie.
Scanner et système de gestion de documents
Avec un scanner ou un autre appareil de numérisation, le document n'est pas seulement converti en image, mais son contenu peut également être "lu" électroniquement.
Si le système peut maintenant être utilisé pour reconnaître et définir quelles informations de document est séparément dans le Les informations du système de gestion de documents sont complètes.
Les documents analogiques sont numérisés avec PaperOffice DMS et enregistrés à la fois sous forme de photo et de texte converti à l'aide du logiciel OCR.
La numérisation des informations via OCR facilite l'intégration d'une grande variété de documents dans la gestion des processus et des workflows.
Comment bénéficier du système de gestion de documents PaperOffice
Le système de gestion de documents de PaperOffice est comme un talent à tout faire, car en plus de l'archivage général des documents, de nombreuses autres fonctions relatives aux documents et aux informations associées sont intégrées, comme certaines d'entre elles :
- Accédez à vos informations à tout moment, n'importe où
Toutes les données sont stockées en toute sécurité avec vous et non dans un cloud.
Restez indépendant en gérant vous-même toutes vos données plutôt que dans un cloud tiers avec des frais de suivi.
PaperOffice prend en charge tous les appareils tels que les PC locaux, les NAS QNAP, les NAS Synology, les serveurs Windows ou Linux et les services Web tels qu'AWS ou Azure.
Vous bénéficiez de tous les avantages d'un cloud mais en utilisant votre propre serveur de base de données. Vous pouvez accéder à votre base de données PaperOffice cryptée et sécurisée depuis n'importe quel autre PC dans le monde.
En savoir plus.
- Rechercher et trouver des documents
PaperOffice indexe simplement tout, qu'il s'agisse de documents numérisés ou de fichiers. Le contenu du texte est stocké en toute sécurité dans la base de données sans votre intervention. Ainsi, vous pouvez facilement rechercher n'importe quel extrait de mot, montant et mot-clé en quelques secondes et trouver les entrées correspondantes.
En savoir plus sur la recherche intégrée.
Recherche rapide et avancée
- Entièrement automatisable
La surveillance librement définissable stocke automatiquement tous les documents selon vos spécifications.
Non seulement des répertoires entiers peuvent être surveillés, mais également des comptes de messagerie, des dossiers Outlook et même des formulaires Web.
En savoir plus sur l'automatisation de la surveillance.
Automatisation et surveillance
- Archivage des documents conforme à la loi et à l'épreuve des audits
Chaque entreprise est tenue de conserver les documents fiscaux pour le bureau des impôts.
Le défi consiste à archiver le nombre croissant de documents numériques et papier comme l'exige le GoBD : dans le format d'origine et non modifiable.
PaperOffice DMS rend cela possible, découvrez comment :
Conformité légale archivage
- Automatiser les workflows
Comme déjà mentionné, il est essentiel pour une gestion avancée des documents d'avoir toutes les informations sous une forme numérique et structurée dans une base de données. Cela vous permet de trouver facilement les documents et de définir les règles sur qui peut accéder, modifier et supprimer/archiver vos informations sur un site Web central.
L'un des piliers de la solution de gestion de documents PaperOffice est le moteur de flux de travail complet. Cela vous permet de spécifier chaque étape d'un processus métier avec ses activités et dépendances associées, ainsi que les départements et rôles impliqués. Mais vous pouvez également définir des notifications automatiques qui sont activées en fonction des activités et des événements qui se produisent tout au long du processus.
Tout cela réduit non seulement le temps passé à gérer les tâches, mais minimise également la probabilité d'oublis et d'erreurs dans le processus.
PaperOffice vous aide à automatiser tous vos processus de travail, cartographie numériquement l'ensemble des processus de travail, afin que vous restiez toujours informé.
Vous avez toujours une vue d'ensemble des tâches et des processus grâce à des flux de travail qui vous aident à automatiser votre travail quotidien.
Définissez le flux de travail souhaité avec une date d'échéance, liez-le aux décisions et tâches possibles, et de l'activation, PaperOffice s'occupe de tout le reste jusqu'à l'achèvement.
Cela vous permet de vous conformer facilement aux politiques de l'entreprise et aux exigences légales.
En savoir plus sur l'automatisation des flux de travail :
Flux de travail
Et bien d'autres fonctionnalités.
Travailler avec et gérer des documents peut être à la fois simple, sûr et efficace.
