Ψηφιοποίηση για εταιρείες ακουστικών βαρηκοΐας

Ψηφιοποίηση για εταιρείες φροντίδας ακοής

Ως εταιρεία στον κλάδο των επαγγελματιών φροντίδας ακοής, έχετε πολλά σημαντικά έγγραφα για διαχείριση:

Τιμολόγια, έγγραφα, αλληλογραφία, προσφορές, φύλλα επισκευής, κάρτες υγείας και πολλά άλλα. Ως εκ τούτου, οι επαγγελματίες φροντίδας ακοής είναι αυτοί που επωφελούνται σημαντικά από τη χρήση κατάλληλου λογισμικού διαχείρισης εγγράφων.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο οι επαγγελματίες φροντίδας ακοής συσσωρεύουν σημαντικά έγγραφα σε καθημερινή βάση. Όλα αυτά πρέπει να αντιστοιχιστούν με τον σωστό πελάτη, πρακτορείο ή κατασκευαστή συσκευών.

Όλα αυτά τα έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν εάν φτάνουν σε έντυπη μορφή, απαιτούν δομημένη κατάθεση, ανάθεση εργασιών και ροής εργασίας και πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμα κατόπιν αιτήματος.

Επιπλέον, κάθε έγγραφο ταξινομείται ανάλογα με τον τύπο του και μπορεί να ανατεθεί σε άτομα και κατασκευαστές συσκευών, στα οποία μπορείτε στη συνέχεια να έχετε πρόσβαση ακόμη και εν κινήσει, ανεξάρτητα από τη συσκευή. Έτσι, έχετε όλες τις πληροφορίες και τα έγγραφα σχετικά με όλα τα ακουστικά βαρηκοΐας σαφώς σε ένα μέρος, δηλαδή στη βάση δεδομένων σας.

Hearing aid companies benefit from digital document management

Είναι πολύ σημαντικό να τηρηθούν σημαντικές προθεσμίες και να ληφθούν νομικά μέτρα για την αποθήκευση εγγράφων. Το PaperOffice DMS σας δίνει μια σαφή δομή στα έγγραφά σας και σας βοηθά να αντιμετωπίσετε την πλημμύρα των πληροφοριών.

Με τη βοήθεια της λύσης διαχείρισης εγγράφων, αποθηκεύετε και αρχειοθετείτε όλες τις πληροφορίες σε μια κεντρική πλατφόρμα με τρόπο ανεξάρτητο από τον έλεγχο.

Το PaperOffice εξαλείφει όλα τα χρονοβόρα σημεία συμφόρησης και δημιουργεί μια σαφή επισκόπηση σημαντικών εγγράφων όπως τιμολόγια, συμβόλαια, αναφορές πωλήσεων, έρευνες, εκτιμήσεις, μισθώσεις ή άλλες επιστολές, διαχειρίζοντάς τα ψηφιακά στο PaperOffice στο μέλλον.

Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από ψηφιακές διοικητικές εργασίες, ψηφιακές σφραγίδες και αυτοκόλλητες σημειώσεις και να παρακολουθείτε όλες τις συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, την επίσημη αλληλογραφία που τίθεται σε εκ νέου υποβολή ή ανατίθεται στους υπαλλήλους με ανάθεση εργασίας.

Η ασφάλεια των αναθεωρήσεων είναι εγγυημένη ανά πάσα στιγμή.

Όλες οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες

Με το PaperOffice DMS, τα έγγραφα μπορούν να ψηφιοποιηθούν σε πολλές εταιρείες ακουστικής ακουστικών βαρηκοΐας και να αρχειοθετηθούν κεντρικά με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι προσβάσιμα από οποιονδήποτε υπολογιστή χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε στο αρχείο ή να ερευνήσετε πρώτα ποιος συνάδελφος επεξεργάζεται έγγραφα ή φακέλους.

Το PaperOffice DMS όχι μόνο ψηφιοποιεί αναλογικά έγγραφα, αλλά το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων αποθηκεύει κάθε αλλαγή στο έγγραφο με χρονολογική σειρά. Το πρωτότυπο παραμένει ανεπηρέαστο. Η λειτουργία ροής εργασίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για παράδειγμα, για την ανάθεση ορισμένων δραστηριοτήτων κατά τη διάρκεια της εργασίας του έργου και κάθε υπάλληλος διατηρεί μια επισκόπηση της τρέχουσας κατάστασης.

Ταυτόχρονα, οι ιδέες ή οι προτάσεις μπορούν να υποβληθούν χωρίς να χρειάζεται να συγκαλούνται συνεδριάσεις κάθε φορά. Τα αρχειοθετημένα έγγραφα μπορούν να αναζητηθούν με λέξεις-κλειδιά ή την ημερομηνία ή τους αριθμούς αναφοράς και τα αυτοματοποιημένα πρότυπα μπορούν να δημιουργηθούν από το AI στο PaperOffice DMS.

Είναι ένας εντυπωσιακός αριθμός. Περίπου 16 εκατομμύρια άνθρωποι μόνο στη Γερμανία υποφέρουν από απώλεια ακοής. Είναι ενδιαφέρον ότι η απώλεια ακοής κατανέμεται αρκετά ομοιόμορφα σε όλες σχεδόν τις ηλικιακές ομάδες από 30 έως άνω των 70 ετών και η απώλεια ακοής είναι ένα αυξανόμενο πρόβλημα. Τα τελευταία 20 χρόνια, ο αριθμός των ατόμων με απώλεια ακοής έχει αυξηθεί κατά περίπου 4%. Ωστόσο, μόνο περίπου οι μισοί από τους πληγέντες χρησιμοποιούν ακουστικό βαρηκοΐας.

Όποιος χρησιμοποιεί ένα έχει συνήθως έρθει σε επαφή με ένα εμπόριο που δεν είναι ευρέως γνωστό, τον επαγγελματία φροντίδας ακοής, ο οποίος ήταν ακόμα επαγγελματίας φροντίδας ακοής πριν από το 2017. Ένα σκάφος με τριετή εκπαίδευση και τη δυνατότητα περαιτέρω εκπαίδευσης για να γίνει αρχιτεχνίτης και την ολοκλήρωση ενός πτυχίου στην τεχνολογία της ακοής και την ακουολογία. Οι ακουστικοί ακοής ασχολούνται με την παραγωγή ακουστικών βαρηκοΐας και την προστασία της ακοής με τη μορφή των λεγόμενων ωτοπλαστικών, μεμονωμένα κατασκευασμένων για μέτρηση συσκευών. Το προφίλ εργασίας ενός ακουστικού βαρηκοΐας είναι συγκρίσιμο με αυτό ενός οδοντοτεχνίτη.

Για τους επαγγελματίες φροντίδας ακοής, αυτό σημαίνει ότι διατηρούν ενημερωμένα τα δεδομένα των ασθενών ή των πελατών τους. Ταυτόχρονα, πρόκειται για πολύ ευαίσθητα δεδομένα, επειδή πολλοί άνθρωποι με προβλήματα ακοής το βλέπουν ως ελάττωμα που το προσωπικό τους περιβάλλον δεν πρέπει να βιώνει. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η προστασία των δεδομένων είναι σημαντική κατά την αποθήκευση δεδομένων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πελάτες για πρώτη φορά διαμεσολαβούνται από επαγγελματίες φροντίδας ακοής από γιατρούς της ΟΝT που έχουν διαγνώσει απώλεια ακοής, γι 'αυτό και η συντήρηση δεδομένων έχει επίσης μεγάλη σημασία εδώ και ένα καλά μελετημένο αρχείο επιταχύνει τελικά τη διαδικασία εργασίας.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων όπως το PaperOffice DMS ταιριάζει καλύτερα σε αυτές τις εργασίες. Επειδή είναι ένα λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από το να διαχειρίζεται απλώς έγγραφα.

Επειδή ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία τα έγγραφα φτάνουν στην εταιρεία, είτε ως έντυπα έγγραφα, αρχεία PDF, e-mail ή φωτογραφίες, αρχειοθετούνται αυτόματα και αποθηκεύονται σε μια ασφαλή βάση δεδομένων.

Έτσι, σημαντικές συμβάσεις μπορούν να αναγνωριστούν και να τερματιστούν εγκαίρως ή να αποτελέσουν αντικείμενο επαναδιαπραγμάτευσης. Κυκλοφορία εγγράφου με ψηφιακή υπογραφή και ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για αργή έντυπη αλληλογραφία, το μη ασφαλές ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συμβάλλει στην αφοσίωση των πελατών.

PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

Το PaperOffice αρχειοθετεί όλα τα έγγραφα που παράγονται στην εταιρεία φροντίδας ακοής σας και όλες τις σχετικές πληροφορίες σύμφωνα με το νόμο και με έλεγχο τρόπο

Πρώτα απ 'όλα, το Paperoffice DMS μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μετατροπή ενός αναλογικού αρχείου, ίσως του παραδοσιακού κρεμαστού συστήματος αρχείων, σε ψηφιακό αρχείο. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα που όχι μόνο επιταχύνει τη χορήγηση στην εταιρεία, αλλά και βελτιώνει τη μετάδοση δεδομένων από τον γιατρό της ΟΝT και αντίστροφα. Για παράδειγμα, τα δεδομένα που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να διαβαστούν απευθείας και αυτόματα στο ηλεκτρονικό αρχείο πελάτη.

Στο PaperOffice DMS, τα ευαίσθητα δεδομένα ασθενών κρυπτογραφούνται και προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης, οπότε μπορεί να οριστεί ποιος επιτρέπεται να βλέπει πόσα δεδομένα στην εταιρεία.

Η κλήση του σωστού φακέλου γίνεται επίσης πολύ γρήγορα στο PaperOffice DMS, με την εσωτερική μηχανή αναζήτησης να καταγράφει διάφορες παραμέτρους που περιλαμβάνονται στην αναζήτηση. Εάν ο αριθμός πελάτη ή ακόμα και το όνομα δεν είναι πλέον γνωστό ή υπάρχει περισσότερες από μία φορές, ορισμένες λέξεις-κλειδιά μπορούν να περιορίσουν την αναζήτηση στο κατάλληλο αποτέλεσμα.

Χάρη στην ενσωματωμένη τεχνητή νοημοσύνη, ενεργοποιούνται οι αυτόματοι κανόνες. Αυτό το AI ταξινομεί αυτόματα τα έγγραφα σε φακέλους όπως "Τιμολόγιο" και "Σύμβαση", αποθηκεύει τις αντίστοιχες λέξεις-κλειδιά και ενεργοποιεί την ψηφιακή ροή εργασίας που είναι αποθηκευμένη για τον αντίστοιχο τύπο εγγράφου.

Το PaperOffice πληροί τα υψηλότερα πρότυπα ασφαλείας , όπως η διαχείριση εξουσιοδοτήσεων ή η χορήγηση εξουσιοδοτήσεων πρόσβασης. Ο χρήστης ορίζει τα επιμέρους βήματα εργασίας ακριβώς όπως θα εκτελούνταν, για παράδειγμα την "εγγραφή", τον "έλεγχο", την "απελευθέρωση" και την "κράτηση" των τιμολογίων.

Η ευθύνη δεν μπορεί να ανατεθεί μόνο σε μεμονωμένα άτομα, αλλά και σε ομάδες χρηστών όπως "Λογιστική" ή "Παραγωγή", έτσι ώστε ένας συνάδελφος να μπορεί να παρέμβει αμέσως εάν ένας υπάλληλος απουσιάζει.

Η τεχνολογία OCR όχι μόνο αναγνωρίζει το περιεχόμενο του εγγράφου, αλλά και όλα τα φορολογικά πεδία δεδομένων, όπως ο αριθμός εγγράφου, η ημερομηνία, το καθαρό, ο φόρος και το ακαθάριστο ποσό. Τα εισαγόμενα δεδομένα είναι διαθέσιμα για τον έλεγχο των αξιολογήσεων, των πράξεων πληρωμής και της χρηματοοικονομικής λογιστικής. Αυτό εξοικονομεί κουραστική εργασία εισόδου και μειώνει τα σφάλματα δημοσίευσης.

Σημαντικά επιχειρήματα για τη συμπερίληψη του PaperOffice DMS στον προγραμματισμό του προϋπολογισμού. Τέλος, το PaperOffice DMS πείθει επίσης από το γεγονός ότι λαμβάνεται υπόψη η βιωσιμότητα και η προστασία του περιβάλλοντος. Αργά ή γρήγορα θα πραγματοποιηθεί η πλήρης μετατροπή από αναλογικά έγγραφα σε ψηφιακή μορφή και στη συνέχεια ο δημόσιος φορέας, ο οποίος στη συνέχεια θα χρησιμοποιεί ήδη το PaperOffice DMS, θα είναι καλά προετοιμασμένος.

Φυσικά, το PaperOffice DMS επιτρέπει τη μετεγκατάσταση και την ενσωμάτωση υπαρχόντων ψηφιακών δεδομένων από υπάρχουσες λύσεις λογισμικού. Ταυτόχρονα, το PaperOffice DMS είναι η διεπαφή μεταξύ αναλογικού και ψηφιακού. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σάρωσης, το λογισμικό μπορεί να διαβάσει αναλογικά έγγραφα, σχέδια και φωτογραφίες στο σύστημα και να τα ψηφιοποιήσει χρησιμοποιώντας σαρωτές, αλλά και ηχογραφήσεις από κινητά τηλέφωνα, όπου τα κείμενα μετατρέπονται σε γραπτά χρησιμοποιώντας OCR και μπορούν να αλλάξουν σε προγράμματα του Office. Οι χρονοσφραγίδες και η έκδοση διασφαλίζουν ότι το ψηφιακό έγγραφο αντιστοιχεί στο αναλογικό πρωτότυπο.

Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού, τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της τοποθεσίας αρχειοθέτησης, μπορούν να εξαχθούν στον πελάτη, τον φοροτεχνικό σας ή το αντίστροφο.

PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner