Πατριαρχείο Λισσαβώνας

Γιατί το Πατριαρχείο Λισαβόνας επέλεξε το PaperOffice DMS

Λόγω των υφιστάμενων προκλήσεων, ο κ. Pedro Silva, διοικητικός υπάλληλος του Πατριαρχείου, αναζητούσε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) που θα επέτρεπε την ασφαλή και προσαρμόσιμη αποθήκευση δεδομένων. Μια απλή ενσωμάτωση όλων των σταθμών εργασίας στο γραφείο διοίκησης, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εργάζονται εξ αποστάσεως, θα πρέπει να επιλυθεί με απλό λογισμικό.

«Ψάχναμε για μια λύση ανθεκτική στο μέλλον που θα μπορούσε αρχικά να εφαρμόσει όλες τις απαιτήσεις μας, αλλά ταυτόχρονα προσέφερε εύκολη επεκτασιμότητα και καλή σχέση κόστους-οφέλους και θα μπορούσε να αναβαθμιστεί σε άλλα τμήματα στο μέλλον».

Εκτός από το PaperOffice DMS, ο κ. Pedro Silva δοκίμασε και άλλα προϊόντα λογισμικού από άλλους οίκους συστημάτων και αρχικά εξέτασε διάφορες προσφορές λογισμικού σε σχέση με τη διαχείριση εγγράφων.

Ο κ. Σίλβα τονίζει ότι εδώ και πολύ καιρό αναζητείται ένα κατάλληλο σύστημα. Ωστόσο, κανένας από τους προμηθευτές λογισμικού που είχαν δοκιμαστεί προηγουμένως δεν ήταν αρκετά επεκτάσιμος ή αρκετά ευέλικτος για τη δουλειά που έπρεπε να κάνει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

"Οι περισσότερες από τις λύσεις δεν προσφέρουν τον εύκολο τρόπο δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων όπως κάνει το PaperOffice DMS, επειδή χρησιμοποιούν μόνο ένα cloud που προσφέρει μια λύση διακομιστή."

1. Αποθήκευση και διαθεσιμότητα δεδομένων. Κεντρική και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα σχετικά έγγραφα και δυνατότητα συνεργασίας πολλών μερών για το ίδιο έγγραφο.

Ένας εσωτερικός, κεντρικός χώρος αποθήκευσης στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι. Τα δεδομένα δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε σύννεφο τρίτου μέρους ή σε υπολογιστή ενός χρήστη.

2.Αξία για τα χρήματα. Το λογισμικό θα πρέπει να έχει καλή σχέση τιμής-απόδοσης.

Ήταν πολύ σημαντικό για το Πατριαρχείο Της Λισαβόνας ότι μετά από μια αρχική επένδυση, το λογισμικό θα μπορούσε εύκολα και εύκολα να κλιμακωθεί σε άλλα τμήματα και ότι αυτό δεν θα συνεπαγόταν υψηλό κόστος.

Ο αριθμός των αδειών χρήσης που αγοράζονται μπορεί να αυξηθεί ανά πάσα στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, η πατριαρχία μπορεί να αποφύγει την υπερβολική δέσμευση κεφαλαίου.

3. Εύκολο στο χειρισμό. Το λογισμικό πρέπει να είναι αυτονόητο και να απαιτεί όσο το δυνατόν λιγότερη εκπαίδευση, αλλά ταυτόχρονα να είναι προετοιμασμένο για το μέλλον.

Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να αποφευχθούν οι εξωτερικοί σύμβουλοι. Φυσικά, το PaperOffice DMS προσφέρει επίσης ατομική εκπαίδευση για τις ενότητες, εάν το επιθυμείτε. Ωστόσο, με βάση τις εμπειρίες του Πατριαρχείου της Λισαβόνας, το PaperOffice είναι σε μεγάλο βαθμό αυτονόητο.

Δεν υπάρχουν εξωτερικοί και ακριβοί "σύμβουλοι" επί τόπου και κανείς δεν χρειάζεται να ταξιδέψει πουθενά για εκπαίδευση. Ο καθένας μπορεί να ορίσει το χρονικό πλαίσιο για την εκμάθηση της πλοήγησης στο μενού όπως απαιτείται και όσον αφορά το μέλλον, το PaperOffice DMS είναι καλά τοποθετημένο χάρη στην αρθρωτή δομή του.

"Επιλέξαμε το PaperOffice DMS επειδή δοκιμάσαμε προσωπικά το λογισμικό και εντυπωσιαστήκαμε από την ευκολία χρήσης της ενσωμάτωσης στο περιβάλλον των Windows και ένα καθαρό περιβάλλον εργασίας χρήστη για να συνεργαστούμε με τους εμπνευσμένους."

4. Δυνατότητα ανάκτησης και εξοικονόμηση χρόνου. Αναζητήθηκε ένας απλούστερος τρόπος για την ψηφιοποίηση αναλογικών εγγράφων και την εύκολη επανόρεσή τους όταν χρειαζόταν.

Χάρη στην ενσωματωμένη λειτουργία AI, κάθε έγγραφο μπορεί να διδαχθεί, όλο το επιθυμητό περιεχόμενο μπορεί να εξαχθεί με στοχευμένο τρόπο και να αποθηκευτεί με λέξεις-κλειδιά με πλήρως αυτοματοποιημένο τρόπο.

Το PaperOffice DMS προσφέρει ακριβώς αυτό που έψαχνε το πατριαρχείο.

Πώς ενσωματώθηκε το PaperOffice DMS;

Σε περιόδους πανδημίας, η πατριαρχία αποφάσισε να αρχειοθετεί καθημερινά έγγραφα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο PaperOffice DMS.

Χάρη σε έναν ισχυρό σαρωτή και τη σύνδεση του σαρωτή στο PaperOffice, η μετατροπή των αναλογικών χαρτιών θα μπορούσε να ξεκινήσει. Όλα τα έγγραφα διαβάστηκαν σταδιακά και ψηφιοποιήθηκαν μέσω της διεπαφής σαρωτή OCR PaperOffice. Ένα ευρετήριο λέξεων-κλειδιών δημιουργείται για κάθε έγγραφο κατά την ανάγνωσή του, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να το βρείτε σε μια στιγμή χρησιμοποιώντας τη μηχανή αναζήτησης PaperOffice.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Οι υπάρχοντες φάκελοι στα κρεμαστά αρχεία ελήφθησαν πάνω από το 1: 1 και απλά μετατράπηκαν σε "ψηφιακούς φακέλους".

Όλα τα υπάρχοντα e-mail αποθηκεύτηκαν απευθείας στο PaperOffice DMS, θα μπορούσαν να συνδεθούν με υπάρχοντα έγγραφα και δεν θα χρειαστεί να εκτυπωθούν σε χαρτί στο μέλλον. Και όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρχειοθετούνται αυτόματα στο PaperOffice με παρακολούθηση φακέλων μέσω της ρύθμισης της διαχείρισης κανόνων

Ποια είναι τα επόμενα βήματα;

Το επόμενο βήμα που σχεδιάζει το Πατριαρχείο Λισαβόνας είναι να ψηφιοποιήσει το υπάρχον φυσικό αρχείο πριν από το έτος 2021 και να επεκτείνει τη χρήση του PaperOffice DMS σε άλλες περιοχές/τμήματα του Πατριαρχείου.

Επιπλέον, το Πατριαρχείο θα ήθελε να αυτοματοποιήσει σε μεγάλο βαθμό την αρχειοθέτηση εγγράφων χάρη στη χρήση του KI PIA.

«Είμαστε ενθουσιασμένοι μετά τη συνεργασία μας με το PaperOffice DMS για ενάμιση χρόνο, παρόλο που έχουμε περιοριστεί μόνο σε ένα τμήμα και δεν έχουμε εξερευνήσει πλήρως αυτό το φανταστικό αριστούργημα».

Σύνοψη συνολικής εμπειρίας

Το PaperOffice DMS έχει εκπληρώσει όλα τα απαραίτητα κριτήρια και σήμερα χαρτογραφεί την πλήρη ροή ψηφιακών εγγράφων στο πατριαρχείο.

Προς το παρόν, όλα τα έγγραφα καταγράφηκαν με σαρωτές υψηλής απόδοσης και αποθηκεύτηκαν ψηφιακά στο ηλεκτρονικό αρχείο του PaperOffice. Ταυτόχρονα, τα εισερχόμενα και τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταφέρονται απευθείας στο PaperOffice DMS και συνδέονται με αρχειοθετημένα έγγραφα.

Το διοικητικό προσωπικό του Πατριαρχείου μπορεί στη συνέχεια να έχει πρόσβαση στα έγγραφα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της διεπαφής χρήστη του PaperOffice και εισάγοντας διάφορους όρους αναζήτησης - μια αναζήτηση πλήρους κειμένου είναι επίσης διαθέσιμη.

Χάρη στη συνεπή χρήση του DMS, το πατριαρχείο ήταν σε θέση να μειώσει σημαντικά το χρόνο επεξεργασίας που απαιτείται για τιμολόγια και άλλους τύπους εγγράφων.