Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Ψηφιοποίηση στον κλάδο της οδοντιατρικής τεχνολογίας - επιτυχής διαχείριση εγγράφων για την οδοντιατρική βιομηχανία


Λαρς Ρ. Λούντεβιγκ, ιδιοκτήτης και διευθύνων σύμβουλος της ViaCreative Zahntechnik GmbH

Επαγγελματική συμβουλή

Βιομηχανία
Οδοντιατρική τεχνολογία / οδοντοτεχνικό εργαστήριο / οδοντιατρική βιομηχανία

Περιοχή
Λειψία, Γερμανία

Τμήματα
Γραφείο, Λογιστήριο

Θέση εκκίνησης

Το οδοντοτεχνικό εργαστήριο ViaCreative είναι μια δεύτερη γενιά του κ. Lars-R. Εταιρεία που διευθύνεται από τον Ludewig στη Λειψία. Στο εργαστήριο, τα προϊόντα αντικατάστασης δοντιών κατασκευάζονται κυρίως για λογαριασμό οδοντιάτρων.

Το φάσμα των υπηρεσιών της εταιρείας είναι πολύ εκτεταμένο και χαρακτηρίζεται από τη χρήση σύγχρονων διαδικασιών και τεχνικών. Για παράδειγμα, μια παραγωγή CAD-CAM, η παραγωγή οδοντοστοιχιών ή υπερκατασκευών που πάσχουν από αλλεργίες σε εμφυτεύματα.

Το PaperOffice DMS χρησιμοποιείται στο ViaCreative στη Λειψία κυρίως για την αποθήκευση δεδομένων, την αναζήτηση εγγράφων και την προετοιμασία εγγράφων για διαβίβαση στην εφορία.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

Υπάρχοντα προβλήματα και εργασίες

Στο εργαστήριο, αρκετοί οδοντοτεχνίτες εργάζονται σε διαφορετικά εξοπλισμένους σταθμούς εργασίας με διαφορετικά καθήκοντα. Ένα κοινό βασικό τμήμα εδώ είναι η ακριβής καταγραφή όλων των εργασιών που αναλαμβάνονται, καθώς και των διαδικασιών και των υλικών που χρησιμοποιούνται.

Δεδομένου ότι το έργο ανατίθεται σχεδόν αποκλειστικά από οδοντιάτρους για ασθενείς, η πλήρης τεκμηρίωση είναι εξίσου σημαντική με την ασφαλή αποθήκευση των μερικές φορές ευαίσθητων δεδομένων.

Πριν από την απόφαση χρήσης του PaperOffice DMS, τα δεδομένα που παράγονταν κατά τη διάρκεια της καθημερινής εργασίας καταγράφονταν ως επί το πλείστον χειροκίνητα σε ένα αναλογικό αρχείο, το οποίο φυλασσόταν σε ένα κρεμαστό αρχείο στο γραφείο κατά τη διάρκεια των συνεχιζόμενων διαδικασιών και σε μια ξεχωριστή αίθουσα αρχειοθέτησης όταν ολοκληρώθηκαν οι εργασίες. Για τη δημιουργία και αποστολή των φορολογικών παραστατικών, τα δεδομένα μεταφέρθηκαν από τα αναλογικά αρχεία στην ηλεκτρονική φόρμα DATEV από υπάλληλο.

Ο χρόνος που απαιτείται για αυτή τη μορφή διοικητικής εργασίας είναι πολύ υψηλός από τη μία πλευρά και πολύ επιρρεπής σε σφάλματα από την άλλη. Ταυτόχρονα, η νομικά απαιτούμενη ασφάλεια δεδομένων παρέχεται μόνο σε περιορισμένο βαθμό.

Ο στόχος της εταιρείας ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα, να φέρει τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία.

Περιεχόμενο

Γιατί η ViaCreative επέλεξε το PaperOffice DMS

Ο κ. Λαρς-Ρ. Λόγω των υφιστάμενων προκλήσεων, ο Ludewig αναζητούσε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που θα επέτρεπε την ασφαλή και προσαρμόσιμη αποθήκευση δεδομένων καθώς και την εύκολη ενσωμάτωση όλων των χώρων εργασίας στο σπίτι με απλό λογισμικό.

