Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών στη διαχείριση ακινήτων και τη διαχείριση ακινήτων
Το PaperOffice DMS για τη διαχείριση ακινήτων και τους διαχειριστές ακινήτων επιτρέπει την αποτελεσματική διαχείριση της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης φακέλων ενοικιαστών και ακινήτων και τη γρήγορη επεξεργασία των ερευνών και είναι η προϋπόθεση για την αποτελεσματικότητα και την επιτυχία της εταιρείας σας.
Επαγγελματική συμβουλή
Σημαντικά έγγραφα σε υπάρχουσα έντυπη μορφή, όπως συμβάσεις ενοικίασης, λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, αρχεία κατασκευής, εκδηλώσεις, εμπορικά έγγραφα, ειδοποιήσεις αντικαθίστανται από ηλεκτρονικά έγγραφα χάρη στην ψηφιοποίηση και έτσι βελτιστοποιούν όλες τις διαδικασίες εργασίας στο μέγιστο.Πληροφορίες σχετικά με όλα τα κτίρια, τους επιχειρηματικούς εταίρους, τους ενοικιαστές κ.λπ., είναι άμεσα διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος χάρη στο PaperOffice DMS.
Ψηφιοποίηση στη διαχείριση ακινήτων και τη διαχείριση ακινήτων
Στο πλαίσιο της διαχείρισης ακινήτων και της διαχείρισης ακινήτων, υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός διαφορετικών εγγράφων που πρέπει να διαχειριστούν:
Συμβάσεις ενοικίασης, δηλώσεις παρεπόμενου κόστους, αρχεία κατασκευής, εκδηλώσεις, επιχειρηματικά έγγραφα, ειδοποιήσεις και πολλά άλλα. Ως εκ τούτου, οι διαχειριστές ακινήτων και οι εταιρείες ακινήτων είναι αυτοί που επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.
Σημαντικά έγγραφα δημιουργούνται καθημερινά από διαχειριστές ακινήτων. Όλα αυτά πρέπει να εκχωρηθούν στη σωστή κατοικία, ενοικιαστή, ιδιοκτήτη, ιδιοκτησία.
Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.
Επιπλέον, κάθε έγγραφο ταξινομείται ανάλογα με τον τύπο του και μπορεί να εκχωρηθεί σε άτομα και αντικείμενα, στα οποία μπορείτε στη συνέχεια να έχετε πρόσβαση ακόμη και εν κινήσει, ανεξάρτητα από τη συσκευή. Έχετε όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφα για όλα τα κτίρια, τους επιχειρηματικούς εταίρους, τους ενοικιαστές κ.λπ., σαφώς σε ένα μέρος, δηλαδή στη βάση δεδομένων σας.
Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση εγγράφων.
Προκειμένου να επιλυθούν πολλά υπάρχοντα διοικητικά προβλήματα στη διαχείριση ακινήτων, θα πρέπει να εφαρμοστεί το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice.
Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.
Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων όπως συμβόλαια ή επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον.
Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από ψηφιακές διοικητικές εργασίες και να παρακολουθείτε όλες τις συμβάσεις ενοικίασης και παροχής υπηρεσιών, την επίσημη αλληλογραφία, η οποία υποβάλλεται εκ νέου ή ανατίθεται σε υπαλλήλους με ανάθεση εργασιών.
Αυτοματοποιήστε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες
Καμία άλλη χώρα στην ΕΕ δεν έχει περισσότερους κατοίκους από τη Γερμανία και με 234 άτομα ανά τετραγωνικό χιλιόμετρο έχει την τρίτη υψηλότερη πυκνότητα πληθυσμού στην Ευρώπη μετά τις Κάτω Χώρες και το Βέλγιο, με εξαίρεση το Μονακό. Περίπου 37 εκατομμύρια κτίρια κατανέμονται σε μια έκταση 357.588 τετραγωνικών χιλιομέτρων. Λίγο περισσότερο από τα μισά από τα ακίνητα χρησιμοποιούνται ως χώρος διαβίωσης, όλα τα άλλα ακίνητα χρησιμοποιούνται εμπορικά ή δημόσια. Εκτιμάται ότι 8 εκατομμύρια ακίνητα διαχειρίζονται από διαχειριστές ακινήτων ή διαχειριστές ακινήτων.
Πίσω από τον εντυπωσιακό αριθμό των 8 εκατομμυρίων διαχειριζόμενων αντικειμένων υπάρχει ένας σημαντικός όγκος εργασιών συντήρησης, ο οποίος όχι μόνο προκύπτει από τις δραστηριότητες που απαιτούνται για τη διατήρηση της λειτουργίας του κτιρίου, αλλά και από τις διατάξεις, τα διατάγματα και τους νόμους που είναι νέοι σχεδόν κάθε χρόνο. Η ακίνητη περιουσία στη Γερμανία υπόκειται εν μέρει στο κρατικό δίκαιο και εν μέρει στον ομοσπονδιακό νόμο. Αλλά ο κατάλογος των πραγμάτων που αποτελούν μέρος της καθημερινής επιχείρησης διαχείρισης ακινήτων είναι εκπληκτικά εκτεταμένος, όπως:
- Μίσθωμα
- Μισθωτήριο
- Κατάσταση χρέωσης υπηρεσίας
- Είσπραξη οφειλών
- Διαχείριση Καταθέσεων
- Διαχείριση εισοδήματος από ενοίκια
- Πώληση / Αγορά
- Ανακαίνιση
- Ανακαίνιση
- Επισκευές
- Συντήρηση Εγκαταστάσεων
- Συντήρηση Ακινήτων
- Χειμερινή υπηρεσία
- Θέρμανση / Ηλεκτρισμός / Νερό / Απόβλητα
- Φορολογικό δίκαιο
- Ασφάλιση
- Κτηματολόγιο
Πίσω από κάθε μεμονωμένο όρο σε αυτόν τον κατάλογο υπάρχει συχνά ένας μεγάλος αριθμός πολύ διαφορετικών διαδικασιών. Φυσικά, υπάρχουν εταιρείες διαχείρισης ακινήτων που περιορίζονται μόνο σε έναν τομέα, όπως η αποκλειστική διαχείριση ενοικιαζόμενων ακινήτων ή η καθαρή αγορά και πώληση ή διαχείριση ακινήτων που ανήκουν σε μια κοινότητα ιδιοκτητών. Αλλά ανεξάρτητα από το τμήμα, οι εργασίες είναι τόσο διαφορετικές που κάθε διαχειριστής ακινήτων χρειάζεται αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων.
Αυτό είναι το PaperOffice DMS, ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να διαχειρίζεται απλώς έγγραφα.
Τι σημαίνει όμως η αποτελεσματικότητα για τους διαχειριστές ακινήτων;
Ο μεγαλύτερος τομέας από τα 8 εκατομμύρια ακίνητα υπό διαχείριση που αναφέρθηκαν παραπάνω είναι τα ενοικιαζόμενα διαμερίσματα, ακολουθούμενα από τους χώρους γραφείων. Αυτό σημαίνει ότι, ανάλογα με τον τύπο, υπάρχουν σταθερές δαπάνες που πρέπει να καταβάλλονται ανά τρίμηνο, εξάμηνο ή ετησίως. Το εισόδημα, από την άλλη πλευρά, είναι συνήθως μηνιαίο. Ανάλογα με το διαχειριζόμενο απόθεμα, αυτό σημαίνει τη διατήρηση εκατοντάδων έως χιλιάδων λογαριασμών, οι οποίοι έχουν συγκεκριμένες προθεσμίες και απαιτούν πρόσθετη διαχείριση όταν συμβαίνουν έκτακτες αλλαγές. Επιπλέον, υπάρχει η σωστή λογιστική των εσόδων και των δαπανών.
Τα έκτακτα γεγονότα περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, καθυστερήσεις ενοικίων. Το θέμα εδώ είναι να υπολογιστούν οι τόκοι που προκύπτουν μέχρι την πληρωμή, αλλά και να τηρηθούν οι προθεσμίες παραγραφής και να ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα.
- Η διοίκηση μπορεί επίσης να περιλαμβάνει σχέδια που δείχνουν τις εκτάσεις του οικοπέδου σε κλίμακα και, εάν είναι απαραίτητο, τίθενται στη διάθεση των κατασκευαστικών εταιρειών για ανακαινίσεις ή ανακαινίσεις.
- Η απόδειξη της σωστής επένδυσης των κεφαλαίων καταθέσεων απαιτεί επίσης σωστή λογιστική και παρουσίαση ανά πάσα στιγμή.
- Εισαγάγετε τις αλλαγές στο νόμο περί μίσθωσης ή την απόκτηση γης εγκαίρως και έτσι να είστε προετοιμασμένοι για το χρόνο που θα τεθούν σε ισχύ.
Αυτά είναι μόνο τέσσερα παραδείγματα για το τι μπορεί να κάνει ένα καλό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, όπως το PaperOffice DMS.
Το PaperOffice δεν κάνει διάκριση μεταξύ των τύπων εγγράφων, ανεξάρτητα από το αν χρειάζεστε βοήθεια για τη διαχείριση συμβάσεων, υπομνημάτων και αλληλογραφίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: χάρη στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, οι προηγούμενες διαδικασίες σας στην εταιρεία σας ψηφιοποιήθηκαν, καθιστώντας τις πιο αποτελεσματικές, διαφανείς και σημαντικά πιο ευέλικτες.
Επειδή ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία τα έγγραφα φτάνουν στην εταιρεία, είτε ως έντυπα έγγραφα, αρχεία PDF, e-mail ή φωτογραφίες, αρχειοθετούνται αυτόματα και αποθηκεύονται σε μια ασφαλή βάση δεδομένων.
Έτσι, σημαντικές συμβάσεις μπορούν να αναγνωριστούν και να τερματιστούν εγκαίρως ή να αποτελέσουν αντικείμενο επαναδιαπραγμάτευσης. Κυκλοφορία εγγράφου με ψηφιακή υπογραφή και ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για αργή έντυπη αλληλογραφία, το μη ασφαλές ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλλει στην αφοσίωση των πελατών.
Το βασικό πλαίσιο για τον ψηφιακό μετασχηματισμό στη διαχείριση ακινήτων και την ακίνητη περιουσία
Χάρη στην ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη, ενεργοποιούνται οι αυτόματοι κανόνες. Αυτό το AI ταξινομεί αυτόματα τα έγγραφα σε φακέλους όπως "Τιμολόγιο" και "Σημειώσεις παράδοσης", αποθηκεύει τις κατάλληλες λέξεις-κλειδιά και ενεργοποιεί την ψηφιακή ροή εργασίας που είναι αποθηκευμένη για τον αντίστοιχο τύπο εγγράφου.
Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδοτήσεων ή η χορήγηση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης. Ο χρήστης ορίζει τα επιμέρους βήματα εργασίας ακριβώς όπως θα εκτελούνταν, για παράδειγμα την "εγγραφή", τον "έλεγχο", την "απελευθέρωση" και την "κράτηση" των τιμολογίων.
Η ευθύνη δεν μπορεί να ανατεθεί μόνο σε μεμονωμένα άτομα, αλλά και σε ομάδες χρηστών όπως "Λογιστική" ή "Παραγωγή", έτσι ώστε ένας συνάδελφος να μπορεί να παρέμβει αμέσως εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει.
Η τεχνολογία OCR όχι μόνο αναγνωρίζει το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά και όλα τα φορολογικά πεδία δεδομένων, όπως ο αριθμός εγγράφου, η ημερομηνία, το καθαρό, ο φόρος και το ακαθάριστο ποσό. Τα εισαγόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των αξιολογήσεων, των πράξεων πληρωμής και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Αυτό εξοικονομεί κουραστική εργασία εισόδου και μειώνει τα σφάλματα δημοσίευσης.
Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της τοποθεσίας αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον πελάτη, τον φοροτεχνικό σας ή το αντίστροφο.
Η λύση: αποδεδειγμένη τεχνογνωσία
Δεν έχει νόημα να χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης στην πράξη αμέσως; που όχι μόνο πληροί όλες τις απαιτήσεις, αλλά είναι επίσης εύκολο να μάθει και φθηνό;
Το PaperOffice DMS είναι η δοκιμασμένη ολοκληρωμένη λύση για ψηφιακή εργασία και, με πάνω από 20 χρόνια εμπειρίας στην αγορά, ένας από τους πρώτους πρωτοπόρους DMS.
Περιεχόμενο
Λύσεις ροής εργασιών και ακεραιότητα AI - η λύση ALL-IN-ONE με το PaperOffice DMS
Οι εταιρείες στη διαχείριση ακινήτων και οι διαχειριστές ακινήτων πρέπει να επεξεργάζονται έγγραφα σε όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Η συνεχής περαιτέρω ανάπτυξη των επιχειρηματικών μοντέλων δημιουργεί συνεχώς νέες προκλήσεις. Αυτό που χρειάζονται είναι ένα καλό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Το PaperOffice DMS είναι το σωστό λογισμικό επειδή διαθέτει όλα όσα χρειάζονται οι βιομηχανίες επίπλων και κατασκευής, όπως:
- Αποθήκευση εγγράφων σε όλες τις ψηφιακές μορφές σύμφωνα με τις αρχές του GDPR/li>
- Λειτουργίες για την υποβολή και την εκ νέου υποβολή καθυστερημένων εγγράφων που απαιτούν ενέργεια
- Μια λειτουργία αποθήκευσης δεδομένων αυτοδιδασκαλίας με προσθήκη ετικετών και εσωτερική μηχανή αναζήτησης
- Αυτόματη αντιστοίχιση εγγράφων που προστέθηκαν πρόσφατα στο σωστό φάκελο
- Απλή δημιουργία βάσης δεδομένων και σύνδεση βάσης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της ατομικά προσαρμόσιμης μάσκας
- Αυτοματοποιημένη δημιουργία προτύπων για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και λειτουργίες
Συμβατή με αναθεωρήσεις και ασφαλής αρχειοθέτηση: Το PaperOffice DMS πληροί τεχνικά τις νομικές απαιτήσεις των GoBD, GDPdU και DSGVO
Η λειτουργία ροής εργασίας PaperOffice απλοποιεί την επικοινωνία. Η προσανατολισμένη στη διαδικασία διαχείριση εγγράφων διασφαλίζει ότι αυτά τα έγγραφα παραμένουν ενημερωμένα με λίγη προσπάθεια. Το PaperOffice DMS σας επιτρέπει να λαμβάνετε εύκολα υπόψη τις ισχύουσες περιόδους διατήρησης και διαγραφής . Οι ψηφιακές ροές εργασίας ενσωματώνονται στις επιχειρηματικές διαδικασίες, γεγονός που διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τα βασικά βήματα της διαδικασίας και συνεπώς τη συμμόρφωση.
Το PaperOffice το υποστηρίζει αυτό με μια εκτεταμένη ενότητα εργασιών και ροής εργασίας.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να δημιουργηθούν ορισμένες αλυσίδες διεργασιών και οι υπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες μπορούν να οριστούν σε ηλεκτρονικά έγγραφα και να εκτελεστούν εν μέρει αυτόματα.
Αυτό αντιπροσωπεύει βελτιστοποίηση διαδικασίας χωρίς σφάλματα, επειδή η εργασία μπορεί όχι μόνο να ανατεθεί σε υπαλλήλους με συγκεκριμένα δικαιώματα χρήστη και περιόδους ολοκλήρωσης, να απαιτήσει ψηφιακή απελευθέρωση, αλλά και να ενεργοποιήσει αυτόματα περαιτέρω ενέργειες, όπως ειδοποιήσεις μέσω email ή αλλαγές στην κατάσταση του εγγράφου.
Με αυτόν τον τρόπο, τα σχετικά μεταδεδομένα μπορούν επίσης να αποθηκευτούν μετά τη διαδικασία αρχειοθέτησης των εγγράφων. Εκτός από τον τύπο του εγγράφου, μπορεί να καθοριστεί η περίοδος αρχειοθέτησης και οι σχετικές πληροφορίες πελατών.
Η βιομηχανία επίπλων και τα επαγγέλματα παραγωγής επωφελούνται από την ψηφιακή διαχείριση εγγράφων
Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει την ξεχωριστή δημιουργία βάσεων δεδομένων για κάθε μεμονωμένη περιοχή και μπορεί να δημιουργήσει συνδέσμους ταυτόχρονα. Τα αναλογικά έγγραφα, όπως τα υποβληθέντα τιμολόγια τεχνιτών, σαρώνονται με PaperOffice DMS και αποθηκεύονται τόσο ως φωτογραφία όσο και ως κείμενο που έχει μετατραπεί χρησιμοποιώντας λογισμικό OCR. Όλα τα υπάρχοντα δεδομένα, για παράδειγμα σε έναν ενοικιαστή, μπορούν να εμφανίζονται με σαφήνεια και σαφήνεια, γι 'αυτό δεν χρειάζεται να μεταφέρονται αρχεία για ραντεβού εκτός σπιτιού. Η διαχείριση βάσεων δεδομένων που ελέγχεται από AI δημιουργεί πρότυπα από κύρια δεδομένα ή στατιστικά χρησιμοποιήσιμες λίστες, όπως απαιτείται.
Ταυτόχρονα, διατηρείται η απαραίτητη προστασία δεδομένων μέσω ιεραρχικής διαχείρισης κωδικών πρόσβασης και κρυπτογράφησης 1024-bit.
Βελτιστοποιήστε το χρόνο εργασίας σας έως και 7,5% σε σύγκριση με την εργασία που βασίζεται σε χαρτί χάρη στη χρήση του PaperOffice DMS.
Εξοικονομήστε χρόνο για την εύρεση, τη δρομολόγηση και την κοινή χρήση εγγράφων.
Με τις ψηφιακές σφραγίδες, τα έγγραφα μπορούν να συμπληρωθούν με πρόσθετες πληροφορίες και ακόμη και να ελέγξουν λεπτομερείς ροές εργασίας. Με τη σειρά της, η εργασία και η λειτουργία ροής εργασίας εξασφαλίζουν ότι οι προθεσμίες τηρούνται και ολοκληρώνονται.
Η εξαιρετική αναλογία τιμής-απόδοσης του PaperOffice DMS καθώς και η απλή εφαρμογή σε υπάρχοντα λειτουργικά συστήματα της Microsoft και η διαισθητική δυνατότητα εκμάθησης καθιστούν το λογισμικό απαραίτητο βοηθό σε κάθε σπίτι ή διαχείριση ακινήτων σε σύντομο χρονικό διάστημα, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο είναι το απόθεμα που πρέπει να διαχειριστεί.
FAQs
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Ψηφιοποίηση στη διαχείριση ακινήτων και τη διαχείριση ακινήτων":
Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στο PaperOffice;
Λόγω της αποκεντρωμένης και σύγχρονης αρχιτεκτονικής του προγράμματος, το PaperOffice μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε σχεδόν οποιαδήποτε συσκευή - από κλασικούς υπολογιστές έως smartphone / tablet έως τηλεοράσεις.
Τι συμβαίνει με τα δεδομένα εάν το PaperOffice δεν υπάρχει;
Δεν θα συμβεί, αλλά για να σας καθησυχάσω: Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας ΑΝΆ ΠΆΣΑ ΣΤΙΓΜΉ, επειδή το PaperOffice βασίζεται σε μια ανοιχτή δομή βάσης δεδομένων, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας ανά πάσα στιγμή.
Προστασία δεδομένων θέματος: Πού αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα;
Το PaperOffice θα αποθηκεύσει όλα τα έγγραφα εσωτερικά με κρυπτογράφηση υψηλού επιπέδου, καθιστώντας το απρόσβλητο από κλοπή δεδομένων, για παράδειγμα, και υπερβαίνοντας όλες τις απαιτήσεις GDPR και GOBD.
Αποφύγετε λάθη: ΠΟΤΕ μην αποθηκεύετε τα δεδομένα σε σύννεφο τρίτου μέρους!
Μπορεί το PaperOffice να προσαρμοστεί ακριβώς στις προδιαγραφές;
Ναι, το PaperOffice μπορεί να προσαρμοστεί 100% στην προβλεπόμενη χρήση για να εξασφαλίσει την απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε υπάρχουσες διαδικασίες και συστήματα. Ακόμη και η διεπαφή του προγράμματος μπορεί να σχεδιαστεί πλήρως και να προσαρμοστεί ελεύθερα.
Συμπέρασμα
Το PaperOffice DMS υποστηρίζει τη διαχείριση ακινήτων και τη διαχείριση ακινήτων και προσφέρει κατάλληλες διεπαφές με άλλο λογισμικό, συνδέσεις API και μπορεί να επεκταθεί ανά πάσα στιγμή σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. Το λογισμικό είναι εύκολο στην εκμάθηση και μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στην καθημερινή πρακτική χωρίς να προκαλέσει απουσίες για εκπαιδευτικούς σκοπούς.
Το PaperOffice DMS συνιστά τη χρήση ενός NAS (αποθήκευση δεδομένων που υποστηρίζεται από το δίκτυο) με μια λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, έτσι ώστε τα σημαντικά δεδομένα να μην χάνονται ούτε να κατασκοπεύονται σε σύννεφα τρίτων κατασκευαστών.
Τελικά, το PaperOffice DMS εντυπωσιάζει με μια πολύ καλή σχέση τιμής-απόδοσης και τεράστια τεχνογνωσία μέσα από πάνω από 20 χρόνια πρακτικής εμπειρίας.