The PaperOffice Insider Newsletter
The PaperOffice Insider Newsletter
We want to be friends

Highest possible discount offers

Exclusive insider news

Free bonus upgrades

Highest possible discount offers

Exclusive insider news

Free bonus upgrades

Friendship Trust Word of Honour
We will never give your email address to anyone else and every email includes a one-click unsubscribe link.

Izmaksu samazināšana, izmantojot digitālo transformāciju


Papīra dokumentu digitalizācija vai digitālā transformācija ir jūsu uzņēmuma efektivitātes un panākumu priekšnoteikums. Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.

Profi-Tipp

Pašreizējā rakstā mēs vispirms vēlamies izskaidrot dokumentu pārvaldības sistēmas definīciju un pievērsties analogo un digitālo dokumentu digitalizācijai, kā arī parādīt elektroniskās dokumentu pārvaldības (DMS) izmantošanas priekšrocības saistītajos biznesa procesos, veidojot, pārvaldot, eksportējot un pārbaudot dokumentus.

Lai gan dokumentu pārvaldības pamatmetodes ir izmantotas korporatīvo dokumentu kontrolē gadu desmitiem ilgi un gadu gaitā ir attīstījušās, nepieciešamība pēc dokumentu pārvaldības sistēmas un tās piemērošanas priekšrocības joprojām ir nepietiekami novērtētas.

Pētījumi liecina, ka darbinieki pavada līdz pat trīsdesmit procentiem sava laika, meklējot nepieciešamos dokumentus uzņēmumā. Tā rezultātā darbinieki vidēji zaudē vairāk nekā vienu darba dienu nedēļā. Tas kļūst vēl sliktāk, jo: 70% gadījumu meklēšana ir neveiksmīga. Dokuments tiek izveidots no jauna, un kolēģi vairs nevar saprast dokumentu pašreizējo statusu.

PaperOffice employee holds a tablet in her hands
Advantages of electronic data management (document management DMS)

Bet kāds ir standarts, ko klients var sagaidīt no DMS?

Pašreizējā rakstā mēs parādīsim elektroniskās datu pārvaldības (dokumentu pārvaldības sistēmas) izmantošanas priekšrocības.

To var izskaidrot pa punktiem, izmantojot PaperOffice dokumentu pārvaldības programmatūru.

Pirms mēs nonākam pie ieguvumiem, paskaidrosim definīciju:

Kas ir dokumentu pārvaldības sistēma?

Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) tiek izmantota, lai glabātu, pārvaldītu un kontrolētu dokumentu plūsmu organizācijā.

Tas nozīmē, ka uzņēmumi no visdažādākajām nozarēm katru dienu uzkrāj svarīgus dokumentus: procesuālos rakstus, līguma dokumentus, melnrakstus, ārējās vēstules, pētījumus, ekspertu atzinumus un daudz ko citu. Tie tiek saņemti ne tikai pa pastu, bet arī daudzi dokumenti nonāk pa e-pastu.

Visu informāciju, piemēram, papīra dokumentus, Windows failus vai e-pasta ziņojumus, varat organizēt centrālā atrašanās vietā, savā dokumentu pārvaldības sistēmā, kurai darbinieki var viegli un bez problēmām piekļūt.

Ieskaitot unikālas funkcijas komandas darbam un dokumentu koplietošanai, kā arī novatorisku programmas saskarni, kas ir unikāla visā pasaulē.

Dokumentu pārvaldības sistēmas kļūst arvien svarīgākas uzņēmumiem, jo mūsdienu uzņēmumu radītās informācijas apjoms pieaug eksponenciāli.

Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana, īsi sakot, DMS, arī palīdz jums ieviest skaidru struktūru jūsu dokumentos un tikt galā ar informācijas plūdiem.

DMS apzīmē arī dokumentu pārvaldības programmatūru, un tā ir paredzēta dokumentu, īpaši digitālo dokumentu, pārvaldībai, kas ietver konvertēšanu no analogā uz digitālo. PaperOffice DMS ir šāda programmatūra.

