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Automação de processos de negócios para a indústria de papel e embalagens


PaperOffice DMS para a indústria de papel e embalagens permite um fluxo suave de informações graças à digitalização e automação dos processos de negócios.

Profi-Tipp

Documentos escritos, contratos, rascunhos, notas fiscais, notas de entrega e muito mais estão sendo substituídos por documentos eletrônicos graças à digitalização, otimizando ao máximo todos os processos de trabalho.

A IA integrada permite que os processos de negócios sejam em grande parte automatizados, acelerando seus processos e aumentando o sucesso e a satisfação.

Digitalização na indústria de papel e embalagens

As empresas da indústria de papel e embalagem se beneficiam significativamente do uso de gestão adequada de dados, pois recebem documentos em papel todos os dias.

É assim que as empresas da indústria de papel e embalagens geram documentos importantes diariamente:

Escritos, esboços, rascunhos, cartas externas, pesquisas, opiniões de especialistas e muito mais. Estes não só chegam por correio, muitas cartas também chegam por e-mail.

Todos esses documentos precisam ser digitalizados se chegarem em papel, exigir arquivamento estruturado, atribuição de tarefas e fluxo de trabalho e precisam estar imediatamente disponíveis sob demanda.

É muito importante que prazos importantes sejam cumpridos e que medidas legais sejam tomadas para armazenar documentos. O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

O PaperOffice DMS oferece uma estrutura clara em seus documentos e ajuda você a lidar com a enxurrada de informações.

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como contratos ou cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Nos últimos anos, a sustentabilidade se consolidou como uma das tendências mais fortes da indústria de papel e embalagens. A compatibilidade ambiental e a adequação multiuso serão decisivas para futuras compras. No entanto, ir na rota verde não significa mais que os clientes estão dispostos a pagar um preço mais alto ou comprometer a qualidade, em vez disso, esses dois aspectos de qualidade e sustentabilidade andam lado a lado quando se trata de embalagens flexíveis.

Por que o software de gerenciamento de documentos é a solução perfeita?

O sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice traz organização e proteção de dados sob um único capô. O sistema inovador fornece ferramentas simplificadas de busca e recuperação que reduzem o tempo de resposta e garantem que os documentos nunca sejam perdidos, o que é sempre uma satisfação para as empresas.

O PaperOffice não distingue entre os tipos de documentos, independentemente de você precisar de ajuda para gerenciar contratos, alegações, contas, julgamentos e correspondência de e-mail: graças ao sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, seus processos anteriores em sua empresa são digitalizados, tornando-os mais eficientes, transparentes e significativamente mais flexíveis.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Graças à IA integrada, as regras automáticas são acionadas. Essa IA classifica automaticamente os documentos em pastas como "Fatura" e "Notas de entrega", armazena palavras-chave apropriadas e aciona o fluxo de trabalho digital armazenado para o respectivo tipo de documento.

Drawings for the packaging material
The right document management software solves the analogue-digital problem

Como ficar sem papel?

O PaperOffice elimina todos os gargalos demorados, leva à redução de custos, como a eliminação de documentos em papel, e cria uma visão geral clara de documentos importantes, como recibos, contratos, notas de entrega ou outras cartas, gerenciando-os digitalmente no PaperOffice no futuro.

Capturar, processar, compartilhar, pesquisar e rastrear seus documentos torna-se muito fácil com o uso do PaperOffice.

Graças ao acesso controlado, listas de tarefas detalhadas, bem como aprovações usando fluxos de trabalho e notificações de e-mail confiáveis, os funcionários podem completar as tarefas atribuídas de forma eficiente e as pessoas autorizadas podem facilmente aprovar ou negar aprovação.

O PaperOffice atende aos mais altos padrões de segurança, como a gestão de autorizações ou a concessão de direitos de acesso.

