Υπάρχει μια διχοτόμηση στα περισσότερα γραφεία σε όλο τον κόσμο. Από τη μία πλευρά ο ψηφιακός χώρος με μεμονωμένους και δικτυακούς υπολογιστές, από την άλλη τα έγγραφα σε έντυπη μορφή. Αυτό μερικές φορές προκαλεί χάος και, πάνω απ' όλα, χάνεται χρόνος. Χρόνος που αφιερώνεται στην αναζήτηση περιεχομένου.
Paperless work through digital processes
Σύμφωνα με μια διεθνή έκθεση της McKinsey, οι υπάλληλοι γραφείου ξοδεύουν 1,8 ώρες την ημέρα ψάχνοντας και συλλέγοντας πληροφορίες, που είναι κατά μέσο όρο 9,3 ώρες την εβδομάδα.
Οι λογιστές, οι γραμματείς, οι αγοραστές, οι υπάλληλοι, οι αποστολείς και πολλές άλλες επαγγελματικές ομάδες είναι απασχολημένοι με την επεξεργασία διοικητικών διαδικασιών κάθε μέρα. Η εργασία ενός υπαλλήλου εξαρτάται συχνά από την εργασία ενός άλλου.
Κάθε εταιρεία διαθέτει πλέον μια πολυλειτουργική συσκευή που υποστηρίζει επίσης τη λειτουργία σάρωσης. Αλλά για πολλούς, ο όρος και η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι ακόμα άγνωστη.
Στο τρέχον άρθρο εξηγούμε ότι αξίζει να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων με το σαρωτή σας. Θα σας δώσουμε τουλάχιστον 15 λόγους για τη χρήση του, οι οποίοι θα σας επιτρέψουν να κάνετε το γραφείο σας χωρίς χαρτί και ψηφιακό και πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα της βασικής δραστηριότητας της εταιρείας σας.
Πριν μπούμε στους λόγους για τους οποίους, ας απαντήσουμε στην ερώτηση:
Για ποια χρήση ενός DMS στην εταιρεία;
Τιμολόγια, φορτωτικές, συνοδευτικές επιστολές, αποστολές ή οδηγίες λειτουργίας για νέες συσκευές και τα σχετικά πιστοποιητικά εγγύησης, για να αναφέρουμε μόνο μερικά παραδείγματα; Η ψηφιοποίησή τους έρχεται συχνά πολύ καιρό, απλώς και μόνο επειδή υπάρχει έλλειψη προσωπικού και χρόνου. Ως αποτέλεσμα, το αναλογικό βουνό μεγαλώνει.
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared
Με ένα DMS και τον σαρωτή που είναι κατάλληλος για τις ανάγκες σας, μπορείτε να πάρετε τη διχοτόμηση και την περιττή απώλεια χρόνου υπό έλεγχο.
Το DMS σημαίνει επίσης λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και προορίζεται για τη διαχείριση εγγράφων, ειδικά ψηφιακών εγγράφων, τα οποία περιλαμβάνουν τη μετατροπή από αναλογικό σε ψηφιακό. Το PaperOffice DMS είναι ένα τέτοιο λογισμικό.
Επειδή το PaperOffice DMS καθιστά δυνατό για το αναλογικό χαρτί να γίνει ψηφιακό περιεχόμενο όπου συμβαίνει.
Η έξυπνα δομημένη δημιουργία ευρετηρίου αντιστοιχίζει κάθε έγγραφο στη σωστή διαδικασία εισάγοντας μια λέξη-κλειδί. Με τη δική σας μηχανή αναζήτησης στο PaperOffice, όλα τα έγγραφα μπορούν στη συνέχεια να βρεθούν και να κληθούν. Ανάλογα με τις απαιτήσεις, τα εγγεγραμμένα γράμματα μετατρέπονται χρησιμοποιώντας την αναγνώριση κειμένου OCR, προκειμένου να είναι δυνατή η επεξεργασία τους με συμβατό λογισμικό του Office.
Αναγνωρίσαμε την ανάγκη, αλλά:
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα ενός γραφείου χωρίς χαρτί;
Στον σημερινό κόσμο, οι εργαζόμενοι ασχολούνται με ένα μεγάλο αριθμό διαφορετικών εγγράφων: πρωτότυπα έντυπα έγγραφα όπως επιστολές ή συμβάσεις, PDF και ηλεκτρονικά έγγραφα όπως αρχεία και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σε πολλές εταιρείες, αυτά τα έγγραφα αντιγράφονται, εκτυπώνονται, προωθούνται, διανέμονται και αρχειοθετούνται σε διαφορετικά μέρη. Η αναζήτηση σημαντικών πληροφοριών γίνεται όλο και πιο δύσκολη και οδηγεί σε αντιοικονομικές ροές εργασίας και υπερφορτωμένους υπαλλήλους. Έχουμε ένα λεπτομερές άρθρο, στο οποίο περιγράφεται η ανάγκη για συστήματα διαχείρισης εγγράφων και παρατίθενται τα πλεονεκτήματα της χρήσης τους.
Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless
Ωστόσο, εάν οι υπάλληλοί σας αρχίσουν να εξαλείφουν ή τουλάχιστον να μειώνουν την κατανάλωση χαρτιού στα γραφεία ή σε ολόκληρη την εταιρεία, θα βελτιώσετε επίσης τις διαδικασίες, θα αυξήσετε την παραγωγικότητα ψηφιοποιώντας τα δεδομένα, θα χρησιμοποιήσετε μεθόδους χωρίς χαρτί και έτσι θα μειώσετε το κόστος.
Πολλά άλλα πλεονεκτήματα και πτυχές έχουν ήδη συζητηθεί σε ένα λεπτομερές άρθρο σχετικά με την "Εφαρμογή σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί".
Ποιοι σαρωτές είναι κατάλληλοι για την τέλεια συνεργασία;
Για παράδειγμα, πολυλειτουργικές συσκευές (MFP) όπως αυτές του Brother ή της Konica Minolta και άλλων κατασκευαστών.
Εκτυπωτής, σαρωτής και φωτοαντιγραφικό all-in-one: Τα σαρωμένα έγγραφα πηγαίνουν στον κεντρικό κατάλογο μέσω αυτών των κεντρικών συσκευών ή μέσω "άμεσης σάρωσης για αλληλογραφία" ως e-mail σε ένα γραμματοκιβώτιο στο Outlook, το οποίο παρακολουθείται από το PaperOffice, για παράδειγμα και έτσι εισέρχεται αυτόματα στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων.
Ή απλά ενσωματώστε την προσαρμοσμένη διεύθυνση PaperOffice στο σαρωτή σας, τη λεγόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου DropMail, ως θέση αποθήκευσης για τα σαρωμένα αρχεία σας. Το PaperOffice αρχειοθετεί εύκολα όλα τα αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Φιλοδώρημα
Σχετικά με το θέμα "Πλήρως αυτοματοποιημένη αρχειοθέτηση έντυπων εγγράφων από το σαρωτή" υπάρχει επίσης ένα βίντεο στο YouTube που εξηγεί αυτή τη διαδικασία με απλό και κατανοητό τρόπο:
Για όσους θέλουν να σαρώσουν έντυπα έγγραφα με τον κανονικό τρόπο, η μονάδα "ScanConnect" που είναι ενσωματωμένη από προεπιλογή στο PaperOffice είναι ιδανική. Επειδή αυτό υποστηρίζει κάθε σαρωτή, πολυλειτουργική συσκευή ή φωτοαντιγραφικό μηχάνημα μεγάλης χωρητικότητας με ενσωματωμένη μονάδα σάρωσης και είναι πολύ εύκολο στη χρήση.
Παρ 'όλα αυτά, είναι ασήμαντο πώς τα έγγραφα χαρτιού σας φτάνουν στο PaperOffice, επειδή χάρη στην αυτοματοποιημένη αναγνώριση κειμένου OCR, αναγνωρίζεται το περιεχόμενο όλης της σαρωμένης τεκμηρίωσής σας.
Ανεξάρτητα από το τι είναι κατασκευασμένο από χαρτί, σαρώνεται και καταγράφεται με υψηλή ακρίβεια χάρη στη βελτιστοποίηση που βασίζεται σε AI.
Μόλις εγγραφούν τα έγγραφα, το περιεχόμενό τους ευρετηριάζεται χρησιμοποιώντας αποσύνθεση ακατέργαστου κειμένου. Για να το θέσουμε απλά, το περιεχόμενο είναι γραμμένο λέξη προς λέξη σε ένα ειδικό μητρώο, με τον αλγόριθμο να αναγνωρίζει μεμονωμένες λέξεις σε ένα συνδυασμό λέξεων και να τις καταγράφει με τον ίδιο τρόπο.
Ψηφιοποίηση και διαχείριση εγγράφων
Όταν μιλάμε για συστήματα διαχείρισης εγγράφων, δεν πρέπει να ξεχνάμε: όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο ψηφιοποίησης των πληροφοριών που αποτελούν μέρος των διαδικασιών, τόσο υψηλότερο είναι το επίπεδο ελέγχου και αυτοματισμού που μπορούμε να επιτύχουμε. Έχουμε ήδη γράψει ένα άρθρο σχετικά με τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης, κάντε κλικ εδώ.
Στο πρώτο βήμα, καθορίζετε ποια έγγραφα ανήκουν στις διαδικασίες μας, πώς τα ενσωματώνουμε στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μας και ποιες πληροφορίες πρέπει να εξαχθούν και να αποθηκευτούν μαζί με τα έγγραφα στη βάση δεδομένων σας. Μόλις συμπεριληφθούν οι πληροφορίες, καθορίζουμε τον κύκλο ζωής τους, πώς θα αλληλεπιδράσουν με άλλες διαδικασίες και πώς μπορούμε να τις ενσωματώσουμε.
Οι πληροφορίες προέρχονται από διαφορετικές πηγές
Πιθανότατα, θα συναντήσουμε πληροφορίες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές και σε διαφορετικές μορφές. Μερικά από αυτά σε ψηφιακή μορφή, αποθηκευμένα σε αρχεία ή βάσεις δεδομένων και μερικά με τη μορφή έντυπων εγγράφων.
Τι κάνουμε με τα ψηφιακά έγγραφα σε μορφή pdf, doc κ.λπ.; Εδώ η διαδικασία είναι πολύ απλή.
Σύρετε το ψηφιακό έγγραφο στη διεπαφή του PaperOffice. Εναλλακτικά, οι φάκελοι των Windows παρακολουθούνται εύκολα μετά τη λήψη των εγγράφων.
Φιλοδώρημα
Παρεμπιπτόντως, υπάρχει ένα βίντεο στο YouTube με θέμα "Παρακολούθηση καταλόγου και μαζική αρχειοθέτηση" που εξηγεί αυτή τη διαδικασία με κατανοητό τρόπο:
Τα έγγραφα σε έντυπη μορφή μπορούν εύκολα να σαρωθούν και να μετατραπούν σε ψηφιακή μορφή χάρη στον ενσωματωμένο σαρωτή.
Χάρη στο πρόγραμμα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR = Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), έχουμε ήδη κάνει ένα σημαντικό βήμα. Χρησιμοποιώντας σαρωτή ή άλλη συσκευή ψηφιοποίησης, όχι μόνο μετατρέπουμε το έγγραφο σε εικόνα, αλλά μπορούμε επίσης να "διαβάσουμε" το περιεχόμενό του ηλεκτρονικά.
Όχι μόνο το καθαρό κείμενο OCR περιλαμβάνεται στη βάση δεδομένων, χάρη στην τεχνητή νοημοσύνη (AI) που ονομάζεται PIA, ο αυτοματισμός μπορεί είτε να καθοριστεί χειροκίνητα είτε αυτόματα.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούμε το σύστημα για να αναγνωρίσουμε και να καθορίσουμε ποιες περιοχές εγγράφων πρέπει να διαβαστούν αυτόματα. Όπως ο αριθμός τιμολογίου, η ημερομηνία, τα προϊόντα, τα ποσά κ.λπ. Κατά συνέπεια, έχουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μας.
Η ψηφιοποίηση των πληροφοριών μέσω OCR διευκολύνει την ενσωμάτωση μιας ευρείας ποικιλίας τεκμηρίωσης στη διαχείριση διαδικασιών και ροών εργασίας.
Όλα ακούγονται καλά, αλλά πώς γίνεται η μαζική αρχειοθέτηση από το σαρωτή;
Το PaperOffice DMS έχει επίσης λάβει υπόψη τη μαζική αρχειοθέτηση από το σαρωτή σας για τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που σχετίζονται με την αναγνώριση κειμένου, την ενσωμάτωση AI και τη λέξη-κλειδί.
Η μονάδα ScanConnect δεν προσφέρει μόνο άμεση σύνδεση μεταξύ του σαρωτή σας και του PaperOffice DMS. Το ScanConnect είναι ένα ισχυρό εργαλείο σαρωτή για χειροκίνητες σαρώσεις και κρύβει άλλες ενδιαφέρουσες λειτουργίες για να σας βοηθήσει με τη μαζική σάρωση.
Πρώτα προετοιμάστε όλες τις σελίδες του εγγράφου για σάρωση και, στη συνέχεια, τοποθετήστε τις διαχωριστικές σελίδες μεταξύ των μεμονωμένων εγγράφων που θέλετε να διαχωρίσετε.
Το PaperOffice αναγνωρίζει τις διαχωριστικές σελίδες και αποθηκεύει τα έγγραφα ξεχωριστά.
