Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Ψηφιακή αλλαγή στη βιομηχανία πλέγματος - επιτυχής διαχείριση εγγράφων


κ. Stephan Reichel, Διευθύνων Σύμβουλος της K60 Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG

Επαγγελματική συμβουλή

Τομέας
Βιομηχανία και εμπόριο

Περιοχή
Langenberg, Βόρεια Ρηνανία-Βεστφαλία, Γερμανία

Τμήματα
Πωλήσεις
Λογιστική

Θέση εκκίνησης

Ως κατασκευαστής σχάρων, τα συστήματα σχάρας K60 έχουν πολλά σημαντικά έγγραφα για διαχείριση:

Δελτία παράδοσης, τιμολόγια, συμβόλαια, σκίτσα ή σχέδια και πολλά άλλα.

Πολλές ερωτήσεις έρχονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εκτυπώνονται, οι οποίες ισοδυναμούν με μια τεράστια ποσότητα χαρτιού κατά τη διάρκεια του έτους. Οι παραγγελίες εκτυπώνονται πάντα με δεδομένα προμηθευτή και στη συνέχεια αποθηκεύονται στο ράφι μαζί με το τιμολόγιο μετά την παράδοση.

Αυτή η πλήρης διαδικασία σημαίνει μια εξαιρετική ποσότητα χαρτιού και φυσικά μια έλλειψη χώρου.

Προκειμένου να γίνει η αναζήτηση ευκολότερη και πιο αποτελεσματική και να ελαχιστοποιηθεί η πλημμύρα χαρτιού, η K60 Gitterrostsysteme σχεδίαζε να ψηφιοποιήσει την τεκμηρίωση και να ενσωματώσει το περιεχόμενο στην εσωτερική βάση δεδομένων αρχείων - η εταιρεία αναζητούσε ένα κατάλληλο σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Η χειροκίνητη επεξεργασία έγινε πολύ χρονοβόρα με την πάροδο του χρόνου, γι 'αυτό και αναζητήθηκε αυτοματοποιημένη αρχειοθέτηση και εξαγωγή πληροφοριών.

Η μεγαλύτερη πρόκληση για την εταιρεία ήταν να καταστήσει τις πληροφορίες εύκολα προσβάσιμες και, πάνω απ 'όλα, εύχρηστες για περισσότερους υπαλλήλους και ομάδες εργαζομένων και ομάδες ατόμων (εργαζόμενοι, επιχειρηματικοί εταίροι, πελάτες, πολίτες).

Στόχος της εταιρείας ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έντυπα έγγραφα, να φέρει τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία.

Construction site in the background with laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Υπάρχοντα προβλήματα και εργασίες

Στο παρελθόν, οι πληροφορίες αποθηκεύονταν μόνο σε έντυπη μορφή, αλλά σήμερα υπάρχει μια ποικιλία πηγών πληροφοριών και εγγράφων σε πολλούς οργανισμούς: τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα έντυπα, τα σκίτσα αποτελούν εξίσου μέρος αυτού με τα ηλεκτρονικά τιμολόγια και τις έντυπες αποδείξεις, τις επιστολές, τα δελτία παράδοσης, τις συμβάσεις κ.λπ.

Ολόκληρος ο καταιγισμός πληροφοριών έχει γίνει πιο ασυνεπής. Ως εκ τούτου, το πιο σημαντικό καθήκον είναι να φέρει τις αναλογικές και ψηφιακές μονάδες μαζί. Τα έγγραφα που υπάρχουν σε έντυπη μορφή πρέπει να ψηφιοποιούνται και να συγκεντρώνονται με άλλες πληροφορίες, όπως τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η μελέτη περίπτωσης, η οποία πραγματοποιήθηκε μαζί με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, είχε ως στόχο την ελαχιστοποίηση της κατανάλωσης χαρτιού προκειμένου να εξοικονομηθεί κόστος και αποθηκευτικός χώρος.

Επιπλέον, ήταν πολύ σημαντικό να βρεθεί μια λύση για την αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων μιας διαδικασίας κατασκευής μαζί, έτσι ώστε να μπορούν να γίνουν άμεσες πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα / παραγγελίες που σχετίζονται με το έργο.

Ακριβώς όπως η πραγματοποίηση αυτοματοποιημένης αρχειοθέτησης εγγράφων και εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία θα πρέπει να αρχειοθετούν τα έγγραφα σε κατάλληλους φακέλους σύμφωνα με ορισμένα καθορισμένα κριτήρια και να ενεργοποιούν πρόσθετες ροές εργασίας, όπως η ανάθεση στον αντίστοιχο υπάλληλο.

Ένας άλλος στόχος ήταν να είναι δυνατή η γρήγορη αναζήτηση εγγράφων από συναδέλφους στο δίκτυο.

«Είχαμε κόστος αποθήκευσης που μπορούσε να αποφευχθεί αποθηκεύοντας έγγραφα σε φακέλους. Επιπλέον, η αναζήτηση εγγράφων ήταν χρονοβόρα»,

υπενθυμίζει ο κ. Stephan Reichel, Διευθύνων Σύμβουλος της K60 Gitterrostsysteme.

«Μόλις προχωρήσαμε το έργο και τώρα έχουμε ένα προβάδισμα».

Περιεχόμενο

Γιατί το K60 Gitterrostsysteme επέλεξε το PaperOffice DMS

Ο κ. Reichel, Διευθύνων Σύμβουλος της K60 Gitterrostsysteme, εξέτασε αρχικά διάφορες προσφορές λογισμικού σε σχέση με τη διαχείριση εγγράφων και τελικά αποφάσισε να δοκιμάσει πρώτα το PaperOffice DMS.

Το PaperOffice DMS προσφέρει ακριβώς τις συνθήκες που έψαχνε ο κ. Ράιχελ. Αυτά περιλαμβάνουν:

1. Λύση για την εσωτερική κεντρική βάση δεδομένων στην οποία βασίζεται το σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Τα δεδομένα δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε υπολογιστή ενός χρήστη.

Η λύση: Δημιουργήθηκε ένας αποκλειστικός διακομιστής MAX με μέγιστη απόδοση για συστήματα σχάρας K60, στον οποίο χτίστηκε η βάση δεδομένων. Αυτό επέτρεψε την κεντρική και εύκολη πρόσβαση σε όλη αυτή τη σχετική τεκμηρίωση και τη δυνατότητα για πολλά μέρη να συνεργαστούν στο ίδιο έγγραφο.

Ένα κεντρικό αποθετήριο προσβάσιμο σε όλο το διοικητικό προσωπικό.

Ήταν σαφές στον κ. Stephan Reichel από νωρίς ότι δεν υπήρχε τρόπος να ψηφιοποιηθεί η εταιρεία του:

«Για πολύ καιρό γνώριζα ότι δεν υπήρχε τρόπος γύρω από την ψηφιοποίηση, αλλά αντισταθήκαμε σε αυτήν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι αλλαγές στις διαδικασίες της εταιρείας συνήθως ωθούνται όλο και πιο μακριά, όπως η μετάβαση στον οδοντίατρο. Μετά την ολοκλήρωση της ενσωμάτωσης του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, μπορώ σίγουρα να πω ότι θα έπρεπε να το είχα κάνει πολύ νωρίτερα.

2. Χειρισμός και αυτοματοποίηση διοικητικών εργασιών. Το λογισμικό πρέπει να επιτρέπει την κατανομή των εργασιών μέσω του δικτύου και την εκτέλεση της επεξεργασίας τους από τον αντίστοιχο υπάλληλο.

Η λύση: Το PaperOffice DMS διαθέτει μια ολοκληρωμένη λειτουργία ροής εργασίας που επιτρέπει την αποστολή υπενθυμίσεων, μηνυμάτων και πληροφοριών προς και από οποιονδήποτε συνδεδεμένο υπολογιστή σε μια προηγουμένως καθορισμένη ομάδα υπαλλήλων .

Περιλαμβάνεται η εξουσιοδότηση ψηφιακού χρήστη και η επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης.

Παράλληλα, όλοι οι ενδιαφερόμενοι εργαζόμενοι ενημερώνονται για την κατάσταση της επεξεργασίας. Η αποθήκευση εκδόσεων καθιστά δυνατή την ανίχνευση των βημάτων επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκαν πότε και από ποιον.

"Ήδη στο πρώτο ραντεβού με το PaperOffice παρατηρείτε τα 20 χρόνια εμπειρίας του PaperOffice στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων."

3. Δυνατότητα ανάκτησης και εξοικονόμηση χρόνου. Επιδιώχθηκε ένας απλούστερος τρόπος ψηφιοποίησης αναλογικών εγγράφων και εύκολης εύρεσης τους όταν χρειαζόταν.

Η λύση: Είναι το βασικό τμήμα του PaperOffice DMS, της ψηφιοποίησης αναλογικών εγγράφων. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας σαρωτής με διεπαφή με τον υπολογιστή και το PaperOffice DMS. Τα έγγραφα δεν σαρώνονται απλώς. Εάν είναι απαραίτητο, μετατρέπονται σε επεξεργάσιμο κείμενο από ενσωματωμένο λογισμικό OCR και αποθηκεύονται αυτόματα σωστά.

4. Συγχώνευση εγγράφων / παραγγελιών που σχετίζονται με το έργο. Το λογισμικό θα πρέπει να είναι σε θέση να αποθηκεύει έγγραφα που σχετίζονται με τη διαδικασία μαζί ή να ενεργοποιεί συνδέσμους μεταξύ τους.

Όλα τα έγγραφα για την επιχειρηματική συναλλαγή, όπως μια διαδικασία αγοράς ή εγκατάσταση με το αντίστοιχο δελτίο παράδοσης, τιμολόγιο, σκίτσα, σχέδια και τυχόν παράπονα για ελαττώματα, θα πρέπει να διαχειρίζονται κεντρικά.

Η λύση: Το PaperOffice διαθέτει ψηφιακούς φακέλους όπου όλα τα έγγραφα μιας παραγωγικής διαδικασίας μπορούν να αποθηκευτούν σε έναν ψηφιακό φάκελο. Η δομή του φακέλου, που αποτελείται από έναν κύριο φάκελο και υποφακέλους, εξασφαλίζει μια βέλτιστη επισκόπηση.

Με αυτόν τον τρόπο, οι σημειώσεις παράδοσης, τα τιμολόγια και όλα όσα ανήκουν στην επιχειρηματική διαδικασία αποθηκεύονται σε ένα φάκελο ή υποφάκελο. Οι εξουσιοδοτήσεις πρόσβασης μπορούν να εκχωρηθούν για κάθε φάκελο, είτε για ομάδες υπαλλήλων είτε για μεμονωμένους υπαλλήλους.

Επιπλέον, οι υπερ-συνδέσεις προς το φάκελο μπορούν να δημιουργηθούν και να σταλούν στους υπαλλήλους.

Με αυτόν τον τρόπο, οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι και οι συνεργάτες συνεργασίας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή. Χάρη στον έλεγχο της έκδοσης, ο αρχικός συντάκτης και ο χρόνος κάθε μεμονωμένης αλλαγής εγγράφου μπορούν να εντοπιστούν με διαφάνεια: Τα ερωτήματα αποσαφηνίζονται γρήγορα και αποφεύγονται τα περιττά σφάλματα.

«Το θέμα της ψηφιοποίησης γίνεται όλο και πιο αισθητό στη βιομηχανία πλέγματος. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τις λίστες ανταλλακτικών μας ή τα σχέδια, τα σχέδια και τους διαμορφωτές μας. Μετά την εισαγωγή του PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί. Είμαστε πλέον πρωτοπόροι ως κατασκευαστής ψηφιακού πλέγματος.

Το PaperOffice έχει επίσης μια εικονική αναπαράσταση εγγράφων σε άλλους φακέλους. Με αυτόν τον τρόπο, τα έγγραφα μπορούν να εμφανιστούν εικονικά σε διαφορετικούς φακέλους χωρίς να χρειάζεται να αντιγραφεί το αρχικό έγγραφο. Αυτή η λειτουργία είναι πολύ χρήσιμη εάν, για παράδειγμα, ένα έγγραφο πρέπει να εμφανίζεται σε διαφορετικά έργα, αλλά δεν θέλετε να αντιγράψετε το έγγραφο.

Η δυνατότητα πρόσβασης σε πληροφορίες από διαφορετικές οπτικές γωνίες εξασφαλίζει υψηλότερο επίπεδο σαφήνειας για όλους τους συμμετέχοντες στο έργο και βελτιώνει την ικανότητα των εργαζομένων να παρέχουν πληροφορίες.

Το PaperOffice DMS πληρούσε όλα τα απαιτούμενα κριτήρια.

Οφέλη μέσω της ψηφιοποίησης με το PaperOffice

Χάρη στην ψηφιοποίηση του PaperOffice, η k60 Grating Systems ήταν ήδη σε θέση να:

  • Εξοικονομήστε χρόνο και πόρους
  • Εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα
  • Διαθεσιμότητα εγγράφων για κάθε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο
  • Παροχή σαφούς κατάθεσης

Η ευκολότερη και ταχύτερη διαθεσιμότητα δεδομένων και εγγράφων αλλάζει τις διαδικασίες της εταιρείας θεμελιωδώς και μόνιμα. Η διοικητική γνώση είναι πλέον οργανωμένη με διαφάνεια και διαθέσιμη την κατάλληλη στιγμή.