Ταυτόχρονα, το λογισμικό πρέπει να χαρακτηρίζεται από μια καλή αναλογία κόστους-οφέλους. Εκτός από το PaperOffice DMS, ο κ. Ludewig δοκίμασε τέσσερα άλλα προϊόντα λογισμικού από άλλους οίκους συστημάτων και αρχικά εξέτασε διάφορες προσφορές λογισμικού σε σχέση με τη διαχείριση εγγράφων.

Το γεγονός ότι το PaperOffice χρησιμοποιήθηκε τελικά ως διαχείριση εγγράφων στη Via Creative αποφασίστηκε για τους ακόλουθους λόγους:

1. Αποθήκευση και διαθεσιμότητα δεδομένων. Κεντρική και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα σχετικά έγγραφα και δυνατότητα συνεργασίας πολλών μερών για το ίδιο έγγραφο.

Ένας εσωτερικός, κεντρικός χώρος αποθήκευσης στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι. Τα δεδομένα δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε σύννεφο τρίτου μέρους ή σε υπολογιστή ενός χρήστη.

Η λύση: Μια βάση δεδομένων δημιουργήθηκε στο NAS, δικτυακή συνημμένη αποθήκευση, από τη Synology στην πράξη. Αυτή η βάση δεδομένων ενσωματώθηκε στο PaperOffice DMS και όλα τα δεδομένα αποθηκεύτηκαν από τη Via Creative. Αυτό ικανοποιεί πλήρως τις νομικές απαιτήσεις για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων. Ο κ. Ludewig ήταν πολύ ικανοποιημένος με τη λύση χωρίς εξωτερικό cloud και επομένως χωρίς τρίτους παρόχους, οι οποίοι μπορούν να υπόκεινται σε κυβερνητική παρέμβαση και να αυξήσουν τον κίνδυνο επιθέσεων χάκερ.

Ένας κεντρικός χώρος αποθήκευσης στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι υπάλληλοι με τα κατάλληλα δικαιώματα χρήστη.

Ο κ. Λαρς-Ρ. Ο Ludewig συνειδητοποίησε από νωρίς ότι δεν υπήρχε τρόπος ψηφιοποίησης στην πρακτική του.

"Το να πρέπει να ψάξετε χειροκίνητα και να βρείτε φακέλους, τιμολόγια, δελτία παράδοσης, καταστάσεις συμβολαίων και άλλα σημαντικά έγγραφα, κάτι που είναι πολύ χρονοβόρο, είναι πολύ ακριβής λειτουργία αναζήτησης στο PaperOffice τελικά ένα πράγμα του παρελθόντος ..."

2.Αξία για τα χρήματα. Το λογισμικό θα πρέπει να έχει καλή σχέση τιμής-απόδοσης.

Η λύση: Το PaperOffice DMS προσφέρεται σε διαφορετικά μοντέλα τιμών που επιτρέπουν στους χρήστες να πάρουν την πιο συμφέρουσα μορφή για αυτούς.

Με αυτόν τον τρόπο, η ViaCreative κατάφερε να αποφύγει μια υπερβολική δέσμευση κεφαλαίου και εξακολουθεί να έχει έναν αντίστοιχα μεγάλο προϋπολογισμό για τις απαραίτητες αγορές υλικών και τεχνολογίας, οι οποίες είναι πολύ ακριβές, ειδικά στην οδοντιατρική τεχνολογία.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Εύκολο στο χειρισμό. Το λογισμικό θα πρέπει να απαιτεί όσο το δυνατόν λιγότερη εκπαίδευση και ταυτόχρονα να είναι προετοιμασμένο για το μέλλον.

Η λύση: Βασικά, το PaperOffice DMS είναι πολύ δομημένο και έχει μια γραφική διεπαφή που καθοδηγεί τον χρήστη βήμα προς βήμα. Επιπλέον, υπάρχουν επιπλέον σεμινάρια και βίντεο για όλες τις λειτουργίες που μπορούν να κληθούν απευθείας για υποστήριξη.

Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να αποφευχθούν οι εξωτερικοί σύμβουλοι. Φυσικά, το PaperOffice DMS προσφέρει επίσης ατομική εκπαίδευση για τις ενότητες, εάν το επιθυμείτε. Σύμφωνα με τις εμπειρίες των εργαζομένων της ViaCreative, ωστόσο, το PaperOffice είναι σε μεγάλο βαθμό αυτονόητο.

Δεν υπάρχουν εξωτερικοί και ακριβοί "σύμβουλοι" επί τόπου και κανείς δεν χρειάζεται να ταξιδέψει πουθενά για εκπαίδευση. Ο καθένας μπορεί να ορίσει το χρονικό πλαίσιο για την εκμάθηση της πλοήγησης στο μενού όπως απαιτείται και όσον αφορά το μέλλον, το PaperOffice DMS είναι καλά τοποθετημένο χάρη στην αρθρωτή δομή του.

"Το PaperOffice όχι μόνο μας εντυπωσίασε με τα γραφικά του, μεταξύ άλλων επειδή έχει πολύ καλά εκπαιδευτικά βίντεο για μεμονωμένα θέματα. Με αυτόν τον τρόπο μπορέσαμε να προπονηθούμε ανεξάρτητα και όταν χρειαζόταν».

4. Δυνατότητα ανάκτησης και εξοικονόμηση χρόνου. Αναζητήθηκε ένας απλούστερος τρόπος για την ψηφιοποίηση αναλογικών εγγράφων και την εύκολη επανόρεσή τους όταν χρειαζόταν.

Η λύση: Το βασικό τμήμα του PaperOffice DMS είναι η ψηφιοποίηση αναλογικών εγγράφων. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας σαρωτής με διεπαφή με τον υπολογιστή και το PaperOffice DMS. Τα έγγραφα δεν σαρώνονται απλώς. Μετατρέπονται σε επεξεργάσιμο κείμενο από ενσωματωμένο λογισμικό OCR και αποθηκεύονται αυτόματα σωστά.

Χάρη στην ενσωματωμένη λειτουργία AI, κάθε έγγραφο μπορεί να διδαχθεί, όλο το επιθυμητό περιεχόμενο μπορεί να εξαχθεί με στοχευμένο τρόπο και να αποθηκευτεί με λέξεις-κλειδιά με πλήρως αυτοματοποιημένο τρόπο.

Χάρη στις κανονικές εκφράσεις (REGEX), το περιεχόμενο του εγγράφου μπορεί να διαβαστεί και να αποθηκευτεί αυτόματα ως πληροφορίες εγγράφου.

"Για να λάβετε χρονολογικά αποτελέσματα πολύ γρήγορα για τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις και τα αποθέματα για να καθορίσετε τη φθηνότερη τιμή αγοράς για κάθε μεμονωμένο στοιχείο. Αυτό που παλιά χρειαζόταν μέρες μπορεί τώρα να γίνει σε ώρες!»

Κορυφαία λίστα των κύριων προβλημάτων που επιλύθηκαν από το PaperOffice DMS

  • Συνεχής αναζήτηση και αναζήτηση συγκεκριμένων εγγράφων
  • Τέρμα τα συρραπτικά και οι στοίβες χαρτιού
  • Όχι άλλο φυσικό αρχείο
  • Μείωση του κόστους εργασίας και αποθήκευσης
  • Όχι άλλες μετακινήσεις σε νέα ντοσιέ και αρχεία κάθε Ιανουάριο
  • Περιττή τριπλή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων

Ο κ. Λαρς-Ρ. Ο Λούντεβιγκ εξηγεί:

«Όποιος ασχολείται με το όλο θέμα του DMS θα ανταμειφθεί επαρκώς με πολλή εξοικονόμηση χρόνου. Ενθουσιασμός, σκύβοντας πίσω και γνωρίζοντας ότι όλα είναι ασφαλή και εύκολα για όλους.
Οι κορυφαίοι προγραμματιστές υλοποιούν τα αιτήματα εξαιρετικά και μερικές φορές με ταχύτητα ρεκόρ και τα υλοποιούν μέσω ενημερώσεων. Συστήνετε αυτόματα και με ενθουσιασμό...»

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Κορυφαία λίστα με τα κύρια χαρακτηριστικά που κάνουν το PaperOffice DMS καλύτερο από όλα τα άλλα

  • Γρήγορη προσαρμογή στις μεμονωμένες απαιτήσεις των πελατών μέσω ενημερώσεων
  • Άμεση επαφή με τους προγραμματιστές
  • Ελαφριά ακεραιότητα NAS για αποθήκευση δεδομένων στον δικό σας διακομιστή επί τόπου. Εναπόκειται στον χρήστη να αποφασίσει σχετικά με το πεδίο εφαρμογής της εφαρμογής
  • Αναζητήστε λέξεις-κλειδιά, συγκεκριμένα μέρη, λέξεις κ.λπ., για να λάβετε γρήγορα τα σχετικά δεδομένα που παρουσιάζονται

Ο κ. Λαρς-Ρ. Ο Λούντεβιχ τονίζει:

"Σε πολλούς φακέλους, χωρίς σύστημα ERP, για πολύπλοκη λογιστική ή για αποθέματα με προσδιορισμούς τιμών ορισμένων άρθρων ή αριθμών παραγγελιών για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα με συνολικό προσδιορισμό ποσού, δεν θέλετε ποτέ να κάνετε ξανά χωρίς το PaperOffice."

Πώς ενσωματώθηκε το PaperOffice DMS;

Ο κ. Ludewig ήταν επίσης ενθουσιασμένος με τη δέσμευση της ομάδας PaperOffice DMS στην εφαρμογή των προσαρμογών στις απαιτήσεις για τη διαχείριση του ViaCreative.

Αυτός και η ομάδα του ήταν εξίσου ικανοποιημένοι με τη γραφική διεπαφή του PaperOffice DMS. Αυτό αποδεικνύει ότι η ανάπτυξη του PaperOffice λαμβάνει υπόψη την κανονική αντίληψη των ανθρώπων, η οποία δίνει προτεραιότητα στις εικόνες και τα χρώματα, χωρίς να φαίνεται παιχνιδιάρικη. Αυτό ισχύει εξίσου για τα σεμινάρια και τα βίντεο που δημιουργήθηκαν από το PaperOffice για ορισμένα τμήματα του λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.

"Το να πρέπει να ψάξετε χειροκίνητα και να βρείτε φακέλους, τιμολόγια, δελτία παράδοσης, καταστάσεις συμβολαίων και άλλα σημαντικά έγγραφα, κάτι που είναι πολύ χρονοβόρο, είναι πολύ ακριβής η λειτουργία αναζήτησης στο PaperOffice είναι τελικά ένα πράγμα του παρελθόντος ..."

Κατά τη διάρκεια της μετάβασης, το αναλογικό αρχείο της ViaCreative σαρώθηκε και διαβάζεται σταδιακά απευθείας μέσω του λογισμικού OCR που είναι ενσωματωμένο στο PaperOffice DMS. Χάρη στη χρήση τακτικών εκφράσεων, οι οποίες δημιουργούνται από υπαλλήλους του PaperOffice, όλα τα εισερχόμενα αναλογικά έγγραφα μπορούν να διαβαστούν εύκολα και με συγκεκριμένο τρόπο για τον πελάτη.

Όλες οι πληροφορίες σε όλες τις μορφές δεδομένων μπορούν να κληθούν σε κλάσματα του δευτερολέπτου μέσω της εσωτερικής μηχανής αναζήτησης και ενός αυτόματου ευρετηρίου.

Ο κ. Λαρς-Ρ. Στην αρχή της εισαγωγής, ο Ludewig συνιστά:

«Αργή προσέγγιση, πειραματιστείτε πρώτα, χωρίς σκληρή μετάβαση στην προθεσμία, μάθετε ποια δομή φακέλου μας ταιριάζει. Καθιέρωση της βασικής δομής, πρώτη κατάθεση, επεξεργασία κατηγοριών σύμφωνα με το τι κατατίθεται και σημειώνεται, όλα ειρηνικά για να φτάσουμε μαζί στην ομάδα».

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Σύνοψη συνολικής εμπειρίας

Το PaperOffice DMS έχει εκπληρώσει όλα τα απαραίτητα κριτήρια και σήμερα χαρτογραφεί την πλήρη ροή ψηφιακών εγγράφων στην πράξη.

Προς το παρόν, όλα τα έγγραφα τιμολογίου καταγράφονται με σαρωτές υψηλής απόδοσης, το Paper-Office αναγνωρίζει αυτόματα τα στοιχεία επικοινωνίας και αποθηκεύει τα έγγραφα ανάλογα στο ηλεκτρονικό αρχείο.

Οι εργαζόμενοι μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα μέσω μιας απλής διεπαφής χρήστη και εισάγοντας διάφορους όρους αναζήτησης - μια αναζήτηση πλήρους κειμένου είναι επίσης διαθέσιμη.

Χάρη στη συνεπή χρήση του DMS, η ViaCreative κατάφερε να μειώσει σημαντικά τον χρόνο επεξεργασίας που απαιτείται για τα τιμολόγια και ο αριθμός των εκκρεμών λογαριασμών μειώθηκε σημαντικά ταυτόχρονα.

Ο κ. Denis K. από την «Τήρηση Βιβλίων και Λογιστική» τονίζει:

«Η ταξινόμηση, οι λεπτομερείς αναζητήσεις, η σύνταξη πακέτων δεδομένων για συνεργασία με τον φοροτεχνικό δεν είναι πλέον συγκρίσιμες με εκείνες του παρελθόντος, πολύ περίπλοκη χειρωνακτική εργασία με τόνους χαρτιού και φακέλων. Όλα συνδυάζονται γρήγορα σε ένα μέρος ανά πάσα στιγμή.

FAQs

Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Οδοντιατρική τεχνολογία / Οδοντοτεχνικό εργαστήριο ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;

Ποτέ δεν είναι πολύ νωρίς ή πολύ αργά για να ασχοληθούμε με το θέμα της ψηφιοποίησης.

Το πιο σημαντικό είναι να πάρετε μια ιδέα για το λογισμικό αλλά και για την ίδια την εταιρεία. Ήταν σημαντικό να μην αισθανθούμε υποχρεωμένοι να αγοράσουμε το λογισμικό ή να εγγραφούμε σε οποιαδήποτε πακέτα υπηρεσιών και υποστήριξης.

Ακόμη και πριν αποκτήσουμε το PaperOffice DMS, μιλήσαμε με όλα τα τμήματα της εταιρείας και ποτέ δεν νιώσαμε άσχημη μεταχείριση. Αντίθετα: Το PaperOffice έχει μια ωραία, ευγενική και ικανή ομάδα.

Για εμάς ως βιομηχανική εταιρεία, οι διαδικασίες γίνονται όλο και πιο περίπλοκες και συνεπάγονται πολλή γραφειοκρατία. Ως εκ τούτου, η εμπιστοσύνη στο σύστημα και το λογισμικό ήταν πολύ σημαντική. Φυσικά, ήταν επίσης πολύ σημαντικό το λογισμικό να είναι εύκολο να κατανοηθεί.

Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;

Θα προτείνουμε το PaperOffice σε όλες τις άλλες εταιρείες που θα ήθελαν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν. Όποιος το θέλει εύκολα, δεν χρειάζεται μια ολοκληρωμένη λύση με αυτόματη τήρηση βιβλίων, ταμειακή μηχανή κ.λπ., που δεν θέλει άλλα συρραπτικά και συνεχείς αναζητήσεις.

Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;

Είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα πάντα.

Συμπέρασμα

Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή, όπως η αυτόματη ανάγνωση του περιεχομένου του εγγράφου, αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε πλέον να χάσετε.

«Όποιος ασχοληθεί με το όλο θέμα του DMS θα ανταμειφθεί επαρκώς με πολλή εξοικονόμηση χρόνου. Ο ενθουσιασμός, η κλίση προς τα πίσω και η γνώση ότι όλα είναι ασφαλή και εύκολα για όλους, οι επιθυμίες υλοποιούνται από τους κορυφαίους προγραμματιστές, μερικές φορές με ταχύτητα ρεκόρ, και υλοποιούνται μέσω ενημέρωσης. Δωρεάν χρόνος υποστήριξης ανά μήνα και χρήστης για να συνεχίσει να βελτιώνεται και να μαθαίνει μαζί. Συστήνετε αυτόματα και με ενθουσιασμό.

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη

Ο ψηφιακός δρόμος της πατριαρχίας με το PaperOffice DMS

«Είμαστε ενθουσιασμένοι μετά από ενάμιση χρόνο δουλειάς και όμως δεν έχουμε ακόμη αξιοποιήσει πλήρως αυτό το φανταστικό αριστούργημα».

Pedro Silva
Διοικητικός Βοηθός του Πατριαρχείου Λισαβόνας