Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Ψηφιακή αλλαγή στην ανάπτυξη προϊόντων - επιτυχής διαχείριση εγγράφων


ο κ. Antonio Jesús Sánchez, Διευθύνων Σύμβουλος και Μηχανικός Προϊόντων και Διεργασιών στην Butterfly Engineers S.L.

Επαγγελματική συμβουλή

Τομέας
Βιομηχανία και εμπόριο

Περιοχή
Κόρδοβα, Ανδαλουσία, Ισπανία

Τμήματα
Τμήμα Έρευνας και Ανάπτυξης
Λογιστική

Θέση εκκίνησης

Μια εταιρεία που είναι αποκλειστικά αφιερωμένη στην ανάπτυξη προϊόντων, τη μηχανική διεργασιών και συμμετέχει σε όλες τις φάσεις κατασκευής - από την πρώτη ιδέα έως το τελικό προϊόν - κατακλύζεται από αρχεία και τεκμηρίωση, όπως φύλλα τεχνικών δεδομένων, δεδομένα πελατών, υπολογισμούς και σχέδια κάθε μέρα.< /p>

Οι πληροφορίες για τα έργα, οι οποίες καταλαμβάνουν όλο και περισσότερους αποθηκευτικούς χώρους με την πάροδο των ετών και δεν είναι πλέον εύκολο να βρεθούν, ειδικά στα διοικητικά γραφεία, καθίστανται σταδιακά μοιραίες.

Στόχος της εταιρείας ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα, να φέρει τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία.

Industrial engineer putting on a headset work PC with two monitors
Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Υπάρχοντα προβλήματα και εργασίες

Στο παρελθόν, οι πληροφορίες αποθηκεύονταν μόνο σε έντυπη μορφή, όπως ο σχεδιασμός και ο προγραμματισμός ή οι προδιαγραφές ενός προϊόντος ή μιας ανάπτυξης προϊόντος, αλλά σήμερα υπάρχει μια ποικιλία πηγών πληροφοριών και εγγράφων σε πολλούς οργανισμούς: τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι φόρμες, τα σκίτσα αποτελούν εξίσου μέρος τους με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και τις έντυπες αποδείξεις, το ταχυδρομείο επιστολών, δελτία παράδοσης, συμβόλαια κ.λπ.

Ευτυχώς, χάρη στις συνεχιζόμενες εξελίξεις στον τομέα της πληροφορικής, αυτός ο τύπος εργασίας καθοδηγείται πλέον ψηφιακά. Πολλά βήματα της διαδικασίας γίνονται πλέον μέρος μιας 100% ψηφιακής και αυτοματοποιημένης πρακτικής, όπως επιβεβαιώνει το Industry 4.0.

Ωστόσο, το χαρτί είναι συχνά απαραίτητο όταν πρόκειται για ελεύθερα σχέδια ή ιδέες, καθώς και για διαχείριση, τιμολόγια ή πληροφορίες πελατών.

Εκτός από το σχεδιασμό και την κατασκευή, οι ειδικοί της Butterfly Engineers πρέπει επίσης να δημιουργήσουν τεκμηρίωση όπως εγχειρίδια συναρμολόγησης, οδηγίες ασφαλείας και τεχνική τεκμηρίωση για τη μελέτη της σκοπιμότητας των έργων.

Η ευελιξία και η ταχύτητα χειρισμού των αρχείων κάποιου είναι θεμελιώδεις στις σύγχρονες εταιρείες, και ακόμη περισσότερο όταν η παρακολούθηση των έργων, η ανάλυση του κόστους τους ή οι διάφορες μελέτες που τα καθιστούν κερδοφόρα εξαρτώνται από αυτήν την τεκμηρίωση.

Ως εκ τούτου, ο στόχος της Butterfly Engineers ήταν να προσαρμοστεί στη βιομηχανία και να είναι σε θέση να ενεργεί ψηφιακά ως βιομηχανική εταιρεία 4.0.

«Είχαμε κόστος αποθήκευσης που μπορούσε να αποφευχθεί αποθηκεύοντας έγγραφα σε φακέλους. Επιπλέον, η αναζήτηση εγγράφων ήταν χρονοβόρα»,

υπενθυμίζει τον κ. Antonio Jesús Sánchez, Διευθύνοντα Σύμβουλο και μηχανικό διεργασιών στην Butterfly Engineers.

Περιεχόμενο

Γιατί οι μηχανικοί πεταλούδας επέλεξαν το PaperOffice DMS

Η εταιρεία Butterfly Engineers είναι αφιερωμένη στην ανάπτυξη προϊόντων, τη μηχανική διεργασιών και τη μηχανική υποστήριξης, χειρίζεται ένα μεγάλο ποσό τεκμηρίωσης που πρέπει να ψηφιοποιηθεί, αλλά τα πιο σημαντικά σημεία για την εφαρμογή ενός DMS όπως το PaperOffice είναι η ασφάλεια και η ταχύτητα της ευρετηρίασης και της διαδικασίας αναζήτησης.

