Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές
Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω
Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους
Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.
Βιομηχανία
Οδοντιατρική τεχνολογία / οδοντοτεχνικό εργαστήριο / οδοντιατρική βιομηχανία
Περιοχή
Λειψία, Γερμανία
Τμήματα
Γραφείο, Λογιστήριο
Βιομηχανία
Οδοντιατρική τεχνολογία / οδοντοτεχνικό εργαστήριο / οδοντιατρική βιομηχανία
Περιοχή
Λειψία, Γερμανία
Τμήματα
Γραφείο, Λογιστήριο
Λαρς Ρ. Λούντεβιγκ, ιδιοκτήτης και διευθύνων σύμβουλος της ViaCreative Zahntechnik GmbH
Επαγγελματική συμβουλή
Βιομηχανία
Οδοντιατρική τεχνολογία / οδοντοτεχνικό εργαστήριο / οδοντιατρική βιομηχανία
Περιοχή
Λειψία, Γερμανία
Τμήματα
Γραφείο, Λογιστήριο
Το οδοντοτεχνικό εργαστήριο ViaCreative είναι μια δεύτερη γενιά του κ. Lars-R. Εταιρεία που διευθύνεται από τον Ludewig στη Λειψία. Στο εργαστήριο, τα προϊόντα αντικατάστασης δοντιών κατασκευάζονται κυρίως για λογαριασμό οδοντιάτρων.
Το φάσμα των υπηρεσιών της εταιρείας είναι πολύ εκτεταμένο και χαρακτηρίζεται από τη χρήση σύγχρονων διαδικασιών και τεχνικών. Για παράδειγμα, μια παραγωγή CAD-CAM, η παραγωγή οδοντοστοιχιών ή υπερκατασκευών που πάσχουν από αλλεργίες σε εμφυτεύματα.
Το PaperOffice DMS χρησιμοποιείται στο ViaCreative στη Λειψία κυρίως για την αποθήκευση δεδομένων, την αναζήτηση εγγράφων και την προετοιμασία εγγράφων για διαβίβαση στην εφορία.
Στο εργαστήριο, αρκετοί οδοντοτεχνίτες εργάζονται σε διαφορετικά εξοπλισμένους σταθμούς εργασίας με διαφορετικά καθήκοντα. Ένα κοινό βασικό τμήμα εδώ είναι η ακριβής καταγραφή όλων των εργασιών που αναλαμβάνονται, καθώς και των διαδικασιών και των υλικών που χρησιμοποιούνται.
Δεδομένου ότι το έργο ανατίθεται σχεδόν αποκλειστικά από οδοντιάτρους για ασθενείς, η πλήρης τεκμηρίωση είναι εξίσου σημαντική με την ασφαλή αποθήκευση των μερικές φορές ευαίσθητων δεδομένων.
Πριν από την απόφαση χρήσης του PaperOffice DMS, τα δεδομένα που παράγονταν κατά τη διάρκεια της καθημερινής εργασίας καταγράφονταν ως επί το πλείστον χειροκίνητα σε ένα αναλογικό αρχείο, το οποίο φυλασσόταν σε ένα κρεμαστό αρχείο στο γραφείο κατά τη διάρκεια των συνεχιζόμενων διαδικασιών και σε μια ξεχωριστή αίθουσα αρχειοθέτησης όταν ολοκληρώθηκαν οι εργασίες. Για τη δημιουργία και αποστολή των φορολογικών παραστατικών, τα δεδομένα μεταφέρθηκαν από τα αναλογικά αρχεία στην ηλεκτρονική φόρμα DATEV από υπάλληλο.
Ο χρόνος που απαιτείται για αυτή τη μορφή διοικητικής εργασίας είναι πολύ υψηλός από τη μία πλευρά και πολύ επιρρεπής σε σφάλματα από την άλλη. Ταυτόχρονα, η νομικά απαιτούμενη ασφάλεια δεδομένων παρέχεται μόνο σε περιορισμένο βαθμό.
Ο στόχος της εταιρείας ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα, να φέρει τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία.
Ο κ. Λαρς-Ρ. Λόγω των υφιστάμενων προκλήσεων, ο Ludewig αναζητούσε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που θα επέτρεπε την ασφαλή και προσαρμόσιμη αποθήκευση δεδομένων καθώς και την εύκολη ενσωμάτωση όλων των χώρων εργασίας στο σπίτι με απλό λογισμικό.
Ταυτόχρονα, το λογισμικό πρέπει να χαρακτηρίζεται από μια καλή αναλογία κόστους-οφέλους. Εκτός από το PaperOffice DMS, ο κ. Ludewig δοκίμασε τέσσερα άλλα προϊόντα λογισμικού από άλλους οίκους συστημάτων και αρχικά εξέτασε διάφορες προσφορές λογισμικού σε σχέση με τη διαχείριση εγγράφων.
Το γεγονός ότι το PaperOffice χρησιμοποιήθηκε τελικά ως διαχείριση εγγράφων στη Via Creative αποφασίστηκε για τους ακόλουθους λόγους:
1. Αποθήκευση και διαθεσιμότητα δεδομένων. Κεντρική και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα σχετικά έγγραφα και δυνατότητα συνεργασίας πολλών μερών για το ίδιο έγγραφο.
Ένας εσωτερικός, κεντρικός χώρος αποθήκευσης στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι. Τα δεδομένα δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε σύννεφο τρίτου μέρους ή σε υπολογιστή ενός χρήστη.
Ένας κεντρικός χώρος αποθήκευσης στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι υπάλληλοι με τα κατάλληλα δικαιώματα χρήστη.
Ο κ. Λαρς-Ρ. Ο Ludewig συνειδητοποίησε από νωρίς ότι δεν υπήρχε τρόπος ψηφιοποίησης στην πρακτική του.
2.Αξία για τα χρήματα. Το λογισμικό θα πρέπει να έχει καλή σχέση τιμής-απόδοσης.
Με αυτόν τον τρόπο, η ViaCreative κατάφερε να αποφύγει μια υπερβολική δέσμευση κεφαλαίου και εξακολουθεί να έχει έναν αντίστοιχα μεγάλο προϋπολογισμό για τις απαραίτητες αγορές υλικών και τεχνολογίας, οι οποίες είναι πολύ ακριβές, ειδικά στην οδοντιατρική τεχνολογία.
3. Εύκολο στο χειρισμό. Το λογισμικό θα πρέπει να απαιτεί όσο το δυνατόν λιγότερη εκπαίδευση και ταυτόχρονα να είναι προετοιμασμένο για το μέλλον.
Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να αποφευχθούν οι εξωτερικοί σύμβουλοι. Φυσικά, το PaperOffice DMS προσφέρει επίσης ατομική εκπαίδευση για τις ενότητες, εάν το επιθυμείτε. Σύμφωνα με τις εμπειρίες των εργαζομένων της ViaCreative, ωστόσο, το PaperOffice είναι σε μεγάλο βαθμό αυτονόητο.
Δεν υπάρχουν εξωτερικοί και ακριβοί "σύμβουλοι" επί τόπου και κανείς δεν χρειάζεται να ταξιδέψει πουθενά για εκπαίδευση. Ο καθένας μπορεί να ορίσει το χρονικό πλαίσιο για την εκμάθηση της πλοήγησης στο μενού όπως απαιτείται και όσον αφορά το μέλλον, το PaperOffice DMS είναι καλά τοποθετημένο χάρη στην αρθρωτή δομή του.
4. Δυνατότητα ανάκτησης και εξοικονόμηση χρόνου. Αναζητήθηκε ένας απλούστερος τρόπος για την ψηφιοποίηση αναλογικών εγγράφων και την εύκολη επανόρεσή τους όταν χρειαζόταν.
Χάρη στην ενσωματωμένη λειτουργία AI, κάθε έγγραφο μπορεί να διδαχθεί, όλο το επιθυμητό περιεχόμενο μπορεί να εξαχθεί με στοχευμένο τρόπο και να αποθηκευτεί με λέξεις-κλειδιά με πλήρως αυτοματοποιημένο τρόπο.
Χάρη στις κανονικές εκφράσεις (REGEX), το περιεχόμενο του εγγράφου μπορεί να διαβαστεί και να αποθηκευτεί αυτόματα ως πληροφορίες εγγράφου.
Ο κ. Λαρς-Ρ. Ο Λούντεβιγκ εξηγεί:
Ο κ. Λαρς-Ρ. Ο Λούντεβιχ τονίζει:
Ο κ. Ludewig ήταν επίσης ενθουσιασμένος με τη δέσμευση της ομάδας PaperOffice DMS στην εφαρμογή των προσαρμογών στις απαιτήσεις για τη διαχείριση του ViaCreative.
Αυτός και η ομάδα του ήταν εξίσου ικανοποιημένοι με τη γραφική διεπαφή του PaperOffice DMS. Αυτό αποδεικνύει ότι η ανάπτυξη του PaperOffice λαμβάνει υπόψη την κανονική αντίληψη των ανθρώπων, η οποία δίνει προτεραιότητα στις εικόνες και τα χρώματα, χωρίς να φαίνεται παιχνιδιάρικη. Αυτό ισχύει εξίσου για τα σεμινάρια και τα βίντεο που δημιουργήθηκαν από το PaperOffice για ορισμένα τμήματα του λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.
Κατά τη διάρκεια της μετάβασης, το αναλογικό αρχείο της ViaCreative σαρώθηκε και διαβάζεται σταδιακά απευθείας μέσω του λογισμικού OCR που είναι ενσωματωμένο στο PaperOffice DMS. Χάρη στη χρήση τακτικών εκφράσεων, οι οποίες δημιουργούνται από υπαλλήλους του PaperOffice, όλα τα εισερχόμενα αναλογικά έγγραφα μπορούν να διαβαστούν εύκολα και με συγκεκριμένο τρόπο για τον πελάτη.
Ο κ. Λαρς-Ρ. Στην αρχή της εισαγωγής, ο Ludewig συνιστά:
Το PaperOffice DMS έχει εκπληρώσει όλα τα απαραίτητα κριτήρια και σήμερα χαρτογραφεί την πλήρη ροή ψηφιακών εγγράφων στην πράξη.
Προς το παρόν, όλα τα έγγραφα τιμολογίου καταγράφονται με σαρωτές υψηλής απόδοσης, το Paper-Office αναγνωρίζει αυτόματα τα στοιχεία επικοινωνίας και αποθηκεύει τα έγγραφα ανάλογα στο ηλεκτρονικό αρχείο.
Οι εργαζόμενοι μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα μέσω μιας απλής διεπαφής χρήστη και εισάγοντας διάφορους όρους αναζήτησης - μια αναζήτηση πλήρους κειμένου είναι επίσης διαθέσιμη.
Χάρη στη συνεπή χρήση του DMS, η ViaCreative κατάφερε να μειώσει σημαντικά τον χρόνο επεξεργασίας που απαιτείται για τα τιμολόγια και ο αριθμός των εκκρεμών λογαριασμών μειώθηκε σημαντικά ταυτόχρονα.
Ο κ. Denis K. από την «Τήρηση Βιβλίων και Λογιστική» τονίζει:
Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Οδοντιατρική τεχνολογία / Οδοντοτεχνικό εργαστήριο ViaCreative
Zahntechnik GmbH":
Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;
Ποτέ δεν είναι πολύ νωρίς ή πολύ αργά για να ασχοληθούμε με το θέμα της ψηφιοποίησης.
Το πιο σημαντικό είναι να πάρετε μια ιδέα για το λογισμικό αλλά και για την ίδια την εταιρεία. Ήταν σημαντικό να μην αισθανθούμε υποχρεωμένοι να αγοράσουμε το λογισμικό ή να εγγραφούμε σε οποιαδήποτε πακέτα υπηρεσιών και υποστήριξης.
Ακόμη και πριν αποκτήσουμε το PaperOffice DMS, μιλήσαμε με όλα τα τμήματα της εταιρείας και ποτέ δεν νιώσαμε άσχημη μεταχείριση. Αντίθετα: Το PaperOffice έχει μια ωραία, ευγενική και ικανή ομάδα.
Για εμάς ως βιομηχανική εταιρεία, οι διαδικασίες γίνονται όλο και πιο περίπλοκες και συνεπάγονται πολλή γραφειοκρατία. Ως εκ τούτου, η εμπιστοσύνη στο σύστημα και το λογισμικό ήταν πολύ σημαντική. Φυσικά, ήταν επίσης πολύ σημαντικό το λογισμικό να είναι εύκολο να κατανοηθεί.
Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;
Θα προτείνουμε το PaperOffice σε όλες τις άλλες εταιρείες που θα ήθελαν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν. Όποιος το θέλει εύκολα, δεν χρειάζεται μια ολοκληρωμένη λύση με αυτόματη τήρηση βιβλίων, ταμειακή μηχανή κ.λπ., που δεν θέλει άλλα συρραπτικά και συνεχείς αναζητήσεις.
Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;
Είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα πάντα.
Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή, όπως η αυτόματη ανάγνωση του περιεχομένου του εγγράφου, αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε πλέον να χάσετε.
«Στη βιομηχανία, το θέμα της ψηφιοποίησης γίνεται όλο και πιο αισθητό. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τα δελτία τεχνικών δεδομένων, τα δεδομένα πελατών, τους υπολογισμούς ή τα σχέδια, τα σχέδια και τις διαμορφώσεις μας. Μετά την εισαγωγή του PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί. Είμαστε πλέον πρωτοπόροι στην ψηφιοποίηση σε εταιρείες παραγωγής, Industry 4.0.
ο κ. Antonio Jesús Sánchez
Διευθύνων Σύμβουλος και Μηχανικός Προϊόντων και Διεργασιών στην Butterfly Engineers S.L.