To ārējo un iekšējo dokumentu milzīgā apjoma pārvaldība un kontrole, kas ir daļa no uzņēmējdarbības procesiem valsts vai uzņēmējdarbības pārvaldē, ir kļuvusi par izaicinājumu. Tas veicina dokumentu pārvaldības programmatūras ieviešanu, kas atvieglo pārvaldību.

DMS ieviešana nodrošina ievērojamu meklēšanas laika, apstrādes un izmaksu ietaupījumu samazinājumu, kas ir ļoti svarīgi mūsu administratīvajos procesos.

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

DMS sirds

Uzlabotai dokumentu pārvaldības sistēmai ir sava "sirds" datu bāzē, kur informācija tiek glabāta tādā veidā, kas ļauj to viegli un kontrolēti atrast un izgūt.

Datu bāzi var iestatīt lokāli vai NAS sistēmā, piemēram, QNAP NAS vai Synology NAS. Bet, uzglabājot informāciju strukturētā veidā, mums ir tikai daļa no vienādojuma.

QNAP and Synology NAS devices are on the table as data storage with PaperOffice DMS
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Smadzenes", kas kontrolē sistēmu, ir darbplūsmas loģika, kas ļauj izveidot atkarības starp dokumentiem un procesiem un saistīt šo informāciju elastīgās un iepriekš noteiktās plūsmās.

Būtisks solis šādas sarežģītas "darbplūsmas" īstenošanā ir tas, ka pēc iespējas vairāk dokumentācijas ir pieejams digitālā formā.

Digitalizācija un dokumentu pārvaldība

Kad mēs runājam par dokumentu pārvaldības sistēmām, mēs nedrīkstam aizmirst: jo augstāks ir informācijas digitalizācijas līmenis, kas ir daļa no procesiem, jo augstāks ir kontroles un automatizācijas līmenis, ko mēs varam sasniegt. Mēs jau esam uzrakstījuši rakstu par digitalizācijas priekšrocībām, noklikšķiniet šeit.

Pirmajā solī jūs nosakāt, kuri dokumenti pieder mūsu procesiem, kā mēs tos integrējam savā dokumentu pārvaldības sistēmā un kura informācija ir jāizgūst un jāglabā kopā ar dokumentiem jūsu datu bāzē. Kad informācija ir iekļauta, mēs definējam tās dzīves ciklu, kā tā mijiedarbosies ar citiem procesiem un kā mēs to varam integrēt.

Informācija nāk no dažādiem avotiem

Visticamāk, mēs sastapsimies ar informāciju, kas nāk no dažādiem avotiem un dažādos formātos. Daži no tiem digitālā formā, saglabāti failos vai datu bāzēs, bet daži - drukātu dokumentu veidā.

Ko mēs darām ar digitālajiem dokumentiem pdf, doc u.c. formātā? Šeit process ir ļoti vienkāršs.

Velciet cipardokumentu uz papīraoffice interfeisu. Vai arī pēc dokumentu saņemšanas jūsu Windows mapes ir viegli pārraugāmas.

Padoms

Starp citu, vietnē YouTube ir video par tēmu "Direktoriju uzraudzība un dokumentu lielapjoma arhivēšana" , kas saprotamā veidā izskaidro šo procesu:

Dokumentus papīra formātā var viegli skenēt un pārvērst digitālā formātā, pateicoties integrētajam skenerim.

Padoms

Par tēmu "Pilnībā automatizēta papīra dokumentu arhivēšana no skenera" vietnē YouTube ir arī video, kas vienkāršo un saprotamā veidā izskaidro šo procesu:

Pateicoties optisko rakstzīmju atpazīšanas programmai (OCR = optiskā rakstzīmju atpazīšana), mēs jau esam spēruši svarīgu soli. Izmantojot skeneri vai citu digitalizējošu ierīci, mēs ne tikai pārveidojam dokumentu par attēlu, bet arī varam "nolasīt" tā saturu elektroniski.

Datu bāzē ir iekļauts ne tikai tīrs OCR teksts, pateicoties mākslīgajam intelektam (AI), ko sauc par PIA, automatizāciju var norādīt vai nu manuāli, vai automātiski.

Tādā veidā mēs izmantojam sistēmu, lai atpazītu un definētu, kuri dokumentu apgabali ir jānolasa automātiski. Piemēram, rēķina numurs, datums, produkti, summas utt. Attiecīgi mūsu dokumentu pārvaldības sistēmā ir visa nepieciešamā informācija.

Informācijas digitalizācija, izmantojot OCR, atvieglo visdažādākās dokumentācijas integrēšanu procesu un darbplūsmu pārvaldībā.

Saturu

Darbplūsma un dokumentu pārvaldība

Kā jau minēts, ir svarīgi, lai uzlabotā dokumentu pārvaldībā visa informācija digitālā un strukturētā veidā būtu datubāzē. Tātad jūs varat meklēt visus dokumentus, kas saglabāti PaperOffice, piemēram, google. Varat arī iestatīt noteikumus par to, kurš var piekļūt jūsu informācijai, to modificēt un dzēst/arhivēt.

PaperOffice interface with workflow module
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Bet mēs vēlamies iet vēl tālāk un racionalizēt mūsu biznesa procesus. Viens no mūsu dokumentu pārvaldības risinājuma pīlāriem ir darbplūsmas dzinējs. Tas ļauj mums norādīt katru biznesa procesa soli ar ar to saistītajām darbībām un atkarībām, kā arī iesaistītos departamentus un lomas.

Mēs varam arī definēt automātiskos paziņojumus, kas tiks aktivizēti atkarībā no darbībām un notikumiem, kas notiek visā procesā.

Tas viss ne tikai samazina laiku, kas pavadīts, pārvaldot uzdevumus, bet arī samazina aizmāršības un kļūdu iespējamību procesā.

Elektroniskās datu arhivēšanas pievienotā vērtība un priekšrocības

Šeit ir daži no izcilākajiem ieguvumiem, ieviešot dokumentu pārvaldības sistēmu:

  • Pieejamība: Glabājot un pārvaldot visus savus dokumentus un to versijas, atjauninājumus, piezīmes, saglabātās kontaktpersonas, dokumentu datus centrālā datu bāzē, visa informācija pakāpeniski veido centrālo zināšanu datu bāzi.

    Centralizēta un vienkārša piekļuve visai šai būtiskajai uzņēmuma dokumentācijai un iespēja vairākām pusēm sadarboties, strādājot ar vienu un to pašu dokumentu, padara to par priekšrocību saraksta augšgalu.

  • Piekļuves atļauja: Kontrolējiet, kas var piekļūt dokumentiem, kad un kādas darbības ar tiem var veikt.

    Mapju un dokumentu, laidienu līmeņu un tiesību, kā arī grupu un nodaļu iestatījumi padara piekļuvi slepeniem dokumentiem pārskatāmu un drošu.

  • Drošība ne tikai piekļuves kontrolē, bet arī uzraudzībā un drošībā, kas saistīta ar jaunu tehnoloģiju un datubāzu ieviešanu.

    Pirmkārt, PaperOffice DMS šifrē visus dokumentus, kad tie tiek saglabāti drošībai, saskaņā ar vienu no augstākajiem pašlaik pieejamajiem drošības standartiem AES-1024bit.

    Konvertēšana atpakaļ lasāmos dokumentos ir iespējama jebkurā pašreizējā formātā, un PaperOffice regulāri atjaunina savus failu formātus, kas nozīmē, ka dokumenti būs lasāmi arī nākotnē.

  • Izgūjamība un laika ietaupījums: Visi jūsu dokumenti, kas iepriekš bija papīra formātā, tagad ir pieejami digitāli, kā arī e-pasta ziņojumi tiek glabāti centralizēti jūsu datu bāzē. Tajā pašā laikā tiek saglabāts datums un laiks, versijas numurs un atslēgvārds, ko PaperOffice meklētājprogramma var izmantot, lai atrastu dokumentus, pat ja persona, kas meklē, tikai rudimentāri zina dokumenta saturu.

    Viss, kas tiek glabāts PaperOffice DMS, ir arī OCR teksta atpazīts, optimizēts ar biznesa vārdnīcām un indeksēts perfektai atslēgvārdu meklēšanai jūsu SQL datu bāzē, lai meklētu atslēgvārdus.

    Ietaupiet laiku, meklējot dokumentāciju, un izmaksas, kas saistītas ar tās pārvaldību un glabāšanu.

  • Atlaišanas gadījumu skaita samazināšana, piemēram, dokumentu dublēšanās, fotokopijas, datu ierakstīšana.
  • Administratīvo uzdevumu veiklība un automatizācija , izveidojot darbplūsmas, kas ļauj integrēt dokumentus un biznesa procesus kontrolētā vidē un skaidri definētas un uzraudzītas darbības.
  • Neaizmirstiet pozitīvo "blakusparādību", ko rada augstāka iekšējā un ārējā klientu apmierinātība. Dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošana ļauj jums reaģēt ātrāk un uzticamāk un tādējādi labāk reaģēt uz jūsu klientu vēlmēm.

    Klientu apmierinātības pieaugums ir pamanāms ļoti ātri un, galvenais, ilgtspējīgi - gan pārdošanas, gan uzņēmuma reputācijas ziņā.

  • Viens no svarīgākajiem aspektiem, uzglabājot dokumentus, izmantojot dokumentu pārvaldības sistēmu, ir atbilstība tiesību aktiem vai GoBD specifikācijām.

    Saīsinājums GoBD apzīmē "Principus grāmatu, ierakstu un dokumentu pareizai pārvaldībai un glabāšanai elektroniskā formā un piekļuvei datiem".

    Jo īpaši, pateicoties audita drošai, ļoti šifrētai dokumentu glabāšanai tieši centrālajā SQL datu bāzē PaperOffice atbilst visām prasībām attiecībā uz dokumentu standartiem un juridiskajām vadlīnijām vai pasaulē augstāko Vācijas standartu GOBD.

    Termins "versiju veidošana" nav svešvārds dokumentu pārvaldības sistēmā (DMS). Nepieciešamība izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kurai ir ar GoBD saderīga versiju kontrole un audita droša versiju izveide, ir skaidrāka nekā jebkad agrāk.

    PaperOffice pārsniedz visas juridiskās prasības

    PaperOffice DMS izstrāde ir saderīga ar GoBD, tāpēc jūs varat izmantot programmatūru bez jebkādām bažām, liekot jums pārkāpt noteikumu. Piemēram, katru reizi, kad kāds maina dokumentu, tiek izveidota jauna šī dokumenta versija. Tādā veidā jūs varat izsekot, kāds saturs dokumentam bija kurā laikā.

    Starp citu, vietnē YouTube ir video synology NAS iestatīšanai MariaDB 10 un dokumentu pārvaldības sistēmai PaperOffice , kas saprotamā veidā izskaidro šo procesu:

    Abos gadījumos, pat sliktākajā gadījumā, tiek nodrošināts, ka arhivētās datubāzes tiek atjaunotas īstermiņā un tāpēc vienmēr tiek ievēroti saglabāšanas periodi.

Noteikti izvairieties no šīs kļūdas

Lai gan lielie uzņēmumi jau sen ir iecēluši digitalizācijas amatpersonas, kas nodarbojas ar analogo dokumentu pilna laika konvertēšanas tēmu, maziem un vidējiem uzņēmumiem parasti trūkst cilvēkresursu, jo īpaši tāpēc, ka ir nepieciešama atbilstoša profesionālā kvalifikācija.
Tomēr tā ir izplatīta kļūda un noved pie sliktiem ieguldījumiem, jo daudzi ražotāji izmanto šo nezināšanu.

Starpposms

Jums nav nepieciešams IT speciālists vai apmācīts bibliotekārs!

Viss, kas jums patiešām nepieciešams, ir

  • pareizā programmatūra
  • uzticams IT partneris
  • atbilstoša aparatūra
Dažreiz aparatūra bieži jau ir tur, tai ir lielāks potenciāls nekā iepriekš, un to var izmantot nekavējoties.

Padoms

Starp citu, ir īpašs raksts par tēmu "Digitālo rēķinu apstrāde", kurā ziņots par digitalizācijas vai digitālo rēķinu apstrādes priekšrocībām:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

FAQs

Visbeidzot, mēs atbildam uz dažiem biežāk uzdotajiem jautājumiem par šo tēmu "Elektroniskās datu pārvaldības izšķirošās priekšrocības":

Kuru skeneri izmantot DMS?

Lai skenētu saistītus dokumentus, ieteicams izmantot skeneri ar vismaz 300dpi. Skeneris vēlējās, lai tam būtu skenēšanas-fodlera funkcija un papildu WIA/TWAIN draiveri. Mums ir bijusi laba pieredze ar Fujitsu Scansnap, kas darbojas ļoti droši.

Kāds ir labākais veids, kā arhivēt dokumentus?

Papīra dokumenti parasti ir jāskenē PDF/A formātā un pēc tam jāsaglabā DMS dokumentu pārvaldības programmatūrā - vai tieši, ja programmatūra to atbalsta vai automatizē, piemēram, veicot uzraudzību.

Vai es varu izmest dokumentu oriģinālus?

Ja izmantojat pienācīgu programmatūru, kas tiek regulāri atjaunināta un kurai ir datu dublēšanas stratēģija, atbilde ir JĀ nekritiskiem dokumentiem. Viss, kas juridiski varētu prasīt oriģinālu, arī jāglabā oriģinālā. Piemēram, PaperOffice DMS ir iespēja dokumenta rekvizītos saglabāt sākotnējo krātuves vietu.

Secinājums

Ieguldījums, kas atmaksājas

Termins dokumentu pārvaldība ietver daudz vairāk, nekā sākotnēji varētu iedomāties. Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana jūsu uzņēmumā tagad ir priekšnoteikums jūsu uzņēmuma efektivitātei un panākumiem. Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.

Iepriekš minētais elektroniskās datu pārvaldības priekšrocību saraksts nekādā ziņā nav pilnīgs, bet tikai ierobežo jūsu pašu radošumu un profesionalitāti atkarībā no pielietojuma jomas! Ja analogā arhīva digitalizācija tiek aplūkota no šiem viedokļiem un tiek veikts pretrēķins, kļūst skaidrs, ka pūles ir vērtīgas un kā, piemēram, tiek apsvērts ieguldījums jaunā, modernākā un ātrākā mašīnā.

Tas ir tas, ko saka mūsu klienti

Gadījuma izpēte

Digitalizācija = efektivitāte un panākumi

15 iemesli, kāpēc jums vajadzētu izmantot dokumentu pārvaldību kopā ar skeneri

Papīra dokumentu digitalizācija vai digitālā transformācija ir jūsu uzņēmuma efektivitātes un panākumu priekšnoteikums. Digitalizācijas nepieciešamība tagad ir svarīgs aspekts ikvienam.

PaperOffice is a professional product / solution / ecosystem, which is primarily aimed at commercial users with more than 3 to 80 workstations.
PaperOffice can also be used privately and with fewer workstations without any problems if it corresponds to your price-performance ratio. To use PaperOffice on more than 80 workstations, PaperOffice CUSTOM should be used. We recommend, especially for professional use, to keep PaperOffice PLUS active at all times, which is associated with additional costs. Due to external influences, such as Windows updates, updates of other installed software, which system components change, etc., without an active PaperOffice PLUS, no guarantee is given for perfect function. Each PaperOffice license includes PaperOffice PLUS for 6 months, this is not automatically extended by PaperOffice and can, optionally, be booked after it has expired. All licenses purchased in the PaperOffice online shop have a 30-day return policy, i.e. you can withdraw from the purchase at any time as long as no payment has been made and the license has thus been activated and no services have yet been used. Time quotas for advice, presentation and support without active PaperOffice PLUS are limited in time and are decided by the PaperOffice team individually and based on experience.
PaperOffice delivers online license orders risk-free via PayPal.
© Copyright 2002-2022 PaperOffice Limited Europe, All rights reserved
PaperOffice®, PaperOffice Paperless Office®, PaperOffice Digital Office® and the PaperOffice logo are registered trademarks of PaperOffice Limited Europe in Europe and/or other countries