Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Το ενημερωτικό δελτίο του PaperOffice Insider
Θέλουμε να γίνουμε φίλοι

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Οι υψηλότερες δυνατές εκπτωτικές προσφορές

Αποκλειστικές ειδήσεις εκ των έσω

Δωρεάν αναβαθμίσεις μπόνους

Φιλία Εμπιστοσύνη Λέξη της Τιμής
Δεν θα δώσουμε ποτέ τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε κανέναν άλλο και κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ.

Ο ψηφιακός δρόμος της πατριαρχίας με το PaperOffice DMS


Pedro Silva, Διοικητικός Βοηθός του Πατριαρχείου Λισαβόνας

Επαγγελματική συμβουλή

Βιομηχανία
Πατριαρχία / Εκκλησία

Περιοχή
Λισαβόνα, Πορτογαλία

Τμήμα

Γραφείο Διαχείρισης

http://patriarcado-lisboa.pt

Η πρόκληση

Το Πατριαρχείο Λισαβόνας (λατινικά: Patriarchatus Olisiponensis) είναι μια ρωμαϊκή ιεροτελεστία της μητροπολιτικής αρχιεπισκοπής της Καθολικής Εκκλησίας με έδρα τη Λισαβόνα, την πρωτεύουσα της Πορτογαλίας. Ο καθεδρικός ναός του αρχιεπισκόπου του είναι ο Πατριαρχικός Καθεδρικός Ναός της Αγίας Μαρίας Ματζόρε στη Λισαβόνα.
Η επισκοπή της Λισαβόνας ανυψώθηκε σε αρχιεπισκοπή στις 10 Νοεμβρίου 1394. 1716 έλαβε από τον Πάπα Κλέμενς ΙΑ ́. ο τίτλος της πατριαρχίας.

Το PaperOffice DMS χρησιμοποιείται από το Πατριαρχείο της Λισαβόνας για τη συγκέντρωση και οργάνωση πληροφοριών από πολλαπλές πηγές και για την ελαχιστοποίηση του χρόνου και του κόστους συντήρησης ενός φυσικού αρχείου. Η πρόσβαση στις πληροφορίες είναι ψηφιακή.

Έτσι, τα έγγραφα του Πατριαρχείου από τομείς προσωπικών, ακινήτων και λογιστικών εγγράφων 285 ενοριών που ανήκουν στο Πατριαρχείο Της Λισαβόνας και άλλων 450 ιδρυμάτων που εξαρτώνται από τον επίσκοπο, σταδιακά ψηφιοποιήθηκαν πλήρως στο PaperOffice DMS.

Αρχική θέση

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός και ο όρος «ψηφιοποίηση» βρίσκονται στα χείλη όλων το αργότερο από την πανδημία και πλέον δεν αποτελούν πλέον προαιρετική προϋπόθεση για πολλές εταιρείες, αλλά αναγκαιότητα.
Το θέμα της ψηφιακής περαιτέρω ανάπτυξης είναι επίσης σταθερά εδραιωμένο στις κοινότητες και τις εκκλησίες. Διότι ακόμη και σε μια εκκλησία όπως το Πατριαρχείο της Λισαβόνας εκκρεμούν εκτεταμένα διοικητικά καθήκοντα, τα οποία προηγουμένως γίνονταν χειροκίνητα και με ανάλογο τρόπο.

Υπάρχοντα προβλήματα και εργασίες

Στο παρελθόν, ολόκληρο το σύστημα της πατριαρχίας βασιζόταν στο χαρτί. Αλλά με τα υπάρχοντα και καθημερινά εισερχόμενα έγγραφα, το χειροκίνητο σύστημα έφτασε στα όριά του.

Ολόκληρος ο καταιγισμός πληροφοριών έχει γίνει πιο ασυνεπής. Το πιο σημαντικό καθήκον ήταν να συγκεντρωθούν οι αναλογικές και ψηφιακές μονάδες. Τα έντυπα έγγραφα έπρεπε να ψηφιοποιηθούν και να συγκεντρωθούν με άλλες πληροφορίες, όπως τα σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Church clerk leafs through the Bible
Digitization is omnipresent - also in the church

«Θέλαμε να συγκεντρώσουμε και να οργανώσουμε πληροφορίες από πολλές πηγές για να ελαχιστοποιήσουμε το χρόνο και το κόστος συντήρησης ενός φυσικού αρχείου, αλλά με ψηφιακή πρόσβαση».

υπενθυμίζει τον κ. Pedro Silva, διοικητικό υπάλληλο του Πατριαρχείου Λισαβόνας.

Περιεχόμενο

Γιατί το Πατριαρχείο Λισαβόνας επέλεξε το PaperOffice DMS

Λόγω των υφιστάμενων προκλήσεων, ο κ. Pedro Silva, διοικητικός υπάλληλος του Πατριαρχείου, αναζητούσε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) που θα επέτρεπε την ασφαλή και προσαρμόσιμη αποθήκευση δεδομένων. Μια απλή ενσωμάτωση όλων των σταθμών εργασίας στο γραφείο διοίκησης, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εργάζονται εξ αποστάσεως, θα πρέπει να επιλυθεί με απλό λογισμικό.

«Ψάχναμε για μια λύση ανθεκτική στο μέλλον που θα μπορούσε αρχικά να εφαρμόσει όλες τις απαιτήσεις μας, αλλά ταυτόχρονα προσέφερε εύκολη επεκτασιμότητα και καλή σχέση κόστους-οφέλους και θα μπορούσε να αναβαθμιστεί σε άλλα τμήματα στο μέλλον».

Εκτός από το PaperOffice DMS, ο κ. Pedro Silva δοκίμασε και άλλα προϊόντα λογισμικού από άλλους οίκους συστημάτων και αρχικά εξέτασε διάφορες προσφορές λογισμικού σε σχέση με τη διαχείριση εγγράφων.

Ο κ. Σίλβα τονίζει ότι εδώ και πολύ καιρό αναζητείται ένα κατάλληλο σύστημα. Ωστόσο, κανένας από τους προμηθευτές λογισμικού που είχαν δοκιμαστεί προηγουμένως δεν ήταν αρκετά επεκτάσιμος ή αρκετά ευέλικτος για τη δουλειά που έπρεπε να κάνει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

"Οι περισσότερες από τις λύσεις δεν προσφέρουν τον εύκολο τρόπο δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων όπως κάνει το PaperOffice DMS, επειδή χρησιμοποιούν μόνο ένα cloud που προσφέρει μια λύση διακομιστή."

Η τελική απόφαση για τη χρήση του PaperOffice για τη διαχείριση εγγράφων στο Πατριαρχείο Λισαβόνας αποφασίστηκε για τους ακόλουθους λόγους:

1. Αποθήκευση και διαθεσιμότητα δεδομένων. Κεντρική και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα σχετικά έγγραφα και δυνατότητα συνεργασίας πολλών μερών για το ίδιο έγγραφο.

Ένας εσωτερικός, κεντρικός χώρος αποθήκευσης στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι οι εργαζόμενοι. Τα δεδομένα δεν πρέπει να αποθηκεύονται σε σύννεφο τρίτου μέρους ή σε υπολογιστή ενός χρήστη.

Η λύση: Μια βάση δεδομένων δημιουργήθηκε στο NAS, δικτυακή αποθήκευση. Αυτή η βάση δεδομένων ενσωματώθηκε στο PaperOffice DMS και όλα τα δεδομένα της πατριαρχίας αποθηκεύτηκαν. Αυτό ικανοποιεί πλήρως τις νομικές απαιτήσεις για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων.
Ως ομάδα 3 ατόμων στο γραφείο διοίκησης, χάρη στην ενσωμάτωση του PaperOffice DMS, δύο διοικητικοί υπάλληλοι εργάζονται εξ αποστάσεως και έχουν αξιόπιστη πρόσβαση στην τεκμηρίωση με απλό και σαφή τρόπο.

Ο κ. Pedro Silva ήταν πολύ ικανοποιημένος με τη λύση χωρίς εξωτερικό cloud και επομένως χωρίς τρίτους παρόχους, οι οποίοι μπορούν να υπόκεινται σε κυβερνητική παρέμβαση και να αυξήσουν τον κίνδυνο επιθέσεων χάκερ.

2.Αξία για τα χρήματα. Το λογισμικό θα πρέπει να έχει καλή σχέση τιμής-απόδοσης.

Ήταν πολύ σημαντικό για το Πατριαρχείο Της Λισαβόνας ότι μετά από μια αρχική επένδυση, το λογισμικό θα μπορούσε εύκολα και εύκολα να κλιμακωθεί σε άλλα τμήματα και ότι αυτό δεν θα συνεπαγόταν υψηλό κόστος.

Η λύση: Το PaperOffice DMS προσφέρεται σε διαφορετικά μοντέλα τιμών που επιτρέπουν στους χρήστες να πάρουν την πιο συμφέρουσα μορφή για αυτούς.
Με αυτόν τον τρόπο, οι χρήστες μπορούν αρχικά να χρησιμοποιήσουν τη δοκιμαστική έκδοση χωρίς υποχρέωση και δωρεάν και στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, να την επεκτείνουν στη δική τους εταιρεία / δήμο χωρίς να χάσουν τα υπάρχοντα δεδομένα.

Ο αριθμός των αδειών χρήσης που αγοράζονται μπορεί να αυξηθεί ανά πάσα στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, η πατριαρχία μπορεί να αποφύγει την υπερβολική δέσμευση κεφαλαίου.

3. Εύκολο στο χειρισμό. Το λογισμικό πρέπει να είναι αυτονόητο και να απαιτεί όσο το δυνατόν λιγότερη εκπαίδευση, αλλά ταυτόχρονα να είναι προετοιμασμένο για το μέλλον.

Η λύση: Το PaperOffice DMS είναι βασικά πολύ δομημένο και έχει μια γραφική διεπαφή που καθοδηγεί τον χρήστη βήμα προς βήμα. Επιπλέον, υπάρχουν επιπλέον σεμινάρια και βίντεο για όλες τις λειτουργίες που μπορούν να κληθούν απευθείας για υποστήριξη.

Με αυτόν τον τρόπο μπορούν να αποφευχθούν οι εξωτερικοί σύμβουλοι. Φυσικά, το PaperOffice DMS προσφέρει επίσης ατομική εκπαίδευση για τις ενότητες, εάν το επιθυμείτε. Ωστόσο, με βάση τις εμπειρίες του Πατριαρχείου της Λισαβόνας, το PaperOffice είναι σε μεγάλο βαθμό αυτονόητο.

Δεν υπάρχουν εξωτερικοί και ακριβοί "σύμβουλοι" επί τόπου και κανείς δεν χρειάζεται να ταξιδέψει πουθενά για εκπαίδευση. Ο καθένας μπορεί να ορίσει το χρονικό πλαίσιο για την εκμάθηση της πλοήγησης στο μενού όπως απαιτείται και όσον αφορά το μέλλον, το PaperOffice DMS είναι καλά τοποθετημένο χάρη στην αρθρωτή δομή του.

"Επιλέξαμε το PaperOffice DMS επειδή δοκιμάσαμε προσωπικά το λογισμικό και εντυπωσιαστήκαμε από την ευκολία χρήσης της ενσωμάτωσης στο περιβάλλον των Windows και ένα καθαρό περιβάλλον εργασίας χρήστη για να συνεργαστούμε με τους εμπνευσμένους."

4. Δυνατότητα ανάκτησης και εξοικονόμηση χρόνου. Αναζητήθηκε ένας απλούστερος τρόπος για την ψηφιοποίηση αναλογικών εγγράφων και την εύκολη επανόρεσή τους όταν χρειαζόταν.

Η λύση: Το βασικό τμήμα του PaperOffice DMS είναι η ψηφιοποίηση αναλογικών εγγράφων. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας σαρωτής με διεπαφή με τον υπολογιστή και το PaperOffice DMS. Τα έγγραφα δεν σαρώνονται απλώς. Μετατρέπονται σε επεξεργάσιμο κείμενο από ενσωματωμένο λογισμικό OCR και αποθηκεύονται αυτόματα σωστά.

Χάρη στην ενσωματωμένη λειτουργία AI, κάθε έγγραφο μπορεί να διδαχθεί, όλο το επιθυμητό περιεχόμενο μπορεί να εξαχθεί με στοχευμένο τρόπο και να αποθηκευτεί με λέξεις-κλειδιά με πλήρως αυτοματοποιημένο τρόπο.

Το PaperOffice DMS προσφέρει ακριβώς αυτό που έψαχνε το πατριαρχείο.

Κορυφαία 3 λίστα χαρακτηριστικών,

ότι το PaperOffice DMS τα πάει καλύτερα από άλλα

  • 1. Αναγνώριση κειμένου (OCR) και αναζήτηση εγγράφων
  • 2. Ενσωμάτωση και σύνδεση με βάση δεδομένων στο NAS
  • 3. Εύκολο στη χρήση και αυτονόητη διεπαφή

Πώς ενσωματώθηκε το PaperOffice DMS;

Σε περιόδους πανδημίας, η πατριαρχία αποφάσισε να αρχειοθετεί καθημερινά έγγραφα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο PaperOffice DMS.

Χάρη σε έναν ισχυρό σαρωτή και τη σύνδεση του σαρωτή στο PaperOffice, η μετατροπή των αναλογικών χαρτιών θα μπορούσε να ξεκινήσει. Όλα τα έγγραφα διαβάστηκαν σταδιακά και ψηφιοποιήθηκαν μέσω της διεπαφής σαρωτή OCR PaperOffice. Ένα ευρετήριο λέξεων-κλειδιών δημιουργείται για κάθε έγγραφο κατά την ανάγνωσή του, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να το βρείτε σε μια στιγμή χρησιμοποιώντας τη μηχανή αναζήτησης PaperOffice.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Οι υπάρχοντες φάκελοι στα κρεμαστά αρχεία ελήφθησαν πάνω από το 1: 1 και απλά μετατράπηκαν σε "ψηφιακούς φακέλους".

Όλα τα υπάρχοντα e-mail αποθηκεύτηκαν απευθείας στο PaperOffice DMS, θα μπορούσαν να συνδεθούν με υπάρχοντα έγγραφα και δεν θα χρειαστεί να εκτυπωθούν σε χαρτί στο μέλλον. Και όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρχειοθετούνται αυτόματα στο PaperOffice με παρακολούθηση φακέλων μέσω της ρύθμισης της διαχείρισης κανόνων

Από τη χρήση του PaperOffice DMS, η κατανάλωση χαρτιού έχει μειωθεί αισθητά.

Ποια είναι τα επόμενα βήματα;

Το επόμενο βήμα που σχεδιάζει το Πατριαρχείο Λισαβόνας είναι να ψηφιοποιήσει το υπάρχον φυσικό αρχείο πριν από το έτος 2021 και να επεκτείνει τη χρήση του PaperOffice DMS σε άλλες περιοχές/τμήματα του Πατριαρχείου.

Επιπλέον, το Πατριαρχείο θα ήθελε να αυτοματοποιήσει σε μεγάλο βαθμό την αρχειοθέτηση εγγράφων χάρη στη χρήση του KI PIA.

«Είμαστε ενθουσιασμένοι μετά τη συνεργασία μας με το PaperOffice DMS για ενάμιση χρόνο, παρόλο που έχουμε περιοριστεί μόνο σε ένα τμήμα και δεν έχουμε εξερευνήσει πλήρως αυτό το φανταστικό αριστούργημα».

Κορυφαία λίστα 3 κύριων προβλημάτων,

το DMS του PaperOffice λύθηκε

  • 1. Μοιραστείτε, επεξεργαστείτε και οργανώστε καλύτερα τα έγγραφα
  • 2. Μείωση του κόστους εκτύπωσης και του φυσικού μεγέθους αρχείου, καθώς σχεδόν κάθε αντίγραφο έχει εκτυπωθεί προηγουμένως
  • 3. Καλύτερη διαχείριση χρόνου και διαχείριση εργασιών λόγω εσωτερικών ειδοποιήσεων από το PaperOffice μέσω της ενημέρωσης

Σύνοψη συνολικής εμπειρίας

Το PaperOffice DMS έχει εκπληρώσει όλα τα απαραίτητα κριτήρια και σήμερα χαρτογραφεί την πλήρη ροή ψηφιακών εγγράφων στο πατριαρχείο.

Προς το παρόν, όλα τα έγγραφα καταγράφηκαν με σαρωτές υψηλής απόδοσης και αποθηκεύτηκαν ψηφιακά στο ηλεκτρονικό αρχείο του PaperOffice. Ταυτόχρονα, τα εισερχόμενα και τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταφέρονται απευθείας στο PaperOffice DMS και συνδέονται με αρχειοθετημένα έγγραφα.

Το διοικητικό προσωπικό του Πατριαρχείου μπορεί στη συνέχεια να έχει πρόσβαση στα έγγραφα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της διεπαφής χρήστη του PaperOffice και εισάγοντας διάφορους όρους αναζήτησης - μια αναζήτηση πλήρους κειμένου είναι επίσης διαθέσιμη.

Χάρη στη συνεπή χρήση του DMS, το πατριαρχείο ήταν σε θέση να μειώσει σημαντικά το χρόνο επεξεργασίας που απαιτείται για τιμολόγια και άλλους τύπους εγγράφων.

FAQs

Τέλος, απαντάμε σε μερικές πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το θέμα "Πατριαρχείο Λισσαβώνας":

Τι συμβουλές θα δίνατε στους μελλοντικούς χρήστες του PaperOffice;

Δοκιμάστε το. Θα εκπλαγείτε!

Σε ποιον θα συνιστούσατε το PaperOffice;

Στον κλάδο μας, ουσιαστικά στα κοινωνικά κέντρα. Οι ενορίες θα μπορούσαν επίσης να επωφεληθούν ψηφιοποιώντας τα βιβλία μεταλήψεως τους για εύκολη πρόσβαση και συμβολαιογραφική επικύρωση εγγράφων και άλλων εγγράφων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!

Θα συνιστούσαμε το PaperOffice σε όποιον θέλει όλα τα έγγραφά του οργανωμένα σε ένα καθαρό, ασφαλές και αναζητήσιμο μέρος!

Τι σας αρέσει ιδιαίτερα στο PaperOffice;

Απλότητα!

Συμπέρασμα

Το PaperOffice είναι ένα ελαφρύ αλλά πολύ ισχυρό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Οι λειτουργίες που φαίνονται χωρίς νόημα στην αρχή αποδεικνύονται οι πιο σημαντικές λειτουργίες που δεν θέλετε πλέον να χάσετε.

«Το PaperOffice ήταν ένα κρίσιμο βήμα για τον μετασχηματισμό της δουλειάς μας με ψηφιακό τρόπο, μειώνοντας το χρόνο που αφιερώνουμε στα αρχεία και αυξάνοντας την καθημερινή αύξηση της παραγωγικότητας».

Αυτό λένε οι πελάτες μας

Περιπτωσιολογική μελέτη