Με αυτή την έννοια, η βάση για την ψηφιοποίηση όλων των διαδικασιών που βασίζονται σε έγγραφα τίθεται με το PaperOffice DMS.

Εκτός από τη γενική διαδικασία αρχειοθέτησης:

  • Αρχειοθέτηση χωρίς αναθεώρηση
  • Βελτιστοποίηση των οργανωτικών διαδικασιών
  • Καλύτερη οργάνωση της τεκμηρίωσης
  • Ταχύτερη αναζήτηση εγγράφων
  • Απλοποιημένη επικοινωνία και επίλυση εργασιών

Εγγυημένη.

Τελικό αποτέλεσμα

Το PaperOffice DMS σήμερα χαρτογραφεί ολόκληρη τη ροή εργασίας ψηφιακά.

Προς το παρόν, όλα τα έγγραφα παράδοσης και τιμολογίου καταγράφονται με ισχυρούς σαρωτές, το PaperOffice αναγνωρίζει αυτόματα τα στοιχεία επικοινωνίας και αποθηκεύει τα έγγραφα ανάλογα στο ηλεκτρονικό αρχείο.

Οι εργαζόμενοι μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα μέσω μιας απλής διεπαφής χρήστη και εισάγοντας διάφορους όρους αναζήτησης - μια αναζήτηση πλήρους κειμένου είναι επίσης διαθέσιμη.

Χάρη στη συνεπή χρήση του DMS, ο κατασκευαστής πλέγματος ήταν σε θέση να μειώσει σημαντικά τον χρόνο επεξεργασίας που απαιτείται για ένα τιμολόγιο και ταυτόχρονα ο αριθμός των εκκρεμών απαιτήσεων έχει μειωθεί σημαντικά.

FAQs

Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Κατασκευαστής πλέγματος
K60-Gitterrostsysteme GmbH &Co.KG":

Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;

Ποτέ δεν είναι πολύ νωρίς ή πολύ αργά για να ασχοληθούμε με το θέμα της ψηφιοποίησης.

Το πιο σημαντικό είναι να πάρετε μια ιδέα για το λογισμικό αλλά και για την ίδια την εταιρεία. Ήταν σημαντικό να μην αισθανθούμε υποχρεωμένοι να αγοράσουμε το λογισμικό ή να εγγραφούμε σε οποιαδήποτε πακέτα υπηρεσιών και υποστήριξης.

Ακόμη και πριν αποκτήσουμε το PaperOffice DMS, μιλήσαμε με όλα τα τμήματα της εταιρείας και ποτέ δεν νιώσαμε άσχημη μεταχείριση. Αντίθετα: Το PaperOffice έχει μια ωραία, ευγενική και ικανή ομάδα.

Για εμάς ως δημόσιο θεσμικό όργανο, η διαδικασία γίνεται όλο και πιο περίπλοκη και απαιτεί πολλή γραφειοκρατία. Ως εκ τούτου, η εμπιστοσύνη στο σύστημα και το λογισμικό ήταν πολύ σημαντική. Φυσικά, ήταν επίσης πολύ σημαντικό το λογισμικό να είναι εύκολο να κατανοηθεί.

Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;

Θα προτείνουμε το PaperOffice σε όλες τις άλλες εταιρείες που θα ήθελαν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν.

Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;

Είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα πάντα.

Συμπέρασμα

Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή, όπως η αυτόματη ανάγνωση του περιεχομένου του εγγράφου, αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε να χάσετε πια για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

«Χαίρομαι που επέλεξα το PaperOffice γιατί στο τέλος αποκτήσαμε ένα βέλτιστο σύστημα. Μπορούμε να το διαχειριστούμε μόνοι μας και είμαστε σε καλό δρόμο για να γίνουμε ένα ψηφιακό γραφείο».

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη

Ψηφιοποίηση στον κλάδο της οδοντιατρικής τεχνολογίας - επιτυχής διαχείριση εγγράφων για την οδοντιατρική βιομηχανία

"Η λήψη χρονολογικών αποτελεσμάτων είναι εξαιρετικά γρήγορη για τις ετήσιες οικονομικές καταστάσεις και τα αποθέματα για τον προσδιορισμό της φθηνότερης τιμής αγοράς για κάθε μεμονωμένο στοιχείο. Αυτό που παλιά χρειαζόταν μέρες μπορεί τώρα να γίνει σε ώρες!»

Λαρς Ρ. Λούντεβιγκ
ιδιοκτήτης και διευθύνων σύμβουλος της ViaCreative Zahntechnik GmbH