Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Ψηφιακές εξειδικευμένες λύσεις για την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών


ο κ. Alejandro Campos, ειδικός πληροφορικής και διαχειριστής έργου στη διαχείριση ακινήτων El Guijo

Επαγγελματική συμβουλή

Βιομηχανία
Διαχείριση κατοικιών

Περιοχή
Μαδρίτη, Ισπανία

Τμήματα
Λογιστική, Διοίκηση, Διοίκηση

Θέση εκκίνησης

Ως κοινότητα στη διαχείριση ακινήτων, η El Guijo έχει πολλά σημαντικά έγγραφα για διαχείριση: συμβάσεις ενοικίασης, λογαριασμούς κοινής ωφέλειας, αρχεία κατασκευής, εγγραφές τουρνουά, επιχειρηματικά έγγραφα, ειδοποιήσεις και πολλά άλλα.

Δυστυχώς, η διαχείριση ακινήτων δεν έχει μέχρι στιγμής ωφεληθεί σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων, καθώς μέχρι στιγμής δεν έχει βρεθεί κατάλληλη λύση, αν και οι διαχειριστές ακινήτων είναι αυτοί που επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.

Προκειμένου να επιλυθούν πολλά υπάρχοντα διοικητικά προβλήματα στη διαχείριση ακινήτων, αποφασίστηκε η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Ο στόχος του El Guijo ήταν να ψηφιοποιήσει τα υπάρχοντα έγγραφα χαρτιού, να φέρει τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας και τον έλεγχο της ροής εργασίας σε όλα τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, να αυτοματοποιήσει ένα μεγάλο μέρος των διαδικασιών στο παρασκήνιο και έτσι να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία διαχείρισης ακινήτων.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

Υφιστάμενο ζήτημα

Ο διαχειριστής ακινήτων έπρεπε να συλλέγει σημαντικά έγγραφα σε καθημερινή βάση. Όλα αυτά έπρεπε να εκχωρηθούν στο σωστό οικιστικό ακίνητο, ιδιοκτήτη, ενοικιαστή, ιδιοκτήτη. Αλλά η καθημερινή εργασία στην κοινότητα χαρακτηρίστηκε επίσης από ανεπάρκειες:

«Είχαμε αποφευκτέο κόστος αποθήκευσης καταθέτοντας έγγραφα σε φακέλους. Επιπλέον, η αναζήτηση εγγράφων ήταν χρονοβόρα και συχνά περιλάμβανε επίσκεψη στο αρχείο»,

υπενθυμίζει ο κ. Alejandro Campos, ειδικός πληροφορικής της κοινότητας El Guijo.

Έτσι, ο συνολικός μέσος όρος των γειτόνων υπερβαίνει μερικές φορές τους 2500 κατοίκους, με συχνότερες κορυφές κατά τις περιόδους του καλοκαιριού και των διακοπών. Ως αποτέλεσμα, έξι υπάλληλοι ως σύμβουλοι και ένας μόνιμος διευθυντής στο γραφείο, καθώς και το εξωτερικό προσωπικό κηπουρικής και διοικητικού προσωπικού δεν μπόρεσαν να αντιμετωπίσουν την υπερφόρτωση πληροφοριών.

Πριν από την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, ολόκληρο το σύστημα ήταν βασισμένο σε χαρτί. Τα έγγραφα που υποβλήθηκαν από τους ιδιοκτήτες, τα αρχεία καταγραφής και τα αποδεικτικά στοιχεία των εργασιών συντήρησης, οι καταγγελίες παραδόθηκαν στη διοίκηση και στη συνέχεια αποθηκεύτηκαν μαζικά σε φακέλους.

Κατά τη διάρκεια της ψηφιοποίησης, οι διαχειριστές ακινήτων όπως ο El Guijo βλέπουν ο ένας τον άλλον κάθε μέρα με αμέτρητες ερωτήσεις ενοικίασης, καταγγελίες και άλλες ανησυχίες τώρα και μέσω e-mail που αντιμετωπίζονται. Ωστόσο, αυτή η πλημμύρα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δύσκολα μπορεί να αντιμετωπιστεί χειροκίνητα.

Οι συνέπειες ήταν μακροχρόνιοι χρόνοι επεξεργασίας και ανεπάρκειες στην επεξεργασία, την ανάκτηση και την προώθηση των απαραίτητων εγγράφων. Κατά συνέπεια, η κοινότητα πήγε στην αναζήτηση της διαχείρισης ψηφιακών εγγράφων.

«Μόλις προχωρήσαμε το έργο και τώρα έχουμε ένα προβάδισμα».

Ο Alejandro Campos, ειδικός πληροφορικής, αυτοαπασχολούμενος για την κοινότητα El Guijo έψαχνε για μια λύση σε αυτό και σε όλα τα προβλήματα διαχείρισης ακινήτων. Προβλεπόταν επίσης η ψηφιοποίηση όλων των διοικητικών καθηκόντων του δήμου, τα οποία προηγουμένως ήταν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα.

Περιεχόμενο

Γιατί ο δήμος του El Guijo επέλεξε το PaperOffice DMS

Τα πιο σημαντικά κριτήρια επιλογής ήταν η αξιοπιστία, η διαθεσιμότητα και η ασφάλεια, καθώς τα διαχειριζόμενα έγγραφα περιελάμβαναν εμπιστευτικό περιεχόμενο, όπως προσωπικά έγγραφα, καθώς και τιμολόγια, τα οποία έπρεπε να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση με εξουσιοδοτήσεις πρόσβασης και επίπεδα απελευθέρωσης .

Διάφοροι πάροχοι cloud ή λύσεις ανοιχτού κώδικα δεν εξετάστηκαν λόγω των κανονισμών προστασίας δεδομένων στο δήμο, καθώς η ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων GDPR και η μακροπρόθεσμη επενδυτική ασφάλεια δεν μπορούσαν να εγγυηθούν.

Δεδομένου ότι το PaperOffice DMS δεν είναι μια εφαρμογή cloud και αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε μια κεντρική βάση δεδομένων, η οποία βρίσκεται τώρα σε έναν αποκλειστικό διακομιστή, αποφασίστηκε τελικά να δοκιμαστεί το απαιτούμενο σενάριο με μια δοκιμή.

"Ήδη στο πρώτο ραντεβού με το PaperOffice παρατηρείτε τα 20 χρόνια εμπειρίας του PaperOffice στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων."

Το PaperOffice υπερβαίνει όλα τα πρότυπα εγγράφων και τις νομικές οδηγίες, ειδικά λόγω της εξαιρετικά κρυπτογραφημένης αποθήκευσης εγγράφων απευθείας στον αποκλειστικό διακομιστή και όχι σε ένα σύννεφο.

Η ανάγκη για τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που έχει συμβατό έλεγχο έκδοσης και διαχείριση εκδόσεων με έλεγχο είναι σαφέστερη από ποτέ.

Ένας τεράστιος λόγος για την απόφαση ήταν η προσβασιμότητα και η ικανότητα της υποστήριξης, καθώς πολύ κακές εμπειρίες με άλλους παρόχους έχουν γίνει στο παρελθόν.

Συγκεκριμένα, για να διασφαλιστεί η αξιοπιστία και να προσομοιωθούν τα πραγματικά προβλήματα, η υποστήριξη του PaperOffice επικοινώνησε αρκετές φορές για να αξιολογήσει εάν τηρήθηκαν οι προθεσμίες και ποια ήταν η ποιότητα της υποστήριξης. Εδώ το PaperOffice είναι μπροστά από κάθε άλλο κατασκευαστή.

Μεταβείτε στον αυτοματισμό μέσω του PaperOffice. Στόχοι και χρονοδιάγραμμα

Με την καινοτόμο λύση διαχείρισης εγγράφων από το PaperOffice, ο δήμος el Guijo αποφάσισε να αυτοματοποιήσει τις περισσότερες από τις καθημερινές εργασίες και την τεκμηρίωση.

Έτσι αποφασίστηκε να σαρωθούν τα έγγραφα που υπήρχαν ήδη σε έντυπη μορφή και να αρχειοθετηθούν ψηφιακά στο PaperOffice. Αφού αυτά είναι διαθέσιμα σε ψηφιακή μορφή, περαιτέρω διοικητικές διαδικασίες εντός του κοινοτικού δικτύου μπορούν επίσης να επιλυθούν ψηφιακά.

Η βελτιστοποίηση της διαδικασίας ξεκίνησε. Από τώρα και στο εξής, τα έγγραφα θα σχεδιάζονται ψηφιακά αποφεύγοντας όσο το δυνατόν περισσότερο το χαρτί. Συσκέψεις, πρακτικά, εισερχόμενη αλληλογραφία, εξερχόμενα τιμολόγια και σημειώσεις που δημιουργούνται απευθείας στο PaperOffice. Οι εργασίες και οι ροές εργασίας υλοποιούνται ψηφιακά.

Με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων, όλα τα σημαντικά αποδεικτικά στοιχεία μπορούν εύκολα να υποβληθούν - και φυσικά να συμμορφώνονται με το GDPR. Μια μακρά αναμονή και ο δρόμος προς το ταχυδρομείο εξαλείφθηκαν.

Η μετατροπή πήγε πολύ καλά από την πρώτη παρουσίαση του λογισμικού από το PaperOffice σε συνεχή λειτουργία:

"Ακόμα και μετά την επίδειξη του προϊόντος, ήμασταν απολύτως ενθουσιασμένοι με το PaperOffice. Είδαμε αμέσως την προστιθέμενη αξία και σχεδόν τρεις εβδομάδες αργότερα σε μια συνάντηση ιδιοκτητών, το ψήφισμα για τη χρήση του PaperOffice στην κοινότητα ψηφίστηκε 100%».

Οφέλη μέσω της ψηφιοποίησης με το PaperOffice

Εν τω μεταξύ, όλα τα ψηφιοποιημένα συμβόλαια ενοικίασης, η αλληλογραφία, τα αρχεία καταγραφής, τα προγράμματα, τα ασφαλιστικά έγγραφα κ.λπ., αποθηκεύονται στο PaperOffice. Αυτή είναι μια μεγάλη προστιθέμενη αξία για τους ιδιοκτήτες και τους ενοικιαστές μας, λέει ο κ. Campos της διοίκησης El Guijo. Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους ο κ. Κάμπος είναι σίγουρος:

«Το μέλλον της βιομηχανίας διαχείρισης ακινήτων έγκειται απλώς στην ψηφιοποίηση».

Χάρη στην εισαγωγή της ψηφιοποίησης του PaperOffice DMS, η κοινότητα El Guijo έχει ήδη καταφέρει:

  • Εξοικονομήστε χρόνο και πόρους
  • Απλοποιήστε την πρόσβαση σε έγγραφα
  • Διασφάλιση διαθεσιμότητας εγγράφων για κάθε εξουσιοδοτημένο υπάλληλο
Η ευκολότερη πλέον και ταχύτερη διαθεσιμότητα δεδομένων και εγγράφων αλλάζει τις διαδικασίες της κοινότητας θεμελιωδώς και βιώσιμα. Η διοικητική γνώση είναι πλέον οργανωμένη με διαφάνεια και διαθέσιμη την κατάλληλη στιγμή.

"Η ασφάλεια των δεδομένων, οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας, η ψηφιοποίηση εγγράφων και η ευκολία ενσωμάτωσης του PaperOffice DMS σε ένα διοικητικό περιβάλλον παρείχαν αυτό που χρειαζόταν αυτή η κοινότητα για να επιταχύνει τις διαδικασίες χαρτιού και να κερδίσει χώρο στις εξαρτήσεις τους."

Το καθένα με τις προδιαγραφές και τις ιδιαιτερότητές του, οι οποίες γενικά περιλαμβάνουν τον έλεγχο και την επαλήθευση των διοικητικών λειτουργιών, την εξάλειψη του χαρτιού, την ευρετηρίαση όλων των τύπων εγγράφων που σχετίζονται με εσωτερικές παραγγελίες, την αυτοματοποίηση και τη μεθοδολογία, την ασφάλεια (GoBD, GDPR και προστασία δεδομένων), τη βελτιστοποίηση και την παρακολούθηση των διαδικασιών, καθιστώντας ευκολότερη την αποστολή αρχείων στους χρήστες (ιδιοκτήτες στην περίπτωση αυτή) και, φυσικά, εξοικονομώντας χώρο στα διοικητικά γραφεία.

Αυτή η συμφωνία συνεργασίας έγινε λόγω του μεγάλου αριθμού αρχείων και ηχογραφήσεων που κατέχει η κοινότητα και για να διασφαλιστεί ότι έχει καθιερωθεί μια μέθοδος οργάνωσης όλων των εγγράφων για όλους τους κατοίκους και τους διαχειριστές της κοινότητας.

Τελικό αποτέλεσμα

Το PaperOffice έχει δημιουργήσει μια λύση στα τρέχοντα προβλήματα της κοινότητας εξαλείφοντας τον όγκο των δεδομένων, εξορθολογίζοντας τα διοικητικά εμπόδια και διασφαλίζοντας ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση στο PaperOffice για να αποτρέψουν την τροποποίηση εγγράφων ή ακόμα και την πιθανή υπεξαίρεση κεφαλαίων.

Χάρη στην ενσωμάτωση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων PaperOffice, η κοινότητα μπορεί τώρα να βρει τα έγγραφα και τις εκτεταμένες πληροφορίες τους σε λίγα δευτερόλεπτα και να ολοκληρώσει άλλες εργασίες και ροές εργασίας.

Επιπλέον, η διοίκηση μπορεί να αντιδράσει ταχύτερα και με πιο στοχευμένο τρόπο σε ερωτήσεις, επιστολές και σχόλια κατοίκων: Αυτό καθιστά την καθημερινή εργασία πολύ πιο εύκολη.

Σχετικά με την κοινότητα El Guijo

Το El Guijo είναι μια αστικοποίηση/κοινότητα που βρίσκεται στα βορειοδυτικά του δήμου Galapagar δίπλα στον δρόμο M-510, μόλις 40 λεπτά με το αυτοκίνητο από το κέντρο της Μαδρίτης μέσω του A-6.

Ένα προνομιακό μέρος στη Σιέρα ντε Γκουανταράμα, που βρίσκεται σε ένα πλέγμα πληθυσμού κοντά στο Collado Villalba, το San Lorenzo del Escorial και το ίδιο το Galapagar, καθώς και κοντά στη δεξαμενή Valmayor και τα σύνορα με την Αυτόνομη Κοινότητα της Castilla y León.

Comunidad El Guijo
Comunidad El Guijo

Η κατασκευή της αστικοποίησης ξεκίνησε τη δεκαετία του 1970 και ιδρύθηκε το 1977 με νόμο ως κοινότητα γειτονιάς. Έχει έκταση σχεδόν 140.000 τετραγωνικών μέτρων με συνολικά 1.104 οικόπεδα μεταξύ σαλέ, διαμερισμάτων, κοινοτικών κτιρίων (αρκετά αθλητικά πεδία, τρεις πισίνες, κοινωνική λέσχη και διοικητικά γραφεία) και τρία παιδικά πάρκα: περίπου το ήμισυ της χώρας είναι διαμορφωμένες περιοχές με μεγάλη φυσική ποικιλομορφία.

Ο συνολικός μέσος όρος υπερβαίνει τις 2.500 μονάδες, με συχνότερες αιχμές κατά τη διάρκεια των καλοκαιρινών και εορταστικών περιόδων. Επιπλέον, η αστικοποίηση έχει έξι επιστάτες, έναν διοικητικό και τρεις υπαλλήλους συντήρησης (μόνιμα απασχολούμενους) καθώς και εξωτερικούς συνεργάτες κηπουρικής και διοικητικό προσωπικό.

FAQs

Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Κοινότητα
Διαχείριση Ακινήτων
Ελ Γκουίγιο":

Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;

Ποτέ δεν είναι πολύ νωρίς ή πολύ αργά για να ασχοληθούμε με το θέμα της ψηφιοποίησης.

Το πιο σημαντικό είναι να πάρετε μια ιδέα για το λογισμικό αλλά και για την ίδια την εταιρεία. Ήταν σημαντικό να μην αισθανθούμε υποχρεωμένοι να αγοράσουμε το λογισμικό ή να εγγραφούμε σε οποιαδήποτε πακέτα υπηρεσιών και υποστήριξης.

Ακόμη και πριν αποκτήσουμε το PaperOffice DMS, μιλήσαμε με όλα τα τμήματα της εταιρείας και ποτέ δεν νιώσαμε άσχημη μεταχείριση. Αντίθετα: Το PaperOffice έχει μια ωραία, ευγενική και ικανή ομάδα.

Για εμάς ως εκκλησία ήταν πολύ σημαντικό το λογισμικό να είναι εύκολο να κατανοηθεί αλλά περιεκτικό.

Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;

Θα προτείνουμε το PaperOffice σε όλες τις άλλες κοινότητες και εταιρείες που θα ήθελαν να ψηφιοποιήσουν και να αυτοματοποιήσουν.

Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;

Είμαστε πολύ ικανοποιημένοι με τα πάντα.

Συμπέρασμα

Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή, όπως η αυτόματη ανάγνωση του περιεχομένου του εγγράφου, αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε να χάσετε πια για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

«Είμαστε ευτυχείς που επιλέξαμε το PaperOffice, γιατί στο τέλος αποκτήσαμε ένα βέλτιστο σύστημα, το οποίο μπορούμε όχι μόνο να διαχειριστούμε μόνοι μας, αλλά και για ένα κλάσμα αυτού που χρεώνουν άλλοι κατασκευαστές».

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη

Ψηφιακή αλλαγή στην ανάπτυξη προϊόντων - επιτυχής διαχείριση εγγράφων

«Στη βιομηχανία, το θέμα της ψηφιοποίησης γίνεται όλο και πιο αισθητό. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για τα δελτία τεχνικών δεδομένων, τα δεδομένα πελατών, τους υπολογισμούς ή τα σχέδια, τα σχέδια και τις διαμορφώσεις μας. Μετά την εισαγωγή του PaperOffice DMS, η χειροκίνητη προσπάθεια θα μπορούσε να μειωθεί. Είμαστε πλέον πρωτοπόροι στην ψηφιοποίηση σε εταιρείες παραγωγής, Industry 4.0.

ο κ. Antonio Jesús Sánchez
Διευθύνων Σύμβουλος και Μηχανικός Προϊόντων και Διεργασιών στην Butterfly Engineers S.L.