O usuário define as etapas individuais de trabalho exatamente da mesma forma que são realizadas na empresa, por exemplo, a "gravação", "verificação", "liberação" e "postagem" de faturas. A responsabilidade não pode ser atribuída apenas a pessoas individuais, mas também a grupos de usuários como "Contabilidade" ou "Gestão da Construção", para que um colega possa intervir imediatamente se um funcionário estiver ausente.

Gerenciamento de documentos orientados a processos

A gestão de documentos orientada a processos garante que esses documentos permaneçam atualizados com pouco esforço. PaperOffice o suporta aqui com um extenso módulo de tarefa e fluxo de trabalho.

Dessa forma, certas cadeias de processos podem ser criadas e processos operacionais existentes podem ser definidos em documentos eletrônicos e parcialmente executados automaticamente.

Isso representa a otimização do processo sem erros, pois a tarefa não só pode ser atribuída aos funcionários com direitos específicos do usuário e períodos de conclusão, exigem liberação digital, mas também aciona automaticamente outras ações, como notificações por e-mail ou alterações de status de documentos.

Dessa forma, todos os processos de documentos podem ser mapeados.

Porque não importa de que forma os documentos cheguem à empresa, seja como documentos em papel, arquivos PDF, e-mails ou fotos, eles são automaticamente arquivados e armazenados em um banco de dados seguro.

Contratos importantes podem, assim, ser reconhecidos e rescindidos em tempo há muito tempo ou renegociados. Liberação de documentos com assinatura digital e notificação de e-mail em vez de e-mail em papel lento, e-mail inseguro contribui para a fidelização do cliente.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

A solução: know-how comprovado

Não faz sentido usar software de gerenciamento na prática imediatamente? que não só atende a todos os requisitos, mas também é fácil de aprender e barato?

PaperOffice DMS é a solução completa testada e testada para o trabalho digital e, com mais de 20 anos de experiência no mercado, uma das primeiras pioneiras do DMS.

Conteúdo

Por que o PaperOffice DMS é o software certo

Ganho de tempo para coisas importantes, redução de custos eliminando seus arquivos de papel, melhorando seu serviço através da capacidade de fornecer informações rapidamente e à prova de auditoria e arquivamento digital do volume do seu documento - isso é garantido pelo PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS é o software certo porque vem com tudo o que as empresas da indústria de papel e embalagens precisam, tais como:

A tecnologia OCR não só reconhece o conteúdo do documento, mas também todos os campos de dados relevantes para o imposto, como número de documento, data, líquido, imposto e valor bruto. Os dados importados estão disponíveis para controle de avaliações, transações de pagamento e contabilidade financeira. Isso economiza trabalho de entrada cansativo e reduz os erros de postagem.

Os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu consultor fiscal com apenas um clique.

  • Armazenamento de documentos em todos os formatos digitais de acordo com os princípios do GDPR
  • Funções para submeter e reenviar documentos atrasados que requerem ação
  • Uma função de armazenamento de dados de auto-aprendizado com marcação e mecanismo de pesquisa interna
  • Atribuição automática de documentos recém-adicionados à pasta correta
  • Simples criação de banco de dados e conexão de banco de dados, incluindo máscara individualmente personalizável
  • Criação automatizada de modelos para processos e operações repetitivas

É claro que o PaperOffice DMS permite a migração e integração dos dados digitais existentes a partir de soluções de software existentes. Ao mesmo tempo, PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital.

Usando sua função de digitalização, o software pode usar um scanner ou celular para ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema e digitalizá-los, pelo qual os textos são convertidos em fontes usando OCR e podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

A segurança dos dados é uma questão extremamente importante, especialmente na indústria de papel e embalagens. É por isso que o PaperOffice DMS trabalha com um código de criptografia de 1024bits, mas não só isso.

Todos os dados são convertidos em seu próprio formato que é independente do sistema operacional. Como resultado, hackers e extorsionistas primeiro têm que quebrar o firewall do sistema operacional, depois a criptografia e, finalmente, o formato estrangeiro, o que não aconteceu até agora. PaperOffice DMS tem um sistema de gerenciamento de senhas muito eficaz para que, em última análise, o ser humano, que deve ser considerado como o maior ponto fraco de cada computador, não possa causar nenhum dano.

Todos os dados digitais são criptografados no PaperOffice DMS com 1024 bits e o formato é convertido. Isso resulta em obstáculos tão grandes para hackers e espiões que todos eles falharam com o PaperOffice DMS até agora. Ao mesmo tempo, um sistema hierárquico de gerenciamento de senhas impede que todos tenham acesso a tudo.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

Argumentos importantes para incluir o PaperOffice DMS no planejamento orçamentário. Por fim, o PaperOffice DMS também convence pelo fato de que a sustentabilidade e a proteção ambiental são levadas em conta. Mais cedo ou mais tarde ocorrerá a conversão completa de documentos analógicos para formato digital e, em seguida, a instituição pública, que já estará usando o PaperOffice DMS, estará bem preparada.

O processamento de faturas digitais também é vantajoso para muitas empresas do setor de papel e embalagens. As faturas recebidas podem ser automatizadas graças ao PaperOffice DMS e são encaminhadas ao funcionário responsável. O processo de controle e liberação via versão digital também pode ser tratado de forma rápida e eficiente através do sistema.

Com apenas um clique do mouse, os dados, incluindo o local de arquivamento, podem ser exportados para o seu consultor fiscal ou vice-versa.

Arquivamento compatível com revisão e seguro: PaperOffice DMS atende tecnicamente aos requisitos legais do GoBD, GDPdU e DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

O PaperOffice DMS permite a conexão de outros softwares, como um ERP, e, claro, a transferência de documentos do Microsoft Office através de interfaces apropriadas. PaperOffice DMS acelera a comunicação.

Prazos e compromissos são monitorados e as ações são automaticamente acionadas dependendo da configuração desejada. Os processos de pedidos podem ser automatizados e até mesmo mudanças planejadas para o futuro podem ser inseridas de tal forma que entrem em vigor no momento desejado.

Graças às suas extensas funções, o PaperOffice DMS pode definitivamente ser classificado no segmento superior de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM).

Um ECM inclui a gestão geral de todo o conteúdo em uma organização com uma hierarquia de acesso correspondente. PaperOffice DMS é capaz de salvar qualquer conteúdo em formato digital, alterar seu conteúdo e formato e disponibilizá-lo.

PaperOffice DMS tem todas as funções de um ECM e isso em uma excelente relação preço-desempenho, bem como uma forma intuitivamente aprendeu de operação que torna desnecessário o treinamento externo ou interno caro. Em vez disso, tutoriais de vídeo gratuitos estão disponíveis para se acostumar com os diferentes menus. PaperOffice DMS pode se tornar o hub organizacional em todas as empresas e isso quase à velocidade da luz.

Empresas da indústria de papel e embalagem se beneficiam da gestão de documentos digitais

38% de todas as empresas pesquisadas simplesmente não têm tempo para digitalizar seus processos. Recomendamos um procedimento que comece com o processo básico, a digitalização de documentos analógicos ao mesmo tempo em que são processados. Dessa forma, o grupo de pessoas que trabalham com a copiadora todos os dias também poderia ser instruído, na medida do possível, a digitalizar o arquivo pouco a pouco.

Graças ao reconhecimento automático de documentos com características consistentes, o PaperOffice DMS sempre pode atribuir todos os documentos digitalizados ao local correto de armazenamento na memória digital. Faz sentido começar a digitalizar o arquivo com as entradas mais recentes, a fim de reduzir ainda mais o tamanho do arquivo analógico à medida que os períodos de retenção expirarem. Além disso, temos muitos guias sobre como conseguir um escritório sem papel graças ao scanner.

PaperOffice DMS é a interface entre analógico e digital. Usando sua função de digitalização, o software pode ler documentos analógicos, planos e fotos no sistema através do seu scanner e digitalizá-los, pelos quais os textos são convertidos em fontes usando OCR, que podem ser alterados em programas do Office. Os carimbos e a versão garantem que o documento digital corresponda ao original analógico.

Otimize seu tempo de trabalho em até 7,5% em comparação com o trabalho baseado em papel graças ao uso do PaperOffice DMS.

Economize tempo para encontrar, rotear e compartilhar documentos.

Com selos digitais, os documentos podem ser complementados com informações adicionais e até mesmo controlar fluxos de trabalho detalhados. Por sua vez, a função de tarefa e fluxo de trabalho garante que os prazos sejam cumpridos e concluídos.

Os mecanismos de avaliação disponíveis, controlados pela IA integrada no PaperOffice DMS, permitem avaliações e levantamentos estatísticos dos fluxos materiais que ocorrem na empresa.

PaperOffice DMS, com suas inúmeras ferramentas de gestão, é o software ideal para a indústria de papel e embalagem, que permite acesso seguro e rápido a todos os dados necessários para a melhor assessoria possível ao cliente. Ao mesmo tempo, o PaperOffice DMS pode ser usado para gerenciar todos os assuntos que de outra forma surgem nas operações de negócios.

De modo que não haja apenas variedade no gerenciamento de documentos e proteção de dados, o PaperOffice DMS recomenda o uso de um armazenamento interno de rede (NAS) com função de backup, o que reduz a probabilidade de uma perda total para um mínimo e, ao mesmo tempo, representa uma nuvem interna que, em contraste com as nuvens de provedores externos, realmente protege contra acesso indesejado por órgãos governamentais ou não governamentais.

FAQs

Finalmente, respondemos algumas perguntas mais frequentes sobre o assunto "Digitalização para a indústria de papel e embalagens":

Como os funcionários podem acessar o PaperOffice?

Devido à arquitetura descentralizada e moderna do programa, o PaperOffice pode ser usado em quase qualquer dispositivo - de PCs clássicos a smartphones/tablets a televisores.

O que acontece com os dados se o PaperOffice não existe?

Não acontecerá, mas para tranquilizá-lo: Você pode exportar seus dados A QUALQUER MOMENTO, porque o PaperOffice é baseado em uma estrutura de banco de dados aberta, você pode acessar seus dados a qualquer momento.

Proteção de dados de tópicos: Onde estão armazenados todos os documentos?

O PaperOffice armazenará todos os documentos internamente com criptografia de alto nível, é imune ao roubo de dados, por exemplo, e excede todos os requisitos do GDPR e GOBD.
Evite erros: NUNCA salve os dados em uma nuvem de terceiros!

O PaperOffice pode ser adaptado exatamente às especificações?

Sim, o PaperOffice pode ser 100% adaptado ao uso pretendido para garantir uma integração perfeita nos processos e sistemas existentes. Até mesmo a interface do programa pode ser totalmente projetada e livremente adaptada.

Conclusão

PaperOffice DMS suporta empresas da indústria de papel e embalagens e oferece interfaces correspondentes a outros softwares, conexões de API e pode ser expandido a qualquer momento de acordo com seus desejos. O software é fácil de aprender e pode ser facilmente integrado à prática cotidiana sem causar ausências para fins de treinamento.

PaperOffice O DMS recomenda o uso de um NAS (armazenamento de dados suportado por rede) com uma função de backup para que dados importantes não seja perdido nem espionado em nuvens de terceiros.

Em última análise, o PaperOffice DMS impressiona com uma relação preço-desempenho muito boa e imenso know-how ao longo de mais de 20 anos de experiência prática.

Isso é o que nossos clientes dizem

Estudo de caso

Processamento automatizado de faturas

15 razões pelas quais você deve usar o gerenciamento de documentos com seu scanner

O processamento de faturas digitais
em combinação com o sistema de gestão de documentos (DMS)
contribui significativamente para a eficiência e sucesso da sua empresa e para um escritório sem papel. A necessidade de processamento de faturas digitais é agora um aspecto importante para todos.

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