Μόνο που έχουν απόλυτη εμπιστοσύνη ότι είναι δυνατό ένα ψηφιακό γραφείο χωρίς χαρτί.

«Δουλεύουμε με πολλές τεχνικές πληροφορίες κάθε μέρα. Η αποθήκευση όλων των πληροφοριών σε έντυπη μορφή είναι δυσκίνητη και δαπανηρή για εμάς. Η μελλοντική αναζήτηση για αυτό είναι επίσης πολύ κουραστική.
Το PaperOffice μας επιτρέπει να έχουμε εύκολη πρόσβαση σε αυτό από οπουδήποτε, να βρίσκουμε εύκολα συγκεκριμένα αρχεία ή έγγραφα και πάνω απ 'όλα να διασφαλίζουμε την ασφάλειά τους.

Η Butterfly Engineers γνωρίζει επίσης ότι η μέθοδος κρυπτογράφησης του PaperOffice επιτρέπει την προστασία των πιο ευαίσθητων εγγράφων από πιθανές διαρροές, κατασκοπεία ή ατυχήματα. Ειδικά όταν μια εταιρεία με αυτά τα χαρακτηριστικά περνάει από πρότυπα και διπλώματα ευρεσιτεχνίας, προστατεύοντας στοιχεία που είναι απαραίτητα για μια εταιρεία.

Sketches and plans of a product development
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Επιπλέον, οι λειτουργικές λεπτομέρειες του λογισμικού γίνονται ακόμη πιο ελκυστικές όταν έχετε μια ομάδα υποστήριξης της υψηλότερης ποιότητας, που συμμορφώνεται με όλες τις αυστηρότερες νομικές ευρωπαϊκές οδηγίες (GDPR, RGPD και GoBD) και η κρυπτογράφηση των αρχείων είναι απολύτως άτρωτη. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι τα δεδομένα μπορούν να εξαχθούν ανά πάσα στιγμή από εξουσιοδοτημένα άτομα και η βάση δεδομένων είναι προσβάσιμη στο προσωπικό πληροφορικής και τους διαχειριστές της εταιρείας ανά πάσα στιγμή.

Μετάβαση στον αυτοματισμό μέσω του PaperOffice: στόχοι και χρονοδιάγραμμα

Για την Butterfly Engineers, ήταν σαφές ότι αργά ή γρήγορα θα έπρεπε να στραφούν στην ψηφιοποίηση για να δημιουργήσουν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Ως εταιρεία που είναι πιο συνδεδεμένη με την τεχνολογική ανάπτυξη από άλλες βιομηχανίες, η Butterfly Engineers εμπιστεύτηκε τον θετικό αντίκτυπο μιας εισαγωγής DMS και της επιτυχούς εφαρμογής σε ένα γραφείο χωρίς χαρτί.

"Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων μας επιτρέπει να διαχειριζόμαστε αποτελεσματικά τις πληροφορίες της εταιρείας γρήγορα και εύκολα. Υπό αυτή την έννοια, το PaperOffice είναι ένα πολύ εκτεταμένο και αρκετά κατανοητό σύστημα. Είναι εύκολο στη χρήση και προσβάσιμο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις όπως η δική μας.

Επιτυχής υλοποίηση: πλεονεκτήματα της ψηφιοποίησης με το PaperOffice DMS

Χάρη στην εισαγωγή της ψηφιοποίησης του PaperOffice, η εταιρεία ήταν σε θέση να:

  • Ελαχιστοποιήστε τη χρήση χαρτιού
  • Εξοικονομήστε κόστος και χώρο αποθήκευσης
  • Αυτοματοποιήστε τις εργασίες διαχείρισης
  • Εκτελέστε βελτιστοποίηση της διαδικασίας χάρη στην παρακολούθηση φακέλων
  • Διασφάλιση της ασφαλούς παράδοσης των εγγράφων

Αλλά χάρη στην ψηφιοποίηση του PaperOffice, οι μηχανικοί πεταλούδων ήταν επίσης σε θέση να:

  • Εξοικονομήστε χρόνο και πόρους
  • Διασφάλιση του ελέγχου και της επαλήθευσης των διοικητικών διαδικασιών
  • Δυνατότητα εύκολης πρόσβασης σε έγγραφα και αρχεία
  • Διαθεσιμότητα εγγράφων για κάθε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο
  • Ενεργοποίηση της ασφαλούς και μακροπρόθεσμης αρχειοθέτησης εγγράφων, ευαίσθητων δεδομένων, διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, εγχειριδίων του κλάδου ή εξελίξεων

"Η ασφάλεια των δεδομένων, η ψηφιοποίηση των εγγράφων και η εύκολη ενσωμάτωση του PaperOffice σε ένα βιομηχανικό περιβάλλον έδωσαν στην εταιρεία αυτό που χρειαζόταν για να ευρετηριάσει τα αρχεία και την αναζήτηση εγγράφων."

