Αν και οι βασικές τεχνικές διαχείρισης εγγράφων έχουν χρησιμοποιηθεί στον έλεγχο εταιρικών εγγράφων εδώ και δεκαετίες και έχουν εξελιχθεί με την πάροδο των ετών, η ανάγκη για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και τα πλεονεκτήματα εφαρμογής του εξακολουθούν να υποτιμώνται.
Μελέτες έχουν δείξει ότι οι εργαζόμενοι ξοδεύουν έως και το τριάντα τοις εκατό του χρόνου τους ψάχνοντας για τα απαραίτητα έγγραφα στην εταιρεία. Κατά μέσο όρο, οι εργαζόμενοι χάνουν περισσότερες από μία εργάσιμες ημέρες την εβδομάδα ως αποτέλεσμα. Τα πράγματα γίνονται ακόμη χειρότερα, γιατί: Στο 70% όλων των περιπτώσεων η αναζήτηση είναι ανεπιτυχής. Το έγγραφο δημιουργείται ξανά και οι συνάδελφοι δεν μπορούν πλέον να κατανοήσουν την τρέχουσα κατάσταση των εγγράφων.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Αλλά ποιο είναι το πρότυπο, τι μπορεί να περιμένει ο πελάτης από ένα DMS;
Στο τρέχον άρθρο, θα σας δείξουμε τα πλεονεκτήματα της χρήσης ηλεκτρονικής διαχείρισης δεδομένων (σύστημα διαχείρισης εγγράφων).
Αυτό μπορεί να εξηγηθεί σημείο προς σημείο χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων PaperOffice.
Πριν φτάσουμε στα οφέλη, ας εξηγήσουμε τον ορισμό:
Τι είναι το σύστημα διαχείρισης εγγράφων;
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) χρησιμοποιείται για την αποθήκευση, τη διαχείριση και τον έλεγχο της ροής των εγγράφων εντός ενός οργανισμού.
Αυτό σημαίνει ότι εταιρείες από ένα ευρύ φάσμα βιομηχανιών συσσωρεύουν καθημερινά σημαντικά έγγραφα: υπομνήματα, έγγραφα συμβάσεων, σχέδια, εξωτερικές επιστολές, έρευνα, γνωμοδοτήσεις εμπειρογνωμόνων και πολλά άλλα. Αυτά δεν φτάνουν μόνο ταχυδρομικώς, πολλά έγγραφα φτάνουν επίσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορείτε να οργανώσετε όλες τις πληροφορίες, όπως έντυπα έγγραφα, αρχεία των Windows ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σε μια κεντρική θέση, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας, στο οποίο οι υπάλληλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση εύκολα και χωρίς προβλήματα.
Συμπεριλαμβανομένων μοναδικών λειτουργιών για ομαδική εργασία και κοινή χρήση εγγράφων και μιας καινοτόμου διεπαφής προγράμματος που είναι μοναδική παγκοσμίως.
Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων γίνονται όλο και πιο σημαντικά για τις επιχειρήσεις καθώς ο όγκος των πληροφοριών που παράγονται από τις σημερινές επιχειρήσεις αυξάνεται εκθετικά.
Η εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, του DMS για συντομία, σας βοηθά επίσης να φέρετε μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα πληροφοριών.
Το DMS σημαίνει επίσης λογισμικό διαχείρισης εγγράφων και προορίζεται για τη διαχείριση εγγράφων, ειδικά ψηφιακών εγγράφων, τα οποία περιλαμβάνουν τη μετατροπή από αναλογικό σε ψηφιακό. Το PaperOffice DMS είναι ένα τέτοιο λογισμικό.
Η διαχείριση και ο έλεγχος του τεράστιου όγκου εξωτερικών και εσωτερικών εγγράφων που αποτελούν μέρος των επιχειρηματικών διαδικασιών στη δημόσια διοίκηση ή τη διοίκηση επιχειρήσεων έχει γίνει μια πρόκληση. Αυτό προωθεί την εισαγωγή λογισμικού διαχείρισης εγγράφων που διευκολύνει τη διαχείριση.
Η εισαγωγή του DMS εξασφαλίζει σημαντικές μειώσεις στο χρόνο αναζήτησης, το χειρισμό και την εξοικονόμηση κόστους, τα οποία είναι πολύ σημαντικά στις διοικητικές μας διαδικασίες.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Η καρδιά ενός DMS
Ένα προηγμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων έχει την "καρδιά" του σε μια βάση δεδομένων, όπου οι πληροφορίες αποθηκεύονται με τρόπο που επιτρέπει την εύρεση και την ανάκτησή τους με εύκολο και ελεγχόμενο τρόπο.
Η βάση δεδομένων μπορεί να ρυθμιστεί τοπικά ή σε ένα σύστημα NAS, όπως το QNAP NAS ή το Synology NAS. Αλλά αποθηκεύοντας τις πληροφορίες με δομημένο τρόπο, έχουμε μόνο ένα μέρος της εξίσωσης.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
Ο "εγκέφαλος" που ελέγχει το σύστημα είναι η λογική της ροής εργασίας, η οποία καθιστά δυνατή τη δημιουργία εξαρτήσεων μεταξύ εγγράφων και διαδικασιών και τη σύνδεση αυτών των πληροφοριών σε ευέλικτες και προηγουμένως καθορισμένες ροές.
Ένα ουσιαστικό βήμα για την εφαρμογή μιας τόσο εξελιγμένης «ροής εργασίας» είναι ότι όσο το δυνατόν περισσότερη τεκμηρίωση είναι διαθέσιμη σε ψηφιακή μορφή.
Ψηφιοποίηση και διαχείριση εγγράφων
Όταν μιλάμε για συστήματα διαχείρισης εγγράφων, δεν πρέπει να ξεχνάμε: όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο ψηφιοποίησης των πληροφοριών που αποτελούν μέρος των διαδικασιών, τόσο υψηλότερο είναι το επίπεδο ελέγχου και αυτοματισμού που μπορούμε να επιτύχουμε. Έχουμε ήδη γράψει ένα άρθρο σχετικά με τα πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης, κάντε κλικ εδώ.
Στο πρώτο βήμα, καθορίζετε ποια έγγραφα ανήκουν στις διαδικασίες μας, πώς τα ενσωματώνουμε στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μας και ποιες πληροφορίες πρέπει να εξαχθούν και να αποθηκευτούν μαζί με τα έγγραφα στη βάση δεδομένων σας. Μόλις συμπεριληφθούν οι πληροφορίες, καθορίζουμε τον κύκλο ζωής τους, πώς θα αλληλεπιδράσουν με άλλες διαδικασίες και πώς μπορούμε να τις ενσωματώσουμε.
Οι πληροφορίες προέρχονται από διαφορετικές πηγές
Πιθανότατα, θα συναντήσουμε πληροφορίες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές και σε διαφορετικές μορφές. Μερικά από αυτά σε ψηφιακή μορφή, αποθηκευμένα σε αρχεία ή βάσεις δεδομένων και μερικά με τη μορφή έντυπων εγγράφων.
Τι κάνουμε με τα ψηφιακά έγγραφα σε μορφή pdf, doc κ.λπ.; Εδώ η διαδικασία είναι πολύ απλή.
Σύρετε το ψηφιακό έγγραφο στη διεπαφή του PaperOffice. Εναλλακτικά, οι φάκελοι των Windows παρακολουθούνται εύκολα μετά τη λήψη των εγγράφων.
Φιλοδώρημα
Παρεμπιπτόντως, υπάρχει ένα βίντεο στο YouTube με θέμα "Παρακολούθηση καταλόγου και μαζική αρχειοθέτηση εγγράφων" που εξηγεί αυτή τη διαδικασία με κατανοητό τρόπο:
Τα έγγραφα σε έντυπη μορφή μπορούν εύκολα να σαρωθούν και να μετατραπούν σε ψηφιακή μορφή χάρη στον ενσωματωμένο σαρωτή.
Φιλοδώρημα
Σχετικά με το θέμα "Πλήρως αυτοματοποιημένη αρχειοθέτηση έντυπων εγγράφων από το σαρωτή" υπάρχει επίσης ένα βίντεο στο YouTube που εξηγεί αυτή τη διαδικασία με απλό και κατανοητό τρόπο:
Χάρη στο πρόγραμμα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR = Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), έχουμε ήδη κάνει ένα σημαντικό βήμα. Χρησιμοποιώντας σαρωτή ή άλλη συσκευή ψηφιοποίησης, όχι μόνο μετατρέπουμε το έγγραφο σε εικόνα, αλλά μπορούμε επίσης να "διαβάσουμε" το περιεχόμενό του ηλεκτρονικά.
Όχι μόνο το καθαρό κείμενο OCR περιλαμβάνεται στη βάση δεδομένων, χάρη στην τεχνητή νοημοσύνη (AI) που ονομάζεται PIA, ο αυτοματισμός μπορεί είτε να καθοριστεί χειροκίνητα είτε αυτόματα.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούμε το σύστημα για να αναγνωρίσουμε και να καθορίσουμε ποιες περιοχές εγγράφων πρέπει να διαβαστούν αυτόματα. Όπως ο αριθμός τιμολογίου, η ημερομηνία, τα προϊόντα, τα ποσά κ.λπ. Κατά συνέπεια, έχουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων μας.
Η ψηφιοποίηση των πληροφοριών μέσω OCR διευκολύνει την ενσωμάτωση μιας ευρείας ποικιλίας τεκμηρίωσης στη διαχείριση διαδικασιών και ροών εργασίας.