Η ευκολότερη και ταχύτερη διαθεσιμότητα δεδομένων και εγγράφων αλλάζει τις διαδικασίες της εταιρείας θεμελιωδώς και μόνιμα. Η διοικητική γνώση είναι πλέον οργανωμένη με διαφάνεια και διαθέσιμη την κατάλληλη στιγμή.

Τελικό αποτέλεσμα

Το PaperOffice βρήκε έναν τρόπο να θέσει τέλος σε ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν σήμερα οι εταιρείες:

Η διαχείριση εγγράφων (διαχείριση εγγράφων) και η ψηφιοποίηση διαδικασιών.

Η ταλαιπωρία του όγκου των δεδομένων περιορίστηκε στην άρση των διοικητικών εμποδίων, στη διασφάλιση ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στο PaperOffice και στην αποφυγή της τροποποίησης των εγγράφων ή ακόμα και της διαρροής τεχνικών πληροφοριών.

Η εταιρεία σχεδιάζει επίσης να επεκτείνει περαιτέρω αυτή την επιτυχημένη συνεργασία, καθώς το PaperOffice εκπληρώνει τέλεια τις διαθέσιμες επιλογές.

Χάρη στην ακεραιότητα του PaperOffice DMS, τα τεχνικά φύλλα, τα σχέδια, τα δεδομένα, τα τιμολόγια και τα σκίτσα εντοπίζονται γρήγορα - αυτό επιτρέπει στους μηχανικούς πεταλούδων της εταιρείας να εντοπίσουν τα δεδομένα του έργου μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα και να βοηθήσουν τους πελάτες τους με μεγάλη ακρίβεια.

FAQs

Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Ανάπτυξη Προϊόντων, Διεργασίες και Υποστήριξη Πεταλούδων Μηχανικοί S.L.":

Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;

Ποτέ δεν είναι πολύ νωρίς ή πολύ αργά για να ασχοληθούμε με το θέμα της ψηφιοποίησης.

Το πιο σημαντικό είναι να πάρετε μια ιδέα για το λογισμικό αλλά και για την ίδια την εταιρεία. Ήταν σημαντικό να μην αισθανθούμε υποχρεωμένοι να αγοράσουμε το λογισμικό ή να εγγραφούμε σε οποιαδήποτε πακέτα υπηρεσιών και υποστήριξης.

Ακόμη και πριν αποκτήσουμε το PaperOffice DMS, μιλήσαμε με όλα τα τμήματα της εταιρείας και ποτέ δεν νιώσαμε άσχημη μεταχείριση. Αντίθετα: Το PaperOffice έχει μια ωραία, ευγενική και ικανή ομάδα.

Για εμάς ως δημόσιο θεσμικό όργανο, η διαδικασία γίνεται όλο και πιο περίπλοκη και απαιτεί πολλή γραφειοκρατία. Ως εκ τούτου, η εμπιστοσύνη στο σύστημα και το λογισμικό ήταν πολύ σημαντική. Φυσικά, ήταν επίσης πολύ σημαντικό το λογισμικό να είναι εύκολο να κατανοηθεί.

Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;

Θα προτείνουμε το PaperOffice σε όλες τις άλλες εταιρείες που θα ήθελαν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν.

Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;

Είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα πάντα.

Συμπέρασμα

Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή, όπως η αυτόματη ανάγνωση του περιεχομένου του εγγράφου, αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε να χάσετε πια για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

«Χαίρομαι που επέλεξα το PaperOffice γιατί στο τέλος αποκτήσαμε ένα βέλτιστο σύστημα. Μπορούμε να το διαχειριστούμε μόνοι μας και είμαστε σε καλό δρόμο για να γίνουμε ένα ψηφιακό γραφείο».

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη

Ψηφιακή αλλαγή στη βιομηχανία πλέγματος - επιτυχής διαχείριση εγγράφων

«Στη βιομηχανία του πλέγματος, το θέμα της ψηφιοποίησης γίνεται όλο και πιο αισθητό. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τα δελτία παράδοσης, τις λίστες ανταλλακτικών ή τα σχέδια, τα σχέδια και τους διαμορφωτές μας. Μετά την εισαγωγή του PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί. Είμαστε πλέον πρωτοπόροι ως κατασκευαστής ψηφιακού πλέγματος.

κ. Stephan Reichel
Διευθύνων Σύμβουλος της